Да, ООО на общей системе налогообложения вправе учитывать арендные платежи по договору субаренды без ежемесячных актов оказанных услуг. Для этого подтвердим реальность и экономическую обоснованность расходов действующим договором субаренды, актом приема-передачи помещения, документами о праве контрагента передавать помещение в субаренду, расчетом арендной платы и другими документами, относящимися к договору.
Отсутствие ежемесячного акта само по себе не является основанием для исключения арендной платы из расходов по налогу на прибыль. Такой вывод неоднократно приводил Минфин России, в частности в письмах от 25 марта 2019 года № 03-03-06/1/20067 и от 15 ноября 2017 года № 03-03-06/1/75483.
Однако не будем считать, что для подтверждения расходов в любой ситуации достаточно только договора и платежных поручений. Рассмотрим подробнее условия договора, порядок определения платы, передачу помещения, правомерность субаренды, фактическое использование офиса и применяемый организацией метод признания доходов и расходов.
Если договор прямо предусматривает обязательное ежемесячное подписание актов, сначала измените это условие дополнительным соглашением. Пока условие действует, уведомление субарендодателя об отказе от составления актов не изменяет договор автоматически.
Сначала уточним терминологию. Организация, которая получила офис во временное пользование по договору субаренды, является субарендатором. Контрагент, который арендует помещение у собственника и передает его организации, является субарендодателем.
Следовательно, если контрагент уведомляет организацию о прекращении выставления счетов на оплату и ежемесячных актов, по смыслу ситуации уведомление направляет именно субарендодатель.
Это уточнение не влияет на возможность признать расходы, но позволит правильно оформить договор, учетную политику, переписку и документы в 1С.
Разберем правовую природу договора. По статье 606 ГК РФ арендодатель передает имущество арендатору за плату во временное владение и пользование либо во временное пользование. Основное исполнение со стороны арендодателя заключается в предоставлении имущества, а со стороны арендатора — во внесении арендной платы.
При обычном долгосрочном пользовании офисом помещение передается один раз в начале договора. Передачу подтверждает акт приема-передачи. После этого арендатор непрерывно использует один и тот же объект в течение срока договора.
Не будем каждый месяц представлять аренду как новую самостоятельную услугу, которую необходимо сдавать и принимать отдельным актом. Если помещение передано, договор продолжает действовать, доступ к помещению не прекращен, а размер платы определен, расход возникает в соответствии с условиями договора.
Минфин России в письме от 25 марта 2019 года № 03-03-06/1/20067 разъяснил, что ежемесячное заключение актов оказанных услуг по договору аренды или субаренды для документального подтверждения арендных расходов не требуется.
Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 15 ноября 2017 года № 03-03-06/1/75483. Финансовое ведомство указало, что отсутствие ежемесячных актов не является основанием для отказа в признании расходов по налогу на прибыль, если арендные отношения подтверждаются другими документами.
Таким образом, ежемесячный акт является обязательным не по общему правилу, а только тогда, когда стороны сами установили такое требование в договоре.
Арендные и субарендные платежи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Одновременно соблюдайте требования пункта 1 статьи 252 НК РФ. Расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода.
Разберем условия по шагам:
Заключите действующий договор субаренды. Укажите объект, размер арендной платы, порядок расчетов, срок и назначение помещения.
Подтвердите фактическую передачу помещения. Подпишите акт приема-передачи офиса или иной документ с обязательными реквизитами первичного учетного документа.
Проверьте право субарендодателя передавать помещение. Получите подтверждение согласия собственника, если такое согласие не содержится в основном договоре аренды.
Используйте помещение в деятельности организации. Офис должен быть связан с управлением, продажами, обслуживанием клиентов, работой сотрудников или иной деятельностью, направленной на получение дохода.
Определите размер расхода. Из договора или приложения к нему должна однозначно следовать сумма ежемесячной платы либо порядок ее расчета.
Начисляйте расход в правильном периоде. При методе начисления ориентируйтесь на период пользования помещением и условия договора, а не только на дату оплаты.
Соберите подтверждающие документы. Храните договор, акт передачи, уведомление об отказе от ежемесячных актов, платежные документы, счета-фактуры при наличии НДС и документы по переменной части платы.
При выполнении этих условий ежемесячные акты оказанных услуг не являются обязательным элементом комплекта документов.
Проанализируем вопрос автора буквально. Субарендодатель предлагает считать документальным подтверждением договор субаренды и платежные поручения.
Такой комплект лучше дополнить актом приема-передачи помещения. Платежное поручение подтверждает перечисление денег, но само по себе не доказывает, что офис фактически передан и использовался организацией.
Без акта приема-передачи налоговый орган может задать следующие вопросы:
Когда организация фактически получила помещение?
В каком состоянии помещение было передано?
Какую площадь занимала организация?
С какого момента возникла обязанность уплачивать арендную плату?
Имела ли организация доступ в помещение в проверяемом периоде?
Соответствует ли используемое помещение объекту, указанному в договоре?
Поэтому сформируем безопасный комплект документов:
Договор субаренды со всеми приложениями и дополнительными соглашениями.
Акт приема-передачи помещения субарендатору.
Акт возврата помещения после прекращения договора.
Согласие собственника на субаренду либо основной договор аренды, в котором такое согласие уже предоставлено.
Документы, подтверждающие полномочия субарендодателя.
График или расчет арендных платежей.
Платежные поручения и банковские выписки.
Уведомление субарендодателя о прекращении составления счетов и ежемесячных актов.
Счета-фактуры или УПД, если операция облагается НДС и организация заявляет вычет.
Документы по коммунальным и иным переменным платежам.
Договор и акт приема-передачи являются основными документами, подтверждающими возникновение и продолжение арендных отношений. Платежные документы дополнительно подтверждают исполнение обязанности по оплате.
Отделим счет на оплату от акта и счета-фактуры. Это три разных документа с разным назначением.
Счет на оплату содержит банковские реквизиты, сумму и назначение предстоящего платежа. По общему правилу он не является обязательным первичным документом, подтверждающим расход.
Если в договоре установлены сумма, срок и реквизиты для оплаты, перечисляйте арендную плату без отдельного счета. В назначении платежа укажите договор, период аренды и характер платежа.
Например, сформулируйте назначение следующим образом: «Арендная плата по договору субаренды № 15 от 10.01.2026 за август 2026 года».
Если в платеж входит НДС, укажите его сумму или сделайте отметку о том, что платеж производится без НДС, в зависимости от налогового статуса субарендодателя.
Отказ от выставления счетов на оплату не мешает учету расходов. Исключение возникнет, если договор связывает обязанность оплатить аренду именно с получением счета. Тогда измените договор либо продолжайте получать счет, иначе станет неясно, когда наступает срок платежа.
Особенно внимательно рассмотрим НДС. Уведомление может содержать общую фразу о прекращении выставления «счетов». Выясните, идет ли речь только о счетах на оплату или также о счетах-фактурах.
Счет на оплату не является основанием для вычета НДС. Его отсутствие не препятствует вычету.
Счет-фактура, напротив, является одним из обязательных документов для вычета входного НДС, если субарендодатель признается плательщиком НДС, начисляет налог с арендной платы и организация имеет право на вычет.
Для вычета НДС проверьте:
Субарендодатель предъявил НДС в составе арендной платы.
Организация получила правильно оформленный счет-фактуру или УПД со статусом, позволяющим использовать его как счет-фактуру.
Помещение используется в операциях, облагаемых НДС.
Аренда принята к учету.
Соблюдены общие условия и сроки применения вычета.
Ежемесячный акт оказанных услуг для вычета НДС по аренде также не является безусловно обязательным, если имеются договор, акт приема-передачи и счет-фактура. Такая позиция приводилась Минфином России, в частности в письмах от 15 ноября 2017 года № 03-03-06/1/75483 и от 15 июня 2015 года № 03-07-11/34410.
Если субарендодатель не является плательщиком НДС или применяет освобождение, счета-фактуры может не быть. В таком случае не выделяйте входной НДС и не заявляйте вычет.
Попросите субарендодателя уточнить в уведомлении, что прекращается выставление именно счетов на оплату и ежемесячных актов, но счета-фактуры или УПД будут оформляться в случаях, предусмотренных налоговым законодательством.
Прежде чем отказываться от актов, внимательно прочитайте договор. Рассмотрим несколько вариантов.
Вариант 1. Договор не требует ежемесячных актов.
В таком случае субарендодатель вправе не составлять акты. Продолжайте учитывать расходы на основании договора, первоначального акта приема-передачи и других подтверждающих документов.
Вариант 2. В договоре указано, что акты составляются ежемесячно.
Простое уведомление одной стороны не отменяет это условие. Пока договор не изменен, отсутствие актов означает нарушение согласованного порядка документооборота.
Оформите дополнительное соглашение и исключите требование о ежемесячных актах. Укажите, что предоставление помещения является непрерывным, а арендная плата начисляется за каждый календарный месяц на основании договора и первоначального акта приема-передачи.
Вариант 3. Договор связывает начисление платы с подписанием акта.
Например, в договоре может быть указано: «Арендная плата начисляется после подписания сторонами акта оказанных услуг». В такой формулировке отсутствие акта создает существенный риск, потому что по условиям сделки без акта может не возникать обязанность по расчету.
Измените договор и установите конкретный порядок:
Арендная плата начисляется ежемесячно за период фактического пользования помещением.
Размер платы установлен в твердой сумме или определяется по понятной формуле.
Обязанность по оплате не зависит от выставления счета.
Ежемесячные акты не составляются.
Передача и возврат помещения оформляются отдельными актами.
Вариант 4. Договор предусматривает переменную часть платы.
В этом случае одного первоначального акта приема-передачи может быть недостаточно для подтверждения ежемесячной суммы. Потребуются документы, по которым рассчитывается переменная часть.
Рассмотрим подробнее безопасную конструкцию договора. Не ограничивайтесь уведомлением субарендодателя, если действующий текст договора предусматривает акты.
В дополнительном соглашении закрепите следующие положения:
Помещение передано по первоначальному акту приема-передачи и находится в пользовании субарендатора до подписания акта возврата.
Предоставление помещения носит непрерывный характер.
Ежемесячные акты оказанных услуг сторонами не составляются.
Основанием для начисления постоянной части арендной платы являются договор, акт приема-передачи и истечение соответствующего расчетного периода.
Основанием для оплаты являются условия договора, а счет на оплату носит информационный характер либо не выставляется.
Сумма ежемесячной арендной платы и срок оплаты определены непосредственно в договоре.
Порядок определения платы за неполный месяц установлен отдельно.
Документы по переменной части передаются в определенный срок и установленным способом.
Счета-фактуры и УПД оформляются в соответствии с налоговым законодательством.
Стороны признают юридическую силу электронных документов, если используется электронный документооборот.
Такой порядок устранит противоречие между фактическим документооборотом и условиями договора.
Поскольку речь идет не о прямой аренде у собственника, дополнительно подтвердим правомерность субаренды.
По пункту 2 статьи 615 ГК РФ арендатор вправе сдавать имущество в субаренду с согласия арендодателя, если иное не предусмотрено законом или договором.
Проверьте следующие документы и условия:
Субарендодатель действительно арендует помещение у собственника или иного управомоченного лица.
Основной договор аренды разрешает передачу объекта или его части в субаренду либо имеется отдельное письменное согласие арендодателя.
Срок субаренды не превышает срок основного договора аренды.
Передаваемая часть помещения точно определена.
Субарендодатель не передает больше прав, чем имеет сам.
Соблюдены требования о государственной регистрации договора, если они применимы к конкретной сделке.
Получите копию основного договора аренды в части, подтверждающей объект, срок и право на субаренду. Если контрагент не хочет раскрывать коммерческие условия, запросите заверенную выписку из договора и отдельное согласие собственника.
Отсутствие согласия собственника создает больший налоговый риск, чем отсутствие ежемесячных актов. При споре налоговый орган может поставить под сомнение законность сделки и реальность предоставления помещения.
Договор должен позволять однозначно определить офис, переданный организации. Не ограничивайтесь общим указанием адреса крупного здания.
Укажите:
Полный адрес объекта недвижимости.
Кадастровый номер здания или помещения при наличии.
Этаж.
Номер офиса, комнаты или части помещения.
Площадь.
Назначение помещения.
Перечень мест общего пользования, которыми вправе пользоваться организация.
Состав передаваемого имущества, если вместе с офисом передается мебель или оборудование.
Эти сведения отразите и в акте приема-передачи. Чем точнее идентифицирован объект, тем легче подтвердить реальность расхода.
Для признания расхода недостаточно формально заключить договор и перечислить деньги. Подтвердите, что офис используется для деятельности, направленной на получение дохода.
Соберите доступные доказательства:
Приказ о размещении подразделения в офисе.
Перечень сотрудников, работающих по этому адресу.
Трудовые договоры или дополнительные соглашения с указанием места работы.
Документы о размещении рабочих мест.
Деловую переписку с использованием адреса офиса.
Документы о проведении встреч и обслуживании клиентов.
Договоры на интернет, охрану, уборку и связь.
Пропуска сотрудников и посетителей.
Документы о доставке корреспонденции.
Уведомления налогового органа, банка или контрагентов об адресе подразделения, если они оформлялись.
Не требуется собирать все перечисленные документы ежемесячно. Используйте их как дополнительное подтверждение реальности операции при значительных расходах, взаимозависимости сторон или повышенном налоговом риске.
Большинство организаций на ОСНО применяет метод начисления. При этом расходы признаются в периоде, к которому они относятся, независимо от фактической оплаты.
Арендные платежи учитываются в соответствии с пунктом 7 статьи 272 НК РФ. Датой признания может быть:
Дата расчетов, установленная договором.
Дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов.
Последнее число отчетного или налогового периода.
Рассмотрим обычный договор с фиксированной ежемесячной платой. Помещение передано организации, договор действует, а плата составляет 120 000 рублей в месяц.
Начисляйте расходы ежемесячно в течение периода пользования офисом. Не ожидайте оплаты и не переносите расход на дату платежного поручения.
Если ежемесячные акты не составляются, начисляйте плату на основании договора, акта приема-передачи и внутреннего расчета бухгалтерии. Внутренний расчет зафиксирует период, сумму и счет затрат, но не будет изображать несуществующий акт контрагента.
Посмотрим на пример. Офис передан ООО по акту 15 января. Ежемесячная плата составляет 100 000 рублей без учета переменной части. Оплата за январь произведена 5 февраля. Ежемесячные акты договором не предусмотрены.
Сначала проверьте, как договор определяет плату за неполный месяц.
Если плата рассчитывается пропорционально календарным дням пользования, определите стоимость периода с 15 по 31 января. Начислите расход в январе, несмотря на оплату в феврале.
Если договор прямо предусматривает полную месячную плату за любой неполный месяц, примените согласованное условие при наличии экономического обоснования.
В феврале начислите полную ежемесячную плату за февраль. Платеж, совершенный 5 февраля, погасит задолженность или аванс в зависимости от назначения и условий договора, но не изменит период признания расхода.
Разберем документы:
Договор подтверждает размер и порядок расчета платы.
Акт приема-передачи подтверждает начало пользования с 15 января.
Внутренний расчет подтверждает сумму за неполный месяц.
Платежное поручение подтверждает расчет с субарендодателем.
Счет-фактура подтверждает право на вычет НДС, если налог предъявлен.
Ежемесячный двусторонний акт для признания постоянной арендной платы в этом примере не требуется.
Рассмотрим ситуацию, когда организация перечисляет арендную плату вперед за квартал, полугодие или год.
При методе начисления не включайте всю предоплату в расходы на дату перечисления денег. Предварительная оплата сама по себе не означает, что помещение уже предоставлено за все будущие периоды.
Распределяйте расход по периодам пользования офисом:
Перечисленную сумму сначала отразите как аванс субарендодателю.
Ежемесячно начисляйте арендную плату за истекший период.
Зачитывайте соответствующую часть аванса в счет начисленной задолженности.
Продолжайте признавать расход до окончания оплаченного периода.
Например, если 25 декабря перечислена плата за январь, февраль и март следующего года, не включайте всю сумму в декабрьские расходы. Отразите соответствующую часть в январе, феврале и марте.
Отсутствие ежемесячных актов не меняет этот порядок.
Некоторые организации на ОСНО вправе применять кассовый метод, если выполняются ограничения статьи 273 НК РФ. В частности, учитывается предельный размер средней квартальной выручки за предыдущие четыре квартала.
При кассовом методе расходы признаются после их фактической оплаты. Одновременно подтвердите, что соответствующий период пользования помещением наступил и субарендодатель предоставил офис.
Не списывайте сразу в расход предоплату за будущие месяцы только на основании платежного поручения. До начала соответствующего периода перечисленная сумма является авансом.
Разберем порядок:
Проверьте право организации применять кассовый метод.
Закрепите метод в учетной политике.
Отразите перечисление аванса субарендодателю.
После наступления периода пользования и при наличии оплаты признайте соответствующую сумму расходом.
Не учитывайте неоплаченную задолженность до ее погашения.
Если организация применяет обычный метод начисления, платежное поручение не определяет дату признания расхода. Не смешивайте два метода.
Теперь рассмотрим более сложный вариант. Договор может предусматривать:
Постоянную плату за пользование помещением.
Переменную плату, зависящую от потребления электроэнергии, воды, отопления, связи, уборки или других ресурсов.
Для постоянной части обычно достаточно договора и акта приема-передачи. Ежемесячный двусторонний акт не требуется, если договором не установлено обратное.
Для переменной части подготовьте документы, позволяющие проверить расчет. Это могут быть:
Расчет субарендодателя.
Копии счетов ресурсоснабжающих организаций.
Показания индивидуальных или общих приборов учета.
Расчет распределения коммунальных расходов по площади.
Тарифы, действовавшие в соответствующем периоде.
Документ о согласовании объема потребления.
УПД или иной первичный документ на переменную часть.
Уведомление об отказе от всех ежемесячных документов не должно лишать субарендатора возможности проверить переменную сумму. Если размер платежа каждый месяц меняется, требуйте расчет и подтверждающие документы.
Не начисляйте переменную часть на основании одного платежного поручения. В платежном поручении отражается уже перечисленная сумма, но не раскрывается метод ее определения.
Предположим, постоянная арендная плата составляет 150 000 рублей в месяц. Дополнительно субарендатор возмещает стоимость электроэнергии пропорционально показаниям отдельного счетчика.
Постоянную часть начислите ежемесячно на основании договора и акта приема-передачи.
Для переменной части запросите:
Показания счетчика на начало и конец месяца.
Объем потребления.
Примененный тариф.
Расчет итоговой суммы.
Документ поставщика электроэнергии либо иной документ, подтверждающий стоимость.
Если субарендодатель направляет такой расчет через электронный документооборот, оформлять общий акт на постоянную и переменную части необязательно. Однако документ по переменной части должен содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа или сопровождаться документами, которые в совокупности подтверждают факт и сумму расхода.
Статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учетным документом. При этом законодательство не устанавливает обязательную унифицированную форму ежемесячного акта по аренде.
Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Документ должен содержать обязательные реквизиты:
Наименование документа.
Дату составления.
Наименование экономического субъекта.
Содержание факта хозяйственной жизни.
Величину натурального или денежного измерения.
Единицу измерения.
Наименование должностей ответственных лиц.
Подписи ответственных лиц или иные предусмотренные законом средства идентификации.
Применительно к аренде первичным документом о первоначальной передаче объекта является акт приема-передачи. Размер и периодические условия арендной платы фиксируются в договоре.
Для ежемесячного начисления организация может составлять внутреннюю бухгалтерскую справку или расчет. Такой документ не заменяет акт передачи помещения, но помогает оформить начисление и связать его с конкретным периодом.
Не создавайте фиктивный двусторонний акт от имени субарендодателя. Если контрагент не выставляет акт, не указывайте в 1С несуществующие номер и дату документа поставщика. Используйте реальный договор, внутренний расчет и установленный организацией порядок учета.
Внутренний документ не может исправить недостатки самой сделки. Не полагайтесь только на бухгалтерскую справку, если:
Не подписан договор субаренды.
Помещение не передано по акту.
Субарендодатель не имеет согласия собственника.
Нельзя определить переданное помещение.
Размер платы не установлен.
Не подтвержден расчет переменной части.
Организация фактически не использует помещение.
Договор требует ежемесячный двусторонний акт.
Стороны являются взаимозависимыми, а деловая цель сделки не подтверждена.
В таких ситуациях сначала устраните основной недостаток, а затем оформляйте начисление.
Сохраните полученное уведомление вместе с договором. Оно подтвердит установленный контрагентом порядок документооборота и объяснит отсутствие ежемесячных счетов и актов.
Проверьте содержание уведомления. В нем желательно указать:
Реквизиты договора субаренды.
Дату перехода на новый порядок.
Отказ только от счетов на оплату и ежемесячных актов.
Подтверждение неизменности порядка начисления арендной платы.
Порядок предоставления расчетов переменной части.
Порядок выставления счетов-фактур или УПД.
Контактное лицо для проведения сверки.
Если уведомление противоречит договору, не ограничивайтесь его получением. Подпишите дополнительное соглашение.
Если договор уже разрешает одностороннее изменение порядка документооборота путем уведомления, проверьте, распространяется ли такое условие на отказ от актов. Даже в этом случае безопаснее письменно подтвердить согласие обеих сторон.
Отказ от ежемесячных актов не означает отказ от контроля взаиморасчетов. Периодически проводите сверку с субарендодателем.
Подписывайте акт сверки, например, ежеквартально или ежегодно. Акт сверки не заменяет первичные документы, но подтверждает согласованное состояние задолженности.
В акте сверки проверьте:
Начисленную постоянную арендную плату.
Начисленную переменную часть.
Поступившие платежи.
Зачтенные авансы.
Обеспечительный платеж.
Корректировки и перерасчеты.
Задолженность на конец периода.
Сверка особенно полезна, если документы по переменной части поступают с задержкой или организация перечисляет авансы.
Не смешивайте арендную плату и обеспечительный платеж. Если перечисленная сумма подлежит возврату после прекращения договора и не засчитывается автоматически в оплату последнего месяца, она не признается текущим расходом.
Разберем условия договора:
Подлежит ли обеспечительный платеж возврату.
Может ли субарендодатель удержать его при нарушении обязательств.
Засчитывается ли он в счет последнего месяца аренды.
В какой момент происходит зачет.
До зачета учитывайте сумму как выданное обеспечение или аванс в соответствии с ее экономическим содержанием. В налоговые расходы по аренде включите сумму только после возникновения соответствующего основания.
Платежное поручение с формулировкой «обеспечительный платеж» не подтверждает текущий арендный расход.
Налоговый учет арендной платы не следует полностью отождествлять с бухгалтерским учетом.
В бухгалтерском учете применяйте ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды». Субарендатор по отношению к полученному офису является арендатором и анализирует договор по правилам этого стандарта.
В зависимости от условий договора и права организации применять упрощенные способы учета возможны разные варианты:
Признание права пользования активом и обязательства по аренде.
Признание арендных платежей расходами равномерно в течение срока аренды в предусмотренных стандартом случаях.
Применение упрощенного порядка организацией, имеющей на это право.
Не принимайте решение только по признаку отсутствия актов. Порядок бухгалтерского учета определяется ФСБУ 25/2018, сроком аренды, условиями выкупа, возможностью передачи объекта, экономическим сроком использования и учетной политикой.
В налоговом учете арендные платежи продолжают признаваться по правилам главы 25 НК РФ. Если бухгалтерский и налоговый порядок различаются, проанализируйте временные разницы по ПБУ 18/02.
Рассмотрим общий порядок работы в 1С:Бухгалтерии 8. Конкретный набор документов зависит от редакции программы, настроек учета аренды и выбранного способа применения ФСБУ 25/2018.
Сначала заполните сведения о договоре:
Откройте карточку субарендодателя в справочнике Контрагенты.
Создайте договор в справочнике Договоры.
Выберите вид договора с поставщиком.
Укажите номер, дату и срок действия договора.
Настройте валюту расчетов и порядок учета НДС.
Укажите счета расчетов и условия оплаты.
Если применяется полноценный учет аренды по ФСБУ 25/2018, используйте документ Поступление в аренду. В актуальных версиях программы он находится в разделе учета основных средств и нематериальных активов.
В документе укажите:
Субарендодателя.
Договор субаренды.
Переданное помещение или право пользования объектом.
Срок аренды.
График арендных платежей.
Порядок оценки обязательства по аренде.
Способ отражения расходов.
Для отражения ежемесячной задолженности по арендной плате и входного НДС используйте документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги аренды, если такой порядок предусмотрен применяемой версией и настройками программы.
Название документа 1С не означает, что контрагент обязан прислать бумажный акт. Документ информационной базы регистрирует хозяйственную операцию. Основанием для его создания могут быть договор, акт приема-передачи, график платежей и внутренний расчет.
Разберем по шагам учет фиксированной ежемесячной платы:
Создайте документ Поступление (акты, накладные, УПД).
Выберите вид операции Услуги аренды.
Укажите субарендодателя и договор.
Установите последний день месяца или другую дату признания, соответствующую договору и учетной политике.
Добавьте услугу «Субаренда офисного помещения».
Укажите сумму за соответствующий месяц.
Выберите счет затрат с учетом назначения офиса.
Заполните статью затрат для налогового учета как расход, учитываемый при налогообложении прибыли.
Укажите подразделение и направление деятельности.
Зарегистрируйте счет-фактуру, если он фактически получен.
Не вводите вымышленный номер акта субарендодателя. В качестве основания используйте реальный внутренний документ, например бухгалтерскую справку-расчет, если реквизиты формы позволяют это сделать.
Наименование внутреннего документа сформулируйте понятно: «Расчет арендной платы по договору субаренды № 15 за август 2026 года».
Содержание расчета должно позволять установить:
Договор.
Арендуемый объект.
Расчетный период.
Количество дней пользования при неполном месяце.
Сумму постоянной части.
Сумму переменной части.
Сумму НДС при наличии.
Ответственное лицо.
Выбор счета зависит от того, для каких целей используется офис.
Рассмотрим возможные варианты:
Счет 26 используйте для общехозяйственных и управленческих помещений.
Счет 44 используйте, если офис непосредственно относится к торговой деятельности и учетная политика предусматривает такое отражение.
Счет 20 используйте, если помещение непосредственно связано с выполнением работ или оказанием услуг и арендная плата относится к прямым производственным расходам.
Счет 25 используйте для общепроизводственных помещений.
Другой счет примените в соответствии с экономическим назначением помещения и рабочим планом счетов.
Не выбирайте счет только ради автоматического включения суммы в налоговые расходы. Установите реальную функцию помещения и закрепите порядок в учетной политике.
Дополнительно проверьте способ признания расхода в налоговом учете. Прямые расходы могут учитываться по мере признания соответствующих доходов, а косвенные — в периоде их возникновения. Классификацию расходов определяйте по статье 318 НК РФ и учетной политике организации.
Оплату субарендодателю зарегистрируйте документом Списание с расчетного счета.
Заполните:
Вид операции, соответствующий оплате поставщику.
Субарендодателя.
Тот же договор, который указан в начислении.
Счет расчетов.
Сумму платежа.
Назначение платежа с указанием периода аренды.
Если перечисляется аванс, проверьте автоматическое отражение суммы на счете авансов. После ежемесячного начисления выполните зачет аванса.
Не создавайте начисление аренды только по банковской выписке. Платеж отражает движение денег, а расход при методе начисления необходимо зарегистрировать отдельной операцией за соответствующий период.
После отражения операций сформируйте контрольные отчеты:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету для проверки затрат и расчетов.
Карточка счета для анализа последовательности начислений и оплат.
Анализ субконто по субарендодателю и договору.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 или соответствующему счету расчетов.
Отчеты по счетам учета обязательства по аренде при применении ФСБУ 25/2018.
Регистры налогового учета по прочим расходам.
Анализ учета по налогу на прибыль, если отчет доступен в используемой версии.
Проверьте, что:
Расход начислен в правильном месяце.
Сумма соответствует договору.
Плата не отражена повторно.
Аванс не списан в расход раньше периода аренды.
Входной НДС принят к вычету только при наличии основания.
Платеж отнесен к правильному договору.
Не образовалась необоснованная задолженность.
Если сумма аренды постоянная, используйте штатные средства копирования или повторения документа. Не заполняйте операцию заново каждый месяц вручную.
При копировании обязательно меняйте:
Дату документа.
Период аренды в содержании операции.
Номер внутреннего расчета.
Сумму, если месяц неполный или плата изменилась.
Счет-фактуру, если она получена за новый период.
Если в конфигурации доступен специализированный функционал учета аренды, используйте график платежей и регламентные операции. Не дублируйте автоматическое начисление ручным документом.
После изменения размера аренды внесите корректировки в договор, график и настройки 1С. Не продолжайте автоматически копировать старую сумму.
Субарендодатель может изменить плату в порядке, предусмотренном договором. Для подтверждения нового расхода получите документ, устанавливающий новый размер.
Это может быть:
Дополнительное соглашение.
Уведомление об индексации, если договор разрешает одностороннее изменение.
Расчет индексации по предусмотренной договором формуле.
Новый график платежей.
Не принимайте повышенную сумму в расходы только на основании платежного поручения. Сначала подтвердите договорное основание изменения.
В 1С измените график арендных платежей или сумму ежемесячного документа с даты вступления новых условий в силу.
Если договор предусматривает период без арендной платы или пониженную плату, проанализируйте условия договора и правила ФСБУ 25/2018.
В налоговом учете признавайте сумму, которая относится к соответствующему периоду по условиям сделки. Если платежи установлены неравномерно, но являются общей платой за весь срок пользования, может потребоваться распределение расходов с учетом содержания договора.
В бухгалтерском учете порядок признания может отличаться из-за оценки права пользования активом и обязательства по аренде.
Не начисляйте стандартную ежемесячную сумму в период арендных каникул только потому, что предыдущий документ был скопирован автоматически.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда помещение формально передано, но организация не может им пользоваться.
Например, доступ заблокирован субарендодателем, помещение признано аварийным или отсутствуют обязательные условия для его использования.
В таком случае выясните:
Сохранилась ли обязанность платить по договору.
По чьей вине помещение нельзя использовать.
Предусмотрен ли перерасчет.
Подписано ли соглашение об уменьшении платы.
Есть ли претензия субарендодателю.
Не продолжайте механически признавать расходы, если возник спор о самом предоставлении помещения. Оформите переписку, претензию, акт о невозможности пользования и решение по перерасчету.
Ежемесячный акт обычно не требуется, но реальность непрерывного предоставления помещения должна сохраняться.
Если субарендодатель является взаимозависимым лицом, уделите дополнительное внимание реальности сделки и размеру платы.
Подготовьте:
Обоснование необходимости офиса.
Сравнение площади с численностью сотрудников.
Информацию о рыночном уровне арендной платы.
Документы о фактическом использовании помещения.
Подтверждение реальных расчетов.
Согласие собственника на субаренду.
Отсутствие ежемесячных актов допустимо и между взаимозависимыми лицами, но общий уровень доказательств должен быть достаточным для подтверждения деловой цели и реальности расходов.
Рассмотрим подробнее ситуации, в которых налоговый орган может оспорить расходы не из-за отсутствия ежемесячного акта, а по другим причинам.
Не подписан акт приема-передачи. Нельзя надежно определить дату начала фактического пользования.
Субарендодатель не получил согласие собственника. Правомерность передачи помещения вызывает сомнения.
Помещение невозможно идентифицировать. В договоре отсутствуют площадь, номер офиса или иные необходимые признаки.
Договор прекратился. Расходы продолжают начисляться после окончания срока без подтверждения продления.
Срок субаренды превышает срок основной аренды.
Организация фактически не использует офис. Сотрудники и деятельность по адресу отсутствуют.
Размер платы не определен. Нет твердой суммы или проверяемой формулы расчета.
Переменная часть не подтверждена. Отсутствуют показания, тарифы и расчеты.
Платежи перечисляются другому лицу. Нет договора уступки, поручения или иного основания.
Расход отражен не в том периоде. Предоплата полностью списана до начала пользования.
НДС принят без счета-фактуры.
Договор требует ежемесячные акты, но они не оформляются.
Именно эти недостатки создают основной налоговый риск. Само по себе отсутствие ежемесячного акта при правильно оформленной субаренде не лишает организацию права на расход.
Законодательство не требует составлять годовой акт вместо ежемесячных актов. Если договор, первоначальный акт приема-передачи и порядок расчетов оформлены правильно, обязательного годового акта нет.
Однако стороны вправе установить периодическое подтверждение пользования, например ежеквартально или ежегодно. Такой документ может снижать доказательственные риски, но не является обязательным условием статьи 264 НК РФ.
Вместо акта оказанных услуг можно использовать:
Акт сверки взаиморасчетов.
Письмо о подтверждении действия договора.
Годовой расчет арендной платы.
Документ о продлении договора.
Не усложняйте документооборот без необходимости. Сформируйте комплект, который подтверждает объект, срок, стоимость и фактическое пользование.
Не составляйте от имени субарендодателя фиктивный двусторонний акт. Организация не вправе подписывать документ за контрагента без соответствующих полномочий.
Вместо этого оформите внутреннюю бухгалтерскую справку-расчет. Укажите в ней:
Наименование организации.
Номер и дату справки.
Договор субаренды.
Период пользования.
Размер постоянной платы.
Расчет переменной платы.
Сумму без НДС.
НДС при наличии.
Общую сумму.
Корреспонденцию счетов.
Подпись ответственного бухгалтера.
Такая справка подтверждает выполненный организацией расчет, но используется только в совокупности с договором и актом приема-передачи.
Закрепите порядок учета арендных расходов в учетной политике. Это особенно важно, если ежемесячные акты не составляются.
Укажите:
Какими документами подтверждается постоянная арендная плата.
На какую дату выполняется ежемесячное начисление.
Как оформляется внутренний расчет.
Как рассчитывается плата за неполный месяц.
Как распределяется переменная часть.
Какие расходы признаются прямыми и косвенными.
Как применяется ФСБУ 25/2018.
Как отражаются различия между бухгалтерским и налоговым учетом.
Не включайте в учетную политику положение, которое противоречит договору. Сначала согласуйте договорный порядок с субарендодателем.
Разберем практический алгоритм:
Уточните терминологию. Определите, что уведомление направлено субарендодателем.
Прочитайте договор. Найдите положения о счетах, актах, сроках оплаты и моменте начисления платы.
Проверьте акт приема-передачи. Убедитесь, что помещение фактически передано и точно описано.
Проверьте согласие собственника. Получите основной договор или отдельное согласие на субаренду.
Разделите документы. Уточните, что отменяются счета на оплату и акты, но не необходимые счета-фактуры.
Подпишите дополнительное соглашение. Сделайте это, если действующий договор требует ежемесячных актов.
Утвердите внутренний расчет. Определите форму бухгалтерской справки и дату ее составления.
Настройте 1С. Ежемесячно отражайте начисление документом учета аренды или поступления услуг.
Проверяйте переменную часть. Не принимайте расчет без показателей и документов.
Проводите сверку. Сопоставляйте начисления, оплаты и задолженность.
ООО применяет ОСНО и метод начисления. По договору субаренды организация получила офис площадью 80 квадратных метров. Помещение передано по акту 1 августа. Постоянная плата составляет 200 000 рублей в месяц. Дополнительно оплачивается электроэнергия по отдельному счетчику.
Субарендодатель направил уведомление о том, что с августа не будет выставлять счета на оплату и акты оказанных услуг.
Разберем действия организации.
Сначала проверьте договор. Если в нем не предусмотрены ежемесячные акты, принимайте уведомление к сведению. Если акты предусмотрены, подпишите дополнительное соглашение.
Проверьте наличие:
Акта приема-передачи от 1 августа.
Согласия собственника на субаренду.
Документов, позволяющих идентифицировать офис.
Точного размера постоянной платы.
Порядка расчета электроэнергии.
31 августа начислите постоянную часть в сумме 200 000 рублей. Основанием укажите договор, акт приема-передачи и внутреннюю бухгалтерскую справку.
Переменную часть начислите после получения показаний счетчика и расчета стоимости электроэнергии.
В 1С создайте документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги аренды либо используйте специализированный механизм учета аренды. Укажите счет затрат в соответствии с назначением офиса.
После получения счета-фактуры зарегистрируйте его и проверьте право на вычет НДС. Если субарендодатель не предъявляет НДС на законном основании, отражайте операцию без входного налога.
Платеж, произведенный 5 сентября, зачтите в счет начисленной за август задолженности. В налоговом учете при методе начисления расход относится к августу, а не к сентябрю.
Ежемесячный акт в этом примере не требуется.
Изменим условия. В договоре указано, что размер ежемесячной платы определяется актом оказанных услуг, а оплата производится в течение пяти дней после его подписания. Конкретная сумма в договоре отсутствует.
Субарендодатель перестал выставлять акты и направил только уведомление об оптимизации документооборота.
В такой ситуации невозможно надежно определить:
Сумму ежемесячной платы.
Момент возникновения обязанности по расчету.
Дату признания расхода.
Согласие сторон с объемом предоставления.
Не продолжайте учитывать произвольную сумму только по платежному поручению. Подпишите дополнительное соглашение, установите твердую плату или проверяемую формулу и исключите условие об обязательном акте.
До устранения противоречия налоговый риск будет существенным.
Субарендодатель является плательщиком НДС. Договор устанавливает ежемесячную плату, включающую НДС. Счет на оплату не выставляется, акт также не составляется.
Организация вправе начислить арендный расход без этих документов на основании договора и акта приема-передачи.
Однако для вычета входного НДС получите счет-фактуру или надлежащим образом оформленный УПД. Платежное поручение не заменит этот документ.
Если счет-фактура не получен, включите арендную плату в расходы по налогу на прибыль в установленном порядке, но не заявляйте вычет НДС до выполнения предусмотренных законом условий.
ООО на ОСНО может учитывать арендные платежи по договору субаренды без ежемесячных актов оказанных услуг. Отсутствие таких актов само по себе не является основанием для отказа в признании расходов по налогу на прибыль.
Для безопасного учета подготовьте действующий договор субаренды, акт приема-передачи помещения, подтверждение права контрагента передавать объект в субаренду, расчет арендной платы и документы, подтверждающие фактическое использование офиса.
Счет на оплату не является обязательным документом, если договор позволяет определить сумму, срок и реквизиты платежа.
Не путайте счет на оплату со счетом-фактурой. Если субарендодатель предъявляет НДС, для вычета получите счет-фактуру или соответствующий УПД.
При методе начисления признавайте арендную плату в том периоде, к которому она относится, независимо от даты оплаты. Платежное поручение подтверждает расчет с контрагентом, но не определяет период расхода.
Если договор предусматривает обязательные ежемесячные акты, не ограничивайтесь односторонним уведомлением субарендодателя. Подпишите дополнительное соглашение и прямо установите, что ежемесячные акты и счета на оплату не составляются.
Для переменной части арендной платы продолжайте получать расчеты, показания приборов учета, тарифы и иные документы, позволяющие проверить сумму.
В 1С:Бухгалтерии 8 используйте документ Поступление в аренду для учета договора по ФСБУ 25/2018 и документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги аренды для отражения ежемесячных начислений, если такой порядок соответствует настройкам программы.
Главный принцип сформулируем так: для арендного расхода важен не ежемесячный акт сам по себе, а совокупность документов, подтверждающих законность субаренды, фактическую передачу офиса, период пользования, размер платы и связь помещения с деятельностью организации.
Информация носит справочный характер