Многие пользователи, переходящие с программы 1С:Бухгалтерия на 1С:ERP, задаются вопросом: как правильно отразить в бухгалтерском балансе авансы, выданные поставщикам на приобретение основных средств (ОС) или капитальные вложения? В 1С:Бухгалтерии для этого достаточно установить переключатель в карточке учетной политики и договора. В 1С:ERP архитектура учета устроена иначе. Давайте разберем по шагам, как решить эту задачу в 1С:ERP, соблюдая требования ФСБУ.
Помимо ФСБУ 5/2019 «Запасы», вопрос выдачи авансов на основные средства регулируется пунктом 23 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения». Выданные поставщикам предварительные оплаты и авансы в связи с осуществлением капитальных вложений должны раскрываться в первом разделе баланса — в составе внеоборотных активов.
Также проанализируем ситуацию с учетом НДС. Согласно методологии ФСБУ 4/2023, дебиторская задолженность по выданным авансам отражается в балансе за вычетом НДС. Это означает, что в строку внеоборотных активов сумма должна попадать очищенной от налога в том случае, если на этот аванс от поставщика был получен счет-фактура и НДС был принят к вычету. Сальдо по выданным авансам должно корректно сворачиваться с соответствующим сальдо счета 76.ВА.
Выясним причину отсутствия простого переключателя в карточке договора 1С:ERP. В 1С:Бухгалтерии алгоритм проводок жестко завязан на реквизиты договора и формируется синхронно с проведением документа. В 1С:ERP используется архитектура отложенного отражения хозяйственных операций: оперативный контур отделен от регламентированного учета.
Счета учета не указываются в договорах напрямую, а определяются через универсальный механизм Групп финансового учета расчетов (ГФУ). В связи с этой гибкостью разработчики не стали добавлять жесткий переключатель в договор, оставив распределение активов на откуп настройкам ГФУ и конструктору генератора финансовых отчетов.
Рассмотрим подробнее основной алгоритм настройки для корректного отражения авансов на ОС в бухгалтерском балансе:
60.02.1 «Авансы на приобретение ОС». Это необходимо для того, чтобы суммы не смешивались с обычными авансами за запасы и не попадали в другие разделы баланса.60.02.1. Эту ГФУ необходимо указывать в договорах с поставщиками основных средств.60.02.1. Соответственно, из строки 1230 «Дебиторская задолженность» этот счет (или суммы, на нем числящиеся) необходимо исключить, чтобы избежать задвоения активов. Аналогичные настройки следует сделать для остальных видов приобретаемых внеоборотных активов, если вы их обособляете.Проанализируем ситуации, когда стандартная привязка ГФУ к договору может не сработать. Если по одному договору с контрагентом приобретаются как запасы, так и объекты ОС (смешанные закупки), привязка ГФУ только к карточке договора приведет к ошибкам в формировании баланса.
Для таких случаев необходимо устанавливать в договоре детализацию расчетов «По заказам» или «По расчетным документам». Это позволит указывать нужную ГФУ (отвечающую за обособленный субсчет авансов под ОС) непосредственно в документе «Заказ поставщику» или в самом платежном документе (например, в документе «Списание безналичных денежных средств»).
Также обратите внимание на риски при обновлениях. Использование механизма настраиваемой отчетности для ручной корректировки строк 1190 и 1230 накладывает определенные ограничения. При выходе обновлений платформы и загрузке новых комплектов регламентированной отчетности от фирмы «1С» необходимо регулярно проверять настройки генератора отчетов. Существует риск того, что при обновлении пользовательские алгоритмы заполнения строк баланса могут затереться или вступить в конфликт с новыми правилами заполнения.
Рассмотрим альтернативный вариант аналитики, если компания не хочет модифицировать план счетов РСБУ добавлением новых субсчетов и перенастраивать макеты регламентированного баланса из-за сложностей поддержки. Эту задачу можно закрыть средствами подсистемы Управленческого баланса.
В 1С:ERP можно создать отдельную Статью активов и пассивов. Назовем ее, например, «Авансы выданные по капитальным вложениям». Привяжите эту статью к соответствующим операциям закупки оборудования. Данный подход позволит руководству компании видеть корректно классифицированные авансы в Управленческом балансе на базе данных оперативного контура, не вмешиваясь в алгоритмы строгого бухгалтерского регламентированного учета.