Рассмотрим ситуацию: в организации применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один год. Работники трудятся по сменным графикам, получают установленный трудовым договором оклад при полной отработке смен по своему графику, а сверхурочную работу определяют и оплачивают по итогам учетного периода. Руководство или специалист по расчету заработной платы рассматривает возможность перейти с окладной системы на оплату по часовой тарифной ставке, рассчитанной исходя из оклада и среднегодовой нормы часов.
На первый взгляд такая идея может показаться более справедливой: в одном месяце работник может отработать по графику 120 часов, а в другом — 144 часа, при этом при полной отработке графика он получает одинаковый оклад. Однако прежде чем менять систему оплаты труда, необходимо разобраться, является ли действующий порядок ошибкой, какие последствия возникнут при переходе на часовую ставку и можно ли изменить условия трудовых договоров в одностороннем порядке.
Главный вывод: при суммированном учете рабочего времени с годовым учетным периодом выплата полного оклада за полностью отработанный месячный график является допустимым и распространенным вариантом оплаты труда. Разное количество часов по сменным графикам в отдельных месяцах само по себе не означает, что окладная система применяется неправильно.
Перевести работников с оклада на часовую тарифную ставку можно, но такой переход изменяет условие об оплате труда. Если отсутствуют реальные организационные или технологические причины, из-за которых прежние условия оплаты невозможно сохранить, оформляйте изменения по соглашению сторон трудового договора, а не по процедуре одностороннего изменения условий по статье 74 Трудового кодекса РФ.
Суммированный учет рабочего времени применяют, когда организация не может соблюдать нормальную продолжительность рабочего времени ежедневно или еженедельно. Например, такой режим характерен для сменной работы, круглосуточных производств, охраны, диспетчерских служб, непрерывно работающих объектов, медицинских организаций, транспорта, торговли и других сфер, где сотрудники работают по графикам сменности.
При суммированном учете оценивают не норму часов в каждом отдельном месяце, а норму рабочего времени за весь установленный учетный период. Учетным периодом может быть месяц, квартал, полугодие или год. Общий учетный период, как правило, не должен превышать один год.
Если в организации установлен годовой учетный период, работник может отработать больше нормы в одном месяце и меньше нормы в другом. Это не означает, что в первом месяце обязательно возникает сверхурочная работа, а во втором месяце — недоработка. Окончательный вывод о переработке можно сделать после завершения учетного периода, когда будут сопоставлены:
Рассмотрим подробнее. Если в январе по графику работник должен отработать 120 часов, а в феврале — 144 часа, это может быть нормальным распределением смен внутри года. В другом месяце соотношение часов может измениться. Итоговая нагрузка должна сопоставляться с нормой рабочего времени за весь год, а не с нормой конкретного календарного месяца.
Именно поэтому при годовом суммированном учете не следует автоматически считать, что работник, который отработал по графику 120 часов, должен получить меньше, чем работник, который отработал по графику 144 часа. Необходимо сначала определить, какая система оплаты труда закреплена у работодателя и какие условия согласованы в трудовом договоре.
При окладной системе оплаты труда работнику устанавливают фиксированный размер оплаты труда за календарный месяц при выполнении нормы труда и полностью отработанном рабочем времени по установленному для него графику. В сменном режиме количество часов по графику может существенно различаться от месяца к месяцу.
Например, один работник в январе полностью отработал все смены по своему графику и отработал 120 часов. Другой работник также полностью отработал все смены по своему графику, но его график предусматривал 144 часа. При установленной окладной системе оба работника могут получить полный месячный оклад.
Такой порядок не является ошибочным только из-за разного количества часов в конкретном месяце. При суммированном учете важно учитывать, что работники могут находиться в разных точках одного и того же графика сменности. Один сотрудник может отработать больше часов в январе и меньше в феврале, другой — наоборот.
Рассмотрим пример с условным графиком работы. Предположим, два работника работают по одинаковому цикличному сменному графику, но их смены начинаются в разные дни.
Если каждый работник полностью отрабатывает свой утвержденный график, получает одинаковый оклад и имеет одинаковую должность, квалификацию и объем трудовой функции, различие в количестве часов по отдельным месяцам само по себе не нарушает принцип оплаты труда.
Оклад при суммированном учете не обязан ежемесячно изменяться пропорционально количеству часов по сменному графику, если трудовым договором установлена именно окладная система оплаты труда.
Аналогичная логика действует и при обычной пятидневной рабочей неделе. В одном месяце норма рабочего времени может составлять 160 часов, в другом — 176 или 184 часа. Работник, который полностью отработал месяц при окладной системе, получает одинаковый оклад, хотя количество рабочих часов различается.
Сменный режим и суммированный учет не отменяют саму возможность применять должностные оклады. Они лишь меняют порядок контроля нормы рабочего времени и определения сверхурочной работы.
Несмотря на то что оклад при суммированном учете допустим, необходимо проверить, правильно ли оформлены режим рабочего времени, учетный период, графики сменности и порядок оплаты переработок. Ошибка может заключаться не в использовании оклада, а в том, как организация учитывает время и рассчитывает дополнительные выплаты.
Проанализируем основные вопросы, которые необходимо проверить.
Особенно внимательно рассмотрим вопрос о сверхурочной работе. При годовом суммированном учете не следует ежемесячно квалифицировать все часы сверх месячной производственной нормы как сверхурочные. В одном месяце работник может отработать больше условной месячной нормы, но в другом месяце это превышение может быть компенсировано меньшим количеством часов по графику.
Сверхурочную работу при суммированном учете обычно определяют после окончания учетного периода. Для этого фактически отработанное время за весь период сопоставляют с индивидуальной нормой рабочего времени сотрудника за этот же период.
Однако необходимо учитывать специальные правила оплаты работы в нерабочие праздничные дни. Часы, отработанные в праздник, оплачивают в повышенном размере за фактически отработанное время. При расчете сверхурочной работы по итогам учетного периода необходимо исключить риск двойной повышенной оплаты одних и тех же часов, если они уже были оплачены как работа в праздничный день.
Часовая тарифная ставка означает, что заработок работника за месяц зависит от количества фактически отработанных часов. При такой системе работник обычно получает сумму, рассчитанную как произведение часовой ставки на количество часов работы, а также доплаты, надбавки, премии и компенсационные выплаты, предусмотренные локальными нормативными актами и трудовым договором.
Предложенный способ расчета часовой ставки может выглядеть так:
Часовая тарифная ставка = месячный оклад × 12 / годовая норма рабочих часов.
Например, если месячный оклад работника составляет 60 000 рублей, а годовая норма рабочего времени для соответствующей продолжительности рабочей недели составляет 1 972 часа, расчет может быть следующим:
Часовая тарифная ставка = 60 000 × 12 / 1 972 = 365,11 рубля за час.
При отработке 120 часов заработок по тарифной ставке составит:
365,11 × 120 = 43 813,20 рубля.
При отработке 144 часов заработок составит:
365,11 × 144 = 52 575,84 рубля.
Если ранее при полной отработке графика работник получал оклад 60 000 рублей независимо от 120, 132 или 144 часов в месяце, после перехода на часовую тарифную ставку его ежемесячный доход станет колебаться.
Рассмотрим, какие последствия это может иметь.
Поэтому не следует переводить работников на часовую ставку только потому, что в отдельных месяцах они отрабатывают разное количество часов. Сначала необходимо определить, какую задачу организация пытается решить.
Если задача состоит в том, чтобы учитывать фактически отработанные часы при неполной отработке графика, это уже возможно и при окладной системе. Например, если работник не полностью отработал месяц по причинам, зависящим от него, оплату можно рассчитать пропорционально фактически отработанному времени. Для этого не всегда требуется менять окладную систему на часовую.
Если задача состоит в том, чтобы сделать месячный заработок прямо зависимым от часов по графику, переход на часовую ставку возможен, но он должен быть оформлен юридически корректно и согласован с работниками либо обоснован реальными организационными или технологическими изменениями.
Условие об оплате труда относится к обязательным условиям трудового договора. В трудовом договоре должны быть указаны условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, если они применяются.
Переход с должностного оклада на часовую тарифную ставку — это не техническая корректировка расчета. Это изменение способа определения заработной платы работника. Даже если предполагается сохранить примерный среднегодовой доход, ежемесячный порядок начисления изменится.
По общему правилу изменить условия трудового договора можно только по соглашению сторон. Такое соглашение необходимо оформить письменно.
Рассмотрим наиболее безопасный вариант действий.
Если работник согласен на изменение системы оплаты труда, не требуется обосновывать переход причинами организационного или технологического характера и не требуется уведомлять его за два месяца по статье 74 Трудового кодекса РФ.
В этом случае основанием будет соглашение сторон. Работник и работодатель договариваются изменить условие об оплате труда и закрепляют новые условия в дополнительном соглашении.
Статья 74 Трудового кодекса РФ позволяет работодателю изменить определенные сторонами условия трудового договора по своей инициативе, но только при наличии причин, связанных с изменением организационных или технологических условий труда. При этом трудовую функцию работника менять нельзя.
К организационным или технологическим причинам могут относиться, например:
Однако одного желания работодателя изменить порядок расчета зарплаты недостаточно. Нельзя использовать статью 74 Трудового кодекса РФ только потому, что работодателю кажется более удобной или более справедливой часовая тарифная ставка.
В рассматриваемой ситуации суммированный учет рабочего времени уже введен, работники продолжают выполнять ту же трудовую функцию, режим сменности сохраняется, учетный период не меняется, а работодатель хочет рассчитывать оплату по-другому. Само по себе такое решение не подтверждает наличие организационных или технологических причин, из-за которых окладную систему невозможно сохранить.
Формулировка «для более точного учета рабочего времени» или «для справедливой оплаты часов» сама по себе не является достаточным основанием для одностороннего изменения условий оплаты труда по статье 74 Трудового кодекса РФ.
Если работодатель применит процедуру статьи 74 Трудового кодекса РФ без доказуемых причин, работник может оспорить изменение условий трудового договора. В случае трудового спора работодателю потребуется подтвердить, что организационные или технологические изменения действительно произошли и что прежние условия оплаты труда невозможно было сохранить.
Необходимо разделять два случая.
Первый случай — изменение происходит по соглашению сторон.
Работодатель предлагает работнику перейти на часовую тарифную ставку, работник согласен, стороны подписывают дополнительное соглашение. В этом случае применяется общий порядок изменения условий трудового договора по соглашению сторон.
Второй случай — работодатель меняет условия по своей инициативе.
Такой порядок возможен только при реальных организационных или технологических изменениях. Работодатель должен документально зафиксировать причины, подготовить обоснование и соблюсти установленную процедуру уведомления.
Если организация действительно проводит структурную реорганизацию, меняет технологию работы, внедряет новую систему планирования смен, изменяет производственный процесс и эти изменения объективно требуют перехода на иную систему оплаты труда, необходимо внимательно проанализировать возможность применения статьи 74 Трудового кодекса РФ.
В этом случае обычно требуется выполнить следующие действия.
Но в обычной ситуации, когда меняется только предпочтение работодателя относительно способа расчета зарплаты, безопаснее не применять статью 74 Трудового кодекса РФ, а оформить переход по соглашению сторон.
Если изменения оформляются по соглашению сторон, не нужно составлять уведомление по статье 74 Трудового кодекса РФ и искать обязательную организационную или технологическую причину. Вместо этого можно направить работникам предложение изменить условие об оплате труда.
В предложении необходимо четко указать:
В качестве делового обоснования предложения можно указать, что организация планирует унифицировать порядок расчета заработной платы работников со сменным графиком и установить зависимость основной части заработка от фактически отработанных часов. Но такую формулировку следует использовать именно как объяснение предлагаемых условий, а не как попытку подтвердить наличие оснований для одностороннего изменения по статье 74 Трудового кодекса РФ.
Не следует указывать недостоверные причины, например «изменение технологии производства», если фактически технология, оборудование, организация работ и трудовая функция сотрудников не меняются.
При оформлении изменений по соглашению сторон в дополнительном соглашении необходимо четко определить новую систему оплаты труда. Например, можно предусмотреть, что с определенной даты работнику устанавливается часовая тарифная ставка в конкретной сумме за один час работы.
Также необходимо отдельно указать, что заработная плата начисляется за фактически отработанные часы по данным табеля учета рабочего времени. Если к работнику применяется суммированный учет рабочего времени, рекомендуется прямо закрепить учетный период и порядок оплаты сверхурочной работы.
Рассмотрим, какие условия желательно включить в документ.
При этом не следует ограничиваться фразой «оплата производится согласно штатному расписанию». Для работника должно быть понятно, какая именно ставка применяется и как определяется его заработок.
Существует несколько способов установить часовую тарифную ставку. Конкретный способ работодатель закрепляет в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Главное — применять выбранный порядок последовательно, понятно и без ухудшения гарантий работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором и соглашениями.
Рассмотрим наиболее распространенные варианты.
Первый вариант — часовая ставка устанавливается как самостоятельная фиксированная величина.
Работодатель определяет конкретную сумму оплаты за один час работы. Например, 365 рублей за час. Этот вариант наиболее понятен для расчета: количество фактически отработанных часов умножают на установленную ставку.
Второй вариант — часовая ставка рассчитывается исходя из оклада и годовой нормы часов.
В этом случае используют формулу:
Часовая ставка = оклад × 12 / норма часов за календарный год.
Такой подход позволяет определить ставку, которая приблизительно соответствует годовому окладу работника при отработке годовой нормы часов. Однако необходимо заранее определить, какую годовую норму использовать: норму для 40-часовой рабочей недели, норму для сокращенной продолжительности рабочего времени или индивидуальную норму работника с учетом его режима.
Третий вариант — часовая ставка определяется ежемесячно исходя из оклада и нормы часов конкретного месяца.
Формула может выглядеть так:
Часовая ставка за месяц = оклад / норма часов по производственному календарю за соответствующий месяц.
Такой вариант приводит к тому, что часовая ставка меняется каждый месяц. Для сменного режима и годового суммированного учета этот подход может оказаться сложнее в администрировании и менее прозрачен для работников.
Если организация выбирает часовую оплату, рекомендуется заранее определить единый порядок расчета ставки и закрепить его в положении об оплате труда. Не следует оставлять способ расчета на усмотрение бухгалтера или менять его от месяца к месяцу без закрепления в локальном нормативном акте.
Формула «оклад × 12 / среднегодовое количество рабочих часов» выглядит простой, но при ее применении необходимо учитывать ряд нюансов.
Во-первых, производственный календарь рассчитывается для определенной продолжительности рабочей недели. Если часть работников имеет сокращенную продолжительность рабочего времени, например 36-часовую или 24-часовую рабочую неделю, для них нельзя применять норму часов, рассчитанную для 40-часовой недели.
Во-вторых, при сменной работе график может предусматривать работу в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни. Основная часовая ставка не заменяет отдельные компенсационные выплаты за такие условия труда.
В-третьих, у конкретного работника может быть индивидуальная норма рабочего времени из-за отпуска, болезни, приема на работу в середине года, увольнения до окончания учетного периода, перевода на неполное рабочее время или иных обстоятельств.
В-четвертых, при изменении часовой ставки необходимо проверить, не приведет ли новая система к фактическому снижению оплаты труда работников. Даже если среднегодовой расчет предполагает сохранение годового дохода, в отдельных месяцах заработок может существенно уменьшиться.
В-пятых, необходимо обеспечить соблюдение требований о минимальном размере оплаты труда. При сравнении заработка с минимальной оплатой труда следует учитывать правила, действующие для конкретной ситуации, состав выплат и условия полной отработки нормы рабочего времени за месяц.
Одной из причин перехода на часовую ставку может быть стремление корректно оплачивать месяцы, когда работник не полностью отработал утвержденный график. Однако для этого не обязательно менять всю систему оплаты труда.
Если работнику установлен оклад, но он не отработал все предусмотренные графиком часы по причинам, зависящим от него, оплату за месяц можно рассчитать пропорционально отработанному времени. Способ расчета необходимо закрепить в положении об оплате труда или ином локальном нормативном акте.
Например, для определения оплаты можно использовать соотношение:
Заработная плата за месяц = оклад / количество рабочих часов по графику работника в месяце × фактически отработанные часы.
Рассмотрим пример. Работнику установлен оклад 60 000 рублей. По его графику в конкретном месяце предусмотрено 144 часа. Фактически он отработал 120 часов из-за отсутствия без сохранения заработной платы.
Расчет может быть следующим:
60 000 / 144 × 120 = 50 000 рублей.
В этом случае работодатель сохраняет окладную систему оплаты труда, но корректно уменьшает оплату за неполностью отработанный месяц.
Если же работник полностью отработал все смены по утвержденному графику, оснований уменьшать оклад только потому, что в этом месяце график содержит меньше часов, чем в другом месяце, при действующей окладной системе нет.
При суммированном учете рабочего времени основная система оплаты труда — окладная или часовая — не отменяет обязанность отдельно учитывать работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.
Рассмотрим основные виды выплат.
Работа в ночное время.
Каждый час работы в ночное время должен оплачиваться в повышенном размере. Ночным обычно признается время с 22 часов до 6 часов. Конкретный размер доплаты работодатель устанавливает в локальном нормативном акте, коллективном договоре или трудовом договоре, но он не может быть ниже установленного законом минимального уровня.
Работа в нерабочий праздничный день.
Работа в нерабочий праздничный день оплачивается в повышенном размере за часы, фактически отработанные в праздник. При часовой ставке расчет будет осуществляться исходя из часовой тарифной ставки. При окладной системе применяется порядок, установленный для работников, получающих оклад, с учетом того, выполнялась ли работа в пределах или сверх месячной нормы рабочего времени.
Сверхурочная работа.
При годовом суммированном учете сверхурочные часы определяют по завершении учетного периода. Первые два часа сверхурочной работы оплачивают не менее чем в полуторном размере, последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретный порядок может быть улучшен работодателем в локальном нормативном акте или трудовом договоре.
Необходимо учитывать, что оплата сверхурочной работы производится исходя из размера заработной платы, установленного системой оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты, если они относятся к базе расчета в соответствии с законодательством и локальными документами работодателя.
Работа по графику в выходной день работника.
При сменном графике не каждый календарный выходной является выходным днем конкретного работника. Поэтому необходимо различать работу в субботу или воскресенье по графику и работу в день отдыха, предоставленный работнику по его индивидуальному графику. Сам факт работы в субботу или воскресенье не всегда означает работу в выходной день для данного сотрудника.
Если организация все же принимает решение перейти на часовую тарифную ставку, недостаточно подписать только дополнительные соглашения с работниками. Необходимо обеспечить согласованность всех кадровых и расчетных документов.
Если в организации действует представительный орган работников, профсоюз или иной орган, мнение которого необходимо учитывать при принятии локальных нормативных актов, необходимо соблюдать процедуру учета мотивированного мнения в случаях, установленных трудовым законодательством.
Отдельно проверьте штатное расписание. При окладной системе в штатном расписании обычно указывают месячный оклад. При переходе на часовую ставку необходимо определить, как работодатель будет отражать новую систему оплаты труда в кадровых документах и расчетных регистрах.
В программах 1С, используемых для кадрового учета и расчета заработной платы, переход с оклада на часовую тарифную ставку требует не только кадрового оформления, но и корректной настройки начислений.
В конфигурациях семейства 1С обычно необходимо проверить вид начисления, которым рассчитывается основная оплата труда работника. При окладной системе может использоваться начисление оплаты по окладу, а при почасовой системе — начисление оплаты по часовому тарифу.
Рассмотрим, что необходимо проверить в программе.
Табель или иной используемый механизм учета фактически отработанного времени.ВремяВЧасах.Если применяется конфигурация, в которой используется документ Изменение оплаты труда, необходимо убедиться, что изменение зарегистрировано с правильной даты. Если новая часовая ставка начинает действовать с 1 января, не следует оформлять изменение задним числом после того, как зарплата за январь уже начислена и выплачена.
Также необходимо проверить, не сохранится ли одновременно старое начисление по окладу и новое начисление по часовой ставке. Такая ошибка может привести к двойному начислению основной оплаты.
При настройке вида начисления важно определить, какой показатель времени участвует в расчете: фактически отработанные часы, часы по графику, часы явки, ночные часы или иной показатель. Для основной оплаты по часовому тарифу обычно используют фактически отработанное время в часах.
Не следует менять формулы начислений в рабочей базе без предварительной проверки на копии информационной базы. Перед массовым переводом работников рекомендуется смоделировать расчет на нескольких сотрудниках с разными графиками, отпусками, больничными, ночными сменами и праздничными часами.
Рассмотрим условный пример, чтобы увидеть разницу между системами оплаты труда.
Работнику установлен оклад 60 000 рублей. В организации действует годовой суммированный учет рабочего времени. По графику сотрудник полностью отрабатывает все смены.
В январе по графику работник должен отработать 120 часов. В феврале — 144 часа. В марте — 132 часа.
Вариант 1. Окладная система.
При полной отработке графика работник получает одинаковый оклад каждый месяц. Дополнительно начисляются ночные, праздничные, сверхурочные и иные предусмотренные выплаты.
Вариант 2. Часовая тарифная ставка 365,11 рубля за час.
При почасовой оплате работник будет получать разную сумму даже при полной отработке графика. Поэтому при переходе на часовую ставку необходимо заранее разъяснить работникам, что ежемесячный доход может меняться.
Если работодатель хочет сохранить работнику гарантированный ежемесячный доход, но одновременно учитывать различия графика, можно рассмотреть иные варианты стимулирования или компенсации. Однако каждый вариант необходимо закреплять в локальных нормативных актах и трудовых договорах.
Перед подготовкой документов рекомендуем провести внутренний анализ. Рассмотрим ключевые вопросы, которые помогут принять решение.
Если единственная причина перехода заключается в том, что у работников в разных месяцах различается количество часов по сменному графику, менять систему оплаты труда обычно не требуется. При годовом суммированном учете такое различие является нормальным следствием графика работы.
Если же организация хочет связать оплату каждого месяца с фактически отработанными часами, переход на часовую ставку возможен, но его необходимо оформлять как изменение условия оплаты труда по соглашению сторон.
При суммированном учете рабочего времени с учетным периодом один год окладная система оплаты труда может применяться правомерно. Если работник полностью отрабатывает все смены по утвержденному графику, он может получать полный месячный оклад независимо от того, сколько часов предусмотрено графиком в конкретном месяце.
Разное количество часов по графику в отдельных месяцах не доказывает неправильность окладной системы. В одном месяце работник может отработать меньше часов, в другом — больше, а окончательная оценка соблюдения нормы рабочего времени производится за весь учетный период.
Переход с оклада на часовую тарифную ставку является правом работодателя только при соблюдении требований трудового законодательства и условий трудовых договоров. Если работодатель просто хочет изменить способ расчета зарплаты без реальных организационных или технологических причин, оформляйте переход путем подписания дополнительных соглашений с работниками по статье 72 Трудового кодекса РФ.
Не используйте статью 74 Трудового кодекса РФ только для того, чтобы заменить окладную систему на часовую. Для одностороннего изменения условий оплаты труда необходимы реальные, документально подтвержденные организационные или технологические изменения, из-за которых прежние условия невозможно сохранить.
Перед переходом проанализируем действующие документы, сравним доход работников по двум системам, подготовим локальные нормативные акты, оформим дополнительные соглашения и проверим настройки расчета в 1С. Такой подход позволит избежать трудовых споров, ошибок в начислениях и необоснованного ухудшения положения работников.
Информация носит справочный характер