Рассмотрим ситуацию, когда организация оформила карты магазина на работников, а магазин начал направлять через ЭДО универсальные передаточные документы на имя ООО. При этом сотрудники используют карты для личных покупок, оплачивают товары собственными деньгами и не передают их организации.
На первый взгляд может показаться, что такие УПД достаточно просто не проводить в бухгалтерской программе. Действительно, если организация не приобретала товар, не получала его и не несла расходы, отражать несуществующее поступление в бухгалтерском и налоговом учете нельзя. Однако полностью игнорировать документы в ЭДО также не стоит. УПД оформлен на организацию, поэтому для поставщика именно ООО указано покупателем. Это создает расхождение между фактическими обстоятельствами и электронными документами.
Разберем по шагам, как определить правильный порядок действий, когда УПД относится к личной покупке работника, когда его необходимо отклонять, в каких случаях нужно запросить исправление или аннулирование документа, а также как настроить работу в 1С и предотвратить повторение подобных ситуаций.
Сначала проанализируем, почему магазин направляет УПД именно в адрес ООО. Обычно причина заключается не в том, что бухгалтерия организации оформила покупку, а в настройках карты клиента магазина. Если карта зарегистрирована на юридическое лицо, в системе поставщика может быть указан ИНН, наименование организации, номер карты, контактное лицо и адрес ЭДО.
Когда сотрудник предъявляет такую карту на кассе, магазин может идентифицировать покупателя как организацию. В результате операция попадает в корпоративный контур поставщика, а УПД автоматически формируется на ООО и направляется через оператора ЭДО.
При этом реальная ситуация может быть иной:
работник приобрел товары для личного использования;
работник оплатил покупку собственной банковской картой, наличными или через личный сервис оплаты;
товары не поступали в организацию;
организация не получала товары, не использовала их в деятельности и не принимала к учету;
организация не поручала работнику совершать покупку от своего имени.
В такой ситуации УПД, оформленный на ООО, не подтверждает реальный факт приобретения товаров организацией. Само поступление электронного документа в ЭДО не означает, что компания обязана признать у себя товары, расходы, входной НДС или задолженность перед поставщиком.
Но одновременно нельзя забывать, что УПД является документом, который может совмещать функции счета-фактуры и первичного учетного документа. Поэтому сначала определим фактические обстоятельства, а уже затем примем решение о бухгалтерском отражении и действиях в ЭДО.
Бухгалтерский учет строится на фактах хозяйственной жизни организации. Если ООО фактически не получало товар, не распоряжалось им, не оплачивало его и не использовало для своей деятельности, в учете не возникает ни запасов, ни расходов, ни обязательств перед магазином.
Не следует принимать к учету документ только потому, что в нем указаны реквизиты организации. В противном случае в бухгалтерском учете появятся фиктивные остатки товаров, необоснованные расходы, входной НДС, кредиторская задолженность или иные показатели, которые не соответствуют действительности.
Рассмотрим, какие последствия может создать ошибочное отражение личной покупки работника как покупки организации:
на счете учета товаров или материалов появятся ценности, которых фактически нет на складе, в офисе или у материально ответственного лица;
в учете возникнет задолженность перед поставщиком, хотя организация ничего не должна;
в книге покупок может появиться необоснованный счет-фактура;
в декларации по НДС может быть заявлен неправомерный вычет;
в расходах по налогу на прибыль могут быть отражены затраты, не связанные с деятельностью организации;
при инвентаризации появится недостача товаров, которые никогда не поступали в организацию;
возникнут вопросы при сверке расчетов с поставщиком и при камеральной проверке декларации по НДС.
Поэтому если покупка действительно личная, организация не должна создавать документ Поступление (акты, накладные, УПД), принимать товары на счет 10, 41 или иной счет учета запасов, отражать входной НДС на счете 19 либо регистрировать документ в книге покупок.
Однако отсутствие проводок не означает, что проблему с ошибочно направленным УПД можно оставить без контроля. Рассмотрим подробнее, почему одного молчаливого игнорирования может быть недостаточно.
Если магазин оформил УПД на организацию, поставщик может считать ООО покупателем товаров. В системе поставщика такая операция может быть отражена как реализация юридическому лицу, а документ может быть включен в электронный документооборот с покупателем.
Если организация не отвечает на УПД, возможны разные сценарии. Документ может остаться неподписанным, перейти в архив неподтвержденных документов, попасть в список документов, требующих обработки, либо стать предметом переписки при сверке с поставщиком.
Особенно внимательно нужно относиться к документам, которые требуют подписи покупателя. Подписание УПД от имени ООО может подтверждать принятие товара или согласие с данными документа. Поэтому не будем подписывать УПД, пока не убедимся, что товары действительно поступили в организацию и операция относится к ее деятельности.
Если электронный документооборот настроен через Диадок или другой сервис, поступление технического извещения о получении документа не равнозначно подписанию УПД как покупателем. Извещение может формироваться автоматически в рамках обмена электронными документами. Но подпись на УПД, подтверждающая принятие товара, является отдельным юридически значимым действием.
Поэтому при личной покупке работника безопаснее не оставлять документ без движения, а фиксировать позицию организации через отказ в подписи, запрос уточнения, сообщение поставщику или иной предусмотренный оператором ЭДО механизм.
Перед тем как отклонять УПД, проведем внутреннюю проверку. Не будем исходить только из устного объяснения сотрудника. Сначала сопоставим сведения из УПД, кассового чека, данных по карте магазина, служебных документов и информации о способе оплаты.
Проверим следующие обстоятельства:
кто именно совершил покупку;
какая карта магазина была предъявлена;
какой товар был приобретен;
на какую сумму оформлен УПД;
каким способом произведена оплата;
использовалась ли корпоративная банковская карта;
выдавались ли работнику денежные средства под отчет;
получала ли организация товары фактически;
передавались ли товары в офис, на склад, в подразделение или материально ответственному лицу;
была ли заявка на закупку или поручение руководителя;
использовались ли товары в деятельности организации.
Рассмотрим пример. Работник приобрел продукты питания, бытовую химию и личные товары для дома. Оплату произвел собственной картой. В офис товары не передавал, авансовый отчет не оформлял, денежных средств от организации не получал. В этом случае у ООО нет факта приобретения товаров. УПД, поступивший на организацию, необходимо рассматривать как ошибочно оформленный документ.
Другой пример: сотрудник приобрел канцелярские товары для офиса, оплатил их собственными средствами, а затем представил авансовый отчет, кассовый чек и УПД. В этом случае покупка уже не является личной. Организация вправе принять товары к учету, возместить расходы работнику и при выполнении условий применить вычет НДС.
Поэтому не будем автоматически относить все УПД по картам магазина к личным покупкам. Сначала установим экономическое содержание каждой операции.
Рассмотрим наиболее частую ситуацию. Работник использовал карту магазина, зарегистрированную на организацию, но приобрел товары исключительно для личных нужд и оплатил их собственными деньгами.
Если организация не получала товары, не оплачивала их и не возмещала работнику расходы, бухгалтерские проводки не формируем. Не отражаем поступление товаров, не создаем задолженность перед магазином, не принимаем НДС к вычету и не признаем расходы для налога на прибыль.
При этом рекомендуем выполнить следующие действия:
зафиксируем номер и дату УПД, сумму, номер карты магазина и данные работника, совершившего покупку;
получим от работника краткое письменное объяснение, что покупка совершена для личных нужд и оплачена собственными средствами;
проверим, что организация не перечисляла деньги магазину и не компенсировала расходы работнику;
не будем создавать документ поступления в 1С;
не будем формировать документ Счет-фактура полученный и регистрировать УПД в книге покупок;
направим поставщику отказ в подписи либо запрос уточнения через ЭДО;
сохраним переписку с магазином и внутренние документы в отдельном реестре спорных УПД;
устраним причину автоматического формирования УПД на организацию для личных покупок работников.
В комментарии к отказу или запросу уточнения можно указать, что товары организацией не получались, покупка совершена физическим лицом для личных нужд, организация не является фактическим покупателем и просит аннулировать либо исправить ошибочно направленный документ.
Не следует указывать в комментарии лишние персональные данные работника, сведения о составе личной покупки или иные данные, которые не нужны поставщику. Для поставщика достаточно сообщить, что ООО не подтверждает получение товара и не признает себя покупателем по конкретному УПД.
Рассмотрим пример деловой формулировки, которую можно использовать в ЭДО или в письме поставщику.
«Организация не подтверждает получение товаров по УПД № ___ от ___ . Товары не поступали в ООО, не принимались уполномоченным представителем организации и не использовались в деятельности общества. Просим аннулировать либо исправить документ, поскольку организация не является фактическим покупателем по данной операции».
Если известно, что покупка совершена работником за личные средства, можно уточнить причину:
«Покупка совершена физическим лицом для личных нужд с использованием карты магазина, ранее зарегистрированной на организацию. Оплата произведена физическим лицом собственными средствами. Организация не поручала совершение данной покупки, товары не получала и к учету не принимала».
Не будем писать в отказе, что организация «отказывается от товара», если товар фактически не получался. Такая формулировка может создать впечатление, что товар был приобретен ООО, но организация решила вернуть его поставщику. Правильнее указать, что организация не является фактическим покупателем и не подтверждает приемку товара.
Выбор действия зависит от возможностей оператора ЭДО, статуса документа и характера ошибки. В одних системах можно использовать команду Отказать в подписи. В других случаях доступна команда Запросить уточнение, отправка формализованного сообщения, неформализованное письмо или запрос аннулирования.
Рассмотрим общий подход.
Если УПД поступил на подпись покупателю, а организация не получала товар, используем отказ в подписи с указанием причины.
Если УПД содержит неправильные реквизиты покупателя, но поставщик может заменить документ, направим запрос уточнения и попросим сформировать исправленный УПД либо иной документ по правилам поставщика.
Если документ уже подписан обеими сторонами, запросим аннулирование электронного документа и оформим двустороннее соглашение об аннулировании, если такой порядок предусмотрен оператором ЭДО.
Если ошибка касается именно покупателя, не следует автоматически требовать универсальный корректировочный документ. УКД применяется прежде всего при изменении стоимости, количества или иных условий уже состоявшейся поставки. Для исправления ошибки в реквизитах либо для устранения ошибочно оформленной сделки поставщик может использовать иной порядок: исправленный УПД, аннулирование, новый документ или оформление покупки как розничной продажи физическому лицу.
Рассмотрим подробнее. Если магазин фактически продал товары физическому лицу, а УПД по ошибке сформировал на ООО, наиболее логичным результатом будет устранение из электронного документооборота документа, который неверно определяет покупателя. Каким именно способом поставщик оформит исправление, зависит от технической схемы продажи, статуса документа и внутренних правил магазина.
Задача организации состоит не в том, чтобы самостоятельно выбрать документ поставщика, а в том, чтобы своевременно сообщить: ООО не подтверждает приемку, не является фактическим покупателем и не будет отражать УПД в учете.
При работе с электронными документами важно понимать, что УПД может выполнять разные функции. Он может одновременно быть счетом-фактурой и первичным учетным документом либо использоваться только как первичный документ.
Если УПД совмещает функции счета-фактуры и первичного документа, ошибка может затрагивать одновременно бухгалтерский учет, налог на прибыль и НДС. Если УПД используется только как первичный документ, вопрос вычета НДС может не возникать, но проблема с ошибочным указанием организации как покупателя все равно остается.
Поэтому по каждому документу проверим:
статус УПД;
наличие выделенной суммы НДС;
наименование и ИНН покупателя;
дату отгрузки;
наименование товара;
данные об оплате;
наличие подписи продавца;
требуется ли подпись покупателя;
есть ли связь документа с уже созданным поступлением в 1С.
Не будем считать, что любой полученный УПД автоматически дает право на вычет НДС. Для вычета необходимы одновременно несколько условий: организация должна быть фактическим покупателем, товар должен быть принят к учету, приобретение должно быть связано с облагаемой НДС деятельностью, а документ должен быть надлежаще оформлен.
Если товар куплен работником для личных нужд, ни одно из ключевых условий для вычета у организации не выполняется. Следовательно, НДС по такому УПД не принимаем к вычету, даже если поставщик указал ООО в качестве покупателя.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда сотрудник действительно купил товары для нужд ООО, но оплатил их личными средствами. Например, работник приобрел воду для офиса, хозяйственные товары, канцелярию, продукты для проведения рабочего мероприятия или иные ценности, которые затем передал организации.
В этом случае УПД не нужно автоматически отклонять. Сначала подтвердим, что покупка была совершена в интересах организации и что товары фактически поступили в ООО.
Разберем по шагам правильный порядок учета:
получим от работника кассовый чек, УПД, товарный чек при наличии и иные документы по покупке;
оформим авансовый отчет либо иной документ, предусмотренный внутренним порядком расчетов с работниками;
подтвердим передачу товаров в организацию;
определим счет учета товаров, материалов, расходов или основных средств в зависимости от характера приобретения;
возместим работнику подтвержденные расходы;
проверим право на вычет НДС;
подпишем УПД в ЭДО только после проверки состава, количества, цены и реквизитов документов.
В 1С для отражения такой операции может использоваться документ Авансовый отчет. В нем указывают работника, расходы, приобретенные товары, счета учета, ставку НДС и реквизиты подтверждающих документов.
Если товары поступили в организацию и УПД оформлен на ООО корректно, документ может быть основанием для отражения приобретения. Но важно, чтобы в учете было видно движение: сотрудник приобрел товар, передал его организации, организация приняла товар к учету и возместила работнику расходы.
Не следует принимать к вычету НДС только на основании УПД, если товары фактически не поступали в организацию. И наоборот, не следует отклонять документ лишь потому, что работник оплатил покупку личными средствами. Способ оплаты сам по себе не отменяет факт приобретения товаров для нужд ООО.
Отдельно разберем более рискованную ситуацию. Работник мог использовать не просто карту магазина, а корпоративную банковскую карту организации. В этом случае деньги списываются со счета ООО, даже если товары приобретаются для личных нужд сотрудника.
Такую операцию нельзя просто проигнорировать. Организация фактически понесла расход или выдала работнику денежные средства, которые были использованы не по назначению. Необходимо определить, будет ли работник возмещать организации стоимость личной покупки, будет ли операция оформлена как реализация товаров работнику либо организация фактически передаст ему имущество безвозмездно.
Рассмотрим безопасный алгоритм.
зафиксируем списание денежных средств по корпоративной карте;
определим работника, который совершил покупку;
получим объяснительную записку;
установим, были ли товары переданы организации;
если товары остались у работника, признаем задолженность работника перед организацией до момента урегулирования;
оформим возврат денежных средств от работника либо иной юридически обоснованный вариант урегулирования;
отдельно проверим последствия по НДФЛ, страховым взносам, налогу на прибыль и НДС, если организация не требует возмещения.
В бухгалтерском учете расчеты с работником по личной покупке, оплаченной деньгами организации, обычно не следует относить на расходы по счету 26, 44, 20 или иному счету затрат. До момента возврата денег либо документального оформления иной операции сумму разумно учитывать как дебиторскую задолженность работника.
Для учета таких расчетов в рабочем плане счетов часто используют счет 73, например субсчет Расчеты с персоналом по прочим операциям. Конкретный субсчет, например 73.09, зависит от настроек рабочего плана счетов организации.
Если работник возмещает организации стоимость личной покупки, поступление денежных средств отражают как погашение задолженности работника. Если организация удерживает сумму из заработной платы, необходимо учитывать ограничения трудового законодательства и получать необходимые документы, в том числе согласие работника в случаях, когда удержание не является обязательным по закону.
Если организация решает не взыскивать сумму личной покупки, необходимо отдельно оценить последствия. Оплата организацией личных товаров работника может рассматриваться как доход физического лица в натуральной форме. В такой ситуации нужно проанализировать обязанность налогового агента по НДФЛ и вопрос начисления страховых взносов с учетом характера выплаты, трудовых отношений, локальных актов и способа оформления операции.
Расходы организации должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Если работник приобрел товары для себя, организация не использует их для получения дохода, не получает от них экономическую выгоду и не распоряжается ими.
Поэтому личные товары сотрудника нельзя списывать как хозяйственные расходы, представительские расходы, расходы на питание, расходы на содержание офиса или прочие затраты только потому, что УПД оформлен на ООО.
Например, нельзя отражать личные продукты сотрудника как расходы на питание работников без внутреннего документа, локального акта, подтверждения производственной необходимости и правильного налогового оформления. Нельзя списывать личную бытовую технику как расходы на офис, если она не передавалась в офис и не используется организацией. Нельзя отражать личные товары как материалы только для того, чтобы закрыть расхождение по УПД.
Если организация все же признает такие расходы, возможны риски исключения затрат из налоговой базы по налогу на прибыль, отказа в вычете НДС, начисления НДФЛ и страховых взносов, а также претензии к достоверности бухгалтерского учета.
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» электронные документы обычно обрабатывают через раздел ЭДО, рабочее место Текущие дела ЭДО, список входящих электронных документов и связанные документы учета.
Если УПД относится к личной покупке работника, не будем выполнять команду создания поступления. Не создаем на основании УПД документ Поступление (акты, накладные, УПД), не создаем документ Счет-фактура полученный и не отражаем НДС к вычету.
Разберем по шагам действия в 1С:
откроем поступивший электронный документ в рабочем месте ЭДО;
проверим номер, дату, сумму, покупателя, товары и статус документа;
убедимся, что на основании УПД не создано поступление товаров;
если документ требует подписи, используем команду отказа в подписи либо направим запрос уточнения;
укажем в комментарии, что организация не получала товары и не является фактическим покупателем;
сохраним историю электронного обмена;
зарегистрируем документ во внутреннем реестре ошибочных УПД, если такие ситуации повторяются.
Не следует удалять поступивший электронный документ из ЭДО только для того, чтобы он не мешал работе. Электронный документ и переписка по нему могут понадобиться для подтверждения позиции организации при сверке с поставщиком, внутренней проверке или налоговом контроле.
Если УПД уже был загружен в 1С и на его основании ошибочно создан документ поступления, сначала определим, был ли документ проведен. Если документ не проведен, отменим проведение и удалим связь с ошибочным поступлением. Если документ проведен и уже сформировал движения по счетам учета, потребуется сторнировать последствия и привести учет в соответствие с фактическими обстоятельствами.
Для исправления ошибочно отраженной операции могут использоваться отмена проведения документа, документ Сторно документа, корректировка записей книги покупок и иные стандартные механизмы. Выбор способа зависит от периода, в котором была допущена ошибка, факта подачи декларации по НДС и того, были ли суммы включены в бухгалтерскую и налоговую отчетность.
Особое внимание уделим НДС. Если бухгалтер по ошибке зарегистрировал УПД как счет-фактуру полученный, документ может попасть в книгу покупок и уменьшить сумму НДС к уплате.
Разберем порядок проверки:
откроем отчет Книга покупок за соответствующий квартал;
проверим наличие УПД по номеру, дате и сумме;
сопоставим запись с документом Поступление (акты, накладные, УПД);
проверим документ Формирование записей книги покупок, если он используется в организации;
убедимся, что по личной покупке не сформирован вычет НДС;
если вычет отражен ошибочно, исключим его из книги покупок и пересчитаем НДС.
Если декларация по НДС уже представлена и в ней отражен необоснованный вычет, необходимо оценить необходимость представления уточненной декларации. Поскольку неправомерный вычет уменьшает сумму налога к уплате, исправление нельзя откладывать до следующего периода без анализа последствий.
Если УПД не был зарегистрирован в книге покупок и вычет не заявлялся, декларацию по НДС корректировать не требуется только из-за того, что ошибочный документ поступил в ЭДО. Но переписку с поставщиком и отказ в подписи все равно следует сохранить.
При личных покупках работников нередко возникает вопрос: если УПД оформлен на ООО, а кассовый чек выдан физическому лицу, какой документ считать правильным?
Не будем оценивать документы изолированно. Рассмотрим всю цепочку операции: кто предъявил карту магазина, кто выбрал товар, кто оплатил покупку, кто получил товар, кому товар принадлежит и для каких целей он использован.
Если работник оплатил покупку личной картой и забрал товар себе, то экономическим приобретателем является физическое лицо. Наличие УПД на организацию в таком случае говорит о некорректной идентификации покупателя в системе магазина.
Если работник оплатил товар личными деньгами, но передал товар в офис и организация возмещает расходы, приобретателем может быть организация. Тогда УПД на ООО соответствует экономической сути операции, а кассовый чек и авансовый отчет подтверждают способ оплаты и расчеты с работником.
Если товар оплачен корпоративной картой, но сотрудник забрал его себе, нужно урегулировать расчеты между организацией и работником. В такой ситуации документ магазина может быть оформлен на ООО не случайно, поскольку денежные средства действительно принадлежали организации. Но товар не должен оставаться у сотрудника без оформления возврата денег, реализации, передачи или иной законной операции.
Если личные покупки по картам магазина происходят регулярно, рекомендуем создать внутренний реестр спорных электронных документов. Такой реестр поможет не потерять документы, контролировать ответы поставщика и подтверждать, почему конкретные УПД не отражены в учете.
В реестре можно предусмотреть следующие сведения:
номер и дата УПД;
поставщик;
сумма документа;
номер карты магазина;
работник, использовавший карту;
признак личной или корпоративной покупки;
способ оплаты;
результат проверки;
дата отказа в подписи или отправки запроса уточнения;
номер письма или сообщения поставщику;
результат обработки поставщиком;
отметка о том, что в 1С документ не отражен;
сведения об исправленном либо аннулированном документе.
Такой реестр можно вести в программе, в отдельном внутреннем документе, в таблице контроля либо в специализированном регистре. Главное — обеспечить связь между поступившим УПД, объяснением работника и действиями бухгалтерии.
Не следует использовать реестр как замену бухгалтерскому учету. Он нужен только для контроля документов, которые поступили в адрес ООО, но не отражаются в учете из-за отсутствия реального факта хозяйственной жизни.
Если УПД по личным покупкам работников поступают регулярно, одной обработки отдельных документов будет недостаточно. Нужно устранить системную причину. Для этого проведем сверку с магазином и уточним, как именно карты сотрудников привязаны к организации.
В обращении поставщику целесообразно уточнить:
какие карты магазина зарегистрированы на организацию;
на каких работников оформлены карты;
какие покупки по этим картам автоматически формируются в ЭДО;
можно ли отключить направление УПД по отдельным картам;
можно ли перевести карты работников в личный статус;
можно ли оформить отдельные карты для личных покупок без реквизитов ООО;
какой порядок применяется для аннулирования ошибочно направленных УПД;
как исключить личные покупки сотрудников из корпоративного электронного документооборота.
Не следует полагаться на устное объяснение менеджера магазина. Направим официальное письмо через ЭДО, личный кабинет, электронную почту или иной канал, который позволяет сохранить подтверждение обращения.
Если поставщик не может технически исключить личные покупки работников из ЭДО, рассмотрим замену или закрытие корпоративных карт, выдачу карт только уполномоченным работникам, а также запрет на использование карт для личных нужд.
Чтобы исключить повторение проблемы, оформим внутренний порядок использования карт магазина. Не обязательно создавать сложный локальный нормативный акт, но правила должны быть понятны работникам, руководителю, бухгалтерии и ответственным лицам.
Внутренний документ может предусматривать следующие положения:
карты магазина, зарегистрированные на организацию, предназначены только для закупок в интересах ООО;
работникам запрещено использовать корпоративные карты магазина для личных покупок;
закупки для организации совершаются только по заявке, поручению руководителя или утвержденному лимиту;
работник обязан передать товары организации, оформить авансовый отчет и представить подтверждающие документы;
работник обязан сообщить бухгалтерии о случайно оформленном УПД по личной покупке;
работник обязан возместить организации личные расходы, оплаченные корпоративной банковской картой;
карты магазина хранятся у ответственного лица либо выдаются работникам по журналу выдачи;
при увольнении работника карта подлежит возврату, блокировке или переоформлению.
Такие правила помогут подтвердить, что организация не разрешает использовать корпоративные реквизиты для личных покупок и принимает меры для предотвращения ошибочного формирования УПД.
Если работник совершает покупку от имени организации, у него должны быть соответствующие полномочия. Они могут следовать из должностных обязанностей, приказа, доверенности, локального акта, служебного задания или иных внутренних документов.
При работе с ЭДО полномочия особенно важны, потому что УПД подписывается электронной подписью. Лицо, которое подтверждает приемку товаров в электронном документе, действует от имени ООО. Если используется сертификат физического лица, необходимо проверить наличие машиночитаемой доверенности или иного механизма подтверждения полномочий в соответствии с используемой схемой ЭДО.
Не будем предоставлять работникам право бесконтрольно подписывать все входящие УПД. Рекомендуем разграничить полномочия:
работник, который принимает товары фактически;
материально ответственное лицо;
бухгалтер, который проверяет реквизиты и учетные последствия;
сотрудник, который подписывает электронный документ от имени организации;
руководитель, который утверждает спорные или нестандартные операции.
Такой порядок позволит избежать ситуации, когда УПД подписан автоматически или по ошибке, а затем бухгалтерия вынуждена объяснять, почему товары отсутствуют в учете и в организации.
Сотрудник использовал карту магазина, которая была оформлена на ООО несколько лет назад. В выходной день он приобрел продукты и товары для дома на сумму 8 500 рублей. Оплату произвел личной банковской картой. Товары в организацию не передавал.
Магазин сформировал УПД с реквизитами ООО и направил его через ЭДО. Бухгалтер обнаружил документ в разделе Текущие дела ЭДО.
Разберем правильные действия:
бухгалтер не создает документ поступления в 1С;
бухгалтер запрашивает у сотрудника подтверждение, что покупка личная;
сотрудник подтверждает, что оплата произведена собственными средствами, а товары не передавались в офис;
бухгалтер направляет отказ в подписи УПД с указанием, что ООО не является фактическим покупателем;
документ не отражается на счетах 10, 41, 19, 60 и не включается в книгу покупок;
информация фиксируется в реестре спорных УПД;
руководитель принимает решение о запрете личных покупок по корпоративной карте магазина либо о переоформлении карты на работника.
В этом примере никакие бухгалтерские проводки не требуются, поскольку организация не участвовала в реальном приобретении товара.
Работник по поручению руководителя приобрел в магазине воду, одноразовую посуду, бумажные полотенца и хозяйственные товары для офиса. Оплату произвел собственными средствами. Товары передал в офис, а затем представил документы в бухгалтерию.
Магазин направил УПД на ООО. В этом случае сначала проверим состав товаров, сумму, реквизиты покупателя, факт передачи товаров и деловую цель расходов.
Если все документы подтверждены, создадим в 1С документ Авансовый отчет или иной предусмотренный учетной политикой документ. При необходимости отразим поступление товаров на соответствующий счет учета, например на счет 10 для хозяйственных материалов. После утверждения авансового отчета возместим расходы работнику.
Если выполнены условия для вычета НДС, УПД можно зарегистрировать как счет-фактуру полученный. При этом не будем забывать, что право на вычет подтверждается не только наличием УПД, но и фактическим приобретением товаров для деятельности, облагаемой НДС, а также их принятием к учету.
Работник оплатил личные товары корпоративной банковской картой организации. Магазин направил УПД на ООО. Товары в организацию не поступили.
В такой ситуации нельзя списать сумму на общехозяйственные расходы. Сначала отразим факт использования денег организации и установим задолженность работника до момента ее погашения или иного оформления.
В 1С могут использоваться документы, связанные с движением денежных средств по корпоративной карте, например Списание с расчетного счета, а для контроля расчетов с работником — документы и счета, предусмотренные рабочим планом счетов организации. Конкретный порядок зависит от того, как в базе настроен учет корпоративных карт и подотчетных сумм.
Если работник возвращает деньги, отражаем погашение задолженности. Если организация удерживает сумму из заработной платы, оформляем необходимые кадровые и расчетные документы. Если организация прощает долг, дополнительно анализируем НДФЛ, страховые взносы и налоговые последствия передачи работнику личной выгоды.
Иногда бухгалтерия пытается объяснить личные покупки работников представительскими расходами, расходами на питание, расходами на корпоративное мероприятие или затратами на хозяйственные нужды. Такой подход допустим только при наличии реальных оснований и документов.
Например, если товары были приобретены для деловой встречи с контрагентами, нужно подтвердить цель мероприятия, состав участников, дату, расходы и связь с деятельностью организации. Если продукты приобретены для нужд офиса, нужно подтвердить передачу товаров в организацию и их фактическое использование.
Личная покупка сотрудника не становится представительским расходом только потому, что в УПД указан ИНН ООО. Не будем формировать документы задним числом ради оправдания уже совершенной личной покупки. Сначала определим фактическую цель операции, а затем выберем корректное отражение в учете.
Рассмотрим ошибки, которых следует избегать.
Автоматически проводить все УПД из ЭДО. Не каждый документ, поступивший в адрес ООО, подтверждает реальное приобретение организации.
Принимать НДС к вычету без фактического поступления товара. Наличие УПД не заменяет принятие товаров к учету и их использование в облагаемой НДС деятельности.
Списывать личные покупки на хозяйственные расходы. Личные расходы работника не являются расходами организации.
Молчаливо оставлять документы без обработки. Лучше направить отказ, запрос уточнения или официальное сообщение поставщику.
Подписывать УПД только ради очистки списка входящих документов. Подпись может подтверждать приемку товара организацией.
Удалять документы из ЭДО без сохранения истории. Документы и переписка могут понадобиться при сверке и проверке.
Не проверять способ оплаты. Личная покупка за личные средства и личная покупка за счет корпоративной карты требуют разных решений.
Не устанавливать правила использования карт магазина. Без внутренних ограничений ошибочные УПД будут поступать постоянно.
Не проводить сверку с поставщиком. Если реквизиты ООО автоматически подставляются в документы, проблему нужно решать совместно с магазином.
Если сотрудники совершают личные покупки по картам магазина, оформленным на организацию, а УПД поступают через ЭДО на ООО, не отражаем такие документы в бухгалтерском учете только при условии, что организация действительно не приобретала товар, не оплачивала его и не получала его для своей деятельности.
Но не ограничиваемся молчаливым игнорированием. Разберем ситуацию по каждому УПД, получим подтверждение от работника, не подписываем документ от имени ООО, направляем отказ в подписи или запрос уточнения и просим поставщика устранить ошибочно оформленный электронный документ.
Если покупка совершена для нужд организации, оформляем ее в обычном порядке: принимаем товары к учету, оформляем авансовый отчет или поступление, возмещаем расходы работнику и анализируем право на вычет НДС.
Если личная покупка оплачена корпоративными средствами, не списываем ее на расходы организации. Отражаем расчеты с работником, добиваемся возмещения либо оформляем иной юридически и налогово обоснованный вариант передачи стоимости работнику.
Для предотвращения повторных ситуаций проведем сверку с магазином, изменим настройки карт, отключим корпоративный ЭДО для личных карт либо запретим их использование для личных покупок внутренним документом организации.
Информация носит справочный характер