Разберем ситуацию, когда автономная некоммерческая организация спортивной направленности хочет пригласить тренера из другого города, оплатить ему перелет, проживание, трансфер и иные необходимые расходы, чтобы провести переговоры, посмотреть его работу, оценить квалификацию и принять решение о возможном трудоустройстве.
В бытовом смысле такую поездку часто называют «смотринами тренера». Однако для бухгалтерского, налогового и правового оформления лучше не использовать это неформальное выражение в приказах, договорах, платежных документах и авансовых отчетах. Рассмотрим, как правильно определить назначение расхода, какие целевые средства можно использовать и как подготовить документы, чтобы подтвердить связь затрат с уставной деятельностью АНО.
АНО может оплатить расходы на приезд кандидата на должность тренера, если такие расходы одновременно соответствуют уставной деятельности организации, назначению поступивших средств и условиям договора с жертвователем, грантодателем, учредителем или иным источником финансирования.
Сам по себе поиск и подбор тренера не является автоматически запрещенным расходом для АНО. Спортивная организация не сможет реализовывать программы подготовки спортсменов, проводить тренировки, соревнования, сборы и иные уставные мероприятия без специалистов соответствующей квалификации. Поэтому расходы на поиск, привлечение и оценку тренера могут быть экономически и организационно связаны с уставной деятельностью.
Но для целевых средств недостаточно только общей логики. Разберем по шагам, что необходимо проверить до оплаты билетов и проживания.
Ключевой вопрос состоит не в том, можно ли в принципе оплачивать приезд тренера, а в том, какие именно деньги АНО планирует использовать. У разных поступлений может быть различное назначение, порядок расходования, отчетность и последствия при нецелевом использовании.
Рассмотрим основные варианты.
Средства поступили на содержание АНО и ведение уставной деятельности.
Средства получены в форме пожертвования с общим назначением.
Средства получены по договору пожертвования с конкретной целью.
Средства получены в форме гранта.
Средства получены в виде субсидии из бюджета.
Средства получены от учредителя или в качестве целевого взноса.
Расходы планируется оплатить за счет доходов от предпринимательской деятельности АНО.
Федеральный закон о некоммерческих организациях допускает формирование имущества НКО за счет поступлений от учредителей, добровольных имущественных взносов, пожертвований, доходов от разрешенной деятельности и иных не запрещенных законом источников. При этом сама возможность получения средств еще не означает, что их можно направить на любой расход. Рассмотрим назначение каждой категории подробнее.
Наиболее безопасной для рассматриваемой ситуации является формулировка назначения средств вида: «на содержание организации и ведение уставной деятельности», «на обеспечение деятельности АНО», «на реализацию уставных целей», «на организационное и кадровое обеспечение спортивной деятельности».
Если средства поступили именно с таким общим назначением, расходы на приезд кандидата на должность тренера обычно можно обосновать как расходы на обеспечение деятельности АНО. Для спортивной АНО подбор тренерского состава может быть необходимым условием проведения тренировочного процесса, реализации спортивных программ и достижения целей, закрепленных в уставе.
Например, в уставе АНО могут быть предусмотрены следующие цели:
развитие физической культуры и спорта;
организация и проведение тренировочных мероприятий;
подготовка спортсменов;
создание условий для занятий спортом;
привлечение специалистов в сфере физической культуры и спорта;
организация спортивных сборов, соревнований и тренировок;
реализация программ спортивной подготовки.
Если фактическая деятельность АНО соответствует таким уставным целям, то приглашение тренера для переговоров, демонстрационного занятия, собеседования и оценки его профессионального опыта может быть связано с деятельностью организации.
Важно не ограничиваться общей фразой «поиск сотрудника». Лучше зафиксировать конкретную деловую цель: подбор тренера для реализации тренировочной программы, оценки методики подготовки спортсменов, проведения пробного занятия, формирования тренерского состава для спортивного сезона или открытия нового направления подготовки.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда АНО получила пожертвование от физического лица, организации или фонда. Пожертвование может быть передано на общие уставные цели либо на строго определенную программу.
По правилам гражданского законодательства пожертвование представляет собой передачу имущества или права в общеполезных целях. Для юридического лица жертвователь может прямо определить, как именно должны использоваться средства. Поэтому сначала изучим текст договора пожертвования, платежного поручения, письма жертвователя и иных документов, которыми подтверждается назначение денег.
Если в договоре указано, что средства передаются «на развитие детского спорта», «на организацию тренировочного процесса», «на реализацию уставной деятельности» или «на содержание АНО», расходы на приглашение тренера могут соответствовать назначению, но только при наличии документально подтвержденной связи с проектом или деятельностью АНО.
Если же в договоре сказано, что деньги можно использовать исключительно на покупку спортивного инвентаря, оплату аренды спортивного зала, организацию конкретного турнира или приобретение формы для спортсменов, оплачивать за их счет перелет кандидата на должность тренера рискованно. В такой ситуации расходы не совпадут с установленным назначением средств.
Не следует расширительно толковать цель пожертвования. Формулировка «на проведение соревнования» не всегда позволяет включить расходы на поиск нового тренера, особенно когда тренер не участвует в проведении данного соревнования и не выполняет работы в рамках проекта.
Рассмотрим пример.
АНО получила пожертвование в размере 500 000 рублей «на организацию участия детской команды в региональном первенстве». Организация хочет за счет этих средств оплатить перелет потенциальному тренеру, который будет проводить занятия в следующем спортивном сезоне. Такой расход сложно связать непосредственно с участием команды в конкретном первенстве. Для оплаты поездки лучше использовать средства общего назначения либо получить от жертвователя письменное согласие на изменение направления расходования.
Другой пример: АНО получила пожертвование «на развитие отделения спортивной гимнастики, включая организацию тренировочного процесса и привлечение специалистов». В этом случае расходы на приезд тренера для оценки возможности заключения трудового договора могут быть обоснованы значительно лучше, поскольку привлечение специалиста прямо укладывается в установленную цель.
Отдельно разберем грантовые средства. Грант обычно связан с конкретным проектом, календарным планом и утвержденной сметой. Поэтому общий вывод о допустимости расходов на подбор тренера не означает, что их можно включить в любой грантовый бюджет.
При работе с грантом необходимо последовательно проверить:
цель гранта, указанную в договоре или соглашении;
календарный план проекта;
смету расходов;
допустимые статьи расходов;
ограничения на административные расходы;
правила изменения сметы;
требования к подтверждающим документам;
срок, в течение которого разрешено использовать средства.
Если в смете предусмотрены расходы на оплату труда тренеров, услуги специалистов, командировки сотрудников проекта, организационные расходы или привлечение экспертов, это еще не означает автоматическую возможность оплатить поездку кандидата. Необходимо определить, относится ли приезд конкретного человека к согласованной статье расходов.
Например, грант выделен на проведение серии тренировочных мероприятий. Смета предусматривает услуги тренеров и экспертов. АНО приглашает тренера для проведения открытой тренировки и оценки возможности дальнейшего участия в проекте. В такой ситуации можно рассмотреть оформление не как «поездки кандидата», а как привлечение специалиста для проведения конкретного мероприятия, но только при условии, что тренер действительно оказывает услуги в рамках грантового проекта и это подтверждается договором, программой, актом и отчетностью.
Если тренер приезжает только на собеседование и не оказывает услуги по гранту, расходы на его дорогу и проживание могут не соответствовать смете. Тогда безопаснее использовать иные средства АНО.
Не подменяйте фактическую цель поездки формальной статьей сметы. Если поездка организована для собеседования, не следует оформлять ее как проведение тренинга, консультации или участие в мероприятии без реального выполнения соответствующих работ. Это создает риск претензий при проверке отчета по гранту.
Если деньги получены в форме субсидии из федерального, регионального или муниципального бюджета, необходимо руководствоваться соглашением о предоставлении субсидии, бюджетной сметой, порядком предоставления субсидии и требованиями уполномоченного органа.
Субсидии обычно имеют более жесткий режим расходования, чем обычные пожертвования. В соглашении могут быть указаны конкретные результаты, показатели, направления затрат, предельные суммы, сроки, требования к закупкам и порядок возврата неиспользованных либо использованных не по назначению средств.
Расходы на приезд тренера можно оплачивать за счет субсидии только в случае, когда:
они прямо предусмотрены соглашением, сметой или допустимыми направлениями расходов;
они необходимы для достижения результата предоставления субсидии;
они произведены в установленный период;
они подтверждены документами;
они соответствуют требованиям к закупкам и оплате услуг, если такие требования установлены.
Например, субсидия выделена на реализацию программы спортивной подготовки и в смете предусмотрена статья «оплата услуг тренеров и специалистов». Если АНО приглашает тренера для проведения практического занятия, тестирования спортсменов и подготовки методических рекомендаций, расходы можно оценивать в контексте условий субсидии. Но если цель поездки заключается только в собеседовании с кандидатом, а расходы на подбор персонала не предусмотрены, использовать субсидию без согласования с предоставившим ее органом не следует.
Практически безопасным решением будет направить официальное обращение грантодателю или органу, предоставившему субсидию, и получить письменное разъяснение либо согласование изменения сметы. Устное подтверждение не заменяет документального основания.
Рассмотрим важный кадровый момент. Служебная командировка по трудовому законодательству представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Кандидат на вакантную должность, с которым еще не заключен трудовой договор, работником АНО не является. Поэтому нельзя оформлять его поездку приказом о командировке, выдавать ему командировочные суточные как сотруднику или составлять документы так, как будто он уже состоит в штате.
Это правило важно по нескольким причинам:
командировочные гарантии применяются к работникам;
при отсутствии трудового договора у АНО нет оснований направлять кандидата в служебную командировку;
неверное оформление может вызвать вопросы по налогообложению выплат физическому лицу;
документы должны отражать реальную хозяйственную операцию, а не условную командировку.
Поэтому не используем формулировки «командировка тренера», «суточные кандидату», «служебное задание работнику», если трудовой договор еще не заключен.
Вместо этого применяем нейтральные и точные формулировки: «приглашение кандидата для проведения переговоров», «компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с участием в отборе», «оплата проезда и проживания приглашенного специалиста», «обеспечение участия кандидата в профессиональном отборе», «организация ознакомительного визита специалиста».
Рассмотрим несколько вариантов оформления. Выбор зависит от того, будет ли тренер только проходить собеседование, проводить пробное занятие, оказывать консультационные услуги или заключать трудовой договор до поездки.
В этом варианте АНО самостоятельно приобретает железнодорожные или авиабилеты, бронирует гостиницу и оплачивает трансфер. Кандидат не получает денежные средства на руки либо получает их только в исключительной части, предусмотренной документами.
Этот подход удобен, поскольку позволяет АНО контролировать состав расходов, стоимость услуг и наличие первичных документов. В организации останутся маршрут-квитанции, чеки, счета, акты гостиницы, документы перевозчика и платежные поручения.
Для такого оформления подготовим следующие документы:
служебную записку или заявку от руководителя спортивного направления о необходимости пригласить кандидата;
резюме, анкету, рекомендации либо иной документ, подтверждающий статус кандидата;
приказ руководителя АНО о проведении отбора и оплате расходов на приезд кандидата;
приглашение кандидату с указанием дат, целей визита и перечня оплачиваемых расходов;
договор с гостиницей, перевозчиком, агентом либо документы, подтверждающие приобретение услуг;
документ о проведении встречи, собеседования, пробного занятия или оценки квалификации;
заключение комиссии, руководителя либо ответственного лица по итогам отбора;
первичные документы на оплату.
В приказе лучше указать не только фамилию тренера, но и конкретную цель. Например: «В целях подбора тренера по плаванию для реализации уставной деятельности АНО и обеспечения тренировочного процесса организовать участие кандидата в очном профессиональном отборе». Далее можно перечислить расходы: проезд по маршруту, проживание не более определенного количества ночей, трансфер при необходимости.
Не следует включать в приказ неопределенные формулировки вроде «оплатить все расходы кандидата» или «оплатить личные расходы». Чем точнее определен перечень расходов, тем проще подтвердить их обоснованность.
Во втором варианте кандидат самостоятельно приобретает билеты и оплачивает проживание, а АНО возмещает расходы после предоставления документов. Такой способ возможен, но требует более аккуратного оформления, поскольку денежные средства перечисляются физическому лицу, которое еще не является работником.
Для оформления компенсации рекомендуется подготовить письменное соглашение или приглашение, в котором заранее определить:
цель визита;
сроки пребывания;
какие расходы компенсирует АНО;
лимиты расходов;
порядок представления подтверждающих документов;
срок возмещения;
условие о том, что компенсации подлежат только фактически понесенные и документально подтвержденные расходы;
порядок возврата излишне перечисленных сумм, если предварительно выплачивался аванс.
Кандидат должен представить заявление на возмещение, билеты, посадочные талоны при наличии, кассовые чеки, документы гостиницы и иные подтверждения. АНО должна принять решение о компенсации и оформить платежное поручение с понятным назначением платежа.
При этом необходимо отдельно оценить налоговые последствия. Выплата физическому лицу, не состоящему в трудовых отношениях, может быть квалифицирована контролирующими органами как его доход, если не будет подтверждено, что АНО компенсировала строго целевые расходы, связанные с интересами самой организации. Поэтому при значительных суммах и регулярной практике желательно получить индивидуальную консультацию бухгалтера или налогового специалиста применительно к условиям конкретной выплаты.
Наиболее осторожный подход — оплачивать услуги перевозчика и гостиницы напрямую, а не перечислять кандидату фиксированную сумму «на дорогу и проживание». Фиксированная выплата без подтверждающих документов особенно рискованна, поскольку ее могут расценить как доход физического лица.
Рассмотрим ситуацию, когда тренер приезжает не только для собеседования, но и для проведения пробной тренировки, методической консультации, тестирования спортсменов, аудита тренировочного процесса или участия в разработке программы подготовки.
В этом случае можно рассмотреть гражданско-правовой договор оказания услуг. Однако такой договор допустим только при реальном оказании конкретных услуг. Не следует заключать фиктивный договор ради оправдания расходов на проживание кандидата.
В договоре необходимо четко определить предмет. Например, можно указать:
проведение мастер-класса для тренерского состава;
проведение пробного тренировочного занятия;
консультирование по вопросам организации тренировочного процесса;
оценку спортивной подготовки группы;
разработку методических рекомендаций;
участие в подготовке программы спортивного направления.
Если договор предусматривает возмещение расходов исполнителя на проезд и проживание, это условие нужно прописать отдельно. Укажем состав компенсируемых расходов, лимиты, порядок подтверждения и сроки оплаты. По окончании услуг необходимо оформить акт оказанных услуг.
При гражданско-правовом договоре следует учесть, что вознаграждение исполнителю может облагаться НДФЛ и страховыми взносами в зависимости от правовой природы выплат и статуса исполнителя. Поэтому не смешиваем оплату услуг и компенсацию расходов без ясного документального основания.
Например, не следует просто перечислять тренеру 100 000 рублей с назначением «за приезд и проведение встречи». Такая формулировка не позволяет разделить оплату услуг, возмещение расходов и иные выплаты. Лучше определить каждую часть расчетов отдельно.
Иногда АНО уже приняла решение принять тренера на работу, но ему необходимо приехать в другой город для начала работы, знакомства с коллективом или участия в мероприятиях. В этом случае сначала можно заключить трудовой договор, установить дату начала работы и затем рассматривать поездку как служебную только при соблюдении условий трудового законодательства.
Однако такой вариант подходит не для предварительного отбора, а для ситуации, когда кандидат уже стал работником. До даты заключения трудового договора использовать правила командировки нельзя.
Рассмотрим пример. АНО заключила трудовой договор с тренером, местом работы которого определен город нахождения АНО. До фактического выхода на постоянную работу тренера направляют в другой город для участия в спортивном мероприятии от имени АНО. В этом случае поездка может иметь признаки командировки, поскольку лицо уже является работником. Но если тренер только приезжает к работодателю на собеседование до трудоустройства, такой подход неприменим.
Для целевых средств важно сформировать логическую и документальную цепочку. Проверяющий должен видеть не отдельный билет или счет гостиницы, а полную картину: зачем АНО пригласила специалиста, почему это связано с ее деятельностью, из какого источника оплачены расходы и какой результат получен.
Разберем эту цепочку.
В уставе АНО закреплены цели в сфере спорта, физической культуры, тренировочного процесса, организации занятий или подготовки спортсменов.
В организации возникла потребность в тренере определенной специализации.
Кандидат обладает требуемой квалификацией или опытом.
Для оценки его профессиональных качеств необходимо очное участие: собеседование, открытая тренировка, знакомство со спортивной базой, обсуждение программы работы.
АНО принимает решение оплатить ограниченный перечень расходов на участие кандидата в отборе.
Расходы оплачиваются за счет средств, назначение которых допускает такое использование.
По результатам визита составляется итоговый документ: заключение, протокол, отчет, акт либо решение о дальнейшем взаимодействии.
Когда такая цепочка подтверждена документами, у АНО появляется аргументированная позиция. Когда есть только билет и устное объяснение «смотрели тренера», доказать целевой характер расходов значительно сложнее.
Рассмотрим комплект документов более подробно. Не все документы обязательно будут нужны в каждой ситуации, но чем выше сумма расходов и чем строже режим финансирования, тем важнее сформировать полный комплект.
Первый документ — служебная записка или заявка. В ней ответственное лицо обосновывает необходимость приглашения кандидата. Укажем вакантную или планируемую должность, спортивную специализацию, потребность организации, предполагаемые даты визита и примерную сумму расходов.
Второй документ — решение руководителя. Руководитель АНО утверждает расходы и источник финансирования. В решении необходимо прямо указать, что расходы осуществляются за счет средств, допускающих финансирование данной цели.
Третий документ — приказ. В приказе фиксируем цель визита, кандидата, даты, перечень оплачиваемых расходов, ответственных лиц и источник финансирования. При необходимости можно установить предельную стоимость билетов, гостиницы и трансфера.
Четвертый документ — приглашение или соглашение с кандидатом. В нем указываем, что АНО приглашает специалиста для участия в профессиональном отборе, какие расходы берет на себя АНО и какие документы кандидат должен представить.
Пятый документ — программа визита. Программа может содержать время собеседования, посещение спортивного объекта, пробное занятие, встречу с руководителем, обсуждение условий работы и итоговое заседание комиссии.
Шестой документ — итоговый отчет. В отчете отражаем факт проведения отбора, результаты встречи, оценку квалификации кандидата и принятое решение. Необязательно указывать персональные данные, которые не требуются для бухгалтерского учета, но необходимо подтвердить, что визит действительно состоялся и был связан с задачами АНО.
Седьмой документ — первичные учетные документы. Это могут быть договоры, счета, акты, кассовые чеки, маршрут-квитанции, документы гостиницы, платежные поручения, отчеты агента, акты оказанных услуг и иные документы в зависимости от способа оплаты.
Закон о бухгалтерском учете требует составлять первичные учетные документы при совершении фактов хозяйственной жизни либо непосредственно после их окончания. Поэтому не оставляем оформление документов «на потом». Приказ, приглашение и программа должны быть подготовлены до поездки, а итоговый документ — после ее завершения.
От формулировки в приказе, договоре и платежном поручении зависит понятность операции. Рассмотрим удачные и неудачные формулировки.
Неудачная формулировка: «Оплата смотрин тренера».
Неудачная формулировка: «Командировочные тренеру».
Неудачная формулировка: «Расходы на личную поездку кандидата».
Неудачная формулировка: «Возмещение расходов без подтверждающих документов».
Более корректная формулировка: «Оплата расходов на проезд и проживание кандидата для участия в профессиональном отборе на должность тренера по спортивной дисциплине».
Более корректная формулировка: «Оплата услуг по размещению приглашенного специалиста в период проведения переговоров и оценки возможности привлечения к реализации тренировочной программы АНО».
Более корректная формулировка: «Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд кандидата к месту проведения профессионального отбора в соответствии с соглашением от ___».
Более корректная формулировка: «Расходы на организацию участия специалиста в пробном тренировочном занятии в рамках реализации уставных целей АНО».
Формулировка должна соответствовать фактам. Не называем кандидата «сотрудником», если он еще не принят на работу. Не называем его «исполнителем», если договор оказания услуг не заключался. Не называем поездку «командировкой», если трудовых отношений нет.
Теперь рассмотрим бухгалтерский и налоговый аспект. Для НКО особенно важен раздельный учет поступлений и расходов. Налоговое законодательство предусматривает особый режим для отдельных целевых поступлений, используемых по назначению. При этом получатель должен вести раздельный учет доходов и расходов, связанных с такими средствами.
Это означает, что АНО должна иметь возможность ответить на следующие вопросы:
из какого источника поступили деньги;
какое назначение у этих денег;
какие расходы оплачены именно из этого источника;
почему эти расходы соответствуют назначению;
какие документы подтверждают расходы;
какой остаток средств не использован на отчетную дату.
Если АНО одновременно получает пожертвования, гранты, субсидии, членские взносы, средства от предпринимательской деятельности и иные поступления, нельзя смешивать их без учета назначения. Для каждого проекта, договора, гранта или источника целесообразно организовать отдельную аналитику.
В учетной политике можно закрепить порядок ведения раздельного учета целевых средств. Например, определить, что расходы учитываются по источникам финансирования, проектам, программам, статьям сметы и ответственным лицам.
В программе 1С для этого обычно используют аналитический учет по направлениям деятельности, статьям затрат, проектам, подразделениям, договорам и иным субконто, предусмотренным используемой конфигурацией. Конкретный набор объектов зависит от того, ведет ли АНО учет в 1С:Бухгалтерии, отраслевой конфигурации, специализированном решении для НКО или собственной доработанной базе.
При отражении расходов важно не ограничиваться общим счетом затрат без аналитики. Необходимо, чтобы из учетных данных было видно, что оплата билета и гостиницы относится, например, к конкретному пожертвованию на ведение уставной деятельности либо к конкретной программе развития спортивного направления.
Если используется 1С:Бухгалтерия, рассмотрим организационный подход: создадим отдельные статьи затрат для расходов на привлечение специалистов, заведем отдельные договоры с поставщиками услуг, укажем нужное направление деятельности и обеспечим отражение источника целевого финансирования в аналитике, доступной в используемой версии программы.
Не следует создавать статью расходов с размытым названием «прочие расходы» для всех хозяйственных операций. Лучше использовать понятную статью, например «Расходы на привлечение и отбор тренерского состава» либо «Расходы на организацию участия специалистов в отборе». Это не отменяет необходимости проверки целевого назначения средств, но делает учет более прозрачным.
Разберем перечень расходов, которые могут быть связаны с приездом тренера. Допустимость каждого расхода зависит от условий финансирования, внутренних документов АНО и разумности суммы.
проезд к месту проведения отбора и обратно;
проживание в период визита;
трансфер между вокзалом, аэропортом, гостиницей и местом проведения встречи;
оплата бронирования билетов;
оплата аренды спортивной площадки для проведения пробного занятия;
оплата услуг по организации профессионального отбора;
оплата питания только при наличии прямого основания в соглашении, договоре или локальном документе и при корректной оценке налоговых последствий;
оплата услуг переводчика, если приглашен иностранный специалист и такая услуга необходима;
оплата медицинского осмотра, если он требуется уже при трудоустройстве и есть законное основание для его проведения.
Особенно осторожно подходим к расходам на питание, развлечения, экскурсии, представительские мероприятия, повышенный класс проезда, дорогое размещение, оплату сопровождающих лиц и личные расходы кандидата. Такие затраты сложнее обосновать как необходимые для уставной деятельности АНО.
Например, перелет экономическим классом и проживание в гостинице рядом со спортивным объектом обычно проще объяснить, чем перелет бизнес-классом, проживание в гостинице премиального уровня и оплата личной программы пребывания. Принцип разумности важен не только для внешней проверки, но и для внутреннего контроля расходов целевых средств.
В НКО необходимо также оценить, нет ли конфликта интересов. Он может возникнуть, например, если кандидатом является родственник директора, учредителя, члена коллегиального органа управления или лица, принимающего решение об оплате расходов.
Сам по себе факт знакомства или родства не делает оплату автоматически незаконной. Но в такой ситуации необходимо обеспечить прозрачность решения: зафиксировать деловую потребность, обоснованность стоимости, отсутствие личной выгоды и соблюдение порядка одобрения сделки, предусмотренного уставом и законодательством.
Если АНО имеет коллегиальный орган управления, целесообразно вынести вопрос на рассмотрение этого органа. В протоколе можно отразить, что заинтересованное лицо не участвовало в голосовании или не влияло на принятие решения, если этого требует применимый порядок.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда кандидат приехал, прошел собеседование, но трудовой договор с ним не заключили. Это не означает автоматически, что расходы стали необоснованными или нецелевыми.
Для АНО важен не только итог в виде приема конкретного человека на работу, но и сам факт проведения обоснованного отбора специалиста для нужд организации. Работодатель вправе оценить квалификацию, опыт, совместимость с программой подготовки, готовность работать с определенной возрастной группой, соответствие требованиям спортивной дисциплины и иные профессиональные критерии.
Но в документах должно быть видно, что поездка действительно имела рабочую цель. Поэтому оформим итоговый отчет или протокол. В нем можно указать, что кандидат участвовал в отборе, состоялись переговоры, проведена оценка компетенций, а решение о заключении трудового договора не принято по определенным профессиональным или организационным причинам.
Не нужно раскрывать лишние персональные данные или субъективные оценки, не имеющие отношения к хозяйственной операции. Достаточно отразить, что отбор проведен, цель визита достигнута, а решение о трудоустройстве не принято либо принято отложить.
Посмотрим на пример. АНО развивает детское плавание. В уставе предусмотрены организация занятий физической культурой и спортом, подготовка спортсменов, проведение тренировочных мероприятий и привлечение специалистов.
АНО получила пожертвование от организации с назначением «на ведение уставной деятельности и развитие детского плавания». В АНО возникла необходимость найти тренера по плаванию для новой группы детей. Руководитель спортивного направления нашел кандидата из другого региона, имеющего требуемый опыт.
Для очной оценки квалификации кандидат приглашен на два дня. В первый день проводится собеседование, знакомство со спортивным объектом и обсуждение программы. Во второй день кандидат проводит пробное тренировочное занятие в присутствии ответственного лица АНО.
АНО оформляет служебную записку, приказ руководителя, приглашение кандидату и программу визита. Билеты и гостиницу организация оплачивает напрямую. После визита составляется отчет о проведении профессионального отбора. В отчете фиксируется, что кандидат провел пробное занятие, продемонстрировал методику работы и обсудил условия сотрудничества.
В такой ситуации расходы имеют более устойчивое обоснование, поскольку:
они связаны с уставной спортивной деятельностью;
источник финансирования допускает расходы на развитие соответствующего спортивного направления;
поездка не оформляется как командировка кандидата;
АНО оплачивает конкретные услуги напрямую;
имеются документы до, во время и после визита;
сохраняется связь между расходами и потребностями организации.
Теперь рассмотрим противоположную ситуацию. АНО получила целевые средства по договору, в котором прямо указано: «на приобретение спортивной экипировки для участников турнира». Организация решила часть денег использовать на оплату перелета потенциального тренера для собеседования.
Даже если тренер нужен АНО, расходы на его приезд не соответствуют конкретной цели пожертвования. Покупка экипировки и подбор тренера — разные направления. В такой ситуации использовать эти средства нельзя без изменения назначения или получения письменного согласия жертвователя, если правовой режим поступления позволяет это сделать.
Также не следует оплачивать поездку за счет гранта на конкретное мероприятие, если смета не предусматривает такие расходы и кандидат не участвует в реализации грантового проекта.
Разберем ошибки, которых лучше избежать.
Оплата расходов без проверки назначения средств. Перед платежом всегда сопоставим цель поездки с договором пожертвования, грантовым соглашением, субсидией или иным источником.
Оформление кандидата как командированного работника. До заключения трудового договора командировка невозможна.
Отсутствие приказа или решения руководителя. Без внутреннего решения сложно подтвердить, почему АНО понесла расходы.
Использование неформальной формулировки «смотрины». В документах используем деловой язык: профессиональный отбор, переговоры, оценка квалификации, пробное занятие.
Выдача кандидату наличных без договора и документов. Такой способ повышает риск вопросов по обоснованности расхода и налогообложению.
Компенсация расходов без билетов, чеков и документов гостиницы. Возмещаем только подтвержденные и согласованные затраты.
Оплата личных расходов кандидата. Не включаем в расходы личные покупки, досуг, расходы членов семьи и иные затраты, не связанные с целью визита.
Отсутствие итогового документа. После визита оформляем отчет, протокол или заключение о результатах отбора.
Смешение источников финансирования. Не оплачиваем расходы за счет средств, предназначенных для другого проекта или другой программы.
Непрозрачные расчеты с физическим лицом. Разделяем оплату услуг, компенсацию расходов и иные выплаты, если они возникают.
Соберем практический алгоритм. Он поможет принять решение до покупки билетов и снизить риск нецелевого использования средств.
Изучим устав АНО и убедимся, что деятельность тренера связана с уставными целями организации.
Определим, для чего приглашается специалист: собеседование, пробная тренировка, консультация, участие в проекте, подготовка программы или уже выполнение трудовой функции.
Проверим источник финансирования и целевое назначение средств.
Сопоставим расходы с договором пожертвования, грантовой сметой, соглашением о субсидии или решением учредителя.
Определим допустимый перечень расходов и установим лимиты.
Оформим служебную записку, решение руководителя и приказ.
Направим кандидату приглашение или заключим письменное соглашение о компенсации расходов.
По возможности оплатим билеты и гостиницу напрямую поставщикам услуг.
Получим и сохраним первичные документы.
Оформим итоговый отчет или протокол о проведении отбора.
Отразим расходы в раздельном учете по соответствующему источнику финансирования.
Включим расходы в отчетность перед жертвователем, грантодателем или предоставившим субсидию органом, если это предусмотрено условиями финансирования.
Подведем итог. АНО спортивной направленности вправе оплатить перелет, проживание и иные обоснованные расходы на приезд тренера для переговоров и профессионального отбора, если оплата соответствует уставным целям АНО и целевому назначению конкретных поступивших средств.
Наиболее безопасно использовать средства, поступившие на содержание АНО, ведение уставной деятельности, развитие соответствующего спортивного направления или привлечение специалистов. При использовании гранта, субсидии или пожертвования с узким назначением необходимо предварительно проверить смету и условия соглашения.
Не оформляем поездку кандидата как командировку, поскольку до заключения трудового договора он не является работником АНО. Вместо этого оформляем приглашение, приказ, программу профессионального отбора, документы на оплату и итоговый отчет.
Для снижения налоговых и учетных рисков оплачиваем билеты и гостиницу непосредственно поставщикам услуг, ведем раздельный учет целевых средств и сохраняем документы, подтверждающие связь расходов с деятельностью АНО.
Информация носит справочный характер