Рассмотрим ситуацию: в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 оформлен документ Передача материалов в эксплуатацию, в нем указаны материалы и их полная стоимость, но после проведения в бухгалтерских проводках или в карточке счета списывается только часть суммы. Количество материалов при этом может списываться полностью, частично либо отражаться корректно, но стоимость оказывается меньше ожидаемой.
Наиболее частая причина — документ поступления материалов проведен позже документа передачи по времени, хотя оба документа имеют одну календарную дату. В 1С учитывается не только день операции, но и точное время документа. Если материалы поступили в 23:59:59, а были переданы в эксплуатацию в 23:58:58, программа на момент списания еще не видит это поступление. Поэтому в стоимость передачи попадет только тот остаток, который числился до времени списания.
Разберем проблему подробно: проверим хронологию документов, остатки по счетам, аналитику номенклатуры, способ оценки запасов, особенности учета спецодежды и инвентаря, а также порядок перепроведения документов.
Сначала определим, какой результат дает программа. От этого зависит дальнейшая проверка. Не будем сразу исправлять сумму вручную: сначала установим причину, иначе можно нарушить учет остатков материалов и расчеты при закрытии месяца.
Если не списывается часть количества, обычно причина связана с отсутствием остатка по конкретному складу, счету учета, номенклатуре, характеристике или серии. Если количество списывается полностью, но сумма меньше ожидаемой, чаще всего нужно проверить время поступления, порядок оценки МПЗ и регламентные операции закрытия месяца.
Если часть стоимости не попадает в расходы, но отражается на другом счете, это может быть нормальной особенностью учета спецодежды, специальной оснастки или инвентаря. В таких случаях стоимость может списываться не единовременно, а постепенно в течение срока эксплуатации.
В 1С дата документа включает не только календарный день, но и время. Поэтому два документа с одинаковой датой могут формировать движения в разной последовательности.
Рассмотрим пример. Организация получила материалы на сумму 15 000 рублей. Документ Поступление (акты, накладные, УПД) был оформлен датой 20 марта, но со временем 23:59:59. В этот же день документ Передача материалов в эксплуатацию был проведен со временем 23:58:58.
Фактически программа видит операции в следующем порядке:
На момент передачи материалов поступления еще нет. Программа может списать только стоимость ранее существующего остатка. Если на складе до начала дня числились материалы на 4 000 рублей, в проводках передачи может оказаться сумма 4 000 рублей вместо ожидаемых 15 000 рублей.
Теперь исправим порядок. Установим для поступления время раньше передачи. Например:
После изменения времени перепроведем документы в правильной последовательности. Сначала проведем поступление, затем при необходимости перемещение между складами, после этого проведем передачу материалов в эксплуатацию.
Важно: одной даты недостаточно. Если поступление и списание происходят в один день, обязательно проверим время документов. Особенно внимательно проанализируем документы, введенные задним числом, загруженные обменом либо созданные разными пользователями.
В некоторых ситуациях документу автоматически присваивается время 00:00:00. Это означает начало календарного дня. Если поступление материалов было оформлено позднее этого времени, передача в эксплуатацию может оказаться раньше прихода по данным учета.
Например, бухгалтер создал документ передачи материалов датой 10 апреля. Время автоматически установилось как 00:00:00. Затем был введен документ поступления за ту же дату со временем 12:00:00. Несмотря на совпадение даты, программа считает, что материалы были переданы до их поступления.
Разберем по шагам, как это влияет на расчет:
В результате может возникнуть впечатление, что программа «списала только часть суммы». На самом деле программа списала стоимость, доступную на момент проведения документа.
Чтобы предотвратить такую ситуацию, рассмотрим настройку автоматической установки времени документов. В зависимости от интерфейса и прав пользователя соответствующий параметр может находиться в разделе администрирования, настройках программы или персональных настройках пользователя.
Не будем полностью полагаться на автоматическое время. При работе с документами прошлых периодов обязательно проверим фактическую хозяйственную последовательность. Автоматическая установка времени удобна при ежедневной работе, но при вводе документов задним числом она не всегда отражает реальный порядок операций.
Для поиска ошибки откроем оба документа: поступление материалов и передачу материалов в эксплуатацию. В зависимости от настроек формы время может отображаться вместе с датой либо быть доступно через изменение даты документа.
Сначала откроем документ Поступление (акты, накладные, УПД). Проверим дату, время, склад, номенклатуру, количество, цену и счет учета материалов.
Затем откроем документ Передача материалов в эксплуатацию. Проверим дату, время, склад, номенклатуру, количество, счет затрат и способ отражения расходов.
Сравним время документов. Поступление должно быть раньше передачи. Если между поступлением и передачей было перемещение со склада на склад, проверим и его время.
Рассмотрим правильную последовательность для одной даты:
Не будем устанавливать одинаковое время всем документам. Если документы имеют одинаковую дату и время, порядок проведения может определяться внутренней последовательностью объектов. Для пользователя такой порядок не всегда очевиден, поэтому безопаснее установить разные значения времени.
Главный отчет для анализа такой ошибки — Карточка счета. Он позволяет увидеть все движения по выбранному счету в хронологическом порядке, включая дату, документ, корреспондирующий счет, сумму и остатки.
Для материалов проверим счет 10 и нужный субсчет. Конкретный субсчет зависит от учетной политики, вида номенклатуры и назначения материалов. Например, материалы могут учитываться на счетах 10.01, 10.06, 10.09, 10.10 либо на других субсчетах счета 10.
Разберем порядок работы с отчетом:
Карточка счета.Рассмотрим пример. В карточке счета могут быть отражены операции:
15 мая 00:00:00 — документ передачи материалов в эксплуатацию — списание на сумму 3 500 рублей.
15 мая 16:40:00 — документ поступления материалов — поступление на сумму 12 000 рублей.
Из такой последовательности видно, что передача была проведена раньше поступления. На момент передачи программа могла использовать только старый остаток на сумму 3 500 рублей.
Если поступление отражено в карточке счета после передачи, исправим время документов, перепроведем их и повторно сформируем отчет.
Не будем проверять только общий остаток по счету 10. Обязательно установим отбор по номенклатуре и складу, потому что материалы могут числиться на другом субсчете, другом складе или по другой аналитике.
После анализа карточки счета откроем документ Передача материалов в эксплуатацию и посмотрим сформированные движения. Обычно для этого используется команда «Дт/Кт», «Показать проводки» или просмотр движений документа.
В проводках проверим следующие показатели:
Не будем делать вывод о неполном списании только по одной проводке. Иногда часть стоимости отражается на счете затрат, а часть остается в учете материалов в эксплуатации. Такая ситуация зависит от настроек учета конкретного вида имущества.
Например, при передаче инвентаря программа может списать стоимость на счет затрат и одновременно отразить количественный учет на забалансовом счете МЦ.04. При передаче спецодежды количественный учет может вестись на счете МЦ.02. Это не означает, что стоимость списана не полностью: забалансовый учет нужен для контроля имущества, находящегося у сотрудника или в подразделении.
Если документы расположены по времени правильно, но программа все равно списывает не всю сумму, проверим, где именно числятся материалы. В 1С остаток формируется не только по номенклатуре, но и по дополнительным аналитическим признакам.
Сопоставим реквизиты поступления и передачи:
Рассмотрим ситуацию со складами. Материалы поступили на склад «Основной». В документе передачи материалов в эксплуатацию указан склад «Склад производства». Если перемещение между складами не оформлено, программа не увидит материалы на складе производства.
Даже если по организации в целом материалы есть, списать их со склада, на котором они не числятся, программа корректно не сможет. В зависимости от настроек контроля отрицательных остатков документ может провести частично, сформировать некорректную стоимость либо отразить отрицательный остаток.
Теперь рассмотрим ситуацию со счетами учета. Материал поступил на счет 10.01, но в передаче указан объект, который должен списываться со счета 10.09. Если настройки номенклатуры, счета учета или вида передаваемого имущества различаются, программа может не найти остаток на нужном субсчете.
Поэтому проверим не только общую сумму по счету 10, но и конкретный субсчет, номенклатуру, склад и организацию.
Для общей проверки сформируем отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Этот отчет поможет увидеть остатки и обороты в разрезе субконто.
Настроим отчет по счету учета материалов и добавим детализацию:
Если отчет показывает наличие остатка по номенклатуре, но передача в эксплуатацию списывает только часть стоимости, расшифруем строку отчета. Проверим, когда этот остаток появился и на каком складе он числится.
Не будем считать, что положительный остаток по номенклатуре автоматически означает возможность списания. Остаток может быть сформирован позднее времени передачи, числиться по другой организации, находиться на другом складе или относиться к другому субсчету.
Если количество списывается полностью, но сумма отличается от ожидаемой, проверим способ оценки материально-производственных запасов. В 1С стоимость выбытия материалов рассчитывается в соответствии с учетной политикой организации.
Наиболее распространенные способы оценки:
При использовании способа ФИФО материалы списываются в последовательности их поступления. Сначала программа использует наиболее ранние партии, затем более поздние.
Рассмотрим пример. На складе числятся две партии одного материала:
В эксплуатацию передается 6 единиц. При способе ФИФО программа сначала спишет 5 единиц по 100 рублей, затем 1 единицу по 150 рублей. Сумма списания составит 650 рублей.
Если ожидалась сумма 900 рублей, исходя из цены последнего поступления, это не обязательно ошибка. Программа могла корректно применить правила ФИФО.
При способе оценки по средней стоимости расчет может уточняться после выполнения регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры в составе закрытия месяца. На момент проведения документа программа определяет стоимость по данным, доступным на этот момент. В конце месяца стоимость списаний может корректироваться до средней стоимости за месяц.
Поэтому разберем проверку по шагам:
Корректировка стоимости номенклатуры.Не будем сравнивать предварительную стоимость документа с окончательной стоимостью списания до завершения закрытия месяца. Особенно это важно при методе оценки по средней стоимости.
Документ Передача материалов в эксплуатацию часто используется не для обычных материалов, а для спецодежды, специальной оснастки, хозяйственного инвентаря, инструментов, малоценных предметов и других объектов, используемых в деятельности организации.
В таких случаях важно разделить две операции:
Эти операции могут происходить одновременно, но не всегда. Все зависит от настроек учета и способа погашения стоимости.
Если установлен способ погашения стоимости при передаче в эксплуатацию, программа должна списать стоимость объекта на счет затрат сразу. Например, стоимость инвентаря может быть отнесена на счет 20, 25, 26 или 44 в зависимости от назначения.
Если установлен линейный способ погашения стоимости или иной вариант постепенного списания, стоимость может погашаться частями в течение срока полезного использования. В таком случае частичное списание не является ошибкой.
Рассмотрим пример. Организация передала комплект спецодежды стоимостью 24 000 рублей. Срок эксплуатации установлен 24 месяца. Если в настройках указан постепенный порядок погашения стоимости, программа может списывать по 1 000 рублей ежемесячно. В день передачи в эксплуатацию в расходах не обязательно появится вся сумма 24 000 рублей.
Разберем, что проверим в карточке номенклатуры и в документе передачи:
Не будем исправлять сумму вручную, если программа списывает стоимость постепенно в соответствии с настройками. Сначала выясним, какой способ учета установлен для конкретной позиции.
Частичное списание может быть связано с отрицательными остатками по материалам. Это происходит, когда расход оформляется раньше поступления, материалы списываются с неправильного склада, документы вводятся задним числом или нарушена последовательность проведения взаимосвязанных документов.
Отрицательные остатки не всегда видны в общей оборотно-сальдовой ведомости. Для точной проверки добавим детализацию по номенклатуре, складу и счету учета.
Рассмотрим порядок проверки:
Оборотно-сальдовую ведомость по счету по счету материалов.Если в течение дня сначала оформлен расход, а затем приход, на определенный момент времени может возникнуть отрицательный остаток. Даже если на конец дня остаток становится положительным, это не означает, что последовательность документов корректна.
Положительный остаток на конец дня не отменяет ошибку в порядке документов внутри дня. Для расчета стоимости списания важно состояние учета на момент проведения документа передачи.
Рассмотрим ситуацию, когда материалы поступили правильно, но были переданы в эксплуатацию с другого склада.
Материалы поступили на склад «Основной» 12 июня в 09:00:00. В 15:00:00 сотрудник оформил передачу в эксплуатацию со склада «Производственный». Документ перемещения со склада «Основной» на склад «Производственный» был создан позднее, в 17:00:00.
На момент передачи в 15:00:00 материалов на производственном складе еще нет. Они числятся на основном складе. Поэтому программа не может корректно списать их со склада производства.
Исправим последовательность:
После исправления времени перепроведем документы именно в такой последовательности. Не ограничимся перепроведением только передачи в эксплуатацию: сначала должны быть пересчитаны движения поступления и перемещения.
После исправления даты, времени, склада или других реквизитов необходимо перепровести документы. Иначе движения в регистрах и проводки могут остаться сформированными по старым данным.
Рассмотрим правильный порядок:
Не будем перепроводить только последний документ, если между поступлением и передачей есть другие операции. Например, материал мог быть перемещен между складами, возвращен от сотрудника, списан на производственные нужды или скорректирован документом Корректировка поступления.
При массовом исправлении данных используем групповое перепроведение осторожно. Сначала определим, какие документы зависят друг от друга. В большой базе перепроведение всего периода может изменить расчет стоимости материалов, взаиморасчеты, себестоимость продукции и данные закрытия месяца.
Если документы поступления или передачи исправлены после закрытия месяца, необходимо повторно выполнить регламентные операции. Особенно это важно, если организация оценивает материалы по средней стоимости.
Рассмотрим ситуацию. Месяц был закрыт, затем бухгалтер изменил время документа поступления материалов. В результате стоимость передачи в эксплуатацию изменилась. Если не выполнить закрытие месяца повторно, в отчетах могут остаться старые расчеты и некорректная стоимость списания.
Разберем порядок действий:
Корректировка стоимости номенклатуры.Не будем делать окончательные выводы по стоимости списания до повторного закрытия месяца, если документы были исправлены в уже закрытом периоде.
Иногда стоимость списания кажется неполной не из-за времени документа, а из-за того, что поступление материалов было скорректировано. Например, поставщик изменил цену, количество, сумму скидки или сумму дополнительных расходов.
В такой ситуации проверим:
Корректировка поступления;Если материалы были переданы в эксплуатацию до корректировки поступления, программа может распределить изменение стоимости между остатком материалов и уже списанной стоимостью. Итоговая сумма может измениться после закрытия месяца.
Не будем ожидать, что стоимость передачи всегда будет равна сумме первоначального поступления. Если были скидки, корректировки, дополнительные расходы на приобретение или изменения цены, итоговая себестоимость материалов может отличаться.
Когда программа списывает не всю сумму, может возникнуть желание создать документ Операция, введенная вручную и добавить недостающую проводку. Например, списать разницу с кредита счета 10 в дебет счета затрат.
Не будем использовать ручную операцию как основной способ исправления. Такая проводка может временно изменить бухгалтерский остаток, но не устранит ошибку в регистрах учета, последовательности документов и расчете стоимости номенклатуры.
Ручная корректировка может привести к следующим последствиям:
Сначала исправим исходные документы. Проверим время, дату, склад, счет учета, номенклатуру, количество, стоимость и последовательность проведения. Ручную операцию используем только в исключительных случаях, когда первичный документ исправить невозможно и есть документально подтвержденное основание для отдельной корректировки.
Если проблема возникает только по отдельным позициям, проверим карточку номенклатуры. Возможно, у конкретного материала установлен другой счет учета, иной вид номенклатуры или особый порядок отражения расходов.
Рассмотрим основные параметры:
Если в документе поступления выбрана одна номенклатурная позиция, а в документе передачи — похожая по названию, но другая позиция, программа не сможет использовать остаток поступления. Например, «Перчатки рабочие размер 9» и «Перчатки рабочие размер 10» могут выглядеть как один вид товара, но в учете это разные элементы справочника Номенклатура.
Не будем проверять только текст наименования. Откроем карточки номенклатуры и убедимся, что в документах используется один и тот же элемент справочника.
Отчет Анализ счета помогает определить, куда именно была отнесена стоимость материалов. Его удобно использовать, если часть суммы не исчезла из учета, а оказалась на другом счете.
Например, по счету 10 можно увидеть корреспонденции с такими счетами:
МЦ.02 и МЦ.04.Если часть стоимости отражена не на ожидаемом счете, расшифруем строку отчета и откроем документ, сформировавший проводку. Возможно, при заполнении документа был выбран неверный способ отражения расходов или другой вид передачи.
Если стандартных отчетов недостаточно, используем Универсальный отчет. Он помогает анализировать данные документов и регистров, в которых программа хранит сведения о движении запасов.
С помощью универсального отчета можно дополнительно проверить:
Не будем использовать универсальный отчет для ручного исправления данных. Его задача — анализировать записи и находить причину. Исправления должны выполняться через первичные документы: поступление, перемещение, передачу в эксплуатацию, списание, возврат или корректировку поступления.
В платформе «1С:Предприятие 8» документы имеют реквизит даты, включающий время. При проведении программа формирует движения в регистрах бухгалтерии и регистрах накопления на определенный момент времени.
Для упорядочивания документов используется понятие МоментВремени. Оно позволяет отличить документы, имеющие одинаковую дату, но разное время. При работе нескольких пользователей также важен механизм оперативной отметки времени, который помогает формировать последовательность документов.
В прикладных решениях используется механизм последовательностей документов. Он нужен для контроля корректного порядка проведения взаимосвязанных операций. Если документ поступления изменен задним числом, документы списания, оформленные позднее, могут потребовать перепроведения.
Поэтому при доработанной конфигурации или при использовании обменов дополнительно проверим:
Если база доработана, разработчику следует проверить процедуру проведения документа, использование объекта МоментВремени, алгоритм получения остатков и порядок записи движений в регистры. В типовой «1С:Бухгалтерии 8» пользователю обычно не требуется изменять программный код: проблему можно устранить корректировкой даты, времени и последовательности документов.
Посмотрим на практический пример. Организация передает в эксплуатацию 20 единиц инструмента на сумму 30 000 рублей. В документе передачи указано полное количество, но проводка сформирована только на 12 000 рублей.
Разберем проверку:
После исправления времени программа сможет использовать поступившую стоимость при расчете списания. Если номенклатура, склад, счет учета и количество совпадают, сумма передачи должна быть пересчитана корректно.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда время документов указано правильно, но стоимость все равно отличается от ожидаемой.
На складе есть две партии инструмента:
В марте в эксплуатацию передается 10 единиц. В учетной политике выбран метод ФИФО.
Программа спишет первую январскую партию по 500 рублей за единицу. Общая стоимость списания составит 5 000 рублей. Пользователь может ожидать списание по стоимости последнего поступления — 8 000 рублей, но такой расчет не соответствует методу ФИФО.
В этой ситуации не будем менять время документов и не будем вводить ручные проводки. Проверим учетную политику, способ оценки запасов и соответствие расчета выбранному методу.
Организация передает в эксплуатацию комплект спецодежды стоимостью 18 000 рублей. В документе передачи указана полная стоимость, но в текущем месяце на расходы относится только 1 500 рублей.
Проверим способ погашения стоимости. Если для спецодежды установлен срок эксплуатации 12 месяцев и предусмотрено равномерное списание, программа может ежемесячно признавать 1 500 рублей расходов.
В данном случае частичное списание является результатом настроенного порядка учета. Ошибкой будет не частичное списание, а попытка дополнительно списать всю стоимость ручной проводкой без изменения учетной политики или параметров передачи.
Чтобы не сталкиваться с частичным списанием стоимости материалов, установим понятный порядок оформления документов.
Если документы вводятся задним числом, установим время вручную так, чтобы оно отражало реальную хозяйственную последовательность. Например, поступления можно оформлять утром, перемещения — в середине дня, передачи в эксплуатацию — после перемещений.
Также проверим настройку автоматического времени документов. Она помогает уменьшить число ситуаций, когда все документы имеют время 00:00:00. Однако при вводе документов прошлых периодов все равно будем контролировать время вручную.
Если в 1С 8.3 при передаче материалов в эксплуатацию списывается только часть суммы, в первую очередь проверим дату и время поступления материалов. Документ поступления должен быть проведен раньше документа передачи в эксплуатацию.
Если поступление оформлено, например, в 23:59:59, а передача — в 23:58:58, программа на момент передачи еще не видит поступившие материалы. Поэтому она списывает только стоимость ранее доступного остатка.
Для поиска причины используем Карточка счета, Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета и при необходимости Универсальный отчет. Проверим номенклатуру, склад, счет учета, организацию, характеристики, серии, порядок перемещения и способ оценки запасов.
Если документы проведены в правильном порядке, но сумма отличается, дополнительно проверим метод оценки МПЗ, закрытие месяца, операцию Корректировка стоимости номенклатуры, а также настройки учета спецодежды, спецоснастки и инвентаря.
Исправлять проблему следует через первичные документы и их последовательность. Установим правильное время, перепроведем документы в логическом порядке, повторно выполним закрытие месяца при необходимости и проверим результат в отчетах.
Информация носит справочный характер