Рассмотрим ситуацию, когда организация приобрела транспортное средство для перепродажи, первоначально учла его как товар на счете 41, а затем решила использовать автомобиль в собственной деятельности. Например, автомобиль поступил в сентябре как товар, а в октябре руководитель решил использовать его для служебных поездок, доставки, перевозки сотрудников или иных производственных и управленческих целей.
В такой ситуации не будем сразу создавать документ Принятие к учету ОС и пытаться принять автомобиль к учету со счета 41. Сначала разберем бухгалтерскую логику операции, затем перенесем стоимость автомобиля со счета учета товаров на счет капитальных вложений и только после этого введем объект в эксплуатацию как основное средство.
Основная последовательность в «1С:Бухгалтерии 8» выглядит так: сначала оформим перевод товара на счет 08 вручную, затем создадим документ Принятие к учету ОС, который перенесет сформированную первоначальную стоимость со счета 08 на счет 01 и зарегистрирует объект в учете основных средств.
Сначала проанализируем причину изменения учета. Пока транспортное средство предназначено для перепродажи, оно является товаром. Поэтому первоначальный учет на счете 41 является правильным, если на дату покупки организация действительно планировала продать автомобиль.
После решения использовать автомобиль в собственной деятельности изменяется назначение актива. Автомобиль перестает быть товаром, предназначенным для реализации, и становится объектом, который организация будет использовать для получения дохода или для управленческих нужд.
Для признания автомобиля основным средством проверим следующие признаки:
Автомобиль имеет материально-вещественную форму.
Автомобиль предназначен для использования в обычной деятельности организации, для производства, оказания услуг, выполнения работ, управленческих целей или иной деятельности, направленной на получение экономических выгод.
Предполагаемый срок использования автомобиля превышает 12 месяцев.
Организация не планирует продать автомобиль в ближайшее время как товар.
Автомобиль способен приносить организации экономические выгоды в будущем.
Стоимость автомобиля превышает лимит стоимости основных средств, установленный учетной политикой для бухгалтерского учета, либо организация приняла решение учитывать его как объект ОС с учетом существенности информации.
Если условия выполняются, переведем автомобиль из товаров в состав капитальных вложений, а затем примем к учету как основное средство.
Не будем использовать счет 01 только потому, что автомобиль дорогой. Главным критерием является не цена, а его назначение и условия использования. Даже дорогостоящий автомобиль останется товаром, если организация продолжает держать его для перепродажи. И наоборот, автомобиль, который изначально был товаром, может стать основным средством после документально подтвержденного решения использовать его в работе организации.
Рассмотрим две разные ситуации, которые внешне могут выглядеть одинаково, но требуют разного подхода.
В первом случае автомобиль действительно покупали для продажи. В сентябре он был отражен как товар, а в октябре руководство изменило планы и решило использовать его в деятельности организации. В такой ситуации речь идет не об исправлении ошибки, а о новом факте хозяйственной жизни — изменении назначения актива. Будем оформлять перевод товара в основное средство текущей датой принятия решения.
Во втором случае автомобиль с самого начала покупали для собственных нужд, но по ошибке отразили его на счете 41 как товар. В такой ситуации первоначальное отражение операции было неверным. Не будем оформлять обычный перевод товара в ОС, не проанализировав существенность ошибки и период ее возникновения. Потребуется исправить ошибку в учете в порядке, установленном учетной политикой и правилами исправления ошибок бухгалтерского учета.
Если первоначальное намерение действительно состояло в перепродаже, не нужно задним числом переделывать документ поступления товара на документ поступления оборудования. Правильнее отразить изменение назначения автомобиля отдельной операцией в том месяце, когда организация приняла решение использовать его как основное средство.
Разберем документы, которыми подтвердим перевод автомобиля из товаров в основные средства. Унифицированная форма приказа о переводе товара в ОС законодательством не установлена, но факт хозяйственной жизни необходимо оформить первичным учетным документом.
Подготовим приказ или распоряжение руководителя. В документе зафиксируем, что автомобиль больше не предназначен для продажи и будет использоваться в деятельности организации. Укажем дату принятия решения, марку автомобиля, VIN-номер, государственный регистрационный номер при его наличии, стоимость, подразделение, материально ответственное лицо и предполагаемое направление использования.
Также составим бухгалтерскую справку. В ней отразим причину перевода, сумму стоимости автомобиля по данным учета товаров, бухгалтерские проводки и дату принятия автомобиля к учету как основного средства.
Дополнительно оформим внутренний акт приема-передачи или акт ввода в эксплуатацию, если такая форма предусмотрена учетной политикой или внутренним документооборотом организации. В программе Принятие к учету ОС можно сформировать печатную форму акта приема-передачи основного средства. Однако не будем считать форму ОС-1 единственно возможным документом. Организация вправе применять самостоятельно разработанную форму первичного документа, если она содержит обязательные реквизиты.
Внутренний комплект документов целесообразно сформировать следующим образом:
Приказ руководителя об изменении назначения автомобиля и переводе его в состав основных средств.
Бухгалтерская справка с расчетом стоимости и бухгалтерскими проводками.
Акт ввода в эксплуатацию или акт приема-передачи основного средства.
Документы, подтверждающие готовность автомобиля к использованию: договор, УПД, накладная, паспорт транспортного средства, документы о комплектации, доставке, регистрации и иных необходимых действиях.
Карточка объекта основных средств или иной внутренний регистр учета ОС.
В приказе не будем ограничиваться формулировкой «перевести товар в ОС». Укажем деловую причину изменения назначения, например использование автомобиля для доставки товаров, служебных поездок сотрудников, перевозки оборудования, работы выездных специалистов или управленческих нужд.
Рассмотрим, какую дату нужно использовать в документах и в программе. Датой перевода товара в капитальные вложения будет дата, когда организация документально приняла решение использовать автомобиль в своей деятельности, а не продавать его.
Датой принятия автомобиля к учету как основного средства будет дата, когда одновременно выполнены условия для признания объекта ОС и автомобиль готов к использованию по назначению.
Не будем автоматически считать датой ввода дату покупки автомобиля. Пока автомобиль числился товаром, он не использовался организацией как средство труда. Поэтому амортизацию по нему не начисляли.
Например, автомобиль был куплен 15 сентября как товар. 10 октября руководитель издал приказ использовать его для служебных поездок. 15 октября автомобиль был подготовлен к эксплуатации, закреплен за материально ответственным лицом и передан в подразделение. В такой ситуации перевод со счета 41 на счет 08 можно оформить 10 октября, а принятие к учету на счете 01 — 15 октября, когда автомобиль стал готов к использованию.
Если решение об использовании и фактический ввод в эксплуатацию произошли в один день, обе операции можно оформить одной датой. Однако даже в этом случае выполним их последовательно: сначала перенесем стоимость на счет 08, затем примем объект к учету на счете 01.
Рассмотрим базовую схему проводок. Автомобиль изначально был отражен как товар на счете 41. После изменения назначения перенесем его стоимость на счет капитальных вложений.
Первой проводкой отразим перевод автомобиля из товаров в капитальные вложения:
Дебет 08.04.1 Кредит 41.01 — переведена стоимость автомобиля из состава товаров в состав капитальных вложений.
В некоторых версиях программы и рабочих планах счетов субсчет 08.04 может иметь другое наименование. Например, в старых версиях он мог называться «Приобретение объектов основных средств», а в актуальных версиях программы может использоваться субсчет 08.04.1 «Приобретение компонентов основных средств». Перед вводом операции проверим наименование и аналитику субсчета в используемой конфигурации.
После того как первоначальная стоимость автомобиля будет собрана на счете 08, оформим принятие объекта к учету:
Дебет 01.01 Кредит 08.04.1 — автомобиль принят к бухгалтерскому учету как основное средство и введен в эксплуатацию.
Далее при начислении амортизации программа будет формировать проводку в зависимости от направления использования автомобиля:
Дебет 20, 23, 25, 26, 44 или другого счета затрат Кредит 02 — начислена амортизация по автомобилю.
Счет затрат определим по месту использования автомобиля. Если автомобиль используется для доставки покупателям, расходы могут относиться на счет 44. Если автомобиль обслуживает производственный участок, амортизация может отражаться на счете 20, 23 или 25. Если автомобиль используется для управленческих нужд, часто применяют счет 26.
Не будем сразу списывать стоимость автомобиля со счета 41 на расходы. Автомобиль, предназначенный для использования более 12 месяцев, должен пройти этап формирования первоначальной стоимости на счете 08 и только затем быть принят к учету как основное средство.
Первоначальной стоимостью автомобиля станет стоимость, по которой он числится на счете 41 на дату перевода, с учетом расходов, которые необходимо включить в стоимость объекта основных средств.
Если автомобиль учитывался как товар на счете 41.01, перенесем на счет 08 его фактическую учетную стоимость. Обычно в нее уже входят цена приобретения и затраты, которые были включены в стоимость товара при поступлении.
После перевода на счет 08 дополнительно проанализируем расходы, которые организация несет для подготовки автомобиля к использованию. Например, такими расходами могут быть доставка, дооборудование, установка дополнительного оборудования, обязательные работы по подготовке к эксплуатации и иные непосредственно связанные расходы.
Не будем включать в первоначальную стоимость все расходы, связанные с автомобилем без анализа их экономического содержания. Расходы должны быть непосредственно связаны с приобретением и подготовкой объекта к использованию по назначению.
Например, расходы на рекламу автомобиля, его хранение как товара, предпродажную подготовку для покупателей, услуги по продаже, маркетинговые расходы и иные расходы периода не нужно автоматически включать в первоначальную стоимость основного средства только потому, что позднее автомобиль решили использовать в деятельности.
Рассмотрим пример. Автомобиль числится на счете 41.01 по стоимости 2 000 000 рублей. После решения использовать его в служебных целях организация установила дополнительное оборудование стоимостью 100 000 рублей, без которого автомобиль не может выполнять поставленные рабочие задачи. В таком случае сформируем стоимость следующим образом:
Перенесем стоимость автомобиля со счета 41.01 на счет 08.04.1 в сумме 2 000 000 рублей.
Отразим стоимость дополнительных работ или оборудования на счете 08.04.1 в сумме 100 000 рублей, если расходы отвечают критериям капитальных вложений.
Примем автомобиль к учету как основное средство по первоначальной стоимости 2 100 000 рублей.
Если организация применяет НДС и входной НДС по автомобилю был принят к вычету при его приобретении как товара для облагаемой НДС деятельности, сам перевод товара в основное средство не является реализацией и не требует выставления счета-фактуры. Не будем восстанавливать НДС только из-за изменения счета учета с 41 на 08 и 01.
При этом отдельно проверим, в какой деятельности будет использоваться автомобиль. Если он будет использоваться в операциях, не облагаемых НДС, в необлагаемой деятельности или для операций, не признаваемых объектом налогообложения, проанализируем правила раздельного учета и возможного восстановления НДС.
Рассмотрим стандартный вариант для конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0. Именно этот вариант соответствует ситуации, когда автомобиль поступил как товар и позднее организация решила использовать его как основное средство.
В программе выполним две отдельные операции:
Переведем автомобиль с учета товаров на счет капитальных вложений с помощью документа Операция.
Примем автомобиль к учету как основное средство с помощью документа Принятие к учету ОС.
Не будем пытаться оформить перевод товара в ОС только документом «Перемещение товаров». Документ перемещения предназначен для движения запасов между складами, подразделениями или материально ответственными лицами, но не для изменения вида актива с товара на основное средство.
Сначала откроем раздел Операции, затем выберем журнал Операции, введенные вручную. Создадим новый документ с видом Операция.
В поле даты укажем дату изменения назначения автомобиля. В содержании операции можно указать формулировку: «Перевод автомобиля из состава товаров в состав капитальных вложений на основании приказа руководителя №___ от ___».
В табличной части создадим бухгалтерскую проводку:
В колонке дебета выберем счет 08.04.1.
В аналитике дебета выберем автомобиль как объект оборудования или соответствующую позицию номенклатуры, используемую для учета капитальных вложений.
В колонке кредита выберем счет 41.01 «Товары на складах».
В аналитике кредита укажем номенклатуру автомобиля и склад, на котором он числился как товар.
Укажем количество, как правило одну единицу.
Укажем сумму по учетной стоимости автомобиля, которая числится на счете 41.01.
Проводка должна выглядеть следующим образом:
Дт 08.04.1 Кт 41.01 — на стоимость автомобиля, учитываемую в составе товаров.
При ведении налогового учета в программе проверим показатели бухгалтерского и налогового учета в ручной операции. Не допускайте ситуации, когда сумма отражена только в бухгалтерском учете, а в налоговом учете отсутствует, если первоначальная стоимость в обоих видах учета должна совпадать.
Также проверим показатели постоянных и временных разниц. Если стоимость автомобиля одинаково переносится в бухгалтерском и налоговом учете, не нужно вручную создавать постоянные или временные разницы в момент переноса со счета 41 на счет 08.
После проведения документа сформируем отчет Карточка счета по счету 41.01. Убедимся, что стоимость и количество автомобиля больше не числятся на счете товаров. Затем сформируем Карточка счета по счету 08.04.1 и проверим, что стоимость автомобиля появилась в составе капитальных вложений.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда автомобиль числится не на счете 41.01, а на счете 41.11 как товар в розничной торговле по продажной стоимости. В таком случае не будем сразу переносить сумму со счета 41.11 на счет 08.
Сначала вернем автомобиль из розницы на основной склад по учетной стоимости. Одновременно скорректируем торговую наценку, если она отражена на счете 42. После этого автомобиль должен быть отражен на счете 41.01 по фактической стоимости приобретения.
Только после возврата автомобиля на счет 41.01 оформим перевод в капитальные вложения проводкой:
Дт 08.04.1 Кт 41.01.
Такой порядок необходим, чтобы первоначальная стоимость основного средства формировалась по фактической стоимости автомобиля, а не по розничной цене с торговой наценкой.
Не будем включать торговую наценку в первоначальную стоимость основного средства. Наценка относится к механизму учета товаров в рознице и не является фактическими затратами организации на приобретение автомобиля.
После переноса стоимости на счет 08 откроем раздел ОС и НМА и выберем документ Принятие к учету ОС. Создадим новый документ.
В документе укажем дату принятия автомобиля к учету. Она должна соответствовать дате ввода в эксплуатацию, то есть дате, когда автомобиль готов к использованию в деятельности организации.
На вкладке или в разделе внеоборотного актива заполним основные реквизиты:
Укажем материально ответственное лицо, которому передается автомобиль.
Укажем местонахождение автомобиля: подразделение, гараж, склад, офис, производственный участок или иной объект использования.
В поле события ОС оставим или выберем событие «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию».
В поле вида операции выберем Оборудование.
В поле способа поступления выберем Иное, поскольку автомобиль не поступает от поставщика напрямую на счет 08 документом поступления оборудования, а переводится из товаров.
В поле оборудования выберем номенклатуру автомобиля, по которой ранее сформировали остаток на счете 08.04.1.
В поле склада укажем место, где автомобиль числится до ввода в эксплуатацию, если программа запрашивает этот реквизит.
В поле счета внеоборотного актива укажем счет 08.04.1.
Не будем выбирать в качестве оборудования случайную номенклатуру с похожим названием. Номенклатура в документе Принятие к учету ОС должна совпадать с аналитикой, по которой стоимость была перенесена на счет 08. Иначе программа не сможет корректно списать капитальные вложения при принятии автомобиля на счет 01.
На вкладке Основные средства добавим новую строку и создадим карточку объекта ОС. Не будем путать справочник номенклатуры и справочник основных средств.
Номенклатура используется для учета автомобиля на счетах 41 и 08. Карточка основного средства используется после принятия объекта на счет 01 и содержит данные, необходимые для амортизации, инвентарного учета и отчетности.
В карточке основного средства укажем:
Краткое и полное наименование автомобиля.
Марку, модель, модификацию и иные идентифицирующие характеристики.
VIN-номер.
Государственный регистрационный номер, если он уже присвоен.
Группу учета основных средств.
Код ОКОФ.
Амортизационную группу для налогового учета.
Инвентарный номер, если он формируется вручную в используемой учетной системе.
Место эксплуатации и материально ответственное лицо.
Код ОКОФ и амортизационную группу определим не только по общему названию «автомобиль». Для легковых автомобилей, грузового транспорта, специализированных транспортных средств, автобусов и иных видов техники могут применяться разные коды и сроки полезного использования.
Проверим техническую документацию автомобиля, его назначение, тип двигателя, категорию транспортного средства и действующую Классификацию основных средств. Не будем устанавливать амортизационную группу только по аналогичному автомобилю, который уже числится в учете, если его технические характеристики отличаются.
На вкладке Бухгалтерский учет укажем параметры учета автомобиля по правилам бухгалтерского учета и учетной политике организации.
Обычно заполним следующие реквизиты:
Счет учета — как правило, 01.01 или другой субсчет учета основных средств, предусмотренный рабочим планом счетов.
Порядок учета — начисление амортизации, если автомобиль признается основным средством в бухгалтерском учете.
Счет начисления амортизации — 02.01 или иной используемый субсчет.
Способ начисления амортизации — в соответствии с учетной политикой.
Способ отражения расходов по амортизации — например, на счет 20, 23, 25, 26 или 44.
Срок полезного использования в бухгалтерском учете.
Ликвидационную стоимость, если ее определение предусмотрено настройками программы и учетной политикой.
При определении срока полезного использования в бухгалтерском учете не будем автоматически копировать срок из налоговой амортизационной группы. В бухгалтерском учете срок полезного использования определяют исходя из ожидаемого периода использования автомобиля, ожидаемого физического износа, технических ограничений, планов ремонта, условий эксплуатации и других факторов.
При этом организация вправе установить в учетной политике порядок, при котором срок полезного использования в бухгалтерском учете определяется с учетом налоговой классификации. Это удобно для сближения бухгалтерского и налогового учета, но не отменяет необходимость оценить реальный срок использования автомобиля.
Также проверим лимит стоимости основных средств, установленный в учетной политике. В бухгалтерском учете лимит стоимости не является фиксированным на уровне 100 000 рублей. Организация устанавливает его самостоятельно с учетом существенности информации о малоценных активах.
Если стоимость автомобиля ниже установленного бухгалтерского лимита, не будем автоматически принимать его на счет 01. Возможно, автомобиль потребуется отразить как малоценный актив с единовременным признанием расходов и организацией контроля за его наличием и движением.
На вкладке Налоговый учет укажем порядок учета автомобиля для налога на прибыль. Здесь отдельно проверим, относится ли автомобиль к амортизируемому имуществу.
Для налогового учета автомобиль признается амортизируемым имуществом, если одновременно выполняются условия:
Автомобиль принадлежит организации на праве собственности или ином предусмотренном законом праве.
Автомобиль используется для извлечения дохода.
Срок полезного использования превышает 12 месяцев.
Первоначальная стоимость автомобиля превышает 100 000 рублей.
Если автомобиль соответствует этим условиям, выберем порядок включения стоимости в расходы через начисление амортизации. Укажем срок полезного использования в соответствии с амортизационной группой, определенной по классификации основных средств.
Если стоимость автомобиля для налогового учета не превышает 100 000 рублей, не будем начислять налоговую амортизацию. В таком случае стоимость может быть включена в расходы в момент принятия автомобиля к учету в порядке, предусмотренном налоговым учетом и настройками программы.
В документе Принятие к учету ОС для такого объекта в зависимости от версии программы можно выбрать порядок включения стоимости в расходы при принятии к учету. Этот вариант не означает, что автомобиль перестает быть объектом контроля. Он означает, что в налоговом учете его стоимость не погашается через амортизацию.
Не будем смешивать бухгалтерский и налоговый лимиты. Возможна ситуация, когда автомобиль признается основным средством в бухгалтерском учете, но его стоимость единовременно списывается в налоговом учете. В этом случае возникнут временные разницы, которые программа должна отражать корректно.
После проведения документа Принятие к учету ОС автомобиль будет числиться на счете 01. Далее амортизация будет начисляться регламентной операцией при закрытии месяца.
В бухгалтерском учете амортизация по общему правилу может начисляться с даты признания автомобиля основным средством. Однако организация вправе закрепить в учетной политике вариант начисления амортизации с первого числа месяца, следующего за месяцем признания объекта ОС.
В налоговом учете амортизация начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем ввода автомобиля в эксплуатацию.
Например, автомобиль принят к учету 15 октября. В налоговом учете амортизация начнется с 1 ноября. В бухгалтерском учете порядок будет зависеть от учетной политики: либо с даты признания в октябре, либо с 1 ноября.
Для начисления амортизации выполним закрытие месяца. Откроем обработку Закрытие месяца и проверим выполнение регламентной операции Амортизация и износ основных средств.
После закрытия месяца сформируем отчет Справка-расчет амортизации и проверим:
Первоначальную стоимость автомобиля.
Срок полезного использования.
Ликвидационную стоимость, если она применяется.
Сумму амортизации за месяц.
Счет учета амортизации.
Счет затрат, на который отнесена амортизация.
Разницы между бухгалтерским и налоговым учетом, если они возникают.
Если организация применяет общую систему налогообложения, отдельно рассмотрим возможность применения амортизационной премии. Она позволяет единовременно учесть часть первоначальной стоимости основного средства в расходах по налогу на прибыль при вводе объекта в эксплуатацию.
Не будем устанавливать амортизационную премию в документе Принятие к учету ОС автоматически. Сначала проверим, предусмотрено ли ее применение учетной политикой для целей налогообложения и соответствует ли автомобиль условиям применения премии.
Если учетная политика не предусматривает амортизационную премию, не включаем соответствующую настройку в документе. Если право на премию закреплено, определим размер премии с учетом амортизационной группы автомобиля и ограничений налогового законодательства.
Также проанализируем планы дальнейшего использования автомобиля. Амортизационная премия может иметь последствия при реализации объекта до истечения установленного срока после ввода в эксплуатацию.
Рассмотрим пример. Организация приобрела автомобиль за 1 800 000 рублей без НДС и первоначально планировала продать его. В сентябре автомобиль был отражен как товар:
Дт 41.01 Кт 60 — 1 800 000 рублей.
В октябре руководитель принял решение использовать автомобиль для доставки товаров покупателям. На дату принятия решения автомобиль числится на счете 41.01 по стоимости 1 800 000 рублей.
Сначала создадим ручную операцию в разделе Операции, введенные вручную:
Дт 08.04.1 Кт 41.01 — 1 800 000 рублей.
Затем создадим документ Принятие к учету ОС. В документе укажем вид операции Оборудование, способ поступления Иное, счет внеоборотного актива 08.04.1 и счет учета основного средства 01.01.
После проведения документа программа сформирует проводку:
Дт 01.01 Кт 08.04.1 — 1 800 000 рублей.
Если автомобиль введен в эксплуатацию 20 октября, амортизация в налоговом учете начнет начисляться с 1 ноября. В бухгалтерском учете дату начала амортизации определим по учетной политике.
После оформления операции не ограничимся проверкой проводок в самом документе. Сформируем стандартные отчеты и убедимся, что автомобиль отражен корректно на каждом этапе.
Рекомендуем проверить следующие отчеты:
Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 41, 08, 01 и 02.
Карточка счета 41.01 — автомобиль должен быть списан из состава товаров.
Карточка счета 08.04.1 — после принятия к учету на конец операции остаток по автомобилю не должен оставаться, если дополнительных затрат нет.
Карточка счета 01.01 — автомобиль должен быть отражен по первоначальной стоимости.
Ведомость амортизации ОС — автомобиль должен появиться после проведения документа принятия к учету.
Справка-расчет амортизации — необходимо проверить сумму амортизации после закрытия месяца.
Отчет по постоянным и временным разницам — если бухгалтерский и налоговый порядок списания стоимости различаются.
Если после проведения документа Принятие к учету ОС остаток продолжает числиться на счете 08.04.1, проверим аналитику. Наиболее частая причина — в ручной операции на счете 08 указана одна номенклатура, а в документе принятия к учету выбрана другая.
Если автомобиль продолжает числиться на счете 41.01 после перевода, проверим количество и сумму в ручной операции, выбранный склад, номенклатуру, партию при ее использовании и дату проведения документа.
Рассмотрим распространенную ошибку. Иногда бухгалтер пытается сразу сформировать проводку:
Дт 01 Кт 41.
Не будем использовать такой вариант в стандартной схеме учета. Счет 08 нужен для формирования первоначальной стоимости основного средства. Через него отражаются капитальные вложения, дополнительные расходы на доведение объекта до состояния, пригодного для использования, а также данные, необходимые для корректного принятия к учету в программе.
При прямой проводке со счета 41 на счет 01 можно потерять контроль над формированием первоначальной стоимости, не заполнить регистры учета основных средств в 1С и столкнуться с ошибками при начислении амортизации.
Поэтому используем последовательность:
Дт 08.04.1 Кт 41.01 — изменение вида актива с товара на капитальные вложения.
Дт 01.01 Кт 08.04.1 — принятие автомобиля к учету как основного средства.
Не будем перепроводить первоначальный документ поступления товара как поступление оборудования, если на дату покупки автомобиль действительно предназначался для продажи. Такой подход исказит хронологию фактов хозяйственной жизни и может привести к ошибкам в учете товаров, НДС, себестоимости, отчетности и управленческих данных.
Документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции поступления оборудования применим тогда, когда организация изначально приобретает объект для использования как основное средство.
Если же автомобиль сначала был товаром, а затем изменил назначение, используем отдельную операцию перевода со счета 41 на счет 08 и последующее принятие к учету ОС.
Рассмотрим отдельный вариант. Если стоимость автомобиля ниже лимита, установленного учетной политикой для бухгалтерского учета, организация может не признавать его объектом основных средств в бухгалтерском учете.
В таком случае затраты на приобретение малоценного актива могут быть признаны расходами периода с обеспечением контроля за наличием и движением автомобиля. Однако для транспортного средства такой вариант встречается редко, поскольку стоимость автомобиля обычно превышает установленный лимит.
В налоговом учете отдельно проверим лимит 100 000 рублей. Если первоначальная стоимость автомобиля не превышает этот лимит, стоимость не погашается через налоговую амортизацию. Ее можно учесть в расходах в порядке, предусмотренном налоговым учетом.
Не будем делать вывод о порядке учета только на основании стоимости автомобиля. Сначала сравним стоимость с бухгалтерским лимитом из учетной политики, затем отдельно проверим правила налогового учета.
Автомобиль требует более детального заполнения карточки основного средства, чем обычное оборудование. При создании объекта ОС укажем идентификационные и технические данные, которые позволят отличить автомобиль от других транспортных средств.
Проверим наличие следующих сведений:
Марка и модель автомобиля.
VIN-номер.
Год выпуска.
Категория транспортного средства.
Мощность двигателя.
Государственный регистрационный номер.
Номер паспорта транспортного средства или электронного паспорта.
Место эксплуатации.
Материально ответственное лицо.
Амортизационная группа и срок полезного использования.
Если автомобиль будет использоваться в деятельности, связанной с перевозками, доставкой, командировками или эксплуатацией служебного транспорта, организуем отдельный контроль расходов на ГСМ, ремонт, страхование, техническое обслуживание и путевые листы. Эти операции не входят в сам перевод товара в ОС, но будут связаны с последующим использованием автомобиля.
Сам перевод автомобиля из товара в основное средство не образует выручку, не является реализацией и не требует начисления НДС. Организация не продает автомобиль другому лицу, а меняет его назначение внутри собственного учета.
Для налога на прибыль не будем списывать стоимость автомобиля как себестоимость реализованного товара. После изменения назначения стоимость автомобиля будет учитываться как первоначальная стоимость основного средства и будет погашаться через амортизацию, если объект признается амортизируемым имуществом.
Если автомобиль был отражен как товар, но не продан, расходы на его приобретение не были учтены в составе расходов на реализацию. Поэтому при переводе на счет 08 организация не создает повторный расход. Она меняет способ последующего погашения стоимости актива.
Если бухгалтерский и налоговый учет первоначальной стоимости совпадают, ручную операцию перевода обычно отражаем одинаково в обоих видах учета. Если первоначальная стоимость различается, например из-за разных правил учета отдельных расходов, сформируем отдельный расчет и корректно заполним суммы бухгалтерского и налогового учета в программе.
Рассмотрим ошибки, которые чаще всего возникают при отражении такой операции.
Автомобиль сразу переносят со счета 41 на счет 01. Не будем пропускать счет 08. Сначала сформируем капитальные вложения, затем примем автомобиль к учету как ОС.
Используют документ перемещения товаров. Не будем применять его для изменения назначения актива. Он не переводит товар в основное средство.
Не оформляют приказ руководителя. Не будем оставлять изменение назначения автомобиля без документального подтверждения. Приказ позволит обосновать дату перевода и деловую цель использования автомобиля.
Не создают карточку основного средства. Не будем ограничиваться номенклатурой. Для счета 01 необходим отдельный объект справочника основных средств.
В документе принятия к учету выбирают другую номенклатуру, чем в проводке Дт 08 Кт 41. Проверим совпадение аналитики, иначе стоимость может не списаться со счета 08.
В первоначальную стоимость включают торговую наценку. Не будем переносить на счет 08 продажную стоимость товара из розницы. Сначала вернем товар на склад и восстановим фактическую стоимость.
Не проверяют лимит стоимости ОС в учетной политике. Разделим бухгалтерский и налоговый учет малоценных активов.
Начисляют амортизацию с даты покупки. Не будем начислять амортизацию за период, когда автомобиль числился товаром и предназначался для продажи.
Не выполняют закрытие месяца после принятия автомобиля к учету. Проверим регламентную операцию Амортизация и износ основных средств.
Не проверяют счета затрат для амортизации. Укажем способ отражения расходов так, чтобы амортизация относилась на правильное направление деятельности.
Для отражения перевода автомобиля из товаров в основные средства в «1С:Бухгалтерии 8» выполним следующий порядок действий:
Проверим, что автомобиль первоначально действительно приобретался для перепродажи и был правомерно отражен как товар.
Примем решение использовать автомобиль в деятельности организации.
Оформим приказ руководителя об изменении назначения автомобиля.
Составим бухгалтерскую справку с описанием операции и расчетом стоимости.
Определим дату перевода в капитальные вложения и дату ввода автомобиля в эксплуатацию.
Создадим документ Операция в журнале Операции, введенные вручную.
Отразим проводку Дт 08.04.1 Кт 41.01 на учетную стоимость автомобиля.
Проверим остатки по счетам 41.01 и 08.04.1 с помощью отчета Карточка счета.
Создадим документ Принятие к учету ОС.
Выберем вид операции Оборудование и способ поступления Иное.
Укажем автомобиль, ранее отраженный на счете 08.04.1.
Создадим или выберем карточку основного средства.
Заполним бухгалтерский учет: счет 01, срок полезного использования, способ амортизации, счет затрат и ликвидационную стоимость при необходимости.
Заполним налоговый учет: амортизационную группу, срок полезного использования, порядок признания расходов и амортизационную премию при ее применении.
Проведем документ и проверим проводку Дт 01.01 Кт 08.04.1.
Выполним Закрытие месяца и проверим начисление амортизации.
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость, Ведомость амортизации ОС и Справка-расчет амортизации.
Если транспортное средство сначала было куплено как товар, а затем организация решила использовать его для собственных нужд, не будем оформлять поступление автомобиля заново. Отразим изменение назначения актива отдельными документами.
Сначала оформим ручную операцию в разделе Операции, введенные вручную с проводкой Дт 08.04.1 Кт 41.01. Затем создадим документ Принятие к учету ОС, выберем вид операции Оборудование, способ поступления Иное и примем автомобиль к учету проводкой Дт 01.01 Кт 08.04.1.
Перед проведением документов обязательно зафиксируем решение руководителя, определим первоначальную стоимость, проверим срок полезного использования, амортизационную группу, бухгалтерский лимит стоимости ОС и порядок учета автомобиля в налоговом учете.
Информация носит справочный характер