Разберем ситуацию, когда ООО на ОСНО приобрело для офиса диван, кресло или другую мебель, срок использования которой превышает 12 месяцев. Основной вывод такой: стоимость свыше 100 000 рублей сама по себе не определяет порядок бухгалтерского учета. Для бухгалтерского учета необходимо проверить критерии ФСБУ 6/2020 и лимит стоимости, утвержденный в учетной политике организации. Для налога на прибыль действует отдельный критерий: имущество признается амортизируемым, если его срок полезного использования превышает 12 месяцев, первоначальная стоимость составляет более 100 000 рублей и объект используется для получения дохода.
Поэтому не будем автоматически применять один и тот же порядок для бухгалтерского и налогового учета. Сначала определим самостоятельные объекты, рассчитаем их первоначальную стоимость, проверим учетную политику, а затем отразим поступление и дальнейшее списание мебели в программе.
Рассмотрим главное различие. В бухгалтерском учете с 2022 года применяется ФСБУ 6/2020 «Основные средства». Этот стандарт не устанавливает фиксированный стоимостный предел для признания объекта основным средством. Организация самостоятельно определяет лимит стоимости в учетной политике, учитывая существенность информации об активах для бухгалтерской отчетности.
В налоговом учете по налогу на прибыль действует иной подход. Имущество признается амортизируемым, если одновременно выполняются следующие условия:
имущество принадлежит организации на праве собственности;
имущество используется в деятельности, направленной на получение дохода, в том числе для управленческих нужд организации;
срок полезного использования составляет более 12 месяцев;
первоначальная стоимость каждого самостоятельного объекта превышает 100 000 рублей.
Обратим внимание на формулировку: стоимость должна быть более 100 000 рублей. Если первоначальная стоимость объекта равна ровно 100 000 рублей, он не признается амортизируемым имуществом для целей налога на прибыль.
Следовательно, один и тот же диван может учитываться по-разному:
как основное средство и в бухгалтерском, и в налоговом учете;
как основное средство в бухгалтерском учете, но как неамортизируемое имущество в налоговом учете;
как малоценный актив с единовременным признанием расходов в бухгалтерском учете, но как амортизируемое основное средство в налоговом учете;
как расход периода в бухгалтерском и налоговом учете, если стоимость каждого самостоятельного объекта не превышает установленные критерии.
Поэтому не будем принимать решение только по общей сумме накладной или договора. Разберем каждый объект отдельно.
В обсуждениях по учету мебели нередко используют термин «МПЗ». Этот термин связан с прежними правилами учета материально-производственных запасов и ПБУ 5/01. Для операций 2023 года необходимо ориентироваться на действующие федеральные стандарты бухгалтерского учета, в том числе на ФСБУ 5/2019 «Запасы», ФСБУ 6/2020 «Основные средства» и ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения».
Если диван или кресло предназначены для использования в офисе более 12 месяцев, то по своему экономическому содержанию они не являются запасами, приобретенными для перепродажи или для потребления в течение обычного короткого цикла. Такая мебель отвечает признакам основного средства: она имеет материальную форму, используется для управленческих нужд, рассчитана на длительную эксплуатацию и помогает организации осуществлять деятельность.
При этом организация вправе не применять ФСБУ 6/2020 к объектам, которые отвечают признакам основных средств, но имеют стоимость ниже лимита, установленного в учетной политике. В таком случае затраты на приобретение признаются расходами периода. Однако это не означает, что мебель необходимо учитывать как обычные материалы или товары. Правильнее использовать понятие малоценные активы либо малоценные основные средства, если такое наименование применяется в учетной политике и в рабочем плане счетов.
Рассмотрим подробнее: если организация признает мебель малоценным активом в бухгалтерском учете, ее стоимость списывают в расходы сразу, но одновременно обеспечивают контроль за наличием и движением объекта до фактического выбытия. Для такого контроля можно использовать забалансовый счет, внутренний реестр, карточки учета имущества, инвентарные номера или возможности программы 1С.
Прежде чем сравнивать стоимость с лимитом 100 000 рублей, определим единицу учета. Для бухгалтерского учета единицей учета основного средства является инвентарный объект. Таким объектом может быть отдельный конструктивно обособленный предмет, способный выполнять самостоятельную функцию, либо комплекс предметов, которые могут работать только совместно.
Диван и кресло обычно способны использоваться самостоятельно. Их можно переместить, заменить, продать, списать или передать в другое помещение независимо друг от друга. Поэтому в большинстве случаев диван и кресло следует рассматривать как два самостоятельных инвентарных объекта.
Не следует искусственно объединять диван и кресло в один объект только потому, что они приобретены у одного поставщика, оформлены одной накладной, поставлены в одном помещении или составляют единый комплект по дизайну. Общая стилистика мебели не делает предметы единым конструктивно сочлененным комплексом.
Проанализируем ситуацию на примере. Организация приобрела диван стоимостью 95 000 рублей без НДС и два кресла стоимостью по 48 000 рублей без НДС. Общая стоимость поставки составляет 191 000 рублей без НДС. Несмотря на то что стоимость всей поставки превышает 100 000 рублей, для налога на прибыль необходимо оценить каждый объект отдельно. Диван стоимостью 95 000 рублей и каждое кресло стоимостью 48 000 рублей не превышают налоговый лимит. Следовательно, при отсутствии дополнительных затрат, увеличивающих стоимость конкретного объекта, такая мебель не признается амортизируемым имуществом в налоговом учете.
Иная ситуация возникает, если стоимость дивана составляет 125 000 рублей без НДС, а кресло стоит 70 000 рублей без НДС. В таком случае диван при сроке использования более 12 месяцев будет амортизируемым имуществом в налоговом учете, а кресло может быть признано неамортизируемым имуществом и списано в материальные расходы в порядке, закрепленном в налоговой учетной политике.
Объединить несколько предметов в один объект можно только при наличии реальных оснований. Например, если приобретается специализированная встроенная мебель, части которой не могут выполнять назначение отдельно, смонтированы как единая конструкция и используются исключительно вместе. Однако для обычного офисного дивана и отдельно стоящего кресла такой подход чаще всего не подходит.
Посмотрим, какую стоимость необходимо сопоставлять с бухгалтерским лимитом и налоговым порогом 100 000 рублей. Нельзя ориентироваться только на цену, указанную в строке накладной. В первоначальную стоимость могут входить не только цена поставщика, но и иные затраты, непосредственно связанные с приобретением и подготовкой объекта к использованию.
К таким затратам могут относиться расходы на доставку, разгрузку, сборку, монтаж, установку, услуги сторонних организаций, таможенные платежи при импорте, а также иные затраты, без которых мебель не могла бы быть приведена в состояние и местоположение, пригодные для использования в офисе.
Если дополнительные расходы относятся сразу к нескольким объектам, распределим их между диваном и креслами по экономически обоснованной методике. Например, можно распределить стоимость доставки пропорционально цене каждого предмета мебели, весу, количеству мест, объему поставки или иной объективной базе. Выбранный подход желательно закрепить в учетной политике либо в отдельном внутреннем регламенте.
Рассмотрим пример. Организация приобрела диван за 96 000 рублей без НДС. Доставка и сборка мебели обошлись в 8 000 рублей без НДС. Если эти расходы непосредственно относятся только к дивану, первоначальная стоимость объекта составит 104 000 рублей. При сроке использования свыше 12 месяцев диван будет амортизируемым имуществом для целей налога на прибыль, поскольку его первоначальная стоимость превышает 100 000 рублей.
Если организация является плательщиком НДС и имеет право на вычет входного НДС, сумму НДС обычно не включают в первоначальную стоимость объекта. Если же НДС не принимается к вычету, его включают в стоимость мебели. Поэтому при проверке лимита необходимо учитывать реальную стоимость для соответствующего вида учета, а не всегда сумму, указанную в счете с НДС.
Для приобретений 2023 года особенно важно проверить стоимость без НДС по ставке, действовавшей в тот период. Например, цена 118 000 рублей с НДС 20 процентов соответствует стоимости 98 333,33 рубля без НДС. Если других затрат, увеличивающих первоначальную стоимость, нет, такой объект не превышает налоговый порог 100 000 рублей. Однако если к нему относится доставка, сборка или невозмещаемый НДС, итоговая первоначальная стоимость может стать выше 100 000 рублей.
Для бухгалтерского учета ключевое значение имеет лимит стоимости, установленный организацией. ФСБУ 6/2020 позволяет не применять стандарт к активам, которые отвечают признакам основного средства, но имеют стоимость ниже лимита, выбранного организацией с учетом существенности информации о таких активах.
Разберем по шагам, что необходимо проверить в учетной политике за 2023 год:
найдем раздел, посвященный основным средствам;
проверим, установлен ли лимит стоимости для малоценных активов;
уточним, применяется ли лимит к первоначальной стоимости объекта без возмещаемого НДС;
посмотрим, предусмотрен ли отдельный порядок контроля малоценных активов после единовременного списания;
проверим, как организация начисляет амортизацию: с даты признания объекта либо с первого числа месяца, следующего за месяцем признания;
уточним, какой способ амортизации выбран для бухгалтерского учета.
Например, организация могла установить лимит 100 000 рублей, 150 000 рублей, 200 000 рублей или иной размер. Законодательство не устанавливает максимальный лимит, но он должен быть обоснован существенностью информации для конкретной организации. Не следует устанавливать слишком высокий лимит только ради единовременного списания дорогостоящих активов. Такое решение должно быть единообразным, экономически обоснованным и применяться ко всем аналогичным объектам.
Если в учетной политике за 2023 год установлен лимит 100 000 рублей, а первоначальная стоимость дивана составляет 120 000 рублей, диван необходимо признать основным средством в бухгалтерском учете. Если лимит установлен в размере 150 000 рублей, организация вправе признать такой диван малоценным активом и списать затраты в расходы периода, но только при условии, что учетная политика действительно предусматривала такой подход и организация обеспечивает дальнейший контроль за объектом.
Если учетная политика не содержит лимита либо формулировка не позволяет определить порядок учета, безопаснее признать длительно используемую мебель основным средством. Не следует задним числом устанавливать лимит только под одну конкретную поставку. Изменение учетной политики требует отдельного обоснования и должно применяться последовательно.
Рассмотрим основной и наиболее распространенный вариант. Если мебель используется более 12 месяцев, предназначена для управленческих нужд и ее первоначальная стоимость превышает лимит, установленный в учетной политике, учитываем ее как основное средство.
Для этого оформим поступление мебели, подтвердим ее готовность к использованию и примем объект к учету как основное средство. До момента готовности к эксплуатации затраты можно учитывать как капитальные вложения. После того как диван или кресло доставлены, собраны и готовы к использованию в офисе, переводим стоимость в состав основных средств.
В типовом рабочем плане счетов обычно применяют следующую последовательность проводок:
отражаем приобретение мебели: дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
отражаем входной НДС: дебет счета 19 и кредит счета 60, если поставщик предъявил НДС;
включаем стоимость доставки, сборки и иных прямых затрат в капитальные вложения: дебет счета 08 и кредит счетов расчетов, материалов, заработной платы или иных счетов в зависимости от содержания операции;
после готовности мебели к использованию принимаем объект к учету: дебет счета 01 «Основные средства» и кредит счета 08;
начисляем амортизацию: дебет счета 26, 20, 25, 44 или другого счета затрат в зависимости от назначения мебели и кредит счета 02 «Амортизация основных средств».
Для офисного дивана или кресла, используемых в административных помещениях, расходы по амортизации чаще всего отражают по счету 26 «Общехозяйственные расходы». Если мебель используется в торговом зале, зоне обслуживания клиентов или ином подразделении, применим тот счет затрат, который соответствует фактическому месту использования объекта.
Не будем списывать стоимость основного средства единовременно после передачи мебели в кабинет. Передача в кабинет означает ввод объекта в эксплуатацию, а не его выбытие. Стоимость основного средства погашается посредством амортизации в течение срока полезного использования.
После признания мебели основным средством определим элементы амортизации. В бухгалтерском учете к ним относятся срок полезного использования, ликвидационная стоимость и способ начисления амортизации.
Срок полезного использования в бухгалтерском учете не обязан совпадать со сроком для налога на прибыль. Его определяют исходя из предполагаемого периода эксплуатации, физического износа, условий использования, интенсивности нагрузки, планов по замене мебели, гарантийных условий, рекомендаций производителя и иных обстоятельств.
Для мебели обычно применяют линейный способ амортизации, поскольку расходы на использование дивана или кресла распределяются относительно равномерно в течение срока службы. Однако организация может выбрать и иной способ, если он лучше отражает характер потребления экономических выгод от объекта.
При линейном способе ежемесячную амортизацию можно определить так: из первоначальной стоимости вычтем ликвидационную стоимость и разделим результат на количество месяцев срока полезного использования.
Рассмотрим пример. Первоначальная стоимость офисного дивана составляет 144 000 рублей. Организация установила срок полезного использования 60 месяцев. Ликвидационная стоимость признана несущественной и равной нулю. Ежемесячная амортизация при линейном способе составит 2 400 рублей. Эту сумму будем включать в расходы в течение срока полезного использования при условии, что не изменятся элементы амортизации.
Ликвидационная стоимость не всегда равна нулю. Если организация ожидает продать мебель, сдать ее на реализацию, получить существенную сумму при выбытии или использовать материалы после разборки, оценим предполагаемую ликвидационную стоимость. Если она несущественна, ее можно признать равной нулю, закрепив подход в учетной политике.
По окончании каждого отчетного года необходимо проверять, не изменились ли срок полезного использования, ликвидационная стоимость и способ начисления амортизации. Если условия эксплуатации изменились, например мебель стала использоваться значительно интенсивнее или организация планирует заменить ее раньше, пересмотрим оценочные значения перспективно, без пересчета ранее начисленной амортизации.
ФСБУ 6/2020 устанавливает общий подход: амортизация начинается с даты признания основного средства в бухгалтерском учете. Вместе с тем организация может закрепить в учетной политике упрощенный вариант и начислять амортизацию с первого числа месяца, следующего за месяцем признания объекта.
Разберем пример. Диван принят к бухгалтерскому учету 18 сентября 2023 года. Если организация применяет общий порядок, амортизацию начисляют начиная с даты признания. Если учетная политика предусматривает начало амортизации с первого числа следующего месяца, первую сумму амортизации отражают в октябре 2023 года.
Для целей единообразия важно, чтобы выбранный вариант применялся ко всем объектам либо к однородной группе основных средств по правилам учетной политики. Не следует выбирать дату начала амортизации отдельно для каждого дивана или кресла в зависимости от того, какой результат удобнее получить в конкретном периоде.
Рассмотрим второй вариант. Организация вправе единовременно признать стоимость мебели в расходах периода, если первоначальная стоимость объекта ниже лимита, утвержденного в учетной политике, даже если срок использования превышает 12 месяцев.
Например, в учетной политике установлен лимит 150 000 рублей. Организация приобрела офисный диван стоимостью 120 000 рублей без НДС. Диван будет использоваться пять лет, но его стоимость ниже установленного лимита. В этом случае организация может не применять ФСБУ 6/2020 к данному объекту и признать расходы в периоде приобретения либо передачи в эксплуатацию в соответствии с выбранной учетной методикой.
Типовая схема учета при таком подходе может выглядеть следующим образом:
отражаем задолженность перед поставщиком и стоимость приобретенной мебели;
отражаем входной НДС отдельно, если организация имеет право на вычет;
списываем стоимость мебели на соответствующий счет затрат: счет 26, 20, 25, 44 или иной счет, определяемый назначением объекта;
организуем контроль за мебелью в эксплуатации до ее фактического выбытия.
В рабочем плане счетов можно предусмотреть забалансовый счет, например счет 012 «Малоценные активы в эксплуатации», либо использовать иной счет и внутренний регистр, предусмотренный организацией. При передаче дивана в эксплуатацию отражаем его на забалансовом учете. При продаже, передаче, утрате, поломке, физическом износе или утилизации снимаем объект с контроля.
Важно понимать, что единовременное списание в бухгалтерские расходы не означает отсутствия учета имущества. Организация должна иметь возможность ответить на вопросы: где находится диван, кто отвечает за его сохранность, когда он введен в эксплуатацию, какова его стоимость, в каком состоянии он находится и на каком основании он списан.
Для контроля можно использовать следующие документы:
приказ руководителя о вводе мебели в эксплуатацию;
акт приема-передачи в подразделение;
карточку учета малоценного актива;
реестр имущества в эксплуатации;
инвентаризационную опись;
акт списания мебели при выбытии.
Наиболее сложная ситуация возникает, когда мебель признается малоценным активом в бухгалтерском учете, но должна амортизироваться в налоговом учете. Такое возможно, если бухгалтерский лимит выше 100 000 рублей.
Рассмотрим пример. В учетной политике для бухгалтерского учета установлен лимит 150 000 рублей. Организация приобрела диван за 120 000 рублей без НДС. Срок использования составляет пять лет.
В бухгалтерском учете диван можно списать в расходы сразу, поскольку его стоимость ниже лимита 150 000 рублей. В налоговом учете стоимость превышает 100 000 рублей, а срок использования больше 12 месяцев. Следовательно, в налоговом учете диван необходимо признать амортизируемым имуществом и списывать его стоимость через амортизацию.
В результате возникнет разница между бухгалтерской и налоговой прибылью. В бухгалтерском учете расход будет признан раньше, а в налоговом учете — постепенно. Если организация применяет ПБУ 18/02, необходимо проанализировать возникновение вычитаемой временной разницы и соответствующего отложенного налогового актива.
Не следует пытаться устранить такую разницу путем искусственного изменения первоначальной стоимости, объединения самостоятельных объектов в единый комплект или выбора неверного срока полезного использования. Различия между бухгалтерским и налоговым учетом допустимы, если они обоснованы и правильно отражены в регистрах учета.
Если первоначальная стоимость каждого самостоятельного объекта превышает 100 000 рублей, срок использования превышает 12 месяцев и мебель используется в деятельности, направленной на получение дохода, включим объект в состав амортизируемого имущества для целей налога на прибыль.
Для офисной мебели особенно важно документально подтвердить связь с деятельностью организации. Диван и кресла могут использоваться в приемной, переговорной, кабинете руководителя, зоне ожидания посетителей, комнате для проведения рабочих встреч или ином офисном помещении. Подготовим документы, из которых понятна деловая цель приобретения: приказ, служебную записку, заявку подразделения, решение руководителя, план размещения мебели, акт передачи в конкретное помещение или инвентарную карточку.
Само по себе использование мебели для управленческих нужд не препятствует признанию расходов. Управленческие расходы являются частью деятельности организации, направленной на получение дохода. Однако мебель не должна использоваться исключительно в личных целях учредителей, руководителей или работников, не связанных с деятельностью ООО.
В налоговом учете первоначальную стоимость амортизируемого имущества погашаем через амортизацию. Амортизацию начинаем начислять с первого числа месяца, следующего за месяцем ввода мебели в эксплуатацию.
Например, диван введен в эксплуатацию 15 ноября 2023 года. Налоговую амортизацию начинаем начислять с декабря 2023 года. До момента ввода в эксплуатацию амортизацию не начисляем, даже если поставщик уже выставил счет и мебель оплачена.
Если стоимость объекта не превышает 100 000 рублей, имущество не является амортизируемым. Его стоимость можно учесть в составе материальных расходов. Порядок включения стоимости в расходы организация вправе определить в налоговой учетной политике с учетом периода использования и иных экономически обоснованных показателей.
При определении срока полезного использования для налога на прибыль не следует автоматически применять старую практику и относить всю офисную мебель к четвертой амортизационной группе. В действующей Классификации основных средств отдельная амортизационная группа для обычной офисной мебели может отсутствовать.
Для офисных диванов, кресел, столов, шкафов и иной аналогичной мебели можно использовать код ОКОФ, относящийся к мебели для офисов и предприятий торговли. Однако если конкретный вид имущества отсутствует в Классификации основных средств, срок полезного использования устанавливаем самостоятельно на основании технических условий или рекомендаций изготовителя.
Поэтому запросим и сохраним следующие документы:
паспорт мебели;
инструкцию производителя;
гарантийные условия;
сведения о нормативном сроке службы;
письмо поставщика или производителя, если срок службы не указан в документации;
приказ руководителя об установлении срока полезного использования для налогового учета.
Если производитель указывает срок службы пять лет, организация может использовать эту информацию для определения срока полезного использования. Если документация отсутствует, запросим подтверждение у поставщика или производителя. Не следует устанавливать произвольный минимальный срок без документального обоснования только для ускоренного списания расходов.
Рассмотрим ситуацию подробно. ООО на ОСНО в октябре 2023 года приобрело диван и кресло для переговорной. Диван стоит 118 000 рублей с НДС 20 процентов, кресло стоит 82 800 рублей с НДС 20 процентов. Доставка всей мебели стоит 12 000 рублей с НДС 20 процентов. Организация имеет право на вычет входного НДС. Диван и кресло готовы к использованию после доставки и сборки.
Сначала определим стоимость без НДС. Стоимость дивана без НДС составляет 98 333,33 рубля. Стоимость кресла без НДС составляет 69 000 рублей. Стоимость доставки без НДС составляет 10 000 рублей.
Предположим, что доставку распределяем пропорционально стоимости мебели. На диван приходится примерно 5 877 рублей расходов на доставку, на кресло — примерно 4 123 рубля. Тогда первоначальная стоимость дивана составит примерно 104 210 рублей, а первоначальная стоимость кресла — примерно 73 123 рубля.
Проанализируем результат. Диван превышает 100 000 рублей, поэтому при сроке использования более 12 месяцев он признается амортизируемым имуществом в налоговом учете. Кресло не превышает 100 000 рублей и может быть списано в материальные расходы в порядке, установленном налоговой учетной политикой.
Теперь проверим бухгалтерский учет. Если лимит для малоценных активов установлен в размере 100 000 рублей, диван учитываем как основное средство, поскольку его первоначальная стоимость превышает лимит. Кресло можно списать как малоценный актив, если учетная политика разрешает не применять ФСБУ 6/2020 к объектам стоимостью до 100 000 рублей.
Если бухгалтерский лимит установлен в размере 150 000 рублей, и диван, и кресло можно признать малоценными активами в бухгалтерском учете. Однако в налоговом учете диван все равно должен амортизироваться. В таком случае появятся временные разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» для учета мебели как основного средства обычно используют стандартный маршрут учета основных средств. Конкретные формы и названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии программы, интерфейса и настроек организации, поэтому сначала проверим актуальный релиз и параметры учетной политики в информационной базе, а для поддержания программы в актуальном состоянии можно настроить автоматическое архивирование и обновление конфигураций 1С.
Для поступления мебели обычно применяют документ Поступление (акты, накладные, УПД). В зависимости от выбранного варианта поступления стоимость мебели отражают как оборудование или как объект, требующий последующего принятия к учету. Дополнительные расходы на доставку, сборку и монтаж необходимо включить в первоначальную стоимость конкретного объекта, если они непосредственно связаны с его приобретением и подготовкой к использованию.
После того как мебель готова к использованию, применяют документ Принятие к учету ОС. В документе указывают дату принятия к учету, подразделение, материально ответственное лицо, способ отражения расходов по амортизации, срок полезного использования, способ начисления амортизации, ликвидационную стоимость и параметры налогового учета.
При настройке объекта отдельно проверим:
что диван и кресло заведены как самостоятельные элементы справочника основных средств, если они могут использоваться раздельно;
что первоначальная стоимость сформирована с учетом распределенной доставки и сборки;
что в бухгалтерском и налоговом учете указан правильный порядок признания расходов;
что срок полезного использования для бухгалтерского учета обоснован условиями эксплуатации;
что срок полезного использования для налогового учета подтвержден технической документацией, если мебель не имеет прямого соответствия в Классификации;
что амортизационные расходы отражаются по правильному счету затрат, например по счету 26 для административной мебели.
Ежемесячное начисление амортизации выполняется регламентной операцией Закрытие месяца. После выполнения операции проверим проводки, расчет амортизации, отражение временных разниц и движение по счетам 01, 02 и 08.
Для контроля используем отчет Ведомость амортизации ОС. В нем можно проверить первоначальную стоимость, начисленную амортизацию, остаточную стоимость, срок полезного использования и иные показатели по каждому объекту. Для проверки параметров амортизации можно использовать отчет Ведомость элементов амортизации, если он доступен в используемой редакции программы.
Если в бухгалтерском учете мебель признается малоценным активом, а в налоговом учете объект должен амортизироваться, не следует механически использовать упрощенный сценарий учета малоценного оборудования без проверки проводок. Сначала проанализируем, поддерживает ли используемый релиз раздельное отражение расходов в бухгалтерском и налоговом учете по нужной схеме. После проведения документов обязательно проверим движения по бухгалтерскому и налоговому учету, а также расчет отложенных налогов, если организация применяет ПБУ 18/02. Для быстрого обнаружения расхождений в таких случаях удобно выполнять автоматическую сверку бухгалтерских и налоговых проводок.
Разберем, что делать, когда диван или кресло перестали использоваться. Основное средство списывают не в момент полной амортизации, а в момент выбытия либо в момент, когда объект больше не способен приносить организации экономические выгоды.
Полностью самортизированный диван может продолжать использоваться в приемной или переговорной. В таком случае не будем автоматически списывать его только потому, что остаточная стоимость стала нулевой. Объект остается в учете до продажи, передачи, ликвидации, утилизации, утраты, физического износа или иной документально подтвержденной причины выбытия.
При выбытии основного средства обычно оформляют акт списания, приказ руководителя, заключение комиссии о непригодности, документы на утилизацию или продажу, а также документы о поступлении материалов от разборки при их наличии.
Типовая последовательность проводок при списании основного средства включает:
списание накопленной амортизации с кредита счета 02 в дебет счета 01;
списание остаточной стоимости объекта на прочие расходы через счет 91, если остаточная стоимость есть;
отражение расходов на демонтаж, вывоз, утилизацию или ремонт помещения, если такие расходы возникли;
отражение материалов, полученных при разборке, если они пригодны для дальнейшего использования;
снятие объекта с учета в программе документом Списание ОС либо иным документом, соответствующим причине выбытия.
Если мебель была ранее признана малоценным активом и ее стоимость уже списана в расходы, при выбытии не формируем повторный расход по первоначальной стоимости. В этом случае снимаем объект с забалансового контроля или из внутреннего регистра имущества в эксплуатации и оформляем документы, подтверждающие выбытие.
Если мебель была приобретена в 2023 году, но ее учет определен неверно, сначала восстановим фактическую картину. Проверим договор, УПД или накладную, счет-фактуру, документы на доставку и сборку, акт передачи в эксплуатацию, учетную политику за 2023 год, данные программы и бухгалтерскую отчетность за соответствующий период.
Далее определим, какой порядок должен был применяться на дату приобретения. Не будем исправлять ошибку только исходя из текущей учетной политики, если в 2023 году действовал иной лимит или иные правила. Для корректного исправления необходимо использовать условия, действовавшие в периоде совершения операции.
Если мебель ошибочно списали как материалы, хотя она должна была учитываться как основное средство, потребуется восстановить первоначальную стоимость, принять объект к учету, рассчитать амортизацию за прошедший период и отразить исправление по правилам исправления ошибок в бухгалтерском учете.
Если мебель ошибочно признали основным средством, хотя учетная политика позволяла учесть ее как малоценный актив, необходимо оценить существенность ошибки, дату утверждения бухгалтерской отчетности, последствия для налога на прибыль и порядок исправления в соответствии с правилами учета ошибок.
Не следует просто оформить новое поступление текущей датой, если фактически объект был приобретен и введен в эксплуатацию в 2023 году. Такой способ искажает дату возникновения актива, срок амортизации, расходы прошлых периодов и налоговый учет. Корректировку необходимо оформлять как исправление учетной ошибки с надлежащими бухгалтерскими справками и первичными документами.
Посмотрим на наиболее распространенные ошибки, которые могут привести к искажению бухгалтерской отчетности или налоговой базы.
Суммирование стоимости всех предметов в накладной. Не следует складывать стоимость дивана, кресел, столов и шкафов только для того, чтобы превысить или не превысить лимит. Сначала определим самостоятельные инвентарные объекты.
Игнорирование расходов на доставку и сборку. Если такие затраты непосредственно относятся к объекту, они могут изменить его первоначальную стоимость и повлиять на признание имущества амортизируемым.
Использование цены с НДС вместо стоимости без НДС. Если организация принимает НДС к вычету, сравниваем с лимитом стоимость без возмещаемого НДС.
Автоматическое признание мебели запасами. Мебель со сроком использования более 12 месяцев обычно отвечает признакам основного средства. При малой стоимости затраты признают расходами периода, но это не делает объект товаром или обычным материалом.
Применение одинакового порядка в бухгалтерском и налоговом учете без проверки критериев. Бухгалтерский лимит определяется учетной политикой, а налоговый лимит установлен Налоговым кодексом.
Начисление налоговой амортизации до ввода мебели в эксплуатацию. Для налога на прибыль амортизацию начинают с первого числа месяца, следующего за месяцем ввода объекта в эксплуатацию.
Списание полностью самортизированной мебели, которая продолжает использоваться. Полная амортизация не является самостоятельной причиной выбытия объекта.
Установление срока полезного использования без документов производителя. Если мебели нет в Классификации, срок полезного использования необходимо обосновать техническими условиями или рекомендациями изготовителя.
Отсутствие контроля за малоценной мебелью. Даже при единовременном списании стоимости организация должна контролировать наличие и движение имущества до выбытия.
Для дивана и кресла, приобретенных ООО на ОСНО в 2023 году, сначала определим стоимость каждого самостоятельного предмета мебели с учетом относящихся к нему расходов на доставку и сборку. Затем проверим лимит стоимости в учетной политике для бухгалтерского учета и отдельно применим критерии налогового учета.
Если первоначальная стоимость каждого объекта превышает лимит, установленный в бухгалтерской учетной политике, мебель учитываем как основное средство: формируем капитальные вложения, принимаем объект к учету на счете 01 и списываем стоимость через амортизацию.
Если стоимость мебели ниже бухгалтерского лимита, организация вправе признать ее малоценным активом и списать стоимость в расходы периода, но обязана организовать контроль за объектом до его выбытия.
Для налога на прибыль мебель со сроком использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 рублей по каждому самостоятельному объекту признаем амортизируемым имуществом. Если стоимость не превышает 100 000 рублей, учитываем ее в материальных расходах в порядке, закрепленном в налоговой учетной политике.
В 1С для обычного учета основных средств используем документы Поступление (акты, накладные, УПД), Принятие к учету ОС, регламентную операцию Закрытие месяца и документ Списание ОС. После проведения документов обязательно проверяем бухгалтерские проводки, налоговый учет, первоначальную стоимость, срок полезного использования и начисленную амортизацию.
Информация носит справочный характер