Разберем ситуацию, когда в 1С:Бухгалтерии 8.3 организация выдала учредителю процентный заем проводкой Дебет 73.01 — Кредит 51, а дебетовое сальдо по счету 73.01 автоматически попало в строку 1230 «Дебиторская задолженность» бухгалтерского баланса. При этом бухгалтер ожидает увидеть сумму в строке 1240 «Финансовые вложения (за исключением денежных эквивалентов)».
Сразу определим главный вывод: автоматическое попадание остатка по счету 73.01 в строку 1230 обычно не является ошибкой программы. Типовой алгоритм 1С воспринимает счет 73.01 как счет расчетов с работниками по предоставленным займам и относит дебетовое сальдо к дебиторской задолженности. Чтобы отразить процентный заем как финансовое вложение, необходимо сначала проверить экономическую сущность займа, срок его возврата, статус заемщика и порядок учета, закрепленный в учетной политике.
После проверки можно выбрать одно из нескольких решений: перевести заем на счет 58.03, вручную скорректировать показатели бухгалтерского баланса, настроить доработанный отчет или оставить строку 1230 без изменений, если заем не соответствует критериям финансового вложения.
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для учета расчетов с работниками организации, которые не относятся к оплате труда и подотчетным суммам. Для учета выданных работникам займов в плане счетов используется субсчет 73.01 «Расчеты по предоставленным займам».
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия алгоритм заполнения бухгалтерского баланса ориентируется не только на содержание операции, но и на используемые бухгалтерские счета. Поэтому дебетовое сальдо по счету 73.01 обычно включается в строку 1230 «Дебиторская задолженность».
Автоматический расчет работает по логике типовой модели учета:
Поэтому программа не анализирует автоматически каждый договор займа и не определяет самостоятельно, является ли конкретный заем процентным, беспроцентным, краткосрочным, долгосрочным, выданным учредителю или работнику. Для программы остаток на счете 73.01 прежде всего является дебиторской задолженностью по расчетам с персоналом.
Именно поэтому простое наличие процентов по договору займа не приводит к автоматическому переносу остатка из строки 1230 в строку 1240.
Прежде чем исправлять отчетность, определим, действительно ли заем должен быть отражен как финансовое вложение. Сам факт начисления процентов еще не означает, что любой остаток по счету 73.01 обязательно нужно перенести в строку 1240.
Для признания займа финансовым вложением необходимо, чтобы одновременно выполнялись условия, предусмотренные правилами учета финансовых вложений.
Если договор является беспроцентным и организация не получает экономическую выгоду от передачи денежных средств, такой заем не относится к финансовым вложениям. В этой ситуации отражение дебетового сальдо по счету 73.01 в строке 1230 является правильным.
Если заем процентный, документы оформлены надлежащим образом, а организация ожидает получения процентов, заем может быть признан финансовым вложением. Тогда необходимо определить, в какой именно строке бухгалтерского баланса его следует показать.
Для этого рассмотрим срок возврата займа.
Следовательно, не будем автоматически стремиться перенести любой процентный заем именно в строку 1240. Сначала проверим срок возврата. Возможно, заем является финансовым вложением, но должен находиться не в строке 1240, а в строке 1170.
Теперь рассмотрим важный вопрос: действительно ли заем учтен на правильном бухгалтерском счете. В рассматриваемой ситуации заем выдан учредителю. Но учредитель может быть одновременно работником организации, директором, сторонним физическим лицом или участником, который не состоит с организацией в трудовых отношениях.
Счет 73.01 предназначен прежде всего для расчетов с работниками по предоставленным займам. Поэтому сначала выясним статус заемщика на дату выдачи займа.
Если учредитель является работником организации, например директором или сотрудником по трудовому договору, использование счета 73.01 допустимо. В этом случае проводка Дебет 73.01 — Кредит 51 отражает выдачу займа работнику с расчетного счета.
Если учредитель не является работником организации, использовать счет 73.01 нежелательно. В такой ситуации заем обычно отражают на счете 58.03 «Предоставленные займы», если он отвечает критериям финансового вложения. Если заем не отвечает этим критериям, его учитывают в составе дебиторской задолженности на счете расчетов, предусмотренном учетной политикой организации.
Поэтому разберем две разные ситуации.
Ситуация первая. Учредитель одновременно является работником организации. Процентный заем можно учитывать на счете 73.01, однако типовой баланс 1С отнесет его в строку 1230. Для отражения займа в строке финансовых вложений потребуется ручная корректировка баланса либо изменение учетного подхода.
Ситуация вторая. Учредитель не является работником организации. В этом случае учет займа на счете 73.01 может быть методологически неверным. Если заем процентный и соответствует критериям финансового вложения, целесообразнее учитывать его на счете 58.03. Тогда типовой алгоритм 1С будет формировать показатель финансовых вложений автоматически.
Для понимания причины рассмотрим логику стандартного заполнения бухгалтерского баланса в 1С:Бухгалтерии. При автозаполнении программа анализирует остатки по счетам бухгалтерского учета на отчетную дату.
Строка 1230 «Дебиторская задолженность» обычно формируется из дебетовых сальдо расчетных счетов, включая счета 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75 и 76 в зависимости от используемых субсчетов и настроек учета.
Поэтому дебетовое сальдо счета 73.01 в стандартной логике программы попадает в дебиторскую задолженность.
Строка 1240 «Финансовые вложения (за исключением денежных эквивалентов)» обычно формируется из дебетовых остатков по счету 58 «Финансовые вложения», в том числе по субсчету 58.03 «Предоставленные займы», а также с учетом отдельных депозитов и резерва под обесценение финансовых вложений на счете 59.
Таким образом, программа видит следующую разницу:
Поэтому причина попадания займа в строку 1230 заключается не в ставке процентов и не в применяемой системе налогообложения, а в выбранном бухгалтерском счете и алгоритме заполнения отчетности.
Применение УСН с объектом «Доходы» на этот вопрос не влияет. Организация на УСН ведет бухгалтерский учет и формирует бухгалтерскую отчетность в общем порядке, если не освобождена от обязанности вести бухгалтерский учет по специальным основаниям.
Не будем исправлять бухгалтерский баланс до тех пор, пока не убедимся, что отражение в строке 1230 действительно ошибочно. В ряде случаев программа показывает заем в дебиторской задолженности обоснованно.
Оставим сумму в строке 1230, если выполняется хотя бы одно из следующих условий:
Особенно внимательно проверим беспроцентные займы учредителям и работникам. Даже если такой заем выдан на длительный срок, он не становится финансовым вложением только из-за срока возврата. Основной критерий — способность приносить экономические выгоды.
Если заем беспроцентный, а программа показывает его в строке 1230, исправлять отчетность не нужно.
При процентном займе важно не смешивать тело займа и начисленные проценты. Тело займа представляет собой основную сумму денежных средств, переданную заемщику. Начисленные проценты являются доходом заимодавца и одновременно требованием к заемщику.
На практике тело процентного займа может быть признано финансовым вложением. При этом начисленные, но еще не полученные проценты могут отражаться как дебиторская задолженность.
Например, организация выдала учредителю процентный заем в сумме 500 000 рублей сроком на шесть месяцев. На отчетную дату сумма основного долга составляет 500 000 рублей, а начисленные проценты — 15 000 рублей.
Если основной долг соответствует критериям финансового вложения, его следует отразить в строке 1240. Начисленные проценты, если они учитываются отдельно как требование к заемщику, могут быть отражены в строке 1230.
Поэтому не будем переносить в строку 1240 все сальдо по счету 73.01 без анализа его состава. Сначала разделим сумму на:
Такой анализ позволит избежать ситуации, когда в строку финансовых вложений переносится сумма, которая по экономической сущности является обычной дебиторской задолженностью.
Первое и наиболее устойчивое решение — учитывать процентный заем как финансовое вложение на счете 58.03 «Предоставленные займы». Этот вариант особенно удобен, если заем выдан учредителю, который не является работником организации.
Также этот вариант можно использовать при выдаче процентного займа работнику, если организация закрепит такой подход в учетной политике и обеспечит корректный аналитический учет.
Рассмотрим порядок действий по шагам.
Если заем первоначально отражен проводкой Дебет 73.01 — Кредит 51, а организация решила учитывать его на счете 58.03, исправление не должно приводить к повторному движению по расчетному счету.
Правильная логика исправления заключается в переносе остатка займа между счетами учета. Денежные средства уже были списаны с расчетного счета при первоначальной выдаче займа. Поэтому повторная проводка с кредитом счета 51 приведет к искажению денежных средств и будет неверной.
Для переноса остатка в 1С обычно используют документ Операция, введенная вручную. В документе отражают перенос суммы основного долга с кредита счета 73.01 в дебет счета 58.03.
Перед выполнением такой операции проверим субконто. На счете 73.01 обычно используется аналитика по работникам организации, а на счете 58.03 — аналитика по контрагентам и договорам. Поэтому при переносе нужно корректно заполнить заемщика и договор займа.
Если учредитель не заведён в справочнике Контрагенты, создадим карточку заемщика и оформим договор займа. Не будем переносить остаток без аналитики, поскольку в дальнейшем будет сложно контролировать возврат займа, начисление процентов и сверку данных с договором.
Второй вариант подойдет, если организация считает правильным вести расчеты с работником по займу именно на счете 73.01, но хочет показать процентный заем в составе финансовых вложений в бухгалтерском балансе.
Этот подход используют, когда заем выдан действующему работнику, удержания выполняются из заработной платы, а перенос на счет 58.03 может усложнить учет расчетов с сотрудником.
Рассмотрим этот вариант подробнее.
С точки зрения бухгалтерской отчетности важна не только техническая привязка к счету, но и экономическое содержание актива. Если процентный заем соответствует критериям финансового вложения, его можно раскрыть в балансе как финансовое вложение даже при ведении аналитического учета на счете 73.01.
Однако типовой алгоритм 1С не всегда выполняет такое распределение автоматически. Поэтому потребуется ручная корректировка показателей отчета.
Регламентированные отчеты.Бухгалтерская отчетность за нужный период.Заполнить, чтобы программа сформировала отчет на основании учетных данных.Расшифровать.Проверка.При ручной корректировке важно соблюдать принцип двойного влияния. Если мы переносим сумму из строки 1230 в строку 1240, итоговая сумма оборотных активов не должна меняться. Изменяется только классификация актива внутри раздела II бухгалтерского баланса.
Например, на отчетную дату по счету 73.01 числится процентный заем в сумме 300 000 рублей, который должен быть возвращен через восемь месяцев. Типовой баланс показывает:
Строка 1230 — 300 000 рублей.
Строка 1240 — 0 рублей.
После ручной корректировки необходимо получить:
Строка 1230 — 0 рублей по основной сумме займа.
Строка 1240 — 300 000 рублей.
Если одновременно на счете 73.01 имеются начисленные проценты, например 12 000 рублей, не будем автоматически переносить их в строку 1240. В таком случае строка 1230 может остаться в сумме 12 000 рублей, а строка 1240 будет содержать 300 000 рублей основной суммы займа.
Нужно учитывать, что ручные изменения в отчете обычно сохраняются только в конкретном экземпляре регламентированного отчета. Если после корректировки повторно выполнить команду Заполнить, программа может заново рассчитать показатели и отменить внесенные вручную изменения.
Поэтому будем использовать ручную корректировку только после завершения всех регламентных операций, проверки оборотно-сальдовой ведомости и окончательного заполнения отчетности.
Третий вариант потребуется, если организация регулярно выдает процентные займы работникам, учредителям или другим физическим лицам и не хочет вручную переносить суммы при формировании каждого бухгалтерского баланса.
В такой ситуации можно обратиться к специалисту по 1С для доработки внешнего отчета, расширения конфигурации или правил заполнения регламентированной отчетности.
Однако не будем формулировать задачу программисту слишком упрощенно: «перенести весь счет 73.01 из строки 1230 в строку 1240». Такая доработка может привести к ошибкам, потому что на счете 73.01 могут учитываться разные займы.
Например, на счете 73.01 одновременно могут находиться:
Поэтому при постановке задачи на доработку укажем, что алгоритм должен отбирать только займы, которые соответствуют критериям финансовых вложений.
Техническое задание для программиста должно содержать следующие правила.
Использование расширения конфигурации предпочтительнее, чем изменение типового кода. При обновлении типовой конфигурации 1С изменения, внесенные непосредственно в конфигурацию, могут быть затерты или потребовать повторного объединения. Расширение позволяет снизить риск потери доработки при обновлении программы.
Если в организации используется БИТ.ФИНАНС, отдельно проверим, какой именно отчет формирует баланс. В некоторых случаях баланс формируется стандартным механизмом 1С:Бухгалтерии, а в других случаях используются собственные правила трансляции, управленческие отчеты или дополнительные настройки финансовой подсистемы.
Поэтому до обращения к программисту определим:
Бухгалтерская отчетность;После доработки обязательно проверим отчет на копии базы. Сравним данные бухгалтерского баланса с оборотно-сальдовой ведомостью, карточкой счета 73.01, карточкой счета 58.03 и договорами займа.
Если заем выдан учредителю, который не является работником, и первоначально был отражен на счете 73.01, необходимо рассмотреть не только исправление баланса, но и исправление самой модели учета.
В такой ситуации правильнее исправить документы и проводки, а не ограничиваться ручным переносом суммы в отчетности. Иначе в следующих периодах проблема будет повторяться, а расшифровки к балансу будут противоречить экономическому содержанию операции.
Разберем порядок действий.
Контрагенты и Договоры контрагентов.Такой вариант более трудоемкий, но он обеспечивает корректную модель учета на будущее. После исправления программа будет автоматически включать основной долг в финансовые вложения при использовании счета 58.03.
Предположим, организация выдала учредителю заем в сумме 400 000 рублей. По договору заем выдан под 10 процентов годовых. Срок возврата займа — шесть месяцев. Учредитель не является работником организации.
В этой ситуации заем соответствует признакам финансового вложения:
Поскольку срок возврата составляет менее 12 месяцев после отчетной даты, основную сумму займа следует отразить в строке 1240 бухгалтерского баланса.
Если первоначально заем отражен на счете 73.01, типовая 1С включит его в строку 1230. Для автоматического отражения в строке 1240 целесообразно учитывать основную сумму займа на счете 58.03.
Если на отчетную дату начислены проценты в сумме 8 000 рублей, отдельно проанализируем порядок их учета. Основная сумма займа в размере 400 000 рублей относится к финансовым вложениям. Начисленные проценты в размере 8 000 рублей могут быть отражены как дебиторская задолженность.
Таким образом, в балансе может быть отражено:
Строка 1230 — 8 000 рублей начисленных процентов.
Строка 1240 — 400 000 рублей основной суммы краткосрочного процентного займа.
Теперь рассмотрим другую ситуацию. Учредитель одновременно работает в организации директором по трудовому договору. Ему выдан заем под проценты сроком на девять месяцев. Погашение займа производится путем удержания части суммы из заработной платы.
В этом случае использование счета 73.01 имеет практическое обоснование, поскольку счет предназначен для расчетов с работниками по предоставленным займам.
Однако программа при автоматическом заполнении баланса обычно включит остаток по счету 73.01 в строку 1230.
Далее возможны два подхода.
Первый подход. Оставим учет на счете 73.01 и вручную перенесем сумму основного долга из строки 1230 в строку 1240 в экземпляре бухгалтерского баланса. Такой подход подойдет, если займы работникам выдаются редко, а ручная корректировка не создает значительной нагрузки.
Второй подход. Закрепим в учетной политике, что процентные займы работникам, соответствующие критериям финансовых вложений, учитываются на счете 58.03. Тогда потребуется организовать дополнительный контроль удержаний из заработной платы и взаиморасчетов с работником. Этот вариант лучше применять после предварительной проверки в копии базы.
Не будем переносить остатки между счетами только ради внешнего вида баланса. Сначала оценим, не нарушит ли изменение счета учет удержаний, взаиморасчетов с работником, начисление процентов и контроль погашения займа.
Предположим, организация выдала учредителю беспроцентный заем в сумме 250 000 рублей сроком на восемь месяцев. Учредитель является работником организации. Заем учтен на счете 73.01.
В этой ситуации заем не приносит организации доход в виде процентов. Следовательно, он не отвечает критерию способности приносить экономические выгоды в будущем, необходимому для признания финансовым вложением.
Поэтому отражение займа в строке 1230 «Дебиторская задолженность» является правильным. Переносить его в строку 1240 не нужно, даже если срок возврата составляет менее 12 месяцев.
Если такой заем был отражен на счете 58.03 только потому, что организация хочет увидеть его в строке 1240, необходимо отдельно оценить правильность учета. Не будем использовать счет 58.03 для беспроцентного займа только ради автоматического заполнения формы.
Распространенная ошибка — считать, что любой процентный заем должен быть отражен в строке 1240. На самом деле строка 1240 предназначена для краткосрочных финансовых вложений.
Перед корректировкой отчета обязательно определим срок, оставшийся до возврата займа на отчетную дату.
Например, договор займа заключен на три года. На 31 декабря отчетного года до даты окончательного возврата остается 20 месяцев. В таком случае заем не должен отражаться в строке 1240. Даже если заем процентный и соответствует критериям финансового вложения, он относится к долгосрочным финансовым вложениям и должен быть отражен в строке 1170.
Если договор предусматривает ежемесячные платежи, проанализируем график погашения. В учетной политике желательно закрепить порядок классификации частей долгосрочного займа, срок погашения которых наступает в течение 12 месяцев после отчетной даты.
Не будем ориентироваться только на дату заключения договора. Важен срок, оставшийся до погашения на отчетную дату.
В отдельных редких случаях краткосрочный заем может иметь признаки денежного эквивалента. Например, если денежные средства могут быть быстро возвращены по требованию, а риск изменения стоимости несущественен.
Однако обычный заем учредителю или работнику, даже краткосрочный, как правило, не относится к денежным эквивалентам. Поэтому не будем автоматически включать его в строку денежных средств.
Для большинства процентных займов со сроком погашения до 12 месяцев правильной строкой является строка 1240, а не строка 1250.
Перед внесением изменений выполним последовательную проверку учетных данных. Не будем начинать с ручного редактирования баланса, пока не выясним состав остатка по счету 73.01.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счету 73.01 за отчетный период.Карточка счета по счету 73.01 и проследим все движения по конкретному заемщику.Расшифровать по строке 1230.Анализ счета по счетам 73.01 и 58.03.Такая проверка позволит исключить двойное отражение займа, ошибочное повторное списание денег с расчетного счета и неправильное включение процентов в сумму финансовых вложений.
Если организация разово вручную скорректировала баланс, отдельное изменение учетной политики может не потребоваться. Но если организация регулярно выдает процентные займы и хочет учитывать их на счете 58.03, порядок учета следует закрепить документально.
В учетной политике или отдельном приказе можно указать:
Не будем использовать разные счета для одинаковых операций без объяснения в учетной политике. Например, если один процентный заем работнику отражается на счете 73.01, а другой аналогичный заем — на счете 58.03, в дальнейшем будет сложно объяснить различия в отчетности и обеспечить сопоставимость показателей.
Если организация принимает решение учитывать процентные займы работникам на счете 58.03, необходимо обеспечить, чтобы выбранный порядок применялся последовательно по всем аналогичным операциям.
При подготовке отчетности за современные периоды необходимо учитывать переход на формы бухгалтерской отчетности, основанные на ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность».
В актуальной полной форме баланса сохраняются показатели дебиторской задолженности и финансовых вложений. Поэтому основная логика рассматриваемой проблемы не меняется: необходимо определить, является ли выданный заем дебиторской задолженностью или финансовым вложением, а затем правильно отразить его в соответствующей строке.
При этом интерфейс, состав регламентированных форм и алгоритмы автозаполнения могут различаться в зависимости от релиза 1С:Бухгалтерии. В старых релизах автоматическое распределение займа по срокам могло быть ограничено. В новых релизах могут появляться дополнительные настройки и новые правила заполнения.
Поэтому не будем использовать инструкции по старым версиям программы без проверки текущего релиза. Перед исправлением уточним:
1С:Предприятие;1С:Бухгалтерия предприятия;БИТ.ФИНАНС;Не всегда требуется обращаться к программисту. Если заем разовый, а отчетность уже сформирована, часто достаточно проверить экономическую сущность займа и вручную скорректировать строки бухгалтерского баланса.
Обращение к специалисту по 1С потребуется в следующих случаях:
БИТ.ФИНАНС и баланс формируется нестандартным отчетом;Если проблема касается только одного договора займа и одной отчетной даты, сначала рассмотрим ручную корректировку формы. Если же проблема системная, лучше настроить корректный учет в базе и автоматическое заполнение отчетности.
Для решения проблемы будем действовать последовательно.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету и Карточка счета.Таким образом, дебетовое сальдо по счету 73.01 попадает в строку 1230 не потому, что 1С неправильно считает баланс, а потому, что типовой алгоритм программы относит этот счет к расчетам с персоналом и дебиторской задолженности.
Если заем беспроцентный, строка 1230 является правильной. Если заем процентный и соответствует критериям финансового вложения, необходимо отдельно определить срок его возврата. Краткосрочный процентный заем отражают в строке 1240, долгосрочный — в строке 1170.
Наиболее устойчивый вариант для автоматического заполнения баланса — учитывать процентный заем, соответствующий критериям финансового вложения, на счете 58.03. Если учет на счете 73.01 необходимо сохранить, используем ручную корректировку баланса или доработку алгоритма формирования отчетности.
Информация носит справочный характер