Разберем ситуацию: организация на ОСНО снимает наличную иностранную валюту со своего валютного счета в банке и выдает эти деньги сотруднику для командировки в Германию. Возникает вопрос, нужно ли при выдаче валюты сформировать кассовый чек на онлайн-кассе с признаком расчета «расход».
Нет, при выдаче сотруднику наличной валюты под отчет на командировочные расходы чек ККТ не пробиваем. Не требуется чек и при возврате сотрудником неиспользованной части ранее выданного валютного аванса. Такие операции не считаются расчетами для целей применения онлайн-кассы, поскольку организация не реализует сотруднику товары, работы или услуги и не приобретает у него товары, работы или услуги.
Рассмотрим подробнее, почему выдача валютных командировочных не относится к кассовым расчетам по Закону № 54-ФЗ, как правильно оформить операцию, какие документы подготовить и на что обратить внимание при учете валюты и суточных.
Для применения онлайн-кассы имеет значение не сам факт передачи наличных денег, а экономическое содержание операции. Закон № 54-ФЗ связывает обязанность применять ККТ с осуществлением расчетов за реализуемые товары, выполненные работы или оказанные услуги.
Когда организация выдает сотруднику деньги на командировку, она не продает сотруднику валюту, не оказывает ему платную услугу и не получает от него оплату. Сотрудник получает денежный аванс, который должен использовать для выполнения служебного задания и затем отчитаться за расходование средств.
Следовательно, выдача денег под отчет представляет собой внутреннюю расчетную операцию между работодателем и работником. Она не является расчетом с покупателем, клиентом, заказчиком, поставщиком или исполнителем в смысле законодательства о ККТ.
Эта позиция подтверждалась разъяснениями налоговых органов. В частности, в Письме УФНС России по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@ указано, что выдача наличных денежных средств из кассы под отчет по существу не является расчетом по Закону № 54-ФЗ. Поэтому применять контрольно-кассовую технику не требуется.
ФНС России также разъясняла, что выдача денежных средств под отчет сотруднику и возврат сотрудником неизрасходованных подотчетных сумм не имеют природы расчета в понимании Закона № 54-ФЗ. Рассмотрим это правило применительно к валютной командировке.
На каждом из этапов, связанных именно с выдачей и возвратом подотчетных сумм, кассовый чек не формируем. Для оформления операций используем банковские, кассовые и бухгалтерские документы, но не документы ККТ.
В рассматриваемой ситуации часто смешивают три самостоятельные операции: снятие валюты со счета в банке, выдачу валюты сотруднику и оплату сотрудником расходов в командировке. Чтобы не допустить ошибку, рассмотрим каждую из них отдельно.
Первая операция — получение валюты в банке. Организация получает наличные доллары США, евро или иную иностранную валюту со своего валютного счета. Это движение собственных денежных средств организации между банковским счетом и кассой. Организация не получает выручку и не производит расчет с покупателем.
Вторая операция — выдача валюты сотруднику под отчет. Работодатель передает работнику денежный аванс для выполнения служебного задания в загранкомандировке. Здесь также нет реализации товаров, работ или услуг. Поэтому чек ККТ не формируем.
Третья операция — оплата расходов сотрудником. Уже в командировке сотрудник может оплачивать гостиницу, проезд, такси, питание в пределах предусмотренных расходов, регистрацию на мероприятие, услуги связи и другие служебные расходы. В такой момент сотрудник рассчитывается с конкретным продавцом или исполнителем. Документ о расчете обычно формирует продавец, а не работодатель.
Например, при оплате проживания в немецком отеле сотрудник получает подтверждающий документ от отеля по правилам страны, в которой оказана услуга. Российская организация не должна печатать на своей онлайн-кассе чек с признаком «расход» только потому, что сотрудник оплатил проживание ранее выданной валютой.
Таким образом, не будем подменять кассовые документы бухгалтерскими документами. Расходный кассовый ордер, банковская выписка, авансовый отчет и первичные документы по командировке оформляют передачу и использование денежных средств. Кассовый чек ККТ предназначен для фиксации расчетов за товары, работы и услуги, а не для внутренней выдачи аванса работнику.
Снятие наличной валюты с валютного счета организации в банке не требует от организации формирования чека онлайн-кассы. Организация распоряжается своими собственными денежными средствами, размещенными на банковском счете.
Банк оформляет операцию своими банковскими документами. Организация, в свою очередь, отражает движение денежных средств в бухгалтерском учете на основании банковской выписки, кассового документа, расходного ордера банка, заявления на выдачу наличной валюты и иных документов, предусмотренных банковским обслуживанием.
Не будем формировать чек ККТ с признаком «расход» на сумму снятия валюты. Такой чек был бы неверным по существу, поскольку банк не является покупателем товаров, работ или услуг организации, а организация не производит выплату за приобретение товаров, работ или услуг.
Также не будем формировать чек с признаком «приход». Получение собственных денег из банка не является выручкой организации. Валюта меняет место хранения: ранее она учитывалась на валютном банковском счете, затем может учитываться в валютной кассе организации.
Рассмотрим типовую бухгалтерскую логику. При получении иностранной валюты с валютного счета в кассу организации в учете обычно отражается перемещение денежных средств между счетами учета валюты. В рабочем плане счетов могут использоваться субсчета, аналогичные 52 для валютного счета и 50.21 для валютной кассы. Конкретные счета и субсчета проверим по рабочему плану счетов организации и настройкам программы.
Важно понимать, что сама проводка и кассовый документ не заменяют чек ККТ и не требуют его создания. В учете должны быть первичные документы, подтверждающие движение валюты, но фискальный документ по онлайн-кассе здесь не нужен.
При выдаче сотруднику наличной иностранной валюты под отчет чек ККТ не пробиваем. Не имеет значения, что сотрудник получает деньги именно наличными, а не на банковскую карту. Не имеет значения и то, что деньги выражены в долларах США, евро или другой иностранной валюте.
Ключевое значение имеет назначение выплаты. Деньги выдаются работнику как подотчетная сумма для исполнения трудовых обязанностей. Работник не становится покупателем валюты у работодателя. Он не получает доход от реализации ему товара или услуги. Он получает аванс, за который должен отчитаться.
Поэтому не будем использовать на кассе следующие ошибочные варианты:
Если сформировать такой чек ошибочно, в фискальных данных появится операция, которой фактически не было. Это может исказить данные о расчетах, отраженные через оператора фискальных данных, и вызвать лишние вопросы при сверке кассы, бухгалтерских документов и налогового учета.
Рассмотрим правильный подход: выдачу наличных оформляем кассовым документом, а не чеком ККТ. В зависимости от принятого документооборота используем расходный кассовый ордер, документ выдачи наличных, приказ руководителя, заявление сотрудника или иной документ-основание, предусмотренный внутренними правилами организации.
У некоторых бухгалтеров возникает вопрос: раз деньги выдаются из кассы, может быть, нужно использовать кассовый чек с признаком расчета «расход»? Разберем, почему такой подход неверен.
Признак расчета «расход» используется не для любой выдачи наличных денег. Он применяется в случаях, когда организация выплачивает деньги в рамках расчета за товары, работы или услуги. Например, организация может приобретать товар у физического лица для дальнейшей перепродажи или выплачивать деньги гражданину за имущество, если такая операция относится к расчетам по Закону № 54-ФЗ.
Выдача подотчетного аванса имеет другой экономический смысл. Организация не получает от сотрудника товар, работу или услугу в момент выдачи денег. Сотрудник лишь получает средства, которые впоследствии обязан израсходовать по заданному назначению или вернуть работодателю.
Поэтому не будем ориентироваться только на направление движения денег. Для ККТ важно не то, что деньги выбывают из кассы, а то, является ли операция расчетом за реализацию или приобретение товаров, работ, услуг.
Рассмотрим два примера.
В первом примере организация выдает сотруднику 3 000 долларов США на расходы по загранкомандировке. Сотрудник получает деньги под отчет. Чек ККТ не формируем.
Во втором примере организация покупает у физического лица оборудование для дальнейшего использования в деятельности. Если операция квалифицируется как расчет за товар и организация выплачивает деньги продавцу-физическому лицу, необходимо отдельно анализировать правила применения ККТ. Здесь может потребоваться чек с признаком «расход».
Сотрудник, которому выдали командировочные, не является продавцом имущества или исполнителем услуги. Поэтому второй пример не применяем к выдаче валютного аванса на командировку.
Выдача иностранной валюты сотруднику для расходов в служебной командировке за пределами России допускается валютным законодательством. Операции, связанные с оплатой или возмещением расходов физического лица по зарубежной командировке, относятся к предусмотренным законом исключениям из общего запрета валютных операций между резидентами.
Для командировки за границу работодатель может выдать сотруднику аванс в иностранной валюте, возместить расходы в иностранной валюте либо принять от сотрудника возврат неиспользованной валюты. Эти вопросы регулируются законодательством о валютном регулировании и валютном контроле, а не законодательством о ККТ.
Поэтому разделим два вопроса:
На первый вопрос ответ зависит от валютного законодательства, банковских правил, внутренних документов работодателя и действующих ограничений на выдачу наличной валюты. На второй вопрос ответ однозначен: выдача валюты под отчет не требует применения ККТ.
Не будем смешивать валютный контроль и кассовую дисциплину. Даже если банк запросит приказ о командировке, расчет суточных, подтверждение цели снятия валюты или иные документы, это не означает, что организация должна формировать кассовый чек.
Также отдельно проверим действующие на дату снятия валюты ограничения Банка России и условия обслуживающего банка. Ограничения на выдачу наличной иностранной валюты могут изменяться. Однако они относятся к возможности получить валюту в банке, а не к обязанности применять ККТ при передаче денег подотчетному лицу.
В рассматриваемой ситуации сотрудник направляется в Германию с 23.10.2023 по 08.12.2023. На первый взгляд может показаться, что период составляет 46 дней. Рассмотрим расчет подробнее.
Если считать календарные дни командировки включительно с 23 октября по 8 декабря, общий период составит 47 календарных дней. В октябре учитываются дни с 23 по 31 октября включительно, в ноябре — 30 дней, в декабре — дни с 1 по 8 декабря включительно.
Однако для загранкомандировок важно отдельно определить, по какой норме выплачиваются суточные за день выезда из России и за день въезда в Россию.
За день пересечения государственной границы при выезде из России суточные обычно выплачиваются по норме для зарубежной командировки. За день пересечения границы при возвращении в Россию суточные обычно выплачиваются по норме для командировок по России.
Поэтому сумма 65 долларов США за 46 дней может быть обоснована, если 23 октября является днем выезда из России, а 8 декабря — днем возвращения в Россию. В таком случае иностранная норма применяется за период с 23 октября по 7 декабря включительно, а за 8 декабря необходимо отдельно начислить суточные по внутренней российской норме, установленной работодателем.
Разберем это на примере.
Таким образом, 46 дней по 65 долларов США могут относиться только к периоду, оплачиваемому по иностранной норме. Не забудем отдельно проверить оплату дня возвращения. Для подтверждения дат используем билеты, посадочные талоны, отметки в паспорте при их наличии, документы перевозчика и иные документы, подтверждающие фактический маршрут.
Организация на ОСНО вправе самостоятельно установить размер суточных для загранкомандировок в коллективном договоре, положении о командировках, учетной политике, приказе руководителя или ином локальном нормативном акте.
Для коммерческой организации размер 65 долларов США в день сам по себе не является нарушением. Работодатель может установить суточные в валюте, в рублях или установить рублевый эквивалент в зависимости от курса. Главное — закрепить порядок расчета и выплаты во внутренних документах.
Но не будем путать размер суточных, установленный работодателем, с необлагаемым лимитом для НДФЛ и страховых взносов.
Для заграничной командировки не облагается НДФЛ и страховыми взносами сумма суточных в пределах 2 500 рублей за каждый день нахождения за границей. Сумма превышения над этим лимитом может облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Если сотруднику выдают 65 долларов США в день, рублевый эквивалент этой суммы может существенно превышать 2 500 рублей. Поэтому после утверждения авансового отчета необходимо определить рублевый эквивалент суточных и рассчитать облагаемую часть.
Рассмотрим общий подход.
Например, если за 46 дней сотруднику выдано по 65 долларов США, общая сумма валютного аванса на суточные составит 2 990 долларов США. Затем необходимо определить рублевый эквивалент суммы для целей налогообложения и сравнить его с допустимым необлагаемым пределом.
При расчете налога на прибыль суточные учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения командировки. Для налога на прибыль организация ориентируется на нормы, утвержденные собственными локальными документами, а не на лимит 2 500 рублей, установленный для НДФЛ и страховых взносов.
Таким образом, одна и та же сумма суточных может полностью уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль, но частично облагаться НДФЛ и страховыми взносами как превышение установленного необлагаемого лимита.
Теперь разберем по шагам, какие документы подготовим, чтобы выдача валюты была оформлена корректно и не вызывала вопросов при внутренней проверке, аудите или налоговом контроле.
Сначала подготовим распорядительный документ о направлении сотрудника в командировку. В приказе или ином документе укажем сотрудника, место командировки, срок, цель поездки и при необходимости размер аванса.
Затем проверим положение о командировках. В нем желательно закрепить:
Далее оформим получение наличной валюты в банке. В зависимости от правил банка это может быть заявление, денежный чек, распоряжение на выдачу валюты, банковская выписка или иной банковский документ.
После этого оформим выдачу валюты сотруднику под отчет. Для этого используем расходный кассовый ордер или иной кассовый документ, предусмотренный правилами оформления наличных операций в организации.
В документе желательно указать назначение выдачи максимально конкретно: «Под отчет на расходы по служебной командировке в Германию с 23.10.2023 по 08.12.2023», «Суточные и расходы по загранкомандировке», «Аванс на командировочные расходы».
Не будем ограничиваться формулировкой «на хозяйственные нужды», если деньги выдаются на конкретную командировку. Чем точнее будет назначение, тем проще сопоставить выданную валюту с приказом о командировке и последующим авансовым отчетом.
После возвращения сотрудника оформим авансовый отчет. К нему приложим документы, подтверждающие расходы: билеты, счета гостиницы, документы перевозчиков, квитанции, чеки, инвойсы, документы по аренде транспорта, документы на услуги связи и иные документы, связанные с командировкой.
Для суточных подтверждающие кассовые чеки обычно не требуются. Суточные выплачиваются за дни командировки на основании приказа, документов о сроках поездки и утвержденной нормы. Но сам факт командировки и ее продолжительность должны быть подтверждены документально.
При загранкомандировке сотрудник часто получает документы на иностранном языке. Рассмотрим, как организовать их учет.
Для признания расходов организации необходимо иметь первичные документы, позволяющие установить содержание операции, сумму, дату, контрагента и связь расхода с деятельностью организации. Это могут быть счета, инвойсы, чеки, квитанции, маршрутные документы, подтверждения бронирования, документы гостиницы и другие документы, принятые в стране командировки.
Если документ составлен на иностранном языке, подготовим перевод реквизитов, необходимых для бухгалтерского и налогового учета. Не всегда требуется нотариальный перевод. Обычно достаточно рабочего построчного перевода существенных реквизитов, который позволит определить содержание хозяйственной операции.
Рассмотрим, какие сведения должны быть понятны из перевода:
Не будем требовать от сотрудника российский кассовый чек по каждому расходу, произведенному за границей. Российская ККТ применяется при расчетах на территории России в предусмотренных законом случаях. Иностранный продавец оформляет документы по правилам страны, где реализуются товары или оказываются услуги.
При этом для учета расходов важно обеспечить достаточную доказательную базу. Если чек нечитаемый, не содержит понятного назначения или выдан только на иностранном языке, приложим пояснение сотрудника, перевод и, при необходимости, дополнительный документ, подтверждающий цель расхода.
Разберем типовой порядок отражения операции в 1С:Бухгалтерии. Конкретный интерфейс, наименование разделов и доступные виды операций могут отличаться в зависимости от релиза программы, настроек функциональности, рабочего плана счетов и способа интеграции с банком. Поэтому сначала проверим, включен ли в базе учет валютных операций и ведется ли валютная касса.
Если организация получает наличную валюту с валютного счета в кассу, обычно используем документ Поступление наличных с видом операции, соответствующим получению наличных в банке. В документе укажем валютный банковский счет, валютную кассу, сумму валюты, курс и реквизиты банковского документа.
В типовом плане счетов для отражения валюты могут использоваться субсчета, аналогичные 52 для валютных счетов и 50.21 для валютной кассы. Программа может сформировать движение между валютным счетом и кассой организации.
Далее для передачи валюты работнику используем документ Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу. В документе выберем сотрудника, валюту, сумму, основание выдачи и назначение платежа.
В типовой схеме при выдаче сотруднику наличной валюты под отчет используется расчет с подотчетным лицом. В рабочем плане счетов это может отражаться на субсчете, аналогичном 71.21. Типовая логика операции состоит в переносе валюты из кассы организации в задолженность подотчетного лица.
После возвращения сотрудника оформим документ Авансовый отчет. В нем отразим расходы на проезд, проживание, иные подтвержденные расходы и суммы, которые необходимо отнести на расходы организации. При необходимости распределим расходы по подразделениям, статьям затрат, номенклатурным группам, проектам или направлениям деятельности.
Если сотрудник возвращает неиспользованную валюту, используем документ Поступление наличных с видом операции Возврат от подотчетного лица. На этом этапе также не создаем кассовый чек ККТ.
Если организация затем сдает остаток валюты обратно в банк, используем кассовый документ, соответствующий внесению наличных в банк, и отражаем движение из валютной кассы на валютный счет.
Не будем формировать в 1С документ кассового чека на выдачу подотчетной валюты. Документы Чек ККМ, Розничная продажа и иные документы фискализации предназначены для расчетов с покупателями и не должны использоваться для отражения внутренней выдачи командировочных.
При учете иностранной валюты необходимо правильно определить курс пересчета в рубли. Валютные операции отражаются не только в валюте платежа, но и в рублевом эквиваленте.
При выдаче валюты сотруднику программа фиксирует валютную сумму и рублевую оценку операции. При принятии расходов по авансовому отчету, возврате неизрасходованной валюты, сдаче валюты в банк и закрытии отчетного периода могут возникать особенности пересчета валютных сумм.
В 1С:Бухгалтерии проверим выполнение регламентных операций в документе Закрытие месяца. При использовании валютных счетов и кассы программа может выполнять операции, связанные с переоценкой валютных денежных средств. Для этого используются механизмы, связанные с операцией Переоценка валютных средств.
Не будем автоматически считать, что каждая валютная сумма на счете расчетов с подотчетным лицом подлежит одинаковой переоценке. Порядок учета зависит от характера задолженности, даты выдачи аванса, даты утверждения авансового отчета, настроек программы и требований бухгалтерского учета.
Рассмотрим, что обязательно проверим после проведения документов:
Если сотрудник получил деньги непосредственно в банке по доверенности организации, отдельно проанализируем документооборот. В зависимости от учетной политики и настроек программы может потребоваться последовательно отразить получение валюты из банка и выдачу ее под отчет одной датой. Не будем искусственно создавать двойной расход или двойной приход валюты.
Сначала проверим банковские документы, доверенность сотрудника, кассовые документы организации и фактическую схему передачи денег. Затем выберем способ отражения в 1С, который сохранит прослеживаемость движения валюты от банковского счета до подотчетного лица.
После завершения командировки сотрудник может вернуть часть валютного аванса. Например, работнику выдали 2 990 долларов США на суточные и дополнительные расходы, но часть денег осталась неиспользованной.
При возврате неизрасходованных подотчетных средств кассовый чек ККТ также не пробиваем. Возврат подотчетных сумм не является оплатой товаров, работ или услуг, полученной от покупателя.
Не будем оформлять возврат валюты как чек с признаком «приход». Сотрудник не оплачивает товар или услугу организации. Он возвращает остаток денег, которые ранее получил от работодателя под отчет.
Операцию оформим приходным кассовым документом. В 1С:Бухгалтерии для этого можно использовать Поступление наличных с видом операции Возврат от подотчетного лица. В назначении платежа укажем, что сотрудник возвращает остаток валютного аванса по конкретной командировке.
Если сотрудник возвращает валюту в кассу, а затем организация сдает ее в банк, оформим отдельную операцию внесения наличной валюты на валютный счет. Не будем объединять возврат от сотрудника и сдачу валюты в банк в один документ, если фактически это два самостоятельных движения денежных средств.
Чтобы полностью исключить путаницу, рассмотрим ситуации, в которых работник участвует в расчете, но чек ККТ все же возникает. Это поможет отделить выдачу подотчетного аванса от реальных расчетов за товары, работы или услуги.
Если сотрудник оплачивает товары или услуги у российского продавца наличными либо корпоративной картой, кассовый чек формирует продавец. Работодатель не должен дополнительно пробивать чек на своей кассе.
Если сотрудник действует от имени организации при покупке у российского поставщика, желательно иметь доверенность или иной документ, подтверждающий статус представителя. Продавец тогда сможет правильно оформить расчет с организацией и указать необходимые реквизиты покупателя, если этого требует характер расчета.
Если сотрудник приобретает товар или услугу как обычное физическое лицо без подтверждения статуса представителя, продавец оформляет чек как для расчета с физическим лицом. Но и в этом случае кассу применяет продавец, а не организация-работодатель.
Если организация приобретает товары, работы или услуги у физического лица и выплачивает ему деньги, необходимо отдельно анализировать правила применения ККТ. Такая ситуация отличается от выдачи сотруднику подотчетных средств. Здесь физическое лицо может выступать продавцом, исполнителем или получателем оплаты за объект сделки.
При зарубежной командировке сотрудник обычно рассчитывается с иностранными продавцами: гостиницей, перевозчиком, рестораном, сервисной компанией, организатором мероприятия. Российская организация не заменяет этих продавцов и не должна формировать российский кассовый чек по таким расходам.
Иногда при выдаче суточных возникает еще одна ошибка: командировочные ошибочно отражают как часть заработной платы. Разберем, почему это неправильно.
Суточные, аванс на проезд, проживание и иные расходы по командировке не являются заработной платой. Это суммы, связанные с возмещением расходов работника или с предварительным обеспечением работника средствами для исполнения служебного задания.
Поэтому не будем включать валютный аванс на командировку в ведомость на выплату зарплаты. Не будем оформлять его как премию, материальную помощь или иной доход работника.
Для целей НДФЛ и страховых взносов превышение установленного необлагаемого лимита суточных может учитываться как облагаемый доход. Но это не меняет первоначальную экономическую природу выплаты. Сумма, выданная под отчет, остается командировочным авансом до утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником.
Перед выдачей денег соберем минимальный комплект документов, который позволит подтвердить деловую цель поездки и обоснованность аванса.
Не будем выдавать валюту без понятного основания. Даже если кассовый чек не требуется, отсутствие приказа, расчета аванса или кассового документа может вызвать вопросы к обоснованности операции и правильности учета.
Также не будем выдавать суточные без проверки локальной нормы. Если в положении о командировках установлена сумма в евро, а работнику выдаются доллары США, заранее закрепим порядок пересчета. Например, можно установить, что суточные определяются в рублях и выдаются в эквиваленте в иностранной валюте по курсу на определенную дату, либо прямо установить норму в долларах США.
Германия использует евро, а в рассматриваемой ситуации сотруднику выдаются доллары США. Сам по себе этот факт не означает, что операция оформлена неправильно. Работодатель может выдать сотруднику иностранную валюту, которую работник затем обменяет или использует в пределах возможностей расчетов в стране командировки.
Но с практической точки зрения заранее определим, как сотрудник будет использовать деньги. В Германии большинство расходов обычно оплачивается в евро. Если сотрудник получает доллары США, у него может возникнуть дополнительный расход на обмен валюты и разница между курсами покупки и продажи.
Чтобы избежать вопросов, закрепим в документах один из вариантов:
Если сотрудник самостоятельно обменяет выданные доллары США на евро, сохраним документы обменного пункта или банка, если их получение возможно. Они помогут объяснить сумму фактических расходов и причины отличия между выданной валютой и потраченной суммой.
Не будем относить отрицательную разницу от обмена валюты на личные расходы сотрудника без анализа. Если обмен валюты был необходим для исполнения служебного задания и подтвержден документально, вопрос о возмещении или учете такой разницы решим в соответствии с положением о командировках и учетной политикой.
Теперь рассмотрим распространенные ошибки, которые возникают при оформлении командировочных в валюте.
Ошибка первая — пробивают чек ККТ на выдачу валюты под отчет. Это неверно, поскольку выдача подотчетных средств не относится к расчетам за товары, работы или услуги.
Ошибка вторая — оформляют выдачу валюты как выплату заработной платы. Командировочный аванс не является зарплатой. Его необходимо учитывать в расчетах с подотчетным лицом.
Ошибка третья — не разделяют суточные и прочие командировочные расходы. Суточные не требуют подтверждения каждым отдельным чеком, а расходы на проживание, проезд и услуги обычно подтверждаются первичными документами.
Ошибка четвертая — не учитывают день возвращения в Россию. За день въезда в Россию может применяться российская норма суточных, а не зарубежная.
Ошибка пятая — не проверяют НДФЛ и страховые взносы с превышения суточных. Размер суточных, установленный работодателем, может превышать необлагаемый лимит.
Ошибка шестая — не оформляют возврат остатка валюты. Если сотрудник вернул деньги, необходимо оформить приходный кассовый документ и отразить погашение задолженности подотчетного лица.
Ошибка седьмая — принимают расходы без перевода существенных реквизитов иностранного документа. Для учета необходимо понимать, кто оказал услугу, когда она оказана, сколько она стоит и как она связана с командировкой.
Ошибка восьмая — не проверяют ограничения банка на выдачу наличной валюты. Возможность получить валюту со счета может зависеть от действующих временных ограничений и банковских процедур.
Если организация уже сформировала кассовый чек на выдачу валютного аванса сотруднику, не будем оставлять ошибку без анализа. Сначала определим, какой именно чек был сформирован, передан ли он оператору фискальных данных, какой формат фискальных документов применяется и какие реквизиты указаны в чеке.
Чек, оформленный на внутреннюю выдачу подотчетных средств, не подтверждает реальный расчет по Закону № 54-ФЗ. Поэтому необходимо документально зафиксировать причину ошибки: например, составить служебную записку или акт кассира, указав дату, сумму, номер фискального документа и обстоятельства ошибочной фискализации.
Далее порядок исправления зависит от версии формата фискальных документов и от способа, предусмотренного кассовым программным обеспечением. Для исправления ошибочных кассовых документов применяются механизмы обратной операции и кассового чека коррекции.
Не будем просто удалять чек в учетной программе, если он уже передан оператору фискальных данных. Удаление документа в программе не отменяет фискальный документ, который уже зарегистрирован в системе ККТ.
Сначала сохраним первичные документы по выдаче валюты, затем оформим внутреннее обоснование ошибки и выполним корректировку фискального документа по правилам, действующим для используемой версии ФФД. При сложной ситуации согласуем порядок корректировки с обслуживающей организацией по ККТ или специалистом по кассовому оборудованию.
При этом не будем пробивать новый «правильный» чек на выдачу подотчетных средств. Правильный результат по данной операции — отсутствие кассового чека, а не замена одного варианта чека другим.
Чтобы системно решить вопрос, используем следующую последовательность действий.
При выдаче сотруднику наличной иностранной валюты под отчет на расходы по загранкомандировке организация не должна пробивать кассовый чек на онлайн-кассе.
Не требуется чек ККТ и при получении валюты со своего валютного счета в банке, и при последующей передаче валюты сотруднику, и при возврате сотрудником неиспользованного остатка валютного аванса.
Выдачу оформляем банковскими и кассовыми документами, приказом о командировке, документом выдачи под отчет и последующим авансовым отчетом. В 1С:Бухгалтерии для отражения операции используем документы Поступление наличных, Выдача наличных, Авансовый отчет и регламентные операции Закрытие месяца, а не документы фискализации продаж.
Информация носит справочный характер