Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник приобрел товары, работы или услуги для нужд организации, оплатил покупку наличными деньгами либо банковской картой и приложил к авансовому отчету кассовый чек. В чеке присутствуют QR-код и основные фискальные реквизиты, однако дополнительно указано: «Контрагент: Частное лицо». Возникает вопрос, можно ли принять такой документ или в нем обязательно должно быть указано наименование организации-покупателя.
Такой кассовый чек можно принять к авансовому отчету, если сотрудник совершал покупку без доверенности и продавец не был уведомлен о том, что физическое лицо действует от имени организации. В этом случае продавец обоснованно оформляет расчет как расчет с обычным физическим лицом. Наименование и ИНН организации-покупателя в чеке указывать не требуется.
Фраза «Контрагент: Частное лицо» сама по себе не делает чек недействительным. Она соответствует обстоятельствам расчета, при котором продавец не идентифицировал покупателя как представителя юридического лица. Кроме того, кассовый чек может содержать дополнительные реквизиты, не входящие в обязательный перечень статьи 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Другая ситуация возникает, если сотрудник предъявил продавцу доверенность, действовал в рамках договора между организациями и сообщил реквизиты работодателя. Тогда расчет должен оформляться как расчет между организациями, а в кассовом чеке должны быть указаны наименование и ИНН организации-покупателя.
Разберем подробнее, почему оба варианта оформления чека возможны, какие документы проверим перед утверждением авансового отчета и как отразим покупку в 1С:Бухгалтерии 8.
Сначала выясним причину появления в чеке формулировки «Частное лицо». Для этого определим, как сотрудник представился продавцу при совершении покупки.
Подотчетное лицо может приобрести товары двумя способами:
как обычное физическое лицо без предъявления доверенности и без сообщения реквизитов работодателя;
как представитель организации, действующий на основании доверенности и приобретающий товары по договору с поставщиком.
От выбранного варианта зависит состав реквизитов кассового чека.
Если сотрудник пришел в магазин, выбрал канцелярские товары, оплатил их своей или корпоративной банковской картой и не предъявил доверенность, продавец не может самостоятельно установить, что покупка совершается для организации. Для продавца покупателем является физическое лицо.
В такой ситуации чек оформляется по общим правилам расчета с гражданином. Наименование и ИНН работодателя в нем отсутствуют, а кассовая программа продавца может вывести дополнительную строку «Контрагент: Частное лицо», «Покупатель: Физическое лицо» или аналогичную формулировку.
Если же работник предъявил доверенность на приобретение товаров от имени ООО, сообщил наименование и ИНН работодателя, а между продавцом и покупателем заключен договор, расчет рассматривается как расчет между организациями. Тогда применяются специальные требования пункта 6.1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ.
Не будем определять статус покупки только по источнику денег. Тот факт, что работнику заранее выдали деньги под отчет или предоставили корпоративную карту, не означает, что продавец автоматически обязан оформить чек на организацию. Для продавца имеет значение, был ли сотрудник идентифицирован как представитель юридического лица.
Пункт 6.1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ устанавливает дополнительные реквизиты для кассовых чеков, сформированных при расчетах между организациями и индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денег или с предъявлением электронного средства платежа.
При таком расчете в чеке должны присутствовать:
наименование организации-покупателя либо фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя;
ИНН покупателя;
сведения о стране происхождения товара, если они должны указываться;
сумма акциза, если товар является подакцизным;
регистрационный номер декларации на товары, если этот реквизит применим к операции.
Для обычной закупки хозяйственных товаров наиболее важны наименование и ИНН покупателя.
ФНС России в письме от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ разъяснила, что идентификация покупателя как организации производится на основании доверенности, предъявленной подотчетным лицом. Важным обстоятельством также является наличие договора между организациями.
Аналогичный подход подтвержден последующими разъяснениями финансового ведомства, в том числе письмом Минфина России от 09.01.2024 № 30-01-15/137.
Поэтому потребуем чек с наименованием и ИНН организации, если одновременно выполняются следующие условия:
сотруднику выдана доверенность на приобретение товаров, работ или услуг;
сотрудник предъявил доверенность продавцу;
продавцу переданы реквизиты организации;
поставка осуществляется в рамках договора между организацией и продавцом;
продавец понимает, что стороной сделки является юридическое лицо, а сотрудник только производит оплату.
Посмотрим на пример. ООО заключило с поставщиком договор на приобретение оргтехники. Сотруднику выдали доверенность на получение и оплату оборудования. Работник предъявил доверенность, получил универсальный передаточный документ на ООО и оплатил покупку корпоративной картой через терминал.
В этом случае продавец должен оформить кассовый чек на организацию. В чеке должны быть указаны наименование и ИНН ООО. Строка «Контрагент: Частное лицо» будет противоречить фактическому оформлению сделки.
Если сотрудник не предъявил доверенность и не сообщил, что действует от имени работодателя, продавец применяет ККТ в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем-физическим лицом.
В таком чеке не требуется указывать:
наименование работодателя;
ИНН работодателя;
ФИО сотрудника как покупателя;
должность сотрудника;
номер авансового отчета;
номер документа на выдачу денег под отчет.
ФНС прямо указывала, что если продавец достоверно не установил статус физического лица как подотчетного, кассовый чек оформляется как при расчете с обычным физическим лицом.
Именно к такой ситуации относится строка «Контрагент: Частное лицо». Продавец зафиксировал, что не идентифицировал покупателя как организацию или индивидуального предпринимателя.
Отсутствие наименования организации в таком чеке не является ошибкой. Следовательно, не будем отказывать сотруднику в принятии авансового отчета только по этой причине.
Нет, сама по себе такая строка требованиям Закона № 54-ФЗ не противоречит.
Статья 4.7 Закона № 54-ФЗ устанавливает перечень обязательных реквизитов кассового чека. При этом пункт 7 этой статьи разрешает включать в чек дополнительные реквизиты с учетом особенностей деятельности продавца.
Формулировка «Контрагент: Частное лицо» может быть:
дополнительной строкой печатной формы чека;
аналитическим признаком, установленным кассовой программой продавца;
результатом выбора типа покупателя кассиром;
нефискальной информацией, которая не передается оператору фискальных данных;
текстовым представлением отсутствующих реквизитов организации-покупателя.
Не будем оценивать действительность чека только по этой дополнительной надписи. Проверим весь состав документа.
Важное исключение возникнет, если словосочетание «Частное лицо» указано вместо обязательного наименования продавца. Наименование организации-продавца или ФИО индивидуального предпринимателя-продавца является обязательным реквизитом.
Поэтому выясним, к кому относится строка:
если это характеристика покупателя, чек можно рассматривать как чек, выданный физическому лицу;
если это единственное обозначение продавца и невозможно установить его наименование или ФИО, документ требует дополнительной проверки;
если в чеке указаны наименование и ИНН продавца, а отдельно написано «Контрагент: Частное лицо», препятствий для принятия документа по этому основанию нет.
Да, примем чек к авансовому отчету, если он подтверждает реальную хозяйственную покупку и соответствует характеру расчета с физическим лицом.
ФНС в ответах на вопросы налогоплательщиков разъясняла, что кассовый чек, выданный физическому лицу, в том числе подотчетному работнику, может подтверждать расходы организации. Отсутствие дополнительных реквизитов, предусмотренных пунктом 6.1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ, само по себе не исключает возможность учета затрат.
Но не будем считать, что любой кассовый чек автоматически подтверждает расходы. Перед утверждением авансового отчета проверим совокупность обстоятельств:
чек действительно сформирован зарегистрированной ККТ;
в чеке указаны продавец и его ИНН;
указаны дата и время расчета;
указаны приобретенные товары, работы или услуги;
количество, цена и итоговая сумма соответствуют фактической покупке;
форма оплаты соответствует объяснениям сотрудника;
покупка произведена для деятельности организации;
товары фактически переданы организации;
услуги действительно оказаны;
сотрудник не предъявил этот же чек повторно;
расход утвержден уполномоченным лицом;
имеются дополнительные документы, если по одному чеку невозможно определить содержание операции.
Таким образом, спор между бухгалтерами разрешим следующим образом: бухгалтер, принимающий такой чек, прав при условии, что покупка была совершена сотрудником без доверенности, а остальные требования к подтверждению расхода выполнены. Требование обязательно указывать в каждом розничном чеке наименование работодателя из Закона № 54-ФЗ не следует.
Разберем по шагам, что проверим в представленном документе. Состав обязательных реквизитов зависит от особенностей расчета и формата фискальных документов, но в обычном кассовом чеке должны присутствовать основные сведения, предусмотренные статьей 4.7 Закона № 54-ФЗ.
Проверим наличие:
наименования документа «Кассовый чек»;
порядкового номера чека за смену;
даты и времени расчета;
места или адреса расчета;
наименования организации-продавца либо ФИО индивидуального предпринимателя;
ИНН продавца;
применяемой продавцом системы налогообложения;
признака расчета, например «Приход»;
наименований приобретенных товаров, работ или услуг;
количества и цены предметов расчета;
стоимости покупки;
ставки и суммы НДС либо указания на отсутствие НДС, если применимо;
формы оплаты и суммы, внесенной наличными или безналичными средствами;
регистрационного номера ККТ;
заводского номера фискального накопителя;
номера фискального документа;
фискального признака документа;
QR-кода.
Учтем установленные законом исключения. Например, при расчетах в интернете или через автоматическое устройство отдельные реквизиты могут оформляться по специальным правилам.
Не будем отказывать в принятии документа только потому, что порядок расположения реквизитов отличается от привычного. Закон устанавливает состав сведений, а не единую визуальную форму чека.
Наличие QR-кода является важным, но не единственным признаком корректности документа. Проверим чек через официальный сервис ФНС или приложение для проверки кассовых чеков.
Разберем порядок проверки:
считаем QR-код;
сопоставим дату и время расчета;
проверим итоговую сумму;
сверим номер фискального накопителя;
сверим номер фискального документа;
проверим фискальный признак;
сопоставим наименования товаров или услуг;
убедимся, что чек зарегистрирован в системе ФНС.
Электронные сведения могут отличаться от бумажной печатной формы по объему дополнительной информации. Например, строка «Контрагент: Частное лицо» может присутствовать только на бумаге и отсутствовать в фискальной версии.
Если сведения по QR-коду полностью совпадают с чеком, подтвердим его подлинность. Сохраним электронную копию в порядке, предусмотренном внутренними правилами документооборота организации.
Если сервис не находит чек, не будем сразу признавать расход неподтвержденным. Повторно проверим правильность даты, времени, суммы и фискальных реквизитов. Возможна задержка передачи данных оператором фискальных данных. При сохранении проблемы запросим у сотрудника электронный чек или предложим обратиться к продавцу.
Для бухгалтерского и налогового учета недостаточно установить, что деньги действительно переданы продавцу. Необходимо также подтвердить содержание хозяйственной операции и ее связь с деятельностью организации.
Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учетным документом. Статья 252 НК РФ позволяет учитывать при расчете налога на прибыль экономически оправданные и документально подтвержденные затраты.
Поэтому рассмотрим кассовый чек вместе с авансовым отчетом и другими документами.
Документальный комплект может включать:
авансовый отчет;
кассовый чек;
товарный чек;
накладную;
универсальный передаточный документ;
акт оказанных услуг;
счет;
заказ или заявку;
служебную записку сотрудника;
документы о принятии приобретенных ценностей на склад;
путевой лист или маршрутный документ при приобретении ГСМ;
приказ или распоряжение на осуществление расхода;
доверенность, если работник действовал от имени организации.
Если кассовый чек содержит подробное наименование товаров, количество и цену, отдельный товарный чек не всегда нужен. Например, чек содержит позиции «Бумага офисная А4, 5 пачек» и «Папка-регистратор, 10 штук». Содержание покупки понятно непосредственно из чека.
Если в чеке указано только «Товар», «Услуга», «Свободная цена» или другое общее наименование, запросим дополнительный документ, позволяющий установить, что именно приобрел сотрудник.
Фраза «Контрагент: Частное лицо» не заменяет и не отменяет проверку содержания операции. Основное значение имеют реальность покупки, ее производственная направленность и достаточность подтверждающих документов.
Сотруднику выдали 15 000 рублей на приобретение хозяйственных принадлежностей. Работник пришел в розничный магазин без доверенности, купил моющие средства, перчатки и мешки для мусора, оплатил покупку банковской картой и получил чек.
В документе указаны:
наименование и ИНН магазина;
дата и время расчета;
перечень товаров;
количество и цена;
общая сумма;
безналичная форма оплаты;
фискальные реквизиты и QR-код;
дополнительная строка «Контрагент: Частное лицо».
Сотрудник передал товары в организацию и представил авансовый отчет. Хозяйственные принадлежности используются для уборки офиса.
Примем такой чек. Наименование организации-покупателя в нем не требуется, поскольку продавец оформил расчет с физическим лицом. Строка «Контрагент: Частное лицо» соответствует обстоятельствам покупки.
Организация заключила договор с поставщиком на покупку производственного оборудования. Сотруднику выдали доверенность, поручили получить оборудование и оплатить его корпоративной картой.
Поставщик оформил накладную на организацию, но в кассовом чеке указал «Контрагент: Частное лицо» и не включил наименование и ИНН ООО.
В этой ситуации чек оформлен продавцом некорректно, поскольку сотрудник был идентифицирован как представитель организации, а расчет фактически происходил между юридическими лицами.
Выполним следующие действия:
не будем возвращать авансовый отчет сотруднику только на основании ошибки продавца;
сверим договор, доверенность, накладную и платежные документы;
обратимся к поставщику с просьбой исправить оформление расчета;
запросим корректный фискальный документ в предусмотренном законодательством порядке;
сохраним переписку с поставщиком;
оценим налоговый риск до признания расходов и НДС.
Ошибка в кассовом чеке допущена продавцом, а не покупателем. Она не означает автоматически, что оборудование не приобретено. Если договор, накладная, доверенность, оплата и принятие оборудования подтверждены, совокупность документов позволяет доказать реальность операции.
Однако безопаснее получить от продавца правильно оформленные документы, особенно при существенной сумме сделки.
Не будем смешивать три разных решения:
принять ли отчет сотрудника и погасить его задолженность по счету 71.01;
признать ли покупку активом или расходом в бухгалтерском учете;
включить ли сумму в расходы при расчете налога на прибыль или УСН.
Авансовый отчет может быть принят как отчет работника о расходовании денег. Но для налогового учета дополнительно проверим экономическую обоснованность затрат и комплект документов.
Например, сотрудник приобрел личные продукты питания одновременно с канцелярскими товарами. Чек подлинный и полностью соответствует Закону № 54-ФЗ, но личную часть покупки организация не должна признавать своим расходом.
Разделим сумму чека:
канцелярские товары примем при наличии производственной необходимости;
личные покупки не утвердим как расходы организации;
предложим сотруднику вернуть соответствующую сумму либо оформим другой вариант расчетов в соответствии с внутренними документами.
Таким образом, корректность фискального документа является только одним из условий принятия затрат.
Организация на общей системе налогообложения вправе учесть затраты при выполнении требований статьи 252 НК РФ.
Проверим, что расходы:
экономически обоснованы;
направлены на получение дохода или обеспечение деятельности организации;
подтверждены документами;
не относятся к расходам, запрещенным статьей 270 НК РФ;
правильно классифицированы по виду затрат;
признаны в соответствующем отчетном периоде.
Если чек выдан подотчетному лицу как физическому лицу, это не отменяет производственную направленность покупки. Связь с деятельностью организации подтвердим авансовым отчетом, внутренним поручением, оприходованием товаров и другими документами.
Посмотрим на пример. В кассовом чеке указано «Покупатель: Физическое лицо», но работник приобрел бумагу для печати документов. Бумага передана ответственному лицу и оприходована на склад. В авансовом отчете указана цель покупки.
В такой ситуации строка о физическом лице не препятствует признанию расходов.
Более высокий риск возникнет, если:
в чеке отсутствует наименование приобретенного товара;
товар не оприходован;
назначение покупки не связано с деятельностью организации;
сумма не соответствует другим документам;
продавец не существует или его ИНН указан неверно;
чек не подтверждается по фискальным данным;
один и тот же чек приложен к нескольким авансовым отчетам.
Если организация применяет УСН с объектом «Доходы минус расходы», дополнительно проверим, входит ли конкретный вид затрат в закрытый перечень статьи 346.16 НК РФ.
Одного кассового чека недостаточно для признания любого расхода. Проверим одновременно:
наличие расхода в перечне статьи 346.16 НК РФ;
фактическую оплату;
правильное документальное оформление;
выполнение специальных условий признания соответствующего вида затрат;
использование покупки в предпринимательской деятельности.
Например, стоимость материалов признаем с учетом правил главы 26.2 НК РФ. Стоимость товаров, приобретенных для перепродажи, учитываем в порядке, установленном для товарных расходов.
Строка «Контрагент: Частное лицо» не меняет налоговую квалификацию приобретенных ценностей.
Отдельно рассмотрим НДС. Возможность принять кассовый чек к авансовому отчету не означает автоматического права на налоговый вычет.
По общему правилу вычет НДС при приобретении товаров, работ или услуг на территории России производится на основании счета-фактуры продавца после принятия покупки на учет и при использовании ее в облагаемой НДС деятельности.
Минфин России, в частности в письме от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, указывал, что НДС, выделенный в кассовом чеке при покупке сотрудником товаров за наличный расчет, без счета-фактуры к вычету не принимается.
Поэтому применим безопасный порядок:
если сотрудник покупает товары как физическое лицо и получает только розничный чек, не заявляем НДС к вычету только на основании этого чека;
если для организации важен вычет НДС, заранее оформим доверенность и договоримся с продавцом о выдаче счета-фактуры или УПД со статусом, позволяющим применить вычет;
проверим, чтобы в кассовом чеке были указаны наименование и ИНН организации-покупателя;
сверим кассовый чек, счет-фактуру, накладную и сумму оплаты;
зарегистрируем счет-фактуру в книге покупок при выполнении всех условий.
Для отдельных расходов действуют специальные правила. Например, НДС по расходам на проезд и проживание командированных работников может приниматься к вычету на основании предусмотренных законодательством документов, если налог выделен отдельной строкой. Не переносим эти специальные правила на обычную закупку канцелярии, оборудования или хозяйственных товаров.
Если в чеке указано «Частное лицо», а счет-фактура оформлен на организацию, дополнительно проверим согласованность документов. Лучше получить от продавца чек, соответствующий расчету между организациями.
Не будем требовать исправления, если сотрудник действительно совершил обычную розничную покупку без доверенности. В этом случае чек на физическое лицо оформлен правильно.
Обратимся к продавцу за исправлением или дополнительными документами, если:
сотрудник предъявлял доверенность;
между организациями заключен договор;
накладная или УПД оформлены на организацию;
продавцу до расчета передали наименование и ИНН покупателя;
планируется вычет НДС;
сумма покупки существенна;
по чеку невозможно определить содержание операции;
чек содержит ошибочные фискальные сведения;
электронная версия не совпадает с бумажной;
документ не проходит проверку ФНС.
Самостоятельно изменять бумажный или электронный кассовый чек нельзя. Не дописываем от руки наименование организации, ИНН или назначение покупки в фискальную часть документа.
Пояснения можно оформить отдельной бухгалтерской справкой, служебной запиской или приложением к авансовому отчету. Однако такие пояснения не превращают чек, оформленный на физическое лицо, в чек расчета между организациями.
Подотчетное лицо может приложить документ платежного терминала, в котором указаны сумма, дата, последние цифры карты и результат операции. Такой документ часто называют слипом.
Слип не заменяет кассовый чек. Он подтверждает операцию по банковской карте, но не содержит полного перечня сведений о приобретенных товарах и фискальных реквизитов ККТ.
Если сотрудник принес только терминальный слип, выполним следующие действия:
запросим кассовый чек;
попросим найти электронный чек в электронной почте, СМС, банковском приложении или личном кабинете продавца;
обратимся к продавцу за копией или сведениями о расчете;
соберем дополнительные документы о приобретении;
оценим возможность подтверждения расхода совокупностью имеющихся документов.
Формулировка «Частное лицо» в настоящем кассовом чеке не является проблемой, но один банковский слип без фискального документа требует дополнительного подтверждения.
При проверке документа внимательно разделим реквизиты пользователя ККТ и покупателя.
Пользователь ККТ — это организация или индивидуальный предприниматель, которые продали товар, выполнили работу или оказали услугу. Их наименование или ФИО и ИНН должны быть указаны в кассовом чеке.
Покупателем может быть:
обычное физическое лицо;
индивидуальный предприниматель;
организация;
представитель организации, действующий по доверенности.
Если строка «Контрагент: Частное лицо» относится к покупателю, а продавец указан правильно, чек можно анализировать как документ розничного расчета.
Если из чека невозможно установить продавца, документ не соответствует обязательным требованиям. В таком случае запросим электронную версию или дополнительные документы.
При приобретении материальных ценностей подтвердим не только оплату, но и поступление товаров в распоряжение организации.
Разберем порядок:
получим от сотрудника кассовый чек;
проверим перечень и количество товаров;
сопоставим покупку с поручением или служебной запиской;
оформим авансовый отчет;
оприходуем материалы, товары или оборудование;
назначим материально ответственное лицо;
утвердим авансовый отчет;
отразим задолженность перед сотрудником или возврат остатка подотчетных средств.
Если товар сразу передан в эксплуатацию, оформим документы в соответствии с характером объекта и учетной политикой. Например, канцтовары можно передать подразделению, спецодежду — работнику, а оборудование — принять в состав основных средств или малоценных объектов.
Не будем оформлять поступление от контрагента с наименованием «Частное лицо» только потому, что такая строка напечатана в чеке. Продавцом является организация или ИП, чьи реквизиты указаны в фискальном документе.
Если сотрудник оплатил услугу, проверим, достаточно ли кассового чека для установления содержания операции.
Например, в чеке может быть указано:
«Мойка автомобиля»;
«Ремонт замка»;
«Курьерская доставка»;
«Парковка»;
«Печать документов»;
«Заправка картриджа».
Если услуга подробно описана, ее стоимость понятна, а производственная необходимость подтверждена, кассовый чек вместе с авансовым отчетом может составлять достаточный комплект.
Если указано только общее слово «Услуга», запросим акт, заказ-наряд, квитанцию или другой документ с расшифровкой.
Для ремонта оборудования потребуем документ с описанием выполненных работ. Для обслуживания автомобиля сверим государственный номер, заказ-наряд, путевой лист и принадлежность автомобиля организации.
Рассмотрим отражение покупки в 1С:Бухгалтерии 8, редакция 3.0. Названия отдельных команд могут отличаться в зависимости от релиза и интерфейса, но общий порядок останется одинаковым.
Для отчета сотрудника используем документ Авансовый отчет. Откроем раздел Банк и касса или Касса и перейдем в журнал авансовых отчетов.
Заполним основные реквизиты:
организацию;
подотчетное лицо;
дату авансового отчета;
назначение аванса;
документы, по которым сотрудник получил деньги;
сведения о понесенных расходах.
Если сотруднику выдавались наличные, выберем соответствующий Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача подотчетному лицу.
Если деньги перечислялись на личную или корпоративную карту, подберем банковский документ, которым отражена выдача средств под отчет.
Если сотрудник приобрел материалы, товары или иные материальные ценности, используем вкладку Товары.
Укажем:
документ расхода и его дату;
номенклатуру;
количество;
цену;
сумму;
ставку НДС;
счет учета;
склад;
подразделение или другую требуемую аналитику.
В зависимости от вида приобретения используем счета:
10.01 или другой субсчет счета 10 — для материалов;
10.03 — для топлива;
41.01 — для товаров, предназначенных для перепродажи;
08.04 — для оборудования или объектов, которые планируется принять в состав основных средств;
другой счет, соответствующий учетной политике и назначению ценностей.
После проведения документа программа сформирует запись по дебету счета учета приобретенного имущества и кредиту счета 71.01.
Например:
Дебет 10.01 — Кредит 71.01: приняты к учету материалы, приобретенные подотчетным лицом.
Не создаем в справочнике Контрагенты элемент с наименованием «Частное лицо» только из-за такой надписи в чеке. При необходимости укажем реального продавца, определяемого по наименованию и ИНН пользователя ККТ.
Для услуг и расходов, которые сразу относятся на затраты, используем вкладку Прочее.
Укажем:
наименование и дату подтверждающего документа;
содержание расхода;
сумму;
ставку и сумму НДС;
счет затрат;
подразделение;
статью затрат;
номенклатурную группу, если она используется;
другую аналитику выбранного счета.
В зависимости от назначения услуги применим счета:
20.01 — для расходов основного производства;
25 — для общепроизводственных расходов;
26 — для общехозяйственных расходов;
44.01 или 44.02 — для расходов на продажу;
91.02 — для прочих расходов, если такая классификация соответствует экономическому содержанию операции.
Типовая запись будет выглядеть следующим образом:
Дебет счета затрат — Кредит 71.01: признаны расходы, оплаченные подотчетным лицом.
Строка «Контрагент: Частное лицо» не влияет на выбор счета затрат. Счет определим исходя из назначения услуги.
Вкладку Оплата используем, если сотрудник не приобретал ценности непосредственно в розничной продаже, а погасил задолженность организации перед конкретным поставщиком.
Например, организация ранее получила товары по накладной, а затем направила сотрудника оплатить поставщику задолженность наличными.
В этом случае укажем:
контрагента;
договор;
документ расчетов;
сумму оплаты;
счет расчетов, например 60.01 или 60.02.
Если оплата производится от имени организации по договору, сотрудник должен быть идентифицирован как ее представитель. В кассовом чеке ожидаем наименование и ИНН организации-покупателя.
Если поставщик указал «Частное лицо», проанализируем документы и запросим исправление. Не отражаем оплату на случайного контрагента только ради совпадения с дополнительной строкой чека.
Если продавец выделил НДС в чеке, проверим наличие счета-фактуры или УПД.
Разберем варианты:
Счет-фактура получен. Укажем его реквизиты, проверим выполнение условий для вычета и зарегистрируем документ в книге покупок.
Есть только кассовый чек. Не принимаем НДС к вычету по обычной розничной покупке, руководствуясь безопасной позицией Минфина.
Продавец не является плательщиком НДС. Укажем вариант «Без НДС».
Покупка относится к деятельности, не облагаемой НДС. Отразим налог с учетом правил раздельного учета и статьи 170 НК РФ.
Получен документ по командировочным расходам. Проанализируем специальные правила вычета отдельно.
Не устанавливаем флаг, связанный со счетом-фактурой, если такого документа фактически нет.
Проверим настройки статьи затрат и способ учета НДС. Ошибка в настройках может привести к необоснованному вычету или неправильному включению налога в стоимость.
После проведения документа откроем его движения и сформируем стандартные отчеты.
Проверим:
Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01;
Карточку счета 71.01 по сотруднику;
оборотно-сальдовую ведомость по счету материалов или затрат;
аналитику НДС;
налоговый учет расходов;
остаток задолженности подотчетного лица.
Если аванс был больше утвержденных расходов, сотрудник должен вернуть остаток. Возврат наличных оформим документом Приходный кассовый ордер с видом операции Возврат от подотчетного лица.
Если сотрудник потратил больше выданной суммы, в учете возникнет задолженность организации перед ним. Перерасход возместим в установленном организацией порядке.
Чтобы избежать повторных споров, закрепим порядок в локальном акте организации. Например, утвердим положение о расчетах с подотчетными лицами.
Предусмотрим в нем:
перечень лиц, имеющих право получать деньги под отчет;
способы выдачи денежных средств;
срок представления авансового отчета;
перечень обязательных подтверждающих документов;
порядок проверки кассовых чеков;
условия использования корпоративных карт;
случаи выдачи доверенности;
порядок передачи продавцу реквизитов организации;
требования к документам для вычета НДС;
порядок возврата неиспользованных денег;
порядок возмещения перерасхода;
действия при утрате или повреждении чека;
ответственность сотрудника за личные покупки.
Разделим покупки на две категории.
Для мелких розничных покупок разрешим сотруднику действовать без доверенности. Предупредим, что чек может быть оформлен как физическому лицу и это допустимо.
Для существенных закупок, договорных поставок и операций с вычетом НДС оформим доверенность, заранее передадим продавцу реквизиты организации и потребуем документы на юридическое лицо.
Не нужно оформлять доверенность для каждой покупки воды, бумаги или хозяйственных мелочей. Однако в ряде случаев доверенность значительно снижает налоговые и договорные риски.
Выдадим доверенность, если сотрудник:
получает товар по накладной или УПД;
подписывает документы от имени организации;
приобретает дорогостоящее оборудование;
оплачивает задолженность по договору;
получает счет-фактуру на организацию;
забирает товар со склада поставщика;
согласовывает ассортимент, количество или качество товара;
принимает результаты работ или услуг;
совершает регулярные закупки у одного поставщика;
должен подтвердить полномочия по требованию продавца.
В доверенности укажем полномочия на приобретение, оплату, получение и подписание документов. Перед расчетом сотрудник должен сообщить продавцу наименование и ИНН организации.
После этого проконтролируем, чтобы чек был сформирован как расчет между организациями.
Чем выше стоимость приобретения, тем надежнее должен быть документальный комплект.
При покупке оборудования, мебели, техники или крупной партии материалов запросим:
договор или счет-оферту;
кассовый чек;
накладную или УПД;
счет-фактуру, если необходим вычет НДС;
гарантийные документы;
документы о комплектации и серийных номерах;
доверенность сотрудника;
документ о принятии ценностей в организации;
приказ или заявку на приобретение.
При таком комплекте наименование организации в чеке желательно и, если продавец идентифицировал покупателя как юридическое лицо, обязательно.
Не будем применять упрощенный подход к покупке дорогостоящего актива только потому, что расчет произведен через подотчетное лицо.
Отдельно проанализируем ситуацию, когда в чеке указаны конкретные ФИО, не совпадающие с данными подотчетного лица.
Например, заказ в интернет-магазине оформил один сотрудник, а авансовый отчет представляет другой. В таком случае установим фактического покупателя и плательщика.
Запросим:
заказ интернет-магазина;
документ об оплате;
объяснительную записку;
документ о передаче товара организации;
подтверждение того, за счет каких средств совершена покупка;
решение руководителя об утверждении расхода.
Общая строка «Частное лицо» не создает такой проблемы, поскольку она не идентифицирует конкретного гражданина. Но указание другого конкретного покупателя требует дополнительного анализа.
Оплата личной банковской картой не препятствует принятию расходов, если сотрудник приобрел товары для организации и представил надлежащие документы.
Разберем порядок:
получим авансовый отчет;
проверим кассовый чек;
при необходимости запросим банковскую справку или выписку сотрудника;
подтвердим передачу товаров организации;
утвердим производственную цель расхода;
возместим сотруднику согласованную сумму.
Продавец в этом случае также может оформить чек как физическому лицу. Само использование личной карты не требует указывать работодателя в чеке.
Внутренними правилами можем ограничить покупки за личные средства, но такое ограничение будет организационным, а не требованием Закона № 54-ФЗ.
Корпоративная карта принадлежит счету организации, однако продавец не всегда получает из платежной системы сведения, позволяющие идентифицировать покупателя как юридическое лицо.
Поэтому оплата корпоративной картой сама по себе не гарантирует появление реквизитов организации в кассовом чеке.
Если сотрудник не предъявил доверенность и совершил обычную розничную покупку, продавец может сформировать чек как физическому лицу.
При этом дополнительно проверим:
операцию по банковской выписке;
соответствие суммы выписки и чека;
дату операции;
назначение покупки;
отсутствие повторного возмещения сотруднику.
Не отражаем задолженность перед работником, если покупка полностью оплачена непосредственно со счета организации корпоративной картой, но расчеты с держателем карты и порядок заполнения авансового отчета оформим в соответствии с настройками учета.
Наличие QR-кода и строки «Частное лицо» не устраняет проблему слишком общего наименования предмета расчета.
Если в чеке указано только «Товар» или «Услуга», выясним фактическое содержание покупки.
Запросим один или несколько документов:
товарный чек;
накладную;
УПД;
акт;
заказ-наряд;
счет;
электронный заказ;
спецификацию;
квитанцию;
пояснение продавца.
Не оформляем расшифровку только со слов сотрудника при существенной сумме, если можно получить документ от продавца.
Если организация все же принимает расход по совокупности косвенных доказательств, зафиксируем профессиональное суждение в бухгалтерской справке и оценим налоговый риск.
Бумажные кассовые чеки могут быстро терять читаемость. Закон требует, чтобы реквизиты бумажного чека сохранялись четкими и читаемыми не менее шести месяцев со дня выдачи, но на практике качество печати различается.
Организуем сохранение документов:
сразу проверим чек по QR-коду;
получим электронную версию;
сохраним ее в системе электронного архива;
свяжем электронный файл с авансовым отчетом;
обеспечим возможность установить, к какому документу относится копия.
Не будем упоминать в учетной политике возможность заменить оригинал простой неподтвержденной копией. Электронный фискальный документ должен позволять проверить реквизиты и источник его получения.
Проанализируем распространенные ошибки бухгалтерии.
Отказывают во всех чеках без наименования работодателя. Это неверно для розничных покупок, совершенных без доверенности.
Считают строку «Частное лицо» заведомым нарушением. Такая строка может быть допустимым дополнительным реквизитом.
Не выясняют, предъявлял ли сотрудник доверенность. Именно это обстоятельство влияет на идентификацию покупателя.
Принимают любой чек только из-за наличия QR-кода. Необходимо проверить содержание и производственную цель покупки.
Не проверяют электронные фискальные данные. Бумажный документ может оказаться недостоверным.
Принимают банковский слип вместо кассового чека. Слип не содержит полного состава фискальных реквизитов.
Заявляют вычет НДС только по кассовому чеку. Для обычной покупки требуется счет-фактура или соответствующий УПД.
Создают в 1С контрагента «Частное лицо». В учете ориентируемся на реального продавца, указанного в чеке.
Не приходуют приобретенные товары. Оплата не подтверждает передачу ценностей организации.
Не разделяют личные и служебные покупки. Личные расходы сотрудника не признаем затратами организации.
Требуют исправленный чек при любой розничной покупке. Если покупатель не был идентифицирован как организация, исправлять нечего.
Не требуют правильный чек при договорной поставке. Если расчет происходил между организациями, наименование и ИНН покупателя обязательны.
Соберем решение в последовательный порядок действий.
Получим от сотрудника авансовый отчет и кассовый чек.
Установим, предъявлял ли работник продавцу доверенность.
Проверим, заключен ли договор между организацией и поставщиком.
Определим, был ли продавец уведомлен о покупке от имени организации.
Если доверенности не было, признаем допустимым оформление чека как физическому лицу.
Не отклоняем чек только из-за строки «Контрагент: Частное лицо».
Проверим обязательные реквизиты документа.
Считаем QR-код и сверим электронные сведения.
Проверим наименование товаров, количество, цену и сумму.
Установим производственную цель покупки.
Проверим фактическое поступление товаров или оказание услуг.
Получим дополнительные документы, если содержания чека недостаточно.
Отделим личные покупки сотрудника.
Проверим условия признания расхода по применяемой системе налогообложения.
Отдельно решим вопрос с вычетом НДС.
Отразим операцию документом Авансовый отчет.
Проверим счет 71.01, счета материалов, товаров или затрат.
Утвердим авансовый отчет уполномоченным лицом.
Кассовый чек со строкой «Контрагент: Частное лицо» можно принять к авансовому отчету. Такая формулировка не противоречит Закону № 54-ФЗ, если сотрудник не предъявлял доверенность и продавец не идентифицировал его как представителя организации.
В этом случае наименование и ИНН работодателя в чеке не являются обязательными. Продавец оформляет расчет как расчет с физическим лицом, а организация подтверждает свою связь с покупкой авансовым отчетом, оприходованием товаров, документами об оказании услуг и производственной целью расхода.
Если сотрудник действовал по доверенности, предъявил продавцу реквизиты работодателя и совершал покупку в рамках договора между организациями, в чеке должны быть указаны наименование и ИНН организации-покупателя. При их отсутствии запросим у продавца исправление или усилим документальный комплект, оценив налоговые риски.
Не отказываем в принятии чека только из-за дополнительной строки о частном лице. Проверяем прежде всего реальность хозяйственной операции, обязательные фискальные реквизиты, подлинность чека, содержание покупки и ее связь с деятельностью организации.
В 1С:Бухгалтерии 8 оформим документ Авансовый отчет. Материальные ценности отразим на вкладке Товары, услуги и прочие затраты — на вкладке Прочее, а погашение договорной задолженности перед поставщиком — на вкладке Оплата. Не создаем контрагента с наименованием «Частное лицо», если реальным продавцом является организация или ИП, указанные в кассовом чеке.
Информация носит справочный характер