← На главную

Рассмотрим ситуацию, когда ООО на ОСНО арендует личные легковые автомобили у работников. Сотрудники используют эти автомобили для рабочих поездок: бухгалтер ездит в налоговую инспекцию или банк, программист выезжает на рабочие места пользователей, руководитель посещает контрагентов. Пассажиров и грузы работники не перевозят, автомобилем каждый сотрудник управляет самостоятельно. Организация выплачивает арендную плату и отдельно оплачивает или возмещает стоимость ГСМ.

Разберем, обязательно ли в таком случае оформлять путевой лист, можно ли заменить его маршрутным листом, допустимо ли составлять документ сразу на 10 дней и какие документы потребуются для подтверждения расходов на аренду и топливо.

Сначала разделим два разных вопроса:

1. обязанность оформить путевой лист по транспортному законодательству;
2. необходимость документально подтвердить служебное использование автомобиля и расходы на ГСМ для бухгалтерского и налогового учета.

Эти вопросы связаны между собой, но не являются одинаковыми. Путевой лист может быть необязательным как перевозочный документ, однако организации все равно потребуется первичный документ, подтверждающий маршрут, пробег, цель поездок и фактический расход топлива.

Краткий ответ

Если работник на арендованном легковом автомобиле ездит по служебным делам один, не перевозит других работников, клиентов, документы в значительном объеме, оборудование, товары или иные материальные объекты, существует обоснованная позиция, согласно которой обязательный путевой лист по статье 6 Федерального закона № 259-ФЗ не требуется.

Это связано с тем, что обязательный путевой лист оформляется при перевозке пассажиров и багажа или грузов. Сам водитель пассажиром не является. Следовательно, обычное перемещение бухгалтера или программиста к месту выполнения служебного задания без пассажиров и груза можно не считать перевозкой, для которой статья 6 Федерального закона № 259-ФЗ прямо требует путевой лист.

Однако расходы на ГСМ необходимо подтвердить. Для этого оформляйте:

1. либо путевой лист по форме, утвержденной организацией;
2. либо маршрутный лист или иной собственный первичный документ, содержащий сведения о каждой служебной поездке, пробеге и расходе топлива;
3. либо комплект документов, включающий отчеты системы спутникового контроля, служебные задания, чеки АЗС и акт списания топлива.

Наиболее безопасный вариант — продолжать оформлять путевой лист даже тогда, когда его обязательность по транспортному законодательству можно оспаривать. Такой документ одновременно подтверждает служебный характер поездок, пробег и расход ГСМ.

Если организация решит применять маршрутный лист вместо путевого, утвердите его форму и порядок заполнения в учетной политике или отдельным приказом руководителя. В маршрутном листе отражайте все поездки, начальные и конечные показания одометра, цель поездки, пройденное расстояние и расчет расхода топлива.

Когда путевой лист обязателен по транспортному законодательству

Рассмотрим подробнее статью 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Она устанавливает обязанность оформлять путевой лист на транспортное средство, которое движется по дорогам при перевозке:

1. пассажиров и багажа;
2. грузов;
3. в городском, пригородном или междугороднем сообщении.

Путевой лист служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.

Поэтому сначала выясним, что именно делает работник во время поездки.

Если бухгалтер самостоятельно едет на легковом автомобиле в налоговую инспекцию и никого больше не везет, в автомобиле нет пассажира. Работник одновременно является водителем и лицом, выполняющим служебное задание.

Если программист самостоятельно едет к пользователю для настройки рабочего места и не перевозит оборудование или других сотрудников, ситуация аналогична.

В таких обстоятельствах можно обосновать отсутствие перевозки пассажиров, багажа или груза. Следовательно, обязательность путевого листа именно как перевозочного документа не является бесспорной.

Верховный Суд РФ ранее указывал, что нормативные правила оформления путевых листов не устанавливают обязанность оформлять их при эксплуатации автомобиля, не связанной с перевозкой пассажиров, багажа или грузов.

Одновременно учитывайте консервативную позицию контролирующих органов и специалистов. В актуальных разъяснениях 1С:ИТС за 2026 год приведен вывод, что при аренде автомобиля у работника, который продолжает управлять этим автомобилем, путевой лист следует оформлять. Поэтому для снижения налоговых, трудовых и транспортных рисков рекомендуем использовать путевые листы, особенно при регулярных поездках и значительных расходах на ГСМ.

Считается ли сам работник пассажиром

Не считайте водителя пассажиром только потому, что он перемещается в автомобиле из одной точки в другую.

Для целей Федерального закона № 259-ФЗ пассажиром является физическое лицо, в отношении которого заключен договор перевозки пассажира или договор фрахтования транспортного средства. Водитель управляет автомобилем и не заключает сам с собой договор перевозки.

Поэтому поездку работника без иных лиц нельзя автоматически квалифицировать как перевозку пассажира.

Ситуация меняется, если работник везет:

1. другого сотрудника организации;
2. директора, бухгалтера, инженера или иного коллегу;
3. представителя контрагента;
4. клиента;
5. оборудование, товары, материалы или иные материальные объекты.

В таком случае оформляйте путевой лист. Не ограничивайтесь маршрутным листом, поскольку фактически осуществляется перевозка других лиц или материальных объектов для собственных нужд организации.

Считаются ли документы и ноутбук грузом

Проанализируем пограничную ситуацию. Бухгалтер может везти декларации, письма, папки с документами или доверенность. Программист может взять с собой ноутбук, инструменты, запасные части или сетевое оборудование.

Не любое личное имущество водителя автоматически становится грузом. Обычная сумка, портфель, ноутбук, принадлежащий работнику или используемый им для выполнения задания, могут рассматриваться как сопровождающие вещи.

Однако чем больше объем и стоимость перевозимых материальных объектов, тем сложнее доказывать, что перевозки груза нет.

Если работник доставляет:

1. товары покупателям;
2. оборудование для монтажа;
3. запасные части;
4. компьютеры и оргтехнику;
5. образцы продукции;
6. строительные материалы;
7. коробки с документацией или архивом;

рассматривайте поездку как перемещение материальных объектов. В такой ситуации оформляйте путевой лист.

Не называйте доставку товаров или оборудования обычной поездкой работника только для того, чтобы не оформлять транспортные документы. Анализируйте фактическое содержание операции.

Влияет ли то, что автомобиль арендован у работника

Сам по себе договор аренды не освобождает от оформления путевого листа. Если автомобиль используется при перевозке пассажиров или грузов, путевой лист требуется независимо от того, принадлежит автомобиль организации или арендуется.

Определите вид договора аренды:

1. аренда транспортного средства без экипажа;
2. аренда транспортного средства с экипажем.

От выбранного варианта зависит, кто должен отвечать за эксплуатацию автомобиля и оформлять путевой лист.

Аренда автомобиля без экипажа

При аренде без экипажа работник передает автомобиль организации во временное владение и пользование, но не оказывает в рамках договора аренды услугу по управлению.

Организация становится законным владельцем автомобиля на период аренды. Если путевой лист обязателен, оформляйте его от имени организации.

Сотрудник может продолжать управлять автомобилем, но уже как работник, которому организация поручила использовать арендованное транспортное средство для выполнения трудовых обязанностей.

Для такой схемы подготовьте:

1. договор аренды автомобиля без экипажа;
2. акт приема-передачи автомобиля;
3. копию свидетельства о регистрации транспортного средства;
4. копию полиса ОСАГО;
5. приказ о закреплении автомобиля за работником;
6. условие трудового договора или должностной инструкции о служебных поездках;
7. приказ о порядке использования автомобиля;
8. путевые или маршрутные листы;
9. документы на приобретение ГСМ.

В договоре укажите, кто оплачивает топливо, текущий ремонт, мойку, парковку, платные дороги и иные эксплуатационные расходы.

По общему правилу при аренде транспортного средства без экипажа расходы на содержание и эксплуатацию несет арендатор, однако условия конкретного договора должны позволять однозначно определить обязанности сторон.

Аренда автомобиля с экипажем

При аренде с экипажем арендодатель не только предоставляет автомобиль, но и оказывает услуги по управлению и технической эксплуатации.

Если работник выступает арендодателем и одновременно управляет автомобилем как исполнитель по договору аренды с экипажем, путевой лист при обязательности его оформления составляет арендодатель.

Статья 6 Федерального закона № 259-ФЗ прямо предусматривает, что при предоставлении транспортного средства во временное владение и пользование за плату по договору аренды с экипажем путевой лист оформляет арендодатель.

При использовании этой модели разделите в договоре:

1. плату за аренду автомобиля;
2. вознаграждение за управление и техническую эксплуатацию;
3. обязанности по покупке топлива;
4. обязанности по ремонту и обслуживанию;
5. порядок оформления путевых листов;
6. ответственность за техническое состояние автомобиля.

Не называйте договор арендой с экипажем, если фактически работник не оказывает отдельные услуги по управлению, а использует автомобиль в рамках своей основной трудовой функции бухгалтера, программиста или руководителя.

Для рассматриваемой ситуации обычно проще и понятнее оформить аренду без экипажа, а служебные поездки работника урегулировать трудовыми и внутренними документами организации.

Кто оформляет путевой лист при аренде без экипажа

Если ООО арендует автомобиль без экипажа, оформляйте путевой лист от имени ООО как владельца транспортного средства на законном основании.

Укажите в путевом листе сведения об организации, а не о работнике-собственнике. Фамилию работника отразите в сведениях о водителе.

Не оформляйте путевой лист от имени физического лица, если договор предусматривает передачу автомобиля во владение и пользование ООО без услуг по управлению.

Можно ли заменить путевой лист маршрутным листом

Если обязательный путевой лист по статье 6 Федерального закона № 259-ФЗ не требуется, подтвердите служебное использование автомобиля маршрутным листом.

Маршрутный лист не является специальным перевозочным документом, установленным транспортным законодательством. Это самостоятельно разработанный первичный учетный документ организации.

Маршрутный лист может подтверждать:

1. дату поездки;
2. маршрут;
3. цель выезда;
4. связь поездки с деятельностью организации;
5. начальные и конечные показания одометра;
6. пройденное расстояние;
7. количество израсходованного топлива;
8. отсутствие личных поездок в заявленном пробеге.

Маршрутный лист не заменяет обязательный путевой лист, если автомобиль фактически перевозит пассажиров или грузы.

Применяйте маршрутный лист только тогда, когда обязательность путевого листа отсутствует либо когда маршрутный лист используется как дополнительное приложение к путевому листу.

Почему одного кассового чека на бензин недостаточно

Кассовый чек АЗС подтверждает приобретение топлива, но не подтверждает его использование в деятельности организации.

По чеку нельзя установить:

1. в какой автомобиль заправлено топливо;
2. какой работник использовал автомобиль;
3. куда он ездил;
4. была ли поездка служебной;
5. сколько километров пройдено;
6. сколько топлива израсходовано;
7. не использовалось ли топливо для личных поездок.

Поэтому к чеку добавьте документ, подтверждающий движение автомобиля и производственную цель расходов.

Таким документом может быть путевой лист, маршрутный лист или отчет электронной системы контроля транспорта.

Какие требования предъявляются к маршрутному листу

Разработайте форму маршрутного листа с учетом статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Включите обязательные реквизиты первичного документа:

1. наименование документа;
2. дату составления;
3. наименование организации;
4. описание факта хозяйственной жизни;
5. натуральную или денежную величину операции;
6. наименование должностей ответственных лиц;
7. подписи ответственных лиц или иные данные, позволяющие их идентифицировать.

Дополнительно включите сведения, необходимые для проверки служебных поездок:

1. номер маршрутного листа;
2. период действия;
3. марку и модель автомобиля;
4. государственный регистрационный номер;
5. фамилию, имя и отчество работника;
6. номер договора аренды;
7. дату каждой поездки;
8. время начала и окончания поездки;
9. пункт отправления;
10. пункт назначения;
11. промежуточные пункты;
12. цель поездки;
13. наименование контрагента или государственного органа;
14. показания одометра до и после поездки;
15. пробег за поездку;
16. остаток топлива до поездки;
17. количество приобретенного или выданного топлива;
18. остаток топлива после поездки;
19. фактический расход;
20. расход по утвержденной норме;
21. экономию или перерасход;
22. подпись работника;
23. подпись руководителя подразделения или иного проверяющего лица.

Не ограничивайтесь формулировками «по городу», «служебная поездка» или «по делам организации». Указывайте конкретную цель.

Например, запишите:

1. «ООО — ИФНС № 10 — ООО: представление пояснений по требованию»;
2. «ООО — отделение банка — ООО: передача документов для изменения карточки подписей»;
3. «ООО — офис заказчика — ООО: настройка рабочего места пользователя»;
4. «ООО — филиал организации — ООО: диагностика сетевого оборудования».

Можно ли оформлять маршрутный лист на 10 дней

Да, собственный маршрутный лист можно оформлять на 10 дней.

Организация самостоятельно устанавливает периодичность составления внутреннего первичного документа, если специальное законодательство не требует оформления путевого листа.

Утвердите, например, один из следующих вариантов:

1. маршрутный лист на один рабочий день;
2. маршрутный лист на неделю;
3. маршрутный лист на 10 календарных дней;
4. маршрутный лист на месяц.

При выборе длительного периода обязательно отражайте каждую поездку отдельной строкой. Не указывайте только общий пробег за 10 дней.

Для каждой даты покажите:

1. начальный пробег;
2. конечный пробег;
3. маршрут;
4. цель поездки;
5. пройденное расстояние;
6. количество топлива.

Проверьте непрерывность показаний одометра. Конечное значение предыдущей поездки должно соответствовать начальному значению следующей, если между ними автомобиль не использовался в личных целях.

Если работник пользуется автомобилем и для личных поездок, разработайте порядок отделения служебного пробега от личного. Например, фиксируйте одометр непосредственно перед началом и после завершения каждой служебной поездки.

Можно ли оформить официальный путевой лист на 10 дней

Для официального путевого листа примените более строгий подход.

Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 допускает указывать период действия путевого листа более одного календарного дня. В таком случае в документе отражаются даты начала и окончания срока действия.

Однако порядок оформления связывает один путевой лист:

1. с одним рейсом, продолжительность которого превышает рабочий день или смену;
2. либо с одним или несколькими рейсами, выполняемыми в течение одного рабочего дня или смены.

Поэтому не делайте вывод, что любой путевой лист можно автоматически оформить на 10 дней для десяти отдельных ежедневных выездов.

Если работник каждый день выезжает из места стоянки, выполняет отдельные задания и возвращается, безопаснее оформлять отдельный путевой лист на каждый рабочий день или смену.

Один путевой лист на 10 дней можно обосновать при непрерывном длительном рейсе или командировке, которая продолжается более одного рабочего дня.

Если организация использует документ только для подтверждения ГСМ и называет его путевым листом, но фактически не осуществляет перевозки, закрепите в учетной политике периодичность оформления. Однако для исключения споров не смешивайте внутренний налоговый документ с обязательным путевым листом по Федеральному закону № 259-ФЗ.

Примените практическое решение:

1. для обязательных перевозок оформляйте путевой лист по правилам приказа № 390;
2. для одиночных служебных поездок работника без пассажиров и груза оформляйте маршрутный лист на 10 дней;
3. при желании использовать единый шаблон оформляйте ежедневные путевые листы и сводный маршрутный реестр за 10 дней.

Какие сведения обязательны в официальном путевом листе

Если оформляете путевой лист по Федеральному закону № 259-ФЗ и приказу Минтранса № 390, включите сведения:

1. о сроке действия путевого листа;
2. о лице, оформившем путевой лист;
3. о транспортном средстве;
4. о водителе или водителях;
5. о виде перевозки;
6. о виде сообщения.

Рассмотрим каждый блок подробнее.

Сведения о сроке действия

Укажите конкретную дату, когда путевой лист используется.

Если документ относится к периоду более одного календарного дня, укажите:

1. дату начала действия;
2. дату окончания действия.

Не ограничивайтесь указанием месяца без конкретных дат.

Сведения об организации

Для юридического лица укажите:

1. полное наименование;
2. адрес в пределах места нахождения;
3. номер телефона;
4. ОГРН.

Если автомобиль арендуется без экипажа, указывайте сведения ООО как владельца автомобиля на законном основании.

Сведения об автомобиле

Укажите:

1. тип транспортного средства;
2. марку и модель по паспорту транспортного средства;
3. государственный регистрационный номер;
4. дату и время выпуска на линию;
5. дату и время возвращения;
6. показания одометра при выпуске;
7. показания одометра при возвращении;
8. сведения о техническом контроле, если его проведение обязательно.

Для налогового учета дополнительно отразите расход топлива, маршрут и цель поездки, хотя маршрут не входит в основной перечень сведений приказа № 390.

Сведения о водителе

Укажите:

1. фамилию, имя и отчество;
2. серию и номер водительского удостоверения;
3. дату выдачи водительского удостоверения;
4. СНИЛС;
5. сведения о медицинском осмотре, когда такой осмотр обязателен.

Не используйте устаревший шаблон, в котором отсутствуют реквизиты водительского удостоверения и СНИЛС.

Вид перевозки

При использовании автомобиля организацией для собственных хозяйственных задач укажите вид перевозки «перевозка для собственных нужд», если фактически перевозятся другие лица или материальные объекты.

Не указывайте коммерческую перевозку, если ООО не оказывает транспортную услугу третьему лицу.

Вид сообщения

Укажите один из вариантов:

1. городское;
2. пригородное;
3. междугородное.

Определите вид сообщения исходя из фактического маршрута.

Нужно ли указывать маршрут в путевом листе

Приказ Минтранса № 390 не включает маршрут в основной обязательный состав сведений путевого листа.

Однако для подтверждения расходов на ГСМ обязательно добавляйте подробный маршрут как дополнительный реквизит.

Без маршрута налоговой инспекции будет сложно проверить связь пробега с деятельностью, направленной на получение дохода.

Укажите:

1. адрес отправления;
2. адрес назначения;
3. промежуточные пункты;
4. цель поездки;
5. пробег по каждому заданию.

Не заполняйте весь маршрут одной записью «по городу». Такая формулировка не показывает производственную необходимость поездки.

Нужен ли предрейсовый медицинский осмотр

Разберем этот вопрос отдельно, поскольку наличие путевого листа не означает автоматическую обязанность проводить медицинский осмотр во всех случаях.

Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства.

Поэтому определите трудовую функцию сотрудника.

Если работник принят на должность водителя или управление автомобилем является самостоятельной и постоянной частью его трудовой функции, организуйте предрейсовые медицинские осмотры.

Если бухгалтер, программист, инженер или директор эпизодически управляет автомобилем для выполнения своей основной работы и не занимает должность водителя, существует позиция, согласно которой обязательный предрейсовый медосмотр ему не требуется.

Роструд в разъяснениях 2025 года указывал, что сотрудники, которые не работают водителями, но иногда используют служебный автомобиль, не обязаны проходить предрейсовые медицинские осмотры.

Однако проанализируйте фактическую занятость. Если программист большую часть рабочего времени проводит за рулем и постоянно выезжает по заявкам, проверяющие могут усомниться в том, что управление автомобилем носит только эпизодический характер.

Для снижения риска:

1. закрепите основную трудовую функцию в трудовом договоре;
2. опишите служебные поездки как способ выполнения основной работы;
3. не называйте сотрудника водителем во внутренних документах, если он не принят на эту должность;
4. не устанавливайте ему отдельную оплату за управление автомобилем без анализа последствий;
5. при регулярном управлении рассмотрите организацию медицинских осмотров.

Нужен ли послерейсовый медицинский осмотр

Обязательный послерейсовый медосмотр применяется, когда работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.

Для бухгалтера или программиста, который один ездит на легковом автомобиле по служебным заданиям, обязательный послерейсовый осмотр обычно не требуется.

Если работник перевозит других лиц или выполняет обязанности профессионального водителя, проанализируйте требования отдельно.

Нужен ли предрейсовый технический контроль

Не смешивайте обычную проверку исправности автомобиля и обязательный предрейсовый технический контроль.

Организация в любом случае должна обеспечивать исправное состояние эксплуатируемого автомобиля и не допускать его использование при наличии запрещающих неисправностей.

Специальный предрейсовый или предсменный контроль по установленному Минтрансом порядку обязателен для субъектов, которые:

1. осуществляют коммерческие перевозки пассажиров или грузов;
2. перемещают лиц или материальные объекты для собственных нужд автобусами или грузовыми автомобилями.

Для обычного легкового автомобиля, на котором бухгалтер или программист ездит один по рабочим делам, специальный предрейсовый технический контроль обычно не требуется.

Если автомобиль используется для коммерческой перевозки или подпадает под специальный режим, организуйте контроль и поставьте соответствующую отметку.

В путевом листе сведения о техническом контроле отражайте только тогда, когда его обязательность предусмотрена законодательством.

Можно ли оформить путевой лист без медицинской и технической отметки

Если организация использует путевой лист как внутренний документ для подтверждения ГСМ, а работник не выполняет трудовую функцию водителя и специальный технический контроль не обязателен, отсутствие медицинской и технической отметок само по себе не должно лишать документ доказательственного значения для налога на прибыль.

При этом не создавайте впечатление, что обязательные процедуры были проведены, если фактически их не было.

Закрепите в учетной политике, что документ используется для учета служебного пробега и списания ГСМ при эксплуатации легковых автомобилей работниками, не занимающими должность водителя.

Можно назвать такой документ:

1. «Маршрутный лист служебных поездок»;
2. «Отчет об использовании арендованного автомобиля»;
3. «Лист учета служебного пробега и расхода ГСМ».

Это позволит не смешивать его с обязательным путевым листом перевозчика.

Как подтвердить расходы на аренду автомобиля

Для признания арендной платы в расходах подготовьте:

1. письменный договор аренды;
2. акт приема-передачи автомобиля;
3. копию свидетельства о регистрации;
4. документы, подтверждающие право собственности работника;
5. приказ о закреплении автомобиля;
6. документы о фактическом использовании автомобиля в деятельности ООО;
7. расчет арендной платы;
8. платежные ведомости или банковские документы;
9. документы об удержании НДФЛ.

Для обычной аренды имущества ежемесячный акт оказанных услуг не всегда обязателен, поскольку аренда не является услугой, оказываемой путем ежемесячной сдачи результата. Однако стороны вправе предусмотреть ежемесячный акт или отчет об использовании автомобиля.

Для снижения риска оформляйте ежемесячный документ, в котором указывайте:

1. период аренды;
2. автомобиль;
3. размер арендной платы;
4. подтверждение нахождения автомобиля в пользовании ООО;
5. отсутствие или наличие претензий сторон.

Как подтвердить расходы на ГСМ

Соберите комплект документов, подтверждающий три обстоятельства:

1. топливо действительно приобретено;
2. топливо использовано в конкретном автомобиле;
3. поездки связаны с деятельностью ООО.

Для подтверждения приобретения используйте:

1. кассовые чеки АЗС;
2. электронные чеки;
3. авансовые отчеты работников;
4. отчеты по корпоративным картам;
5. отчеты оператора топливных карт;
6. УПД, накладные и счета-фактуры поставщика топлива;
7. банковские выписки.

Для подтверждения использования используйте:

1. путевой лист;
2. маршрутный лист;
3. отчет спутниковой системы;
4. показания одометра;
5. акт списания ГСМ;
6. расчет нормативного расхода;
7. отчет работника.

Для подтверждения служебной цели используйте:

1. служебные задания;
2. заявки пользователей;
3. переписку с контрагентами;
4. требования налоговой инспекции;
5. доверенности на подачу и получение документов;
6. отчеты о выполненной работе;
7. акты с заказчиками;
8. календарь встреч;
9. приказы о командировках;
10. служебные записки.

Можно ли учитывать ГСМ по фактическому расходу

Для налога на прибыль расходы на ГСМ не ограничены обязательным единым нормативом, установленным для всех организаций. Однако затраты должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными.

Утвердите внутренние нормы расхода топлива.

При разработке норм учитывайте:

1. техническую документацию производителя;
2. результаты контрольного замера;
3. условия эксплуатации;
4. зимние надбавки;
5. городской режим движения;
6. использование кондиционера;
7. возраст и техническое состояние автомобиля;
8. дорожные и климатические условия.

Издайте приказ руководителя об утверждении норм расхода по каждому автомобилю.

Если фактический расход превышает норму, выясните причину. Оформите служебную записку или акт, если перерасход вызван пробками, объездом, погодой, неисправностью, длительной работой двигателя или другой обоснованной причиной.

Нужно ли возмещать работнику ГСМ отдельно от аренды

При договоре аренды стороны вправе предусмотреть, что арендную плату и расходы на топливо оплачивают отдельно.

Зафиксируйте в договоре:

1. что арендная плата не включает стоимость ГСМ;
2. что топливо приобретается за счет ООО;
3. каким способом работник оплачивает заправку;
4. какие документы он должен представить;
5. в какой срок расходы возмещаются;
6. как подтверждается служебный пробег;
7. по каким нормам списывается топливо.

Не используйте формулировку «арендная плата включает все расходы», если организация дополнительно возмещает бензин. Такое противоречие может вызвать вопросы при проверке.

Если работник покупает топливо за собственные деньги, оформляйте авансовый отчет или иной утвержденный отчет о расходах и прикладывайте кассовый чек.

Если используется корпоративная карта, сопоставляйте банковскую операцию с чеком АЗС и путевым или маршрутным листом.

Чем аренда отличается от компенсации за личный автомобиль

Не смешивайте аренду автомобиля и компенсацию по статье 188 ТК РФ.

При компенсации автомобиль не передается организации по договору аренды. Работник использует собственное имущество в интересах работодателя, а организация возмещает износ и расходы.

Для налога на прибыль компенсация за использование личного легкового автомобиля учитывается в пределах специальных норм. В установленную компенсацию контролирующие органы обычно включают затраты на износ, ГСМ, ремонт и техническое обслуживание.

При договоре аренды организация признает:

1. арендную плату по правилам учета арендных расходов;
2. ГСМ и иные эксплуатационные затраты отдельно, если это предусмотрено договором;
3. расходы в фактическом документально подтвержденном размере.

Поэтому для регулярного и значительного использования автомобиля договор аренды может быть удобнее компенсационной модели.

Как утвердить форму маршрутного листа

Издайте приказ руководителя.

В приказе предусмотрите:

1. наименование документа;
2. дату начала его применения;
3. перечень автомобилей;
4. перечень работников;
5. период составления, например 10 дней;
6. правила заполнения маршрута;
7. порядок фиксации одометра;
8. порядок расчета топлива;
9. срок передачи документа в бухгалтерию;
10. лиц, проверяющих документ;
11. порядок исправления ошибок;
12. срок хранения.

Форму маршрутного листа оформите приложением к приказу и к учетной политике.

В учетной политике для налога на прибыль укажите, что расходы на ГСМ подтверждаются совокупностью документов:

1. документами о покупке топлива;
2. маршрутными листами;
3. расчетом нормативного расхода;
4. актами списания;
5. документами о служебной цели поездок.

Пример заполнения маршрутного листа на 10 дней

Рассмотрим пример. ООО арендует у программиста легковой автомобиль. Работник ездит один и не доставляет товары или оборудование.

Маршрутный лист составляется на период с 1 по 10 августа.

Отразите поездки:

1. 1 августа: офис ООО — офис заказчика — офис ООО; цель — настройка доступа к информационной базе; пробег 26 километров.
2. 3 августа: офис ООО — филиал ООО — офис ООО; цель — устранение неисправности рабочего места; пробег 38 километров.
3. 5 августа: офис ООО — сервисный центр — офис ООО; цель — передача служебного ноутбука на диагностику; если фактически перевозится имущество, дополнительно проанализируйте необходимость путевого листа.
4. 8 августа: офис ООО — офис заказчика — офис ООО; цель — обновление программного обеспечения; пробег 30 километров.
5. 10 августа: офис ООО — центр сертификации — офис ООО; цель — получение ключевого носителя электронной подписи; пробег 18 километров.

В конце документа рассчитайте:

1. общий служебный пробег;
2. норму расхода на 100 километров;
3. нормативный расход;
4. фактический расход;
5. остаток топлива;
6. экономию или перерасход.

Приложите чеки АЗС и отчет о выполненных заданиях.

Что делать, если автомобиль используется и в личных целях

Поскольку автомобиль принадлежит работнику, он может пользоваться им вне рабочего времени.

Не относите весь пробег автомобиля за месяц к деятельности ООО.

Разделяйте:

1. служебный пробег;
2. личный пробег;
3. поездки от дома до обычного места работы и обратно.

Поездки от дома до постоянного офиса и обратно обычно имеют личный характер, если только специфика работы и внутренние документы не позволяют обосновать иной вывод.

Фиксируйте одометр непосредственно перед служебной поездкой и после ее окончания.

Не используйте только разницу между показаниями на начало и конец месяца, если в этот период работник ездил на автомобиле по личным делам.

Какие документы может запросить налоговая инспекция

При проверке расходов на аренду и ГСМ подготовьте:

1. договор аренды автомобиля;
2. акт приема-передачи;
3. документы на автомобиль;
4. полис ОСАГО;
5. приказ о закреплении автомобиля;
6. должностную инструкцию работника;
7. приказ о служебном использовании автомобиля;
8. путевые или маршрутные листы;
9. чеки АЗС;
10. авансовые отчеты;
11. отчеты по топливным или банковским картам;
12. нормы расхода топлива;
13. акты списания ГСМ;
14. служебные задания;
15. отчеты о выполненной работе;
16. документы контрагентов и государственных органов;
17. сведения системы спутникового контроля;
18. расчет арендной платы;
19. платежные документы;
20. регистры бухгалтерского и налогового учета.

Налоговая инспекция может сопоставить даты и маршруты с:

1. режимом работы сотрудника;
2. табелем учета рабочего времени;
3. командировочными документами;
4. датами чеков АЗС;
5. адресами заправок;
6. документами контрагентов;
7. данными о личных поездках;
8. показаниями одометра при ремонте и техобслуживании.

Не оформляйте документы формально задним числом. Обеспечьте логическую связь всех сведений.

Можно ли использовать данные ГЛОНАСС вместо путевых листов

Организация вправе использовать отчеты систем спутниковой навигации или иных систем контроля, если они позволяют достоверно определить маршрут и пробег автомобиля.

Минфин России допускал подтверждение расходов документами, отличными от путевого листа, включая данные систем контроля движения.

Чтобы применять такой способ:

1. закрепите его в учетной политике;
2. определите программную систему;
3. назначьте ответственного за выгрузку отчетов;
4. установите период формирования отчетов;
5. обеспечьте идентификацию автомобиля и водителя;
6. сохраняйте электронные данные;
7. составляйте акт списания ГСМ.

Отчет системы должен содержать даты, время, маршруты, расстояние и остановки.

Одного общего показателя пробега без маршрута и цели поездок недостаточно.

Нужен ли бумажный или электронный путевой лист

Путевой лист можно оформлять на бумаге или формировать в электронной форме.

С 1 сентября 2026 года общий запрет на бумажные путевые листы для обычных служебных поездок не вводится. Обязательное применение электронного путевого листа возникает только в случаях, когда специальный нормативный акт прямо требует электронный перевозочный документ.

Если ООО использует путевой лист только для подтверждения расходов на ГСМ по легковому служебному автомобилю и не подпадает под специальное требование, продолжайте применять бумажную форму.

Закрепите выбранный формат в учетной политике.

Как организовать учет в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 предусмотрен документ Путевой лист, который позволяет учитывать приобретение и расход топлива.

Для использования функциональности проверьте настройки программы. В разделе Функциональность включите возможность ведения путевых листов и учета ГСМ.

Подготовьте сведения:

1. об арендованном автомобиле;
2. о работнике-водителе;
3. о виде топлива;
4. о норме расхода;
5. о способе приобретения топлива;
6. о счете затрат;
7. о подразделении;
8. о статье затрат.

Документ Путевой лист позволяет отражать:

1. начальный и конечный пробег;
2. маршрут;
3. остаток топлива в баке;
4. приобретение топлива по чекам;
5. приобретение по топливной карте;
6. нормативный расход;
7. фактический расход;
8. списание топлива на затраты.

При использовании этого механизма учет топлива ведется с применением счета 10.03.2 «Топливо в баке».

Проверьте карточку транспортного средства и заполните норму расхода топлива. При необходимости установите разные нормы для зимнего и летнего периода.

Как отразить топливо, купленное работником

Если сотрудник оплатил бензин собственными средствами, используйте документ Авансовый отчет или предусмотренный программой документ отчета о расходах.

Приложите к нему кассовый чек АЗС.

Затем свяжите приобретенное топливо с конкретным автомобилем и отразите его расход документом Путевой лист.

Если организация не использует автоматизированный механизм путевых листов, выполните следующие действия:

1. отразите приобретение топлива;
2. примите топливо к учету;
3. составьте маршрутный лист;
4. составьте акт списания ГСМ;
5. оформите списание документом Расход материалов или другим документом списания запасов, предусмотренным используемым релизом.

Не списывайте топливо непосредственно на расходы только по банковской выписке или кассовому чеку.

Как учитывать топливную карту

Если ООО приобретает топливо по топливной карте, отразите документы поставщика топлива.

Используйте:

1. Поступление (акты, накладные, УПД);
2. Счет-фактура полученный, если организация получает счет-фактуру;
3. Списание с расчетного счета;
4. Путевой лист.

Сопоставьте отчет оператора топливной карты с:

1. датой заправки;
2. видом топлива;
3. количеством литров;
4. автомобилем;
5. работником;
6. маршрутом;
7. служебным пробегом.

Не относите автоматически весь объем топлива из отчета поставщика на расходы. Сначала подтвердите фактическое использование.

Можно ли оформить маршрутный лист непосредственно в 1С

В типовой 1С:Бухгалтерии 8 основной специализированный объект для учета ГСМ называется Путевой лист.

Если организация использует собственный маршрутный лист, примените один из вариантов:

1. разработайте внешнюю печатную форму для документа Путевой лист;
2. добавьте необходимые дополнительные реквизиты;
3. формируйте маршрутный лист во внешнем файле и прикрепляйте его к документу 1С;
4. используйте внутренний электронный документ, утвержденный учетной политикой;
5. храните маршрутный лист вместе с авансовым отчетом и актом списания ГСМ.

Не путайте внутренний маршрутный лист для подтверждения служебных поездок с документом Маршрутный лист в отдельных транспортных конфигурациях 1С. В транспортных решениях такой объект может предназначаться для планирования развозки грузов и заказов на транспорт.

Какие счета учета использовать

Арендную плату отражайте в зависимости от назначения автомобиля по дебету:

1. счета 20 — при использовании в основной производственной деятельности;
2. счета 25 — для общепроизводственных поездок;
3. счета 26 — для управленческих и общехозяйственных поездок;
4. счета 44 — при использовании в деятельности, связанной с продажами.

Расчеты с работником по арендной плате обычно отражайте на отдельном субсчете счета 76.

При использовании специализированного учета ГСМ топливо в баке отражайте на счете 10.03.2.

Списание топлива отражайте по тому же направлению затрат, к которому относится служебная поездка.

Например:

1. поездка бухгалтера в налоговую инспекцию — счет 26;
2. поездка программиста к заказчику в рамках выполнения договора — счет 20 или 44 в зависимости от учетной политики;
3. поездка специалиста для обслуживания производственного оборудования — счет 25 или 20.

Как проверить документы в 1С

Сформируйте:

1. Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.2;
2. Оборотно-сальдовую ведомость по счету 76;
3. Анализ счета 20, 25, 26 или 44;
4. отчет по движениям документа Путевой лист;
5. отчет по остаткам топлива;
6. отчет по авансовым расчетам с работниками.

Проверьте:

1. не образовался ли отрицательный остаток топлива в баке;
2. соответствует ли списание утвержденной норме;
3. совпадает ли дата чека с периодом поездки;
4. соответствует ли маршрут служебному заданию;
5. не списан ли один чек дважды;
6. не включены ли личные поездки;
7. закрыты ли расчеты с работником.

Нужен ли журнал регистрации путевых листов

При использовании обязательных путевых листов организуйте их последовательную регистрацию и хранение.

Действующие правила не устанавливают для всех организаций единую обязательную бумажную форму журнала, однако реестр позволяет контролировать выдачу и возврат документов.

В журнале укажите:

1. номер путевого листа;
2. дату или период действия;
3. автомобиль;
4. водителя;
5. дату выдачи;
6. дату возврата;
7. ответственное лицо.

Для внутренних маршрутных листов также ведите реестр. Это подтвердит системность документооборота и предотвратит появление документов задним числом.

Типичные ошибки при аренде автомобилей у работников

Разберем распространенные ошибки:

1. Организация оплачивает ГСМ только на основании чеков АЗС.
2. В документах отсутствует маршрут поездок.
3. Используется формулировка «по городу» без конкретной цели.
4. Один путевой лист оформляется на месяц для ежедневных отдельных рейсов без детализации.
5. Показания одометра не соответствуют друг другу.
6. Не разделяется служебный и личный пробег.
7. В договоре аренды не указано, кто оплачивает топливо.
8. Арендная плата включает ГСМ, но организация дополнительно возмещает бензин.
9. Акт приема-передачи автомобиля отсутствует.
10. Работник перевозит коллег или товары, но оформляется только маршрутный лист.
11. Путевой лист аренды без экипажа оформляется от имени работника, а не ООО.
12. Договор назван арендой с экипажем, но выплаты и обязанности сторон не разделены.
13. В путевом листе отсутствуют сведения о водительском удостоверении и СНИЛС.
14. Топливо списывается сверх нормы без объяснения причин.
15. Не оформляется акт списания ГСМ.
16. Маршрутный лист не утвержден в учетной политике.
17. Медицинские отметки проставляются лицом, которое не имеет права проводить осмотр.
18. Документы создаются после получения требования налоговой инспекции.

Какой вариант выбрать для бухгалтера и программиста

Для исходной ситуации примените один из двух вариантов.

Вариант 1. Максимально безопасный.

1. Оформите аренду автомобиля без экипажа.
2. Закрепите автомобиль за работником.
3. Оформляйте путевой лист на каждый день служебных поездок.
4. Добавьте подробный маршрут и цель поездки.
5. Отражайте пробег и расход топлива.
6. Не заполняйте медицинские и технические отметки, если соответствующие процедуры по закону не обязательны, предварительно закрепив применяемый порядок.
7. Составляйте акт списания ГСМ.

Этот вариант снижает риск претензий к документальному подтверждению расходов.

Вариант 2. Упрощенный при отсутствии перевозок.

1. Оформите аренду автомобиля без экипажа.
2. Подтвердите, что работник ездит один и не перевозит грузы.
3. Утвердите форму маршрутного листа.
4. Оформляйте маршрутный лист на 10 дней.
5. Отражайте каждую поездку отдельной строкой.
6. Прикладывайте чеки АЗС, служебные задания и отчет работника.
7. Составляйте акт списания ГСМ.
8. Закрепите порядок в учетной политике.

Этот вариант соответствует позиции, согласно которой при отсутствии перевозки пассажиров и грузов обязательный путевой лист не нужен. Однако учитывайте более высокий риск спора с проверяющими по сравнению с ежедневным путевым листом.

Когда обязательно перейти с маршрутного листа на путевой

Оформляйте путевой лист, если возникает хотя бы одно из обстоятельств:

1. работник везет другого сотрудника;
2. работник перевозит клиента или представителя контрагента;
3. доставляются товары или материалы;
4. перевозится оборудование;
5. организация оказывает транспортную услугу;
6. автомобиль используется в коммерческой перевозке;
7. работник фактически выполняет трудовую функцию водителя;
8. договор заключен как аренда с экипажем и автомобиль используется для перевозки;
9. специальный нормативный акт требует путевой лист.

Не используйте маршрутный лист как универсальную замену обязательному транспортному документу.

Пошаговый алгоритм для организации

Разберем итоговый порядок действий.

1. Проверьте каждый договор аренды автомобиля.
2. Определите, заключена аренда с экипажем или без экипажа.
3. Укажите в договоре порядок оплаты ГСМ.
4. Оформите акт приема-передачи автомобиля.
5. Издайте приказ о закреплении автомобиля за сотрудником.
6. Определите, перевозит ли работник других лиц или материальные объекты.
7. Если перевозка есть, оформляйте путевой лист.
8. Если работник ездит только сам, выберите путевой или маршрутный лист с учетом приемлемого уровня риска.
9. При выборе маршрутного листа утвердите его форму и периодичность.
10. Разрешите оформление маршрутного листа на 10 дней с детализацией каждой поездки.
11. Для обязательного путевого листа применяйте оформление по рабочим дням или сменам.
12. Утвердите нормы расхода топлива.
13. Организуйте сбор кассовых чеков и отчетов по топливным картам.
14. Составляйте акты списания ГСМ.
15. Проверяйте служебные цели поездок.
16. Разделяйте личный и служебный пробег.
17. Закрепите порядок в учетной политике.
18. Настройте документ Путевой лист в 1С.
19. Ежемесячно сверяйте пробег, топливо и расчеты с работниками.

Окончательный вывод

Если работник на арендованном личном легковом автомобиле ездит один по служебным делам и не перевозит пассажиров или грузы, обязательность путевого листа по статье 6 Федерального закона № 259-ФЗ можно обоснованно оспаривать.

В такой ситуации разрешается использовать самостоятельно разработанный маршрутный лист для подтверждения служебного пробега и расходов на ГСМ.

Маршрутный лист можно оформлять на 10 дней, если его форма и периодичность утверждены организацией, а каждая поездка отражается отдельной строкой с датой, маршрутом, целью, показаниями одометра и пробегом.

Если работник перевозит других сотрудников, клиентов, товары, оборудование или иные материальные объекты, оформляйте путевой лист.

Обязательный путевой лист для отдельных ежедневных выездов безопаснее составлять на каждый рабочий день или смену. Один путевой лист на 10 дней используйте для непрерывного длительного рейса, а не для десяти самостоятельных ежедневных поездок.

Для подтверждения расходов на ГСМ не ограничивайтесь чеками АЗС. Подготовьте договор аренды, акт приема-передачи, приказ о закреплении автомобиля, путевой или маршрутный лист, нормы расхода, акт списания топлива и документы, подтверждающие цель каждой поездки.

С учетом актуальной консервативной позиции специалистов 1С:ИТС наиболее безопасно оформлять путевые листы и при аренде автомобилей у работников, даже когда каждый сотрудник возит только себя. Маршрутный лист применяйте как упрощенный вариант только после закрепления порядка в учетной политике и оценки налоговых рисков.

Информация носит справочный характер