← На главную

Рассмотрим ситуацию, когда организация на общей системе налогообложения арендует офис, ежемесячно перечисляет арендную плату, но арендодатель или субарендодатель перестает выставлять счета на оплату и акты оказанных услуг. Разберем, можно ли признавать расходы без этих документов, каким документом начислять аренду в 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 и что указывать в полях номера и даты входящего документа.

Основной вывод следующий: ежемесячный акт оказанных услуг по договору аренды по общему правилу не обязателен. Если в письменном договоре определены объект аренды, размер арендной платы, периодичность платежей и срок пользования помещением, а помещение передано организации по акту приема-передачи, начисляйте арендную плату ежемесячно на основании договора и факта продолжающегося пользования офисом.

В 1С:Бухгалтерии 8 для организации на ОСНО обычно создавайте каждый месяц документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги аренды. Отсутствие бумажного акта не означает, что начисление аренды нужно отражать непосредственно документом оплаты или что расход можно учитывать только при списании денег с расчетного счета.

Вариант «Без закрывающих документов» в банковском документе для рассматриваемой организации на ОСНО не применяйте. Этот режим предназначен прежде всего для специальных вариантов кассового учета расчетов, используемых организациями и предпринимателями на УСН. При ОСНО ведите расчеты с контрагентом по начислению: сначала отражайте задолженность по аренде, затем погашайте ее банковским платежом.

Уточним терминологию договора

В исходной ситуации упомянут субарендатор, который выставляет документы организации. Проанализируем роли сторон, чтобы правильно заполнить карточку контрагента и договор в 1С.

Если организация получает офис во временное пользование по договору субаренды, контрагент, передающий ей офис, является субарендодателем, а организация — субарендатором. Для бухгалтерского и налогового учета арендной платы порядок в целом будет таким же, как при обычной аренде.

В программе такого контрагента отражайте как поставщика услуги аренды. В справочнике Договоры создайте договор с видом С поставщиком либо используйте специализированные настройки аренды, предусмотренные применяемым вариантом учета по ФСБУ 25/2018.

Нужно ли оформлять ежемесячные акты аренды

Разберем правовую основу. Аренда представляет собой предоставление имущества за плату во временное владение и пользование либо только во временное пользование. Передача помещения обычно подтверждается договором и актом приема-передачи.

После передачи офиса арендодатель не выполняет ежемесячно отдельную работу с новым материальным результатом. Организация непрерывно пользуется уже переданным помещением, а обязанность вносить плату возникает из условий договора.

Минфин России и ФНС России неоднократно разъясняли, что для подтверждения расходов по аренде не требуется ежемесячно подписывать акты оказанных услуг, если такая обязанность не установлена самим договором. Такой подход отражен, в частности, в письмах Минфина России от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067, от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483, от 15.06.2015 № 03-07-11/34410 и в письме ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81.

Для подтверждения арендных расходов подготовьте совокупность документов:

1. письменный договор аренды или субаренды;
2. акт приема-передачи офиса;
3. дополнительные соглашения об изменении стоимости, площади, срока или других условий;
4. платежные поручения и банковские выписки;
5. расчет арендной платы, если сумма изменяется или определяется расчетным путем;
6. внутренний документ организации о ежемесячном начислении аренды, если он предусмотрен учетной политикой или графиком документооборота;
7. счет-фактуру, если арендная плата облагается НДС и организация заявляет налог к вычету.

Сначала обязательно прочитайте условия конкретного договора. Если в договоре прямо предусмотрено, что стороны ежемесячно составляют и подписывают акт оказанных услуг, арендодатель не должен в одностороннем порядке просто прекращать оформление актов.

В такой ситуации выберите один из вариантов:

1. продолжайте требовать акты в соответствии с действующим условием договора;
2. подпишите дополнительное соглашение и исключите обязанность ежемесячно оформлять акты;
3. установите в дополнительном соглашении другой порядок подтверждения аренды, например признание месяца аренды принятым при отсутствии письменных возражений арендатора;
4. предусмотрите ежеквартальное или ежегодное подтверждение взаиморасчетов, не заменяя им ежемесячное начисление расходов.

Не оставляйте противоречие между фактическим документооборотом и текстом договора. При налоговой проверке инспекция прежде всего проанализирует договорные условия, документы о передаче помещения и порядок определения арендной платы.

Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры

Выясним важное различие. В деловой переписке словом «счет» могут называть два разных документа:

1. счет на оплату;
2. счет-фактуру.

Счет на оплату содержит банковские реквизиты, назначение и сумму платежа. По общему правилу он не является обязательным первичным документом и не создает бухгалтерскую проводку. Если договором установлены постоянная сумма и конкретный срок оплаты, перечисляйте деньги на основании договора, не дожидаясь отдельного счета.

В 1С:Бухгалтерии 8 документ Счет от поставщика также не формирует бухгалтерских проводок. Он используется для организации платежного процесса, контроля заказов и создания последующих документов. Если арендодатель больше не выставляет счета на оплату, ежемесячно создавать фиктивный Счет от поставщика не требуется.

Счет-фактура является налоговым документом по НДС. Если субарендодатель начисляет НДС с арендной платы, для вычета входного НДС организации потребуется правильно оформленный счет-фактура либо УПД со статусом, позволяющим использовать его в качестве счета-фактуры.

Отсутствие ежемесячного акта само по себе не препятствует вычету НДС, но отсутствие счета-фактуры обычно препятствует. Поэтому уточните у контрагента, отказывается ли он только от счетов на оплату и актов либо также от счетов-фактур.

Если арендодатель не является плательщиком НДС или применяет освобождение, счет-фактура с налогом не потребуется. В документе 1С укажите вариант Без НДС на основании договора и документов контрагента.

Как признать арендные расходы при ОСНО

Для налога на прибыль арендные платежи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, если офис используется в деятельности, направленной на получение дохода.

При методе начисления не связывайте признание расхода исключительно с фактической оплатой. Расход возникает в периоде пользования помещением исходя из условий договора.

Если договором установлена фиксированная ежемесячная арендная плата, признавайте ее за каждый месяц аренды. На практике начисление удобно отражать последним календарным днем соответствующего месяца.

Например, если организация пользуется офисом весь ноябрь, создайте начисление арендной платы датой 30 ноября. Не переносите весь расход на дату банковского платежа, если деньги были перечислены 5 ноября авансом или 10 декабря после окончания месяца.

Рассмотрим подробнее три ситуации:

1. Оплата после окончания месяца. Сначала начислите аренду за месяц и сформируйте кредиторскую задолженность, затем отразите ее погашение.
2. Оплата в течение текущего месяца. Платеж может быть отражен как аванс либо как оплата задолженности в зависимости от даты начисления и настроек расчетов. По итогам месяца начислите аренду и выполните зачет аванса.
3. Оплата за несколько месяцев вперед. Не признавайте всю перечисленную сумму расходом в момент оплаты. Начисляйте расходы равномерно по периодам пользования офисом.

Банковский платеж и расход по аренде являются разными фактами хозяйственной жизни. Именно поэтому при ОСНО недостаточно провести только документ Списание с расчетного счета.

Проверим, какой способ бухгалтерского учета аренды применяется

Перед созданием документов проанализируем учетную политику организации и требования ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды».

С 2022 года арендатор по общему правилу признает право пользования активом и обязательство по аренде. Однако в определенных случаях стандарт позволяет учитывать арендные платежи непосредственно в расходах без признания права пользования активом.

Не признавать право пользования активом можно, в частности, если:

1. срок аренды на дату предоставления предмета аренды не превышает 12 месяцев;
2. стоимость аналогичного нового объекта не превышает установленный ФСБУ 25/2018 лимит и актив может приносить выгоды преимущественно независимо от других активов;
3. организация вправе применять упрощенные способы бухгалтерского учета.

Одновременно договор не должен предусматривать переход права собственности к арендатору или льготный выкуп, а предмет аренды не должен предполагаться к передаче в субаренду.

Для обычного офиса стоимость аналогичного объекта, как правило, превышает критерий малоценного имущества. Поэтому возможность не признавать право пользования активом чаще возникает у краткосрочных договоров либо у организаций, имеющих право на упрощенный бухгалтерский учет.

Закрепите выбранный способ в учетной политике. Не определяйте его только по наличию или отсутствию ежемесячных актов: документооборот с арендодателем не изменяет требования ФСБУ 25/2018.

Решение 1. Учитываем арендную плату непосредственно в расходах без признания ППА

Сначала рассмотрим наиболее простой вариант. Применяйте его, если организация на законных основаниях не признает право пользования активом и обязательство по аренде.

В 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 ежемесячное начисление арендной платы оформляйте документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги аренды.

Разберем заполнение по шагам.

1. Откройте раздел Покупки.
2. Перейдите в список Поступление (акты, накладные, УПД).
3. Нажмите Поступление.
4. Выберите вид операции Услуги аренды.
5. Укажите организацию, которая арендует офис.
6. Выберите субарендодателя в поле Контрагент.
7. Выберите действующий договор аренды или субаренды.
8. Установите дату документа — последний день месяца, за который начисляется аренда.
9. Укажите период аренды, например «Аренда офиса за ноябрь».
10. Введите сумму ежемесячной арендной платы по договору.
11. Выберите ставку НДС в соответствии с документами и налоговым статусом контрагента.
12. Укажите счет затрат и аналитику расходов.
13. Проверьте счета расчетов с контрагентом.
14. Запишите и проведите документ.

Для административного офиса обычно используют счет 26 «Общехозяйственные расходы». Однако не выбирайте счет автоматически. Проанализируйте назначение помещения:

1. используйте счет 26, если в офисе работает управленческий персонал;
2. используйте счет 44, если расходы относятся к деятельности торговой организации и продажам;
3. используйте счет 20, если офис или помещение непосредственно связано с оказанием конкретных работ или услуг;
4. используйте счет 25, если аренда относится к общепроизводственным расходам;
5. распределите сумму между счетами, подразделениями или направлениями деятельности, если офис используется для нескольких функций.

Создайте подходящую статью затрат, например Аренда офисного помещения. Для налогового учета настройте ее как расход, учитываемый при расчете налога на прибыль, если выполняются требования статьи 252 НК РФ.

При простом варианте учета документ обычно сформирует проводку по дебету счета затрат и кредиту счета расчетов с арендодателем. Например:

Дебет 26 Кредит 60.01 — начислена арендная плата за офис.

Если контрагент предъявляет НДС, программа дополнительно отразит налог на счете 19.04 «НДС по приобретенным услугам». Конкретные проводки зависят от настроек документа, способа учета аренды и наличия права на вычет.

Как заполнить номер документа, если акт не получен

Рассмотрим главный практический вопрос автора темы. В форме поступления обычно присутствуют внутренний номер документа 1С и реквизиты входящего документа поставщика.

Не путайте эти номера.

1. Поле Номер самого документа 1С содержит внутренний номер информационной базы. Программа присваивает его автоматически.
2. Поля вида Акт №, Номер входящего документа или аналогичные предназначены для реквизитов документа, полученного от поставщика.

Если арендодатель не оформлял акт, не придумывайте несуществующий номер от имени контрагента. Используйте один из допустимых организацией вариантов:

1. оставьте поле входящего номера пустым, если программа позволяет провести документ;
2. укажите б/н, если поле требуется заполнить;
3. укажите номер внутренней бухгалтерской справки, четко обозначив, что это внутренний документ организации;
4. добавьте в поле Комментарий текст «Начисление арендной платы за ноябрь по договору субаренды № … от …, ежемесячный акт не предусмотрен».

Не рекомендуем ежемесячно указывать в поле номера акта один и тот же номер договора без пояснений. Это может создать ошибочное впечатление, что договор является ежемесячным актом поставщика, а также привести к предупреждениям о дублировании входящих документов.

Сам договор выберите в специальном поле Договор. Дополнительно сохраните его реквизиты в комментарии или назначении услуги.

Если организация составляет внутреннюю бухгалтерскую справку, присваивайте ей последовательные номера, например «БС-11», «БС-12». Укажите период, сумму, договор, помещение и основание расчета. Утвердите форму такой справки приказом руководителя или в приложении к учетной политике.

Нужна ли внутренняя бухгалтерская справка

Законодательство о бухгалтерском учете требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учетным документом. При этом организация вправе самостоятельно разработать формы документов при наличии обязательных реквизитов.

Договор и акт приема-передачи подтверждают возникновение и продолжение арендных отношений. Если договор однозначно определяет ежемесячную сумму и период пользования, этих документов обычно достаточно для налогового обоснования арендной платы.

Однако для упорядочивания бухгалтерского документооборота рекомендуем ежемесячно составлять одностороннюю внутреннюю бухгалтерскую справку или расчет начисления аренды.

Включите в справку:

1. наименование документа;
2. дату составления;
3. номер документа;
4. наименование организации;
5. содержание факта хозяйственной жизни;
6. наименование и адрес арендованного помещения;
7. номер и дату договора;
8. расчетный период;
9. размер арендной платы;
10. сумму НДС или указание на его отсутствие;
11. счета бухгалтерского учета;
12. должности и подписи ответственных лиц.

Формулировку содержания операции можно установить следующим образом: «Начислена арендная плата за пользование офисным помещением за ноябрь в соответствии с договором субаренды и актом приема-передачи».

Прикрепите справку к документу 1С с помощью команды Присоединенные файлы. Туда же добавьте договор, акт приема-передачи и дополнительные соглашения.

Не создавайте одновременно документ Поступление (акты, накладные, УПД) и второй документ Операция, введенная вручную с теми же проводками. Это приведет к двойному начислению расходов и задолженности.

Если используете Операция, введенная вручную для формирования бухгалтерской справки, организуйте процесс так, чтобы проводки формировались только одним документом. Стандартный документ Поступление (акты, накладные, УПД) обычно удобнее, поскольку он поддерживает расчеты с контрагентом, налоговый учет и регистрацию НДС.

Как ежемесячно копировать начисление аренды

Если сумма аренды постоянная, не заполняйте новый документ полностью вручную. Рассмотрим более удобный порядок:

1. откройте документ начисления аренды за предыдущий месяц;
2. используйте команду Копировать;
3. измените дату на последний день нового месяца;
4. измените наименование периода аренды;
5. проверьте договор и сумму;
6. проверьте ставку НДС;
7. проверьте счет затрат, подразделение и статью затрат;
8. очистите реквизиты счета-фактуры, если новый счет-фактура еще не получен;
9. запишите и проведите документ.

Даже при копировании каждый месяц проверяйте изменения договора. Арендная плата может индексироваться, увеличиваться по дополнительному соглашению или рассчитываться с учетом количества дней пользования.

В поле содержания услуги указывайте конкретный период: Аренда офиса за ноябрь 2026 года. Это упростит анализ счета 60, проверку расходов и подготовку документов по запросу налоговой инспекции.

Как отразить оплату аренды через расчетный счет

После начисления задолженности отразим оплату. Используйте документ Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику.

Разберем заполнение:

1. откройте раздел Банк и касса;
2. перейдите в Банковские выписки;
3. создайте или загрузите документ Списание с расчетного счета;
4. выберите вид операции Оплата поставщику;
5. укажите субарендодателя;
6. выберите тот же договор, который использован в документе начисления;
7. укажите сумму платежа;
8. проверьте счет расчетов;
9. выберите документ расчетов, если в программе используется расчет по документам;
10. укажите подробное назначение платежа;
11. проведите документ.

В назначении платежа напишите, например: «Арендная плата за офис за ноябрь по договору субаренды № 15 от 01.01.2026, без НДС» либо укажите сумму НДС в соответствии с договором.

После оплаты задолженности обычно формируется проводка:

Дебет 60.01 Кредит 51 — перечислена арендная плата субарендодателю.

Если оплата произведена до начисления аренды, программа может отразить ее как аванс:

Дебет 60.02 Кредит 51 — перечислен аванс субарендодателю.

После проведения ежемесячного начисления проверьте автоматический зачет аванса. При необходимости выполните корректировку расчетов предусмотренным в конфигурации способом.

Не устанавливайте в банковском документе вариант Без закрывающих документов. Для организации на ОСНО используйте обычный учет расчетов по документам начисления. Отсутствие бумажного акта не означает отсутствие документа начисления в информационной базе.

Почему вариант «Без закрывающих документов» не подходит для ОСНО

Проанализируем ответ из обсуждения форума. Было предложено выбрать в документах банка режим Без закрывающих документов.

Для рассматриваемой организации этот совет применять не следует. Такой режим означает, что операция учитывается непосредственно по оплате без обычного оформления расчетов актами и накладными. Он используется в специальных упрощенных сценариях, прежде всего при УСН и кассовом методе.

Организация на ОСНО применяет метод начисления и должна разделять:

1. возникновение расхода;
2. возникновение кредиторской задолженности;
3. перечисление денежных средств;
4. зачет аванса;
5. принятие НДС к вычету.

Один документ оплаты не может корректно заменить все перечисленные операции. Поэтому полезным является второй вывод из форумной темы: создавайте ежемесячное Поступление на основании договора и акта передачи помещения.

Что делать со счетом-фактурой и входным НДС

Если арендодатель является плательщиком НДС и предъявляет налог в составе арендной платы, рассмотрим порядок отдельно.

Для вычета НДС проверьте выполнение общих условий:

1. офис используется в операциях, облагаемых НДС;
2. услуга аренды принята к учету;
3. имеется правильно оформленный счет-фактура или УПД;
4. выполнены другие требования главы 21 НК РФ.

Отсутствие ежемесячного акта не отменяет вычет, если имеются договор, акт передачи помещения, счет-фактура и документы, подтверждающие учет аренды.

В документе Поступление (акты, накладные, УПД) заполните реквизиты полученного счета-фактуры и зарегистрируйте документ Счет-фактура полученный. После проведения проверьте отражение суммы в книге покупок.

Не вводите реквизиты счета-фактуры, если документ фактически не получен. Номер договора или платежного поручения не может заменить номер счета-фактуры.

Если контрагент сообщил, что больше не будет выставлять «счета», уточните в письменном виде, относится ли это решение только к счетам на оплату. Попросите подтвердить, что счета-фактуры будут оформляться в установленном порядке.

Если арендодатель перестал выставлять и счета-фактуры, действуйте следующим образом:

1. начислите арендную плату в полной сумме по договору;
2. не заявляйте входной НДС к вычету без надлежащего документа;
3. направьте контрагенту запрос о предоставлении счета-фактуры;
4. после получения документа зарегистрируйте его в 1С;
5. проверьте период, в котором можно заявить вычет.

Не смешивайте отсутствие акта и отсутствие счета-фактуры. Для налога на прибыль ежемесячный акт обычно не требуется, а для вычета НДС счет-фактура имеет самостоятельное значение.

Решение 2. Учитываем аренду с признанием права пользования активом

Теперь рассмотрим вариант, когда организация обязана применять общий порядок ФСБУ 25/2018 и признает право пользования активом и обязательство по аренде.

В этом случае отсутствие ежемесячных актов также не препятствует учету. Однако бухгалтерские проводки будут сложнее, чем простое списание всей арендной платы на счет 26.

На дату предоставления офиса отразите поступление предмета аренды документом Поступление в аренду. В типовой конфигурации он находится в разделе ОС и НМА.

В документе укажите:

1. организацию;
2. арендодателя или субарендодателя;
3. договор;
4. предмет аренды;
5. дату предоставления офиса;
6. срок аренды;
7. график арендных платежей;
8. порядок оценки обязательства по аренде;
9. способ отражения расходов;
10. параметры права пользования активом.

После первоначального признания ежемесячные платежи контрагенту отражайте документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги аренды. Этот документ используется для отражения задолженности по начисленному арендному платежу и налогового учета аренды.

При закрытии месяца программа в зависимости от настроек и версии конфигурации выполняет:

1. начисление амортизации права пользования активом;
2. начисление процентных расходов по обязательству по аренде;
3. уменьшение обязательства на сумму арендных платежей;
4. признание арендной платы в налоговом учете;
5. формирование временных разниц по ПБУ 18/02.

Проверьте регламентные операции в обработке Закрытие месяца. Для договоров с дисконтированием используйте операцию Начисление процентных расходов и соответствующую справку-расчет.

При этом в налоговом учете по налогу на прибыль арендная плата продолжает учитываться как арендный расход на основании договора. Бухгалтерский учет права пользования активом не означает, что для налогового учета нужно ждать амортизации ППА.

Не меняйте ранее выбранный способ учета аренды только потому, что арендодатель перестал присылать ежемесячные акты. Способ учета определяется ФСБУ 25/2018, условиями договора и учетной политикой, а не количеством получаемых документов.

Как учитывать переменную часть аренды и коммунальные расходы

Особое внимание уделим договорам, в которых кроме фиксированной платы предусмотрены коммунальные, эксплуатационные и иные переменные платежи.

Если фиксированная аренда составляет, например, 100 000 рублей в месяц, ее можно начислить по договору без ежемесячного акта. Но если дополнительно возмещается электроэнергия по счетчику, договор сам по себе не позволяет определить точную сумму за конкретный месяц.

Для переменной части потребуйте расчет и подтверждающие документы:

1. показания приборов учета;
2. расчет распределения коммунальных расходов;
3. копии или реквизиты документов ресурсоснабжающих организаций;
4. справку арендодателя;
5. иной документ, предусмотренный договором.

Без расчета не определяйте сумму коммунальных расходов самостоятельно только по размеру банковского платежа. Платеж может включать задолженность, аванс, перерасчет или несколько видов услуг.

Если коммунальные расходы являются переменной частью арендной платы, оформите в 1С отдельную строку документа либо отдельное поступление. Укажите понятное наименование, например Переменная часть арендной платы за ноябрь.

Если коммунальные расходы возмещаются отдельно и не признаются частью арендной платы, примените порядок, соответствующий условиям конкретного договора и налоговому статусу операции.

Для каждого вида затрат выберите правильную статью расходов и проверьте порядок учета НДС. Не распространяйте правило об отсутствии ежемесячных актов на суммы, которые невозможно определить без отдельного ежемесячного расчета.

Что делать, если сумма аренды меняется каждый месяц

Если арендная плата зависит от курса валюты, площади, оборота, индекса или других показателей, одного первоначального договора может оказаться недостаточно для определения рублевой суммы.

Разберем порядок:

1. определите формулу расчета по договору;
2. получите исходные показатели за месяц;
3. составьте расчет арендной платы;
4. проверьте применяемый курс и дату его определения;
5. утвердите расчет ответственным лицом;
6. отразите сумму документом Поступление (акты, накладные, УПД);
7. прикрепите расчет к документу 1С.

Если расчет составляет арендодатель, запросите его документ. Если договор позволяет арендатору самостоятельно рассчитывать сумму, оформите внутренний расчет с обязательными реквизитами первичного документа.

Как поступить, если договор предусматривает оплату только по счету

Иногда договор содержит формулировку: «Арендная плата перечисляется на основании ежемесячного счета арендодателя».

В этом случае прекращение выставления счетов создает неопределенность не столько в бухгалтерском учете, сколько в порядке исполнения обязательства. Разберем проблему с контрагентом и изменим договор.

В дополнительном соглашении установите:

1. фиксированную сумму арендной платы;
2. конкретный срок перечисления денег;
3. банковские реквизиты;
4. назначение платежа;
5. отсутствие обязанности ежемесячно выставлять счета на оплату;
6. порядок уведомления об изменении реквизитов;
7. порядок оформления счетов-фактур при наличии НДС;
8. документы для расчета переменной части.

После такого изменения оплачивайте аренду по календарю договора. Не создавайте фиктивные счета от имени поставщика в 1С.

Как поступить, если договор требует ежемесячный акт

Если действующий договор прямо связывает начисление арендной платы, приемку или срок оплаты с подписанием акта, не игнорируйте это условие.

Направьте контрагенту письменное предложение заключить дополнительное соглашение. До изменения договора сохраняйте переписку, подтверждающую фактическое пользование помещением и отказ контрагента от актов.

В дополнительном соглашении можно установить следующий порядок:

1. ежемесячные акты не составляются;
2. факт пользования помещением подтверждается договором и первоначальным актом приема-передачи;
3. арендная плата начисляется за каждый календарный месяц;
4. при отсутствии письменных претензий помещение считается предоставленным надлежащим образом;
5. изменение суммы оформляется дополнительным соглашением или расчетом;
6. акт возврата составляется при прекращении аренды.

После подписания дополнительного соглашения приложите его к карточке договора в 1С и к первому начислению, оформленному без акта.

Посмотрим на пример учета фиксированной аренды

Предположим, организация арендует офис по договору субаренды. Помещение передано по акту приема-передачи. Стоимость составляет 120 000 рублей в месяц без учета переменных коммунальных расходов. Арендодатель перестал выставлять счета на оплату и акты, а договор после подписания дополнительного соглашения не требует их оформления.

Организация не признает право пользования активом на законном основании и включает ежемесячную арендную плату в расходы.

За ноябрь выполним следующие действия:

1. 30 ноября создайте документ Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Выберите операцию Услуги аренды.
3. Укажите контрагента и договор субаренды.
4. Добавьте строку Аренда офиса за ноябрь.
5. Укажите стоимость 120 000 рублей.
6. Заполните НДС по условиям договора.
7. Выберите счет 26 и статью Аренда офисного помещения.
8. В поле входящего номера оставьте пустое значение либо укажите б/н.
9. В комментарии укажите договор, период и отсутствие ежемесячного акта.
10. Присоедините бухгалтерскую справку за ноябрь.
11. Проведите документ.

Если арендная плата перечислена 5 ноября, банковский документ первоначально может отразить аванс. После начисления аренды проверьте зачет аванса.

Если арендная плата перечислена 5 декабря, на 30 ноября в учете будет отражена кредиторская задолженность перед субарендодателем. Платеж в декабре погасит эту задолженность.

Расход за ноябрь в обоих случаях должен относиться к ноябрю, поскольку именно в этом месяце организация пользовалась офисом.

Посмотрим на пример с НДС

Предположим, арендодатель предъявляет НДС и продолжает выставлять счет-фактуру, но не составляет акт.

В документе начисления:

1. укажите сумму аренды и ставку НДС по счету-фактуре;
2. отразите НДС на счете 19.04;
3. зарегистрируйте полученный счет-фактуру;
4. проверьте принятие услуги к учету;
5. проверьте отражение вычета в книге покупок.

Основанием для расхода будут договор, акт приема-передачи, документы об использовании офиса и ежемесячный расчет. Основанием для вычета НДС дополнительно станет счет-фактура.

Если счет-фактура поступит позже, не вводите его предполагаемые реквизиты заранее. Зарегистрируйте документ после фактического получения и определите допустимый период вычета.

Какие документы хранить в карточке договора

Чтобы при проверке быстро обосновать учет аренды без ежемесячных актов, соберите единый комплект документов.

1. Договор аренды или субаренды.
2. Акт приема-передачи офиса.
3. Документ, подтверждающий право субарендодателя сдавать помещение в субаренду.
4. Согласие собственника, если оно требуется условиями основного договора или законодательством.
5. Дополнительное соглашение об отказе от ежемесячных актов и счетов.
6. График платежей.
7. Документы об изменении арендной платы.
8. Ежемесячные бухгалтерские справки или расчеты.
9. Счета-фактуры или УПД при наличии НДС.
10. Расчеты коммунальных и эксплуатационных платежей.
11. Платежные поручения и банковские выписки.
12. Акты сверки расчетов.
13. Акт возврата помещения после прекращения договора.

Используйте механизм Присоединенные файлы в карточке договора и документах начисления. Организуйте наименования файлов по периодам, чтобы документы можно было быстро сопоставить с проводками.

Как проверить учет после проведения документов

После начисления и оплаты аренды выполним контроль в 1С.

1. Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 60.
2. Установите отбор по субарендодателю и договору.
3. Проверьте начисленную задолженность.
4. Проверьте оплату и зачет аванса.
5. Убедитесь в отсутствии необоснованного остатка на счете 60.02.
6. Сформируйте Анализ счета 26, Анализ счета 44 или другого используемого счета затрат.
7. Проверьте отражение суммы в налоговом учете.
8. При наличии НДС сформируйте анализ счета 19.04.
9. Проверьте книгу покупок.
10. Выполните Экспресс-проверку ведения учета.
11. При применении ФСБУ 25/2018 проверьте счета права пользования активом и обязательства по аренде.
12. Проверьте регламентные операции Закрытие месяца.

Сравните сумму начисленной аренды с договором и платежным календарем. Особое внимание уделите последнему месяцу аренды, неполному месяцу, индексации и досрочному расторжению.

Какие ошибки допускают при аренде без ежемесячных актов

Разберем наиболее распространенные ошибки.

1. Учитывают расход только по банковской оплате. При ОСНО и методе начисления расход относится к периоду пользования помещением, а не обязательно к дате платежа.
2. Выбирают Без закрывающих документов. Этот режим не заменяет начисление аренды у организации на ОСНО.
3. Не создают ежемесячное поступление. В результате на счете 60 отсутствует задолженность, а расходы отражаются в неправильном периоде.
4. Придумывают номер акта поставщика. Не указывайте реквизиты документа, который контрагент не составлял.
5. Указывают номер договора как номер ежемесячного акта. Договор выбирайте в соответствующем реквизите, а не маскируйте его под входящий акт.
6. Считают счет на оплату обязательной первичкой. Если сроки и суммы определены договором, отдельный счет на оплату обычно не требуется.
7. Путают счет на оплату со счетом-фактурой. Отказ от счета на оплату не освобождает плательщика НДС от оформления счета-фактуры.
8. Принимают НДС к вычету без счета-фактуры. Договор и платежное поручение сами по себе не заменяют этот налоговый документ.
9. Не изменяют условие договора о ежемесячных актах. Фактический документооборот начинает противоречить подписанному договору.
10. Списывают аванс сразу в расходы. Предварительная оплата не означает, что организация уже использовала офис за весь оплаченный период.
11. Начисляют переменные расходы без расчета. Для коммунальных и эксплуатационных сумм потребуются исходные данные.
12. Создают двойные проводки. Одновременно проводят Поступление и ручную операцию по одной аренде.
13. Игнорируют ФСБУ 25/2018. Отсутствие актов не дает права автоматически применять простой вариант учета.
14. Не проверяют действительность договора субаренды. Убедитесь, что помещение законно передано в субаренду и договор содержит необходимые условия.

Как закрепить порядок в учетной политике

Для системного учета аренды без ежемесячных актов дополните учетную политику и график документооборота.

Закрепите следующие положения:

1. способ учета аренды по ФСБУ 25/2018;
2. критерии договоров, по которым право пользования активом не признается;
3. дату ежемесячного начисления арендной платы;
4. форму внутренней бухгалтерской справки;
5. ответственное лицо за проверку условий договора;
6. порядок учета фиксированной и переменной частей аренды;
7. порядок отражения НДС;
8. перечень документов, подтверждающих расходы;
9. порядок хранения электронных документов;
10. счета и статьи затрат для различных подразделений.

Можно установить, что при отсутствии предусмотренного договором ежемесячного акта арендная плата начисляется на последнее число месяца на основании договора, первоначального акта приема-передачи и внутренней бухгалтерской справки.

Также укажите, что счет на оплату не является обязательным основанием платежа, если договор содержит точную сумму, срок и реквизиты для перечисления.

Как организовать договор без ежемесячных актов

Чтобы оптимизация документооборота действительно работала, а не создавала налоговые риски, предусмотрите в договоре или дополнительном соглашении понятные условия.

1. Точно опишите офис и его адрес.
2. Укажите площадь и кадастровые или технические характеристики.
3. Зафиксируйте дату передачи помещения.
4. Установите фиксированную арендную плату или формулу ее расчета.
5. Определите, включает ли сумма НДС.
6. Установите срок ежемесячной оплаты.
7. Укажите, что счет на оплату не требуется.
8. Укажите, что ежемесячные акты не составляются.
9. Определите порядок оформления счетов-фактур.
10. Опишите документы для переменной части.
11. Предусмотрите порядок индексации.
12. Установите процедуру направления претензий.
13. Предусмотрите акт возврата помещения.

Такой договор позволит начислять аренду по календарю, не запрашивая у контрагента ежемесячно формальные документы с одинаковым содержанием.

Пошаговый алгоритм для организации на ОСНО

Сведем решение в единый порядок действий.

1. Проверьте договор. Убедитесь, что в нем определены сумма, срок и периодичность аренды.
2. Проверьте акт приема-передачи. Подтвердите, что офис фактически передан организации.
3. Уточните отказ от документов. Разделите счета на оплату, акты и счета-фактуры.
4. Измените договор. Исключите условие о ежемесячных актах и счетах на оплату, если оно присутствует.
5. Определите способ учета по ФСБУ 25/2018. Решите, признается ли право пользования активом.
6. Создайте договор в 1С. Настройте контрагента, счета расчетов и вид договора.
7. Настройте статью затрат. Укажите счет расходов и порядок налогового учета.
8. Начисляйте аренду ежемесячно. Используйте Поступление (акты, накладные, УПД) с операцией Услуги аренды.
9. Не придумывайте номер акта. Оставьте реквизит пустым, укажите б/н либо используйте номер внутренней справки.
10. Составьте бухгалтерскую справку. Подтвердите сумму и период начисления.
11. Отразите оплату. Используйте Списание с расчетного счета с операцией Оплата поставщику.
12. Не выбирайте Без закрывающих документов. Ведите расчеты по начислению.
13. Зарегистрируйте счет-фактуру. Выполните это при наличии НДС и фактически полученного документа.
14. Проверьте зачет аванса. Сопоставьте платеж с ежемесячным начислением.
15. Закройте месяц. Выполните все регламентные операции.
16. Сформируйте контрольные отчеты. Проверьте счета затрат, расчеты, НДС и налоговый учет.

Итоговый вывод

Организация на ОСНО вправе учитывать арендную плату за офис без ежемесячных актов оказанных услуг, если обязанность составлять такие акты не предусмотрена договором. Основанием для учета являются действующий договор аренды или субаренды, акт приема-передачи помещения, условия о размере арендной платы и документы, подтверждающие расчеты.

Если договор требует ежемесячных актов, сначала заключите дополнительное соглашение и измените порядок документооборота. Контрагент не должен в одностороннем порядке отменять договорную обязанность.

Счета на оплату можно не получать, если договор содержит сумму, срок и реквизиты платежа. При этом не путайте счет на оплату со счетом-фактурой: для вычета НДС счет-фактура или соответствующий УПД по-прежнему потребуется.

В 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 ежемесячно создавайте документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги аренды. Установите дату последним днем месяца, укажите период аренды, договор, сумму, счет затрат и параметры НДС.

Если акт от контрагента отсутствует, не придумывайте его номер. Оставьте входящий номер пустым, укажите б/н либо используйте реквизиты внутренней бухгалтерской справки с соответствующим пояснением. Внутренний номер документа 1С программа сформирует автоматически.

Оплату отражайте отдельным документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику. Вариант Без закрывающих документов для обычного учета организации на ОСНО не используйте.

Если организация признает право пользования активом по ФСБУ 25/2018, первоначально оформите Поступление в аренду, а ежемесячные платежи отражайте специализированным документом Услуги аренды. Отсутствие ежемесячных актов не отменяет начисление амортизации ППА, процентных расходов и налоговой арендной платы.

Информация носит справочный характер