Если работник не получил аванс, приобрел иностранную валюту за собственные рубли и представил справку об обмене, подтвержденные командировочные расходы пересчитаем по фактическому курсу, указанному в этой справке. Отсутствие аванса не мешает использовать документально подтвержденный курс обмена. Напротив, справка позволяет определить реальную сумму рублей, которую работник потратил для приобретения израсходованной в командировке валюты.
При этом не будем смешивать два разных показателя: курс пересчета валютных расходов и дату признания командировочных расходов. Сумму подтвержденных затрат определим по курсу из справки об обмене, а в бухгалтерском и налоговом учете признаем расходы на дату утверждения авансового отчета.
Суточные рассмотрим отдельно. Они не подтверждаются чеками и не являются фактической покупкой товара или услуги. Если размер суточных установлен в иностранной валюте, а аванс не выдавался, для бухгалтерского учета и налога на прибыль пересчитаем их в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Если суточные установлены локальным нормативным актом сразу в рублях, валютный пересчет не потребуется.
Разберем подробнее, как применить эти правила, какие документы проверить, когда возникают курсовые разницы и как отразить операцию в «1С:Бухгалтерии 8».
Проанализируем экономический смысл операции. Работодатель направил сотрудника в заграничную командировку, но не перечислил ему деньги заранее. Работник был вынужден использовать собственные средства: потратил рубли, приобрел иностранную валюту и оплатил необходимые командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета у организации возникает обязанность возместить работнику фактически понесенные и подтвержденные расходы. Такая обязанность следует из статьи 168 ТК РФ. Работодатель должен компенсировать расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные и другие расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Когда работник представляет справку банка или обменного пункта, мы видим:
какую сумму рублей работник передал для обмена;
какую сумму иностранной валюты он получил;
по какому фактическому курсу проведена операция;
взималась ли отдельная комиссия;
когда и где работник приобрел валюту.
Следовательно, у организации появляется возможность определить не условную стоимость валюты по официальному курсу Банка России, а реальную сумму рублевых затрат работника.
Такой подход отражен, в частности, в письмах Минфина России от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809 и от 19.08.2022 № 07-01-09/81220. Финансовое ведомство указывает, что при наличии документов, подтверждающих курс обмена, командировочные расходы определяются исходя из истраченной суммы иностранной валюты по курсу, указанному в справке о ее приобретении.
В этих разъяснениях часто рассматривается ситуация, когда аванс был выдан в рублях. Однако ключевой вывод основан не на самом факте выдачи аванса, а на обязанности компенсировать работнику фактическую сумму рублей, потраченную на приобретение израсходованной валюты. Поэтому при отсутствии аванса представленная справка также является существенным документом для расчета суммы возмещения.
Итоговый принцип сформулируем так: если фактический курс покупки валюты подтвержден документально, используем этот курс независимо от того, были рубли выданы организацией заранее или работник потратил собственные средства.
Рассмотрим подробнее два этапа учета.
Определим рублевую сумму расхода. Используем курс, подтвержденный справкой об обмене валюты, банковской выпиской или другим документом, позволяющим установить фактическую сумму списанных рублей.
Определим дату признания расхода. Для налога на прибыль при методе начисления командировочные расходы признаем на дату утверждения авансового отчета руководителем в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ.
Например, работник приобрел евро 10 марта, оплатил гостиницу 12 марта, вернулся из командировки 15 марта, а руководитель утвердил авансовый отчет 18 марта.
Курс для определения рублевой стоимости гостиницы возьмем из справки от 10 марта. Сам расход в бухгалтерском и налоговом учете отразим 18 марта, то есть на дату утверждения авансового отчета.
Не пересчитываем сумму по официальному курсу Банка России на 18 марта только потому, что именно этой датой признается расход. Фактический курс и дата признания выполняют разные функции.
Отдельно выясним причину возникновения ситуации. Пункт 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, требует выдавать работнику денежный аванс на оплату проезда, найма жилого помещения и суточных.
Это Положение применяется с 1 сентября 2025 года и действует до 1 сентября 2031 года. Оно заменило ранее действовавшее Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, но обязанность выдавать аванс сохранилась.
Не рассматриваем использование личных денег сотрудника как нормальную постоянную схему финансирования командировок. Отсутствие аванса не освобождает работодателя от возмещения расходов и может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства.
За нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ может применяться предупреждение или административный штраф. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей предусмотрен штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Чтобы исключить повторение нарушения, разберем по шагам внутренний порядок:
закрепим обязанность выдавать командировочный аванс в положении о командировках;
определим срок подачи работником заявки на аванс;
рассчитаем предполагаемые расходы на билеты, гостиницу, трансфер и суточные;
оформим распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет;
перечислим средства до начала командировки;
сохраним подтверждение перечисления или выдачи наличных;
организуем контроль своевременного представления авансового отчета.
Сам факт нарушения порядка выдачи аванса не делает расходы необоснованными и не лишает работника права на компенсацию. Организации все равно необходимо проверить документы, утвердить отчет и погасить задолженность перед сотрудником.
По курсу, указанному в документе об обмене, пересчитаем фактические расходы, оплаченные приобретенной валютой и подтвержденные первичными документами.
К таким расходам могут относиться:
стоимость проживания в гостинице;
железнодорожные и автобусные билеты;
такси и трансфер, если их возмещение предусмотрено локальным актом или согласовано работодателем;
проезд городским транспортом;
оплата багажа и иных обязательных услуг перевозчика;
консульские и визовые сборы;
аэродромные сборы;
обязательная медицинская страховка;
расходы на служебную связь;
другие расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Не возмещаем всю сумму рублей, указанную в справке, автоматически. Сначала определим, какая часть приобретенной иностранной валюты была фактически израсходована на подтвержденные и одобренные работодателем цели.
Если работник приобрел 1 000 евро, но подтвердил расходы только на 700 евро, организация должна возместить рублевую стоимость 700 евро, а не всю стоимость покупки 1 000 евро. Оставшиеся 300 евро принадлежат работнику, поскольку валюта приобреталась за его собственные средства.
Рассмотрим подробнее реквизиты документа. Законодательство не устанавливает специальную унифицированную форму справки для целей командировочного учета, поэтому оценим документ с учетом требований к подтверждению расходов и обычаям делового оборота иностранного государства.
Проверим, чтобы документ позволял установить:
наименование банка, обменного пункта или иной финансовой организации;
дату операции;
вид приобретенной валюты;
количество приобретенной валюты;
сумму рублей или другой валюты, переданную работником;
примененный обменный курс;
размер комиссии, если она выделена отдельно;
номер операции или иные идентифицирующие сведения;
связь операции с периодом командировки.
Если обмен произведен в безналичном порядке, вместо бумажной справки работник может представить банковскую выписку, электронную квитанцию или сведения из приложения банка. Документ должен показывать фактическую сумму списания и сумму полученной валюты.
Если сотрудник оплатил расход российской рублевой банковской картой, а банк автоматически выполнил конвертацию, используем фактическую сумму рублей, списанную со счета. Подтвердим ее банковской выпиской. В такой ситуации отдельная справка о покупке наличной валюты не требуется, поскольку конвертация произошла непосредственно при оплате.
Если из выписки видно только предварительное списание, дождемся окончательной обработки операции. Банки иногда сначала блокируют одну сумму, а затем списывают другую с учетом окончательного курса и комиссии. Для учета используем фактически списанную сумму.
Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке, снабдим построчным переводом на русский язык. Такое требование предусмотрено ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Перевод может выполнить не только профессиональный переводчик, но и сотрудник организации, обладающий необходимыми знаниями. Порядок подготовки и заверения переводов закрепим в учетной политике или положении о командировках.
Для каждого иностранного документа переведем сведения, которые имеют значение для учета:
наименование продавца или исполнителя;
дату операции;
наименование приобретенного товара или услуги;
количество;
стоимость;
валюту платежа;
налоги и сборы, если они выделены;
другие существенные реквизиты.
К справке об обмене также подготовим перевод, если ее содержание невозможно однозначно понять без знания иностранного языка.
Не требуем нотариального перевода каждого гостиничного чека, если нормативными документами организации не установлен более строгий порядок. Организация может определить внутренний порядок перевода и его заверения подписью ответственного лица.
Посмотрим на пример. Сотрудник приобрел 1 000 евро за 105 000 рублей. В справке указан фактический курс 105 рублей за один евро. Отдельная комиссия не взималась.
В командировке работник оплатил:
гостиницу — 600 евро;
такси — 80 евро;
служебную связь — 20 евро.
Общая сумма подтвержденных расходов составляет 700 евро.
Рассчитаем рублевую стоимость:
700 евро × 105 рублей = 73 500 рублей.
Именно 73 500 рублей признаем подтвержденными фактическими расходами и задолженностью организации перед сотрудником по этим операциям.
Оставшиеся 300 евро не отражаем как задолженность работника перед организацией, поскольку аванс ему не выдавался. Работник приобрел валюту за собственные средства, поэтому остаток принадлежит ему.
Если организация возмещает также документально подтвержденную комиссию за обмен валюты, отразим ее отдельной строкой. Предварительно проверим, предусмотрено ли возмещение такой комиссии положением о командировках и была ли ее уплата необходима для выполнения служебного задания.
Иногда документ содержит только сумму переданных рублей и количество полученной валюты. Рассчитаем фактический курс самостоятельно.
Например, работник передал 102 500 рублей и получил 1 000 евро.
Фактический курс составит 102 500 рублей ÷ 1 000 евро = 102,50 рубля за евро.
Если подтвержденные расходы равны 640 евро, определим сумму возмещения:
640 евро × 102,50 рубля = 65 600 рублей.
Расчет оформим бухгалтерской справкой. Укажем в ней реквизиты справки об обмене, перечень подтверждающих расходы документов, количество израсходованной валюты, примененный курс и итоговую сумму в рублях.
Разберем два варианта оформления комиссии.
Первый вариант: комиссия включена в фактический курс. Например, работник передал 104 000 рублей и получил 1 000 евро, а отдельная сумма комиссии в документе не указана. В этом случае фактический курс составляет 104 рубля за евро. Дополнительно комиссию не начисляем, поскольку она уже учтена в сумме переданных рублей.
Второй вариант: комиссия выделена отдельно. Например, работник приобрел 1 000 евро по курсу 102 рубля и дополнительно уплатил комиссию 1 500 рублей. Тогда стоимость валюты составила 102 000 рублей, а комиссия — 1 500 рублей.
Если работник израсходовал 600 евро, основную сумму определим как 61 200 рублей. Порядок распределения комиссии закрепим в локальном документе. Наиболее обоснованным будет распределение комиссии пропорционально количеству израсходованной валюты, если часть валюты осталась у работника.
В нашем примере доля израсходованной валюты составляет 60 процентов. Относимая к командировочным расходам комиссия составит:
1 500 рублей × 60 процентов = 900 рублей.
Общая сумма подтвержденных затрат будет равна 62 100 рублей.
Если вся приобретенная валюта израсходована на подтвержденные командировочные цели, комиссию можно учесть полностью при наличии экономического обоснования и разрешения работодателя.
При нескольких обменных операциях не используем один произвольно выбранный курс. Проанализируем даты, суммы и фактическую последовательность расходования валюты.
Разберем по шагам:
составим перечень всех операций покупки валюты;
укажем по каждой операции дату, сумму валюты и фактический курс;
составим перечень подтвержденных расходов по датам;
по возможности сопоставим конкретную покупку валюты с конкретным расходом;
подготовим расчет распределения приобретенной валюты;
закрепим примененный способ бухгалтерской справкой.
Например, работник приобрел:
500 евро по курсу 100 рублей;
400 евро по курсу 104 рубля.
Подтвержденные расходы составили 700 евро. Если документы и даты показывают, что сначала были израсходованы первые 500 евро, а затем 200 евро из второй покупки, рассчитаем расходы так:
500 евро × 100 рублей + 200 евро × 104 рубля = 70 800 рублей.
Если однозначно сопоставить операции невозможно, разработаем последовательный способ распределения и закрепим его в положении о командировках или учетной политике. Например, можно применять хронологический принцип использования ранее приобретенной валюты. Не меняем способ расчета от одной командировки к другой только ради получения более выгодной суммы.
В некоторых странах работник не может купить местную валюту непосредственно за рубли. Например, сначала он покупает доллары США, а затем обменивает доллары на местную валюту.
В этом случае соберем полную цепочку документов:
документ о покупке долларов за рубли;
документ об обмене долларов на местную валюту;
документы, подтверждающие расход местной валюты;
документы о комиссиях по каждой операции.
Рассчитаем фактическую рублевую стоимость местной валюты через обе операции обмена.
Посмотрим на пример. Работник купил 1 000 долларов США за 95 000 рублей, а затем обменял 500 долларов на 5 000 единиц местной валюты. В командировке он израсходовал 4 000 единиц местной валюты.
Сначала определим, сколько долларов соответствует расходу:
4 000 ÷ 5 000 × 500 долларов = 400 долларов.
Затем определим рублевую сумму:
400 долларов × 95 рублей = 38 000 рублей.
При наличии отдельных комиссий добавим относящуюся к израсходованной валюте часть комиссии. Все вычисления оформим бухгалтерской справкой.
Теперь рассмотрим альтернативную ситуацию. Работник оплатил расходы наличной иностранной валютой, но не может подтвердить, по какому курсу приобрел ее.
Поскольку аванс не выдавался, курса на дату выдачи подотчетной суммы не существует. Все расходы фактически являются перерасходом работника за счет собственных средств.
В такой ситуации пересчитаем подтвержденные валютные расходы по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Такой подход следует из правил ПБУ 3/2006 и статьи 272 НК РФ, применяемых к расходам, не покрытым ранее выданным авансом.
Не используем условную дату начала командировки, дату возвращения или дату каждого иностранного чека только по причине отсутствия справки. Для полного перерасхода ориентируемся на дату утверждения авансового отчета.
Однако сначала проверим, нельзя ли восстановить подтверждение фактического курса. Запросим у работника:
банковскую выписку;
электронную квитанцию из приложения банка;
чек банкомата;
историю операций по карте;
дубликат справки обменного пункта;
документ о переводе между валютными счетами.
Фактически списанная рублевая сумма является более точным подтверждением затрат, чем официальный курс Банка России.
Суточные отделим от расходов на гостиницу, транспорт и другие документально подтверждаемые услуги. Работник не обязан представлять чеки, подтверждающие, на что именно он израсходовал суточные.
Размер суточных для коммерческой организации определим коллективным договором или локальным нормативным актом. Для признания расходов по налогу на прибыль специального максимального ограничения по сумме суточных нет, если размер установлен внутренними документами и командировка связана с деятельностью организации.
Рассмотрим два варианта.
Вариант 1. Суточные установлены в рублях. Например, положение о командировках предусматривает 4 000 рублей за каждый день нахождения за границей. Умножим количество соответствующих дней на 4 000 рублей. Справку об обмене для расчета суточных не применяем.
Вариант 2. Суточные установлены в иностранной валюте. Например, локальный акт предусматривает 60 евро за день заграничной командировки. Поскольку аванс не выдавался, пересчитаем сумму в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.
Не применяем курс из справки об обмене ко всей сумме суточных автоматически. Справка подтверждает фактическую покупку определенного количества валюты, тогда как суточные представляют собой установленную работодателем компенсацию и не требуют подтверждения фактического расходования.
Если организация хочет использовать фактический курс покупки валюты и для расчета задолженности по суточным, такой порядок необходимо четко закрепить в локальном нормативном акте и обеспечить возможность доказать, что купленная валюта предназначалась именно для суточных. Однако с точки зрения простоты и снижения налоговых рисков при отсутствии аванса надежнее рассчитывать валютные суточные по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.
Проанализируем даты пересечения границы. По Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ № 501, день выезда с территории России относится к дням заграничной командировки, а день возвращения на территорию России — к дням командировки по России.
Например, сотрудник выехал из России 10 мая, находился за границей до 14 мая и вернулся в Россию 15 мая.
Рассчитаем:
с 10 по 14 мая включительно — суточные по норме для заграничной командировки;
15 мая — суточные по норме для командировки по России.
Если работник выехал за границу и вернулся в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы, установленной для заграничных командировок.
При поездке в государство — участник СНГ, где отметки о пересечении границы не проставляются, определим даты по проездным документам.
Для налога на прибыль суточные учитываются в размере, установленном локальным нормативным актом. Для НДФЛ и страховых взносов применяются отдельные необлагаемые пределы.
Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные в пределах:
700 рублей за каждый день командировки на территории России;
2 500 рублей за каждый день заграничной командировки.
Сумму превышения включим в облагаемый доход работника и базу по страховым взносам.
Если суточные установлены и выплачиваются в иностранной валюте, для НДФЛ пересчитаем их в рубли по официальному курсу Банка России на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Для страховых взносов Минфин рекомендует использовать официальный курс на дату начисления суточных. Такой датой обычно признается дата утверждения авансового отчета.
Поэтому в одной командировке могут применяться разные курсы:
курс из справки об обмене — для определения фактической рублевой стоимости гостиницы, такси и других документально подтвержденных расходов;
курс Банка России на дату утверждения авансового отчета — для отражения валютных суточных в бухгалтерском учете и расходах по налогу на прибыль при отсутствии аванса;
курс Банка России на последний день месяца утверждения отчета — для проверки необлагаемого лимита суточных по НДФЛ;
курс Банка России на дату начисления суточных — для страховых взносов.
В сообщении с форума высказано мнение, что до погашения задолженности перед подотчетным лицом организация должна формировать курсовые разницы. Такой вывод применим не во всех случаях.
Сначала определим, в какой валюте сформирована задолженность организации перед сотрудником.
Если аванс не выдавался, расходы пересчитаны в рубли по справке об обмене, а возмещение будет выплачено работнику в фиксированной рублевой сумме, задолженность учитывается на рублевом счете расчетов с подотчетным лицом. После утверждения авансового отчета ее величина в рублях зафиксирована.
Например, подтвержденные расходы равны 800 евро, а фактический курс по справке составляет 103 рубля. Организация признает задолженность перед работником в размере 82 400 рублей. Если выплата производится через пять дней, сотруднику все равно перечисляется 82 400 рублей.
В таком стандартном варианте курсовые разницы после утверждения отчета не возникают. Изменение официального курса евро не влияет на фиксированную рублевую задолженность.
Курсовые разницы могут возникнуть, если:
организация обязалась возместить сотруднику именно сумму в иностранной валюте;
возмещение производится в иностранной валюте;
рублевая сумма определяется по курсу на дату фактической выплаты;
в учете сформирована валютная задолженность на счете 71.21;
между датой утверждения авансового отчета и датой выплаты изменился официальный курс.
В таком случае валютное обязательство пересчитывается по правилам ПБУ 3/2006. Возникающую разницу отражаем в составе прочих доходов или расходов.
В налоговом учете в 2022–2027 годах для курсовых разниц по требованиям и обязательствам действуют специальные временные правила. Положительные и отрицательные курсовые разницы признаются при прекращении или исполнении соответствующего требования либо обязательства в порядке, установленном статьями 271 и 272 НК РФ.
Однако в рассматриваемой ситуации нет необходимости искусственно создавать валютное обязательство. Если работнику компенсируется фактическая рублевая сумма, определенная по справке, используем рублевые расчеты и не формируем курсовые разницы после утверждения отчета.
Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» допускает валютные операции между резидентами, связанные с оплатой и возмещением расходов физического лица по заграничной служебной командировке.
Следовательно, организация может погасить подтвержденную задолженность перед сотрудником в иностранной валюте, если такой порядок предусмотрен внутренними документами и операция проводится с соблюдением требований валютного законодательства.
Но для исходной ситуации рациональнее возместить работнику рубли, фактически потраченные на приобретение израсходованной валюты. Такой способ:
соответствует экономическому содержанию расходов;
подтверждается справкой об обмене;
не требует последующей переоценки валютной задолженности;
упрощает расчеты в программе 1С;
снижает риск спора о том, какой курс применять на дату выплаты.
На дату утверждения авансового отчета признаем командировочные расходы и задолженность перед работником.
Счет затрат выберем с учетом цели командировки:
20 — если командировка непосредственно связана с основным производством;
25 — если расходы относятся к общепроизводственной деятельности;
26 — если командировка связана с управленческими функциями;
44 — если командировка связана с продажами и коммерческой деятельностью;
08 — если расходы непосредственно связаны с приобретением или созданием внеоборотного актива;
другой счет — в зависимости от экономического содержания операции.
Основная проводка по подтвержденным расходам будет иметь вид:
Дебет 20, 25, 26, 44, 08 или другого счета — Кредит 71.01.
Этой записью признаем расход и рублевую задолженность организации перед сотрудником.
При перечислении возмещения на банковскую карту работника сформируем проводку:
Дебет 71.01 — Кредит 51.
При выплате наличными из кассы сформируем проводку:
Дебет 71.01 — Кредит 50.01.
Если задолженность отражена в рублях и выплачивается в той же рублевой сумме, счет 91.01 или 91.02 для курсовых разниц не используем.
АО применяет ОСНО, поэтому проверим условия статьи 252 НК РФ. Расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода.
Командировочные расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Для признания затрат подготовим комплект документов:
письменное решение работодателя о направлении в командировку;
служебное задание или другой внутренний документ, если он применяется в организации;
проездные документы;
документы о проживании;
чеки и квитанции по другим расходам;
справку об обмене валюты или банковскую выписку;
переводы иностранных документов на русский язык;
авансовый отчет;
бухгалтерскую справку с расчетом рублевых сумм;
подтверждение утверждения авансового отчета руководителем;
документ о выплате возмещения работнику.
Датой признания расходов при методе начисления будет дата утверждения авансового отчета. Выплата задолженности сотруднику в более поздний день не переносит дату признания командировочных расходов.
Не включаем в расходы суммы, которые:
не связаны со служебным заданием;
не разрешены работодателем;
не подтверждены документами, когда документальное подтверждение обязательно;
относятся к личным покупкам работника;
превышают ограничения, установленные локальным нормативным актом, без дополнительного решения руководителя;
рассчитаны исходя из всей суммы приобретенной валюты, хотя часть валюты не была израсходована.
Документально подтвержденное возмещение фактических командировочных расходов не является доходом работника, если расходы произведены в интересах работодателя и соответствуют установленному порядку.
Не начисляем НДФЛ и страховые взносы на возмещение:
проезда;
проживания;
обязательных сборов;
визовых расходов;
служебной связи;
иных согласованных и документально подтвержденных расходов.
Если документы отсутствуют или расходы имеют личный характер, проанализируем риск возникновения дохода работника. Не оформляем личные затраты как командировочные только на основании заявления сотрудника.
По суточным отдельно применим необлагаемые пределы 700 и 2 500 рублей в день. Превышение этих сумм облагается НДФЛ и страховыми взносами, хотя для налога на прибыль суточные могут учитываться в полном размере, установленном локальным нормативным актом.
Несмотря на отсутствие предварительно выданных средств, работник должен представить авансовый отчет по возвращении из командировки. Пункт 23 Положения № 501 устанавливает срок — три рабочих дня после возвращения.
В отчете покажем:
нулевую сумму полученного аванса;
перечень фактически произведенных расходов;
валюту каждого иностранного документа;
рублевый эквивалент расхода;
курс и источник курса;
общую сумму перерасхода, подлежащую возмещению работнику;
расчет суточных отдельной строкой.
Вся утвержденная сумма становится перерасходом по отчету, поскольку аванс равен нулю.
К отчету приложим оригиналы или надлежащим образом оформленные электронные документы. Справку об обмене и расчет распределения валюты включим в общий комплект.
Рассмотрим основной и наиболее удобный вариант. Поскольку работнику возмещается фиксированная сумма в рублях, сформируем рублевый авансовый отчет.
В зависимости от релиза и интерфейса программы используем документ Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке. Обычно он находится в разделе Банк и касса.
Разберем по шагам:
Предварительно рассчитаем рублевую сумму каждого валютного расхода по справке об обмене.
Оформим бухгалтерскую справку с расчетом.
Создадим документ Авансовый отчет по командировке.
Укажем организацию и сотрудника.
Установим дату документа, соответствующую дате утверждения авансового отчета.
Не заполняем сведения о выданном авансе, поскольку деньги сотруднику заранее не перечислялись.
На вкладках с расходами внесем каждый подтверждающий документ отдельной строкой.
В поле суммы укажем уже рассчитанную рублевую стоимость.
В содержании операции укажем иностранную сумму, валюту, курс и реквизиты справки об обмене.
Выберем счет затрат и аналитику подразделения, статьи затрат, номенклатурной группы или проекта.
Суточные внесем отдельными строками, разделив российские и заграничные дни.
Проведем документ и проверим проводки.
По итогам проведения программа должна сформировать кредитовое сальдо по счету 71.01, равное задолженности организации перед работником.
Проверим расчеты с помощью отчетов:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01;
Карточка счета 71.01;
Анализ счета 71.01;
отчет по расчетам с подотчетными лицами, если он предусмотрен используемой конфигурацией.
При перечислении денег на карту создадим документ Списание с расчетного счета. Выберем операцию, предназначенную для перечисления подотчетному лицу или прочего расчета с сотрудником, в зависимости от возможностей используемого релиза.
Укажем:
работника;
счет расчетов 71.01;
сумму задолженности;
назначение платежа — возмещение расходов по авансовому отчету;
реквизиты соответствующего отчета.
После проведения должна сформироваться проводка Дебет 71.01 — Кредит 51.
При выплате из кассы используем документ Выдача наличных с видом операции для выдачи подотчетному лицу или погашения задолженности перед сотрудником. Проверим проводку Дебет 71.01 — Кредит 50.01.
После выплаты снова сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01. Сальдо по сотруднику и конкретному авансовому отчету должно закрыться.
Валютный авансовый отчет целесообразен, когда:
аванс был выдан в иностранной валюте;
организация действительно формирует задолженность перед работником в иностранной валюте;
возмещение будет выплачено в иностранной валюте;
необходимо учитывать валютные остатки на счете 71.21;
программа должна выполнять переоценку валютной задолженности.
В исходной ситуации аванса не было, работник потратил собственные рубли и представил справку о покупке валюты. Поэтому валютный отчет может неоправданно усложнить учет и создать расхождения между фактической рублевой суммой и суммой, рассчитанной программой по курсу Банка России.
Предпочтительно пересчитать расходы вручную по справке и внести их в рублевый авансовый отчет.
Если используемый релиз позволяет указать в документе валюту и ручной курс, проверим, какой счет расчетов будет применен и сформируется ли фиксированная рублевая задолженность. Не устанавливаем курс из справки как общий курс валюты в регистре Курсы валют, поскольку банковский коммерческий курс конкретной операции не является официальным курсом Банка России.
Документ Операция, введенная вручную используем только тогда, когда стандартный функционал конфигурации не позволяет корректно закрыть расчеты между рублевым счетом 71.01 и валютным счетом 71.21.
Например, часть расходов ошибочно отражена в валютном авансовом отчете, а задолженность планируется возместить в рублях. В этом случае сначала проанализируем проводки и определим, можно ли исправить исходный документ.
Ручную операцию применяем как последний вариант. К ней обязательно приложим бухгалтерскую справку, в которой укажем:
причину корректировки;
реквизиты авансового отчета;
валютную и рублевую суммы;
примененный курс;
корреспонденцию счетов;
обоснование отсутствия или возникновения курсовой разницы.
Не используем ручные операции для сокрытия неправильно выбранной валюты документа или счета расчетов. Сначала исправим настройки и первичные документы, если период еще не закрыт и отчетность не представлена.
Посмотрим на комплексный пример.
Сотрудник АО находился в командировке во Франции с 10 по 14 июня. В Россию он вернулся 15 июня. Аванс не выдавался. Авансовый отчет утвержден 18 июня.
Локальным нормативным актом установлены:
суточные за границей — 60 евро в день;
суточные по России — 700 рублей в день;
возмещение документально подтвержденных расходов на проживание и транспорт;
возмещение комиссии за обмен валюты.
Работник приобрел 1 000 евро за 103 000 рублей. Отдельная комиссия составила 1 000 рублей.
Документально подтверждены:
гостиница — 500 евро;
такси — 100 евро;
общественный транспорт — 40 евро.
Общая сумма документально подтвержденных расходов составляет 640 евро.
Фактический курс без учета отдельной комиссии равен 103 рубля за евро.
Стоимость израсходованной валюты:
640 евро × 103 рубля = 65 920 рублей.
Распределим комиссию пропорционально израсходованной валюте:
1 000 рублей × 640 евро ÷ 1 000 евро = 640 рублей.
Общая сумма документально подтвержденных расходов:
65 920 рублей + 640 рублей = 66 560 рублей.
Теперь рассчитаем суточные. День выезда 10 июня и дни с 11 по 14 июня являются днями заграничной командировки. Получаем пять заграничных дней. День возвращения 15 июня относится к командировке по России.
Заграничные суточные:
60 евро × 5 дней = 300 евро.
Предположим, официальный курс Банка России на дату утверждения авансового отчета составляет 101 рубль за евро.
Рублевая сумма заграничных суточных:
300 евро × 101 рубль = 30 300 рублей.
Суточные за день возвращения:
700 рублей.
Общая задолженность перед работником:
66 560 рублей + 30 300 рублей + 700 рублей = 97 560 рублей.
В программе сформируем рублевый авансовый отчет на 97 560 рублей. Документально подтвержденные расходы внесем по курсу справки, а суточные рассчитаем отдельно.
После утверждения отчета сформируем проводки по затратам в корреспонденции со счетом 71.01. При перечислении 97 560 рублей работнику закроем задолженность проводкой Дебет 71.01 — Кредит 51.
Курсовая разница между 18 июня и датой перечисления денег не возникает, поскольку задолженность установлена в фиксированной рублевой сумме 97 560 рублей.
Предположим, бухгалтер первоначально не учел справку и пересчитал все расходы по официальному курсу Банка России на дату утверждения отчета. Позднее обнаружилось, что работник представил документ с другим фактическим курсом.
Разберем порядок исправления:
проверим, была ли справка приложена к первоначальному авансовому отчету;
пересчитаем только ту сумму валюты, которая была фактически израсходована;
подготовим бухгалтерскую справку с правильным расчетом;
исправим авансовый отчет, если период открыт;
при необходимости оформим корректирующую бухгалтерскую запись;
доплатим работнику разницу либо оформим возврат излишне выплаченной суммы с его согласия;
проверим налоговый учет и декларацию по налогу на прибыль;
при существенной ошибке прошлого отчетного периода применим правила исправления ошибок бухгалтерского учета.
Не удерживаем излишне выплаченную сумму из заработной платы автоматически. Возможность удержания зависит от основания, срока принятия решения и согласия работника. При спорной ситуации оформим добровольный возврат или решим вопрос в порядке, предусмотренном трудовым законодательством.
Чтобы в дальнейшем не определять порядок пересчета отдельно по каждой поездке, дополним локальный нормативный акт.
Зафиксируем:
обязанность выдавать аванс до начала командировки;
способ расчета предполагаемой суммы аванса;
валюту выдачи аванса;
порядок подтверждения покупки иностранной валюты;
перечень допустимых документов об обмене;
правило применения фактического курса при наличии справки или банковской выписки;
курс пересчета при отсутствии подтверждения фактической конвертации;
порядок распределения нескольких покупок валюты;
порядок учета комиссии банка или обменного пункта;
размер суточных по России и по каждой группе иностранных государств;
валюту, в которой устанавливаются суточные;
курс пересчета валютных суточных;
перечень возмещаемых дополнительных расходов;
лимиты на гостиницу, такси, связь и другие услуги;
порядок перевода иностранных документов;
срок представления авансового отчета;
срок выплаты утвержденного перерасхода;
порядок действий при утрате подтверждающих документов.
Ознакомим работников с положением под подпись до направления в командировку. Дополнительно выдадим памятку о необходимости сохранять чеки, выписки и справки об обмене валюты.
Подведем промежуточный итог и рассмотрим распространенные ошибки.
Пересчет всех расходов по курсу Банка России при наличии справки. Такой расчет не отражает фактические рублевые затраты работника.
Отказ от использования справки только потому, что аванс не выдавался. Отсутствие аванса не отменяет документально подтвержденный фактический курс.
Применение курса из справки ко всей купленной валюте. Возмещаем только валюту, фактически израсходованную на утвержденные цели.
Применение курса из справки к суточным без анализа локального акта. Суточные рассчитываем отдельно.
Использование даты иностранного чека как даты признания расхода. Для налога на прибыль расход признаем на дату утверждения авансового отчета.
Формирование валютной задолженности при выплате фиксированной суммы рублей. Это приводит к необоснованным курсовым разницам.
Загрузка коммерческого курса банка в регистр официальных курсов валют 1С. Коммерческий курс конкретного обмена не должен подменять официальный курс Банка России.
Отсутствие перевода иностранных документов. Подготовим построчный перевод значимых реквизитов.
Отсутствие бухгалтерской справки. Сложный расчет нескольких обменов и комиссий обязательно документируем.
Регулярное направление работников без аванса. Устраним нарушение трудового законодательства.
Сформируем окончательный алгоритм действий для АО на ОСНО.
Проверьте документы о командировке. Убедимся, что имеется письменное решение работодателя и поездка связана с деятельностью организации.
Зафиксируйте отсутствие аванса. В авансовом отчете укажем нулевую сумму предварительно выданных средств.
Проверьте справку об обмене. Установим сумму приобретенной валюты, фактический курс и комиссию.
Проверьте иностранные чеки. Определим сумму документально подтвержденных и разрешенных расходов.
Подготовьте переводы. Переведем значимые реквизиты иностранных документов на русский язык.
Сопоставьте купленную и израсходованную валюту. Не включаем в расчет неиспользованный остаток личной валюты работника.
Рассчитайте фактическую рублевую сумму. Умножим израсходованную валюту на курс из справки.
Распределите комиссию. Учтем только относящуюся к командировочным расходам часть.
Рассчитайте суточные отдельно. Применим правила локального нормативного акта и официальный курс Банка России, если суточные установлены в валюте.
Оформите бухгалтерскую справку. Зафиксируем все формулы, документы и примененные курсы.
Утвердите авансовый отчет. Именно этой датой признаем расходы в бухгалтерском и налоговом учете.
Отразите рублевую задолженность. Используем счет 71.01, если работнику возмещается фиксированная сумма рублей.
Перечислите деньги работнику. Закроем задолженность без дополнительной валютной переоценки.
Проверьте НДФЛ и взносы по суточным. Сравним сумму с необлагаемыми пределами.
Исправьте внутренний порядок. В следующих командировках выдадим работнику аванс до отъезда.
При наличии справки об обмене валюты подтвержденные расходы на гостиницу, транспорт и другие услуги пересчитаем по фактическому курсу, указанному в этой справке, даже если аванс работнику не выдавался.
Отсутствие аванса означает, что вся утвержденная сумма расходов является перерасходом за счет собственных средств сотрудника. Оно не лишает справку доказательственного значения.
Расходы признаем в бухгалтерском учете и при расчете налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета. При этом рублевую сумму определим по справке, а не по официальному курсу на эту дату.
Если справки или другого документа о фактической конвертации нет, поскольку аванс не выдавался, пересчитаем полный перерасход по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.
Суточные рассчитаем отдельно. При установлении суточных в иностранной валюте и отсутствии аванса для бухгалтерского учета и налога на прибыль применим официальный курс Банка России на дату утверждения авансового отчета. Для НДФЛ проверим необлагаемый предел по курсу на последний день месяца утверждения отчета.
Если задолженность перед сотрудником после утверждения авансового отчета зафиксирована в рублях, последующие курсовые разницы не начисляем. Они возможны только при реально существующем обязательстве в иностранной валюте или при определении рублевого платежа по будущему курсу.
В «1С:Бухгалтерии 8» наиболее удобно рассчитать валютные расходы по справке вручную, оформить бухгалтерскую справку и внести итоговые суммы в рублевый документ Авансовый отчет по командировке. Задолженность отразим на счете 71.01 и закроем рублевой выплатой работнику.
Информация носит справочный характер