Разберем ситуацию подробно. Организация на ОСНО направила сотрудника в служебную командировку в Казахстан. Локальным нормативным актом организации установлены суточные для заграничной командировки в размере 2 000 рублей в день. Перед поездкой сотруднику выдали аванс в рублях. Уже в Казахстане сотрудник обменял часть рублей на тенге, оплатил в тенге проживание и другие расходы, а после возвращения представил документы на проживание и справку об обмене рублей на тенге.
Возникает вопрос: если сотрудник фактически обменял на тенге не только деньги для оплаты гостиницы, но и рублевые суточные, нужно ли теперь пересчитать суточные из 2 000 рублей в тенге по курсу из справки об обмене, а затем снова отражать их в рублях?
Основной вывод: делать такой пересчет не нужно. Если размер суточных установлен организацией именно в рублях и сотруднику суточные выданы в рублях, в учете оставим их в установленной рублевой сумме. То, что сотрудник уже за границей обменял полученные рубли на тенге для своих повседневных расходов, не меняет размер суточных и не превращает их в валютные суточные.
Иначе учитываем подтверждаемые расходы, фактически произведенные в иностранной валюте, например оплату гостиницы. Если сотруднику был выдан рублевый аванс, затем он приобрел тенге и представил документ, подтверждающий реальный курс обмена, расходы на проживание в тенге действительно можно определить в рублях исходя из подтвержденного курса приобретения валюты. Именно такой подход к командировочным расходам следует из разъяснений ФНС и Минфина.
Поэтому сразу разделим две операции: суточные, установленные в рублях, и фактические расходы в тенге — это разные виды командировочных расходов и пересчитывать их нужно по-разному.
Сначала выясним причину различий. При направлении сотрудника в служебную командировку работодатель возмещает расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные и другие разрешенные работодателем расходы.
Но экономическая природа этих выплат различается.
Расходы на проживание являются фактическими расходами. Сотрудник должен подтвердить, сколько именно он заплатил гостинице. Если гостиница в Казахстане выставила счет на определенное количество тенге, у организации появляется расход, выраженный в иностранной валюте. Чтобы отразить его в российском бухгалтерском и налоговом учете, сумму необходимо определить в рублях.
Суточные работают иначе. Это дополнительные расходы сотрудника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Работнику не требуется представлять чеки на каждую покупку еды, воды, городской транспорт или другие мелкие личные расходы, покрываемые суточными.
Суточные выплачиваются в заранее установленном размере за каждый соответствующий день командировки, а не возмещаются по фактическим чекам сотрудника.
Поэтому не будем пытаться установить, сколько тенге сотрудник фактически потратил из своих суточных. Для учета это не требуется.
Рассмотрим подробнее исходное условие. В локальном нормативном акте организации закреплено:
суточные при заграничной командировке — 2 000 рублей за день.
Следовательно, обязательство работодателя перед сотрудником по суточным выражено в рублях.
Допустим, сотрудник должен находиться за пределами России четыре дня, за которые по правилам организации ему полагается заграничная норма.
Рассчитаем суточные:
2 000 рублей × 4 дня = 8 000 рублей.
Если эти 8 000 рублей сотруднику выдали в составе рублевого аванса, именно 8 000 рублей и отразим как сумму соответствующих суточных.
Дальше сотрудник может обменять эти деньги в Казахстане по курсу 5 тенге за рубль, 5,5 тенге за рубль или по иному фактическому курсу. На сумму обязательства организации это не влияет.
Не будем после возвращения сотрудника выполнять расчет:
2 000 рублей → тенге по справке банка → обратно в рубли.
Такой пересчет не имеет экономического смысла, потому что суточные изначально установлены и выплачены в рублях.
Теперь проанализируем назначение справки об обмене валюты.
Предположим, сотруднику выдали рублевый аванс, после чего он приобрел в обменном пункте Казахстана тенге. В справке указано, сколько рублей было потрачено на покупку определенной суммы тенге и по какому курсу произведена операция.
После этого сотрудник оплатил гостиницу в тенге.
Для организации важно определить фактическую рублевую величину расходов сотрудника на проживание.
ФНС в письме от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 рассматривала именно ситуацию, когда работнику выдали на зарубежную командировку рублевые подотчетные средства, а за границей он самостоятельно приобрел иностранную валюту. Налоговая служба исходила из того, что работник фактически тратит конкретное количество рублей на приобретение валюты, а затем расходует эту валюту на нужды организации. Если имеется документ о покупке валюты, курс обмена определяется по этому документу.
Аналогичный подход позднее подтверждал Минфин, в частности в письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 и других разъяснениях по командировочным расходам.
Поэтому если сотрудник представил:
документ гостиницы с суммой в тенге;
документ, подтверждающий приобретение тенге за рубли;
данные, позволяющие определить фактический курс обмена,
то расходы на гостиницу можем рассчитать исходя из фактически истраченной суммы валюты и подтвержденного курса ее покупки.
Однако суточные в данном случае не являются расходом на приобретение гостиничной услуги. Их размер уже определен локальным нормативным актом в рублях. Поэтому справку об обмене валюты для пересчета самих суточных не применяем.
Предположим, сотруднику выдано под отчет 40 000 рублей.
Из этой суммы:
8 000 рублей предусмотрено на суточные;
остальные деньги предназначены для проживания и других командировочных расходов.
Сотрудник обменял 30 000 рублей и получил, например, 165 000 тенге. Фактический курс по справке составил:
30 000 рублей / 165 000 тенге.
Гостиница обошлась сотруднику в 110 000 тенге.
Для определения расходов на гостиницу применим подтвержденный курс покупки тенге и рассчитаем рублевый эквивалент фактически израсходованной валюты.
Но суточные продолжим учитывать отдельно:
2 000 рублей × количество соответствующих дней заграничной командировки.
Не будем определять, сколько именно тенге сотрудник потратил на питание или другие личные расходы в рамках суточных.
Даже если сотрудник обменял вместе одной операцией всю сумму, включая деньги, которые он планировал использовать как суточные, это не является основанием для изменения установленного работодателем размера суточных.
Именно остаток иностранной валюты часто создает путаницу. Бухгалтер видит, что сотрудник обменял рубли на тенге, гостиница стоила меньше полученной валюты и после оплаты у работника остались тенге.
Не будем автоматически считать весь этот остаток неизрасходованным подотчетом.
Сначала разберем, какая часть выданных сотруднику средств приходилась на суточные.
Суточные являются суммой, причитающейся работнику за дни командировки. Работник не обязан представлять работодателю отчет о том, сколько конкретно он потратил из суточных на питание или другие дополнительные расходы.
Поэтому если сотрудник получил 2 000 рублей суточных за день, обменял их на тенге, но потратил не все полученные тенге, работодатель не должен требовать вернуть «неизрасходованный остаток суточных».
Суточные после их правильного начисления не превращаются в возвратный остаток подотчетных средств только потому, что работник израсходовал их не полностью.
Иначе поступим с суммами, выданными для оплаты гостиницы, проезда или других подтверждаемых расходов. По таким суммам необходимо определить фактически произведенные затраты и остаток расчетов с подотчетным лицом.
Для правильного учета удобно мысленно разделить общий командировочный аванс на две части.
Суточные. Рассчитаем их по норме организации и числу дней. Если норма установлена в рублях, оставляем рублевую сумму.
Средства на подтверждаемые командировочные расходы. Сопоставим их с документами на гостиницу, проезд и другие расходы. Если расходы произведены в тенге, определим их рублевую стоимость по соответствующим правилам пересчета.
Такой подход поможет не смешивать фиксированную компенсационную выплату и фактически произведенные расходы.
Разберем по шагам.
Сотруднику выдали аванс в рублях. Затем он самостоятельно обменял часть этих денег на тенге и оплатил гостиницу.
Если имеется документ, подтверждающий фактический курс покупки валюты, для определения рублевой величины командировочных расходов используем этот подтвержденный курс.
Например:
сотрудник приобрел 200 000 тенге за 36 000 рублей;
гостинице уплачено 150 000 тенге.
Определим стоимость одного тенге исходя из фактической операции обмена, а затем рассчитаем сумму расходов на проживание в рублях.
Именно реальная сумма рублей, которую сотрудник потратил для приобретения использованной валюты, отражает фактически понесенные им расходы.
Такой порядок применяем к документально подтвержденным расходам в иностранной валюте, а не к установленным в рублях суточным.
Рассмотрим и второй вариант. Сотруднику выдали рублевый аванс, он оплатил расходы в тенге, но документ о фактическом курсе обмена не сохранился.
В более поздних разъяснениях Минфин указывал, что если курс приобретения иностранной валюты подтвердить невозможно, расходы в пределах выданного рублевого аванса можно пересчитать по официальному курсу Банка России на дату выдачи подотчетных средств.
Такой подход приводился, в частности, в письме Минфина от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 и последующих разъяснениях.
Поэтому для практической работы используем следующую последовательность:
если фактический курс покупки валюты подтвержден документом — используем подтвержденный курс;
если подтверждения курса нет — для расходов в пределах выданного рублевого аванса ориентируемся на официальный курс Банка России на дату выдачи аванса в соответствии с актуальным подходом финансового ведомства;
если возник перерасход сверх выданного аванса — анализируем его отдельно, поскольку правила определения рублевой суммы могут отличаться.
При этом еще раз подчеркнем: эти правила нужны для фактических расходов, выраженных в иностранной валюте. Если суточные изначально установлены в рублях, необходимости проводить такую конвертацию по ним нет.
Нет, подтверждать конкретное использование суточных чеками не требуется.
В отличие от гостиницы, авиабилетов или иных целевых расходов, суточные возмещают дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного жительства.
Поэтому не будем требовать от сотрудника документы на:
питание;
воду;
небольшие бытовые покупки;
иные личные расходы, покрываемые суточными.
Работнику причитается установленная организацией сумма за каждый соответствующий день командировки независимо от того, потратил он всю сумму или сумел часть сэкономить.
Это дополнительно подтверждает, почему справка о покупке тенге не должна использоваться для пересчета рублевых суточных.
Теперь рассмотрим размер суточных. Для обычной коммерческой организации не будем считать 2 500 рублей обязательной нормой заграничных суточных.
Работодатель определяет порядок и размеры возмещения командировочных расходов в соответствии со статьей 168 ТК РФ — коллективным договором, локальным нормативным актом или иным предусмотренным законом способом.
Поэтому организация может установить, например:
2 000 рублей в день;
2 500 рублей в день;
3 500 рублей в день;
различные нормы для разных стран;
норму непосредственно в иностранной валюте.
Главное — закрепим выбранный порядок документально.
В рассматриваемой ситуации установлена сумма 2 000 рублей. Именно ее и берем для расчета соответствующих дней.
Частая ошибка состоит в том, что лимит, установленный НК РФ для НДФЛ, воспринимают как обязательный размер выплаты сотруднику.
Это разные показатели.
По действующим правилам НДФЛ не облагаются суточные в пределах:
700 рублей за каждый день командировки на территории России;
2 500 рублей за каждый день командировки за пределами России.
Организация при этом вправе установить собственный размер суточных.
В нашем случае заграничная норма составляет 2 000 рублей. Она ниже налогового лимита 2 500 рублей за день нахождения за пределами РФ. Поэтому за обычные зарубежные дни превышения налогового лимита не возникает.
Однако отдельно проверим дни пересечения государственной границы, поскольку для них действуют специальные правила.
При заграничной командировке важно правильно определить, какой размер суточных использовать в дни пересечения границы.
По действующему Положению об особенностях направления работников в служебные командировки при следовании работника из России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые применяются правила для зарубежной командировки.
При возвращении в Россию дата пересечения государственной границы относится уже к дням, за которые применяются правила для командировки по территории РФ.
Поэтому если организация устанавливает разные нормы, например:
2 000 рублей — заграничные суточные;
700 рублей — суточные по России,
то день пересечения границы при выезде будет рассчитываться по заграничной норме, а день пересечения при возвращении — по российской норме.
Для Казахстана имеется практическая особенность: при поездках в государства СНГ, по которым пограничные органы не ставят отметки о пересечении границы в документах для въезда и выезда, дату пересечения определяем на основании проездных документов.
Предположим, локальный акт организации говорит только: «Суточные при заграничных командировках — 2 000 рублей в сутки», но отдельно не описывает день возвращения.
Проверим положение о командировках и уточним правила для дней следования по территории России.
Если в день возвращения сотруднику выплачивается 2 000 рублей, хотя этот день для целей командировки относится к территории РФ, необходимо отдельно проверить НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения установленного налогового необлагаемого лимита для командировок по России.
Поэтому проблема пересчета рублей в тенге здесь вообще не является главной. Гораздо важнее правильно определить количество зарубежных и российских дней.
Теперь рассмотрим другую ситуацию, чтобы увидеть разницу.
Предположим, в положении о командировках написано:
«Суточные при командировке в Казахстан — 12 000 тенге в сутки».
Тогда размер обязательства уже выражен в иностранной валюте.
В таком случае действительно возникает необходимость определить рублевый эквивалент соответствующей суммы для бухгалтерского и налогового учета.
Также валютный пересчет имеет значение, если суточные фактически выплачены работнику в иностранной валюте.
Отдельно может потребоваться пересчет валютных суточных в рубли для определения облагаемой НДФЛ части, если размер выплаты превышает необлагаемый предел.
Но это другая ситуация.
В исходном вопросе:
норма установлена в рублях;
аванс выдан в рублях;
суточные рассчитаны в рублях.
Следовательно, превращать их в валютные только потому, что сотрудник самостоятельно купил тенге, не нужно.
Рассмотрим этот принцип еще подробнее.
Организация установила выплату 2 000 рублей.
Сотрудник получил 2 000 рублей.
После этого сотрудник может распорядиться ими в рамках назначения суточных по своему усмотрению.
Он может:
обменять всю сумму на тенге;
обменивать рубли частями;
оплачивать покупки банковской картой с автоматической конвертацией;
потратить меньше установленной суммы;
не потратить часть суточных вообще.
Ни один из этих вариантов не меняет первоначально установленную сумму суточных.
Поэтому не будем пытаться восстановить отдельный курс именно для «тенге, относящихся к суточным».
Если при обмене рублей на тенге банк или обменный пункт удержал отдельную комиссию, проанализируем ее отдельно от суточных.
Расходы, непосредственно связанные с обменом наличной валюты при заграничной командировке, могут относиться к командировочным расходам при наличии необходимых подтверждающих документов и связи с командировкой.
Не будем включать банковскую комиссию в сумму суточных.
То есть учет может содержать три самостоятельных элемента:
суточные — фиксированная рублевая сумма;
гостиница — фактический расход в тенге, пересчитанный в рубли;
расходы на конвертацию или комиссия банка — самостоятельный подтвержденный расход.
Поскольку в исходной ситуации организация применяет ОСНО, рассмотрим налог на прибыль.
При методе начисления командировочные расходы признаем в налоговом учете по правилам главы 25 НК РФ. Для расходов на командировки важна дата утверждения авансового отчета.
Не будем путать дату признания расхода и курс, с помощью которого определена его рублевая величина.
Например, сотрудник:
10 сентября получил аванс;
12 сентября купил тенге;
13 сентября оплатил гостиницу;
20 сентября вернулся;
23 сентября представил документы, а авансовый отчет был утвержден.
При наличии подтвержденного курса стоимость гостиницы определяем исходя из фактической покупки валюты, а момент признания командировочного расхода для налога на прибыль связываем с утверждением авансового отчета.
Суточные в рублях также включаем в командировочные расходы исходя из установленного организацией размера и числа соответствующих дней.
Для налога на прибыль не будем применять лимит 2 500 рублей как ограничение расхода организации.
Если суточные предусмотрены локальным нормативным актом, связаны с производственной командировкой, экономически обоснованы и надлежащим образом оформлены, их учитывают в расходах в установленном работодателем размере.
Лимит 2 500 рублей для заграничной командировки имеет другое назначение — он применяется при определении освобождаемой от НДФЛ суммы.
Поэтому при установленной норме 2 000 рублей всю соответствующую сумму можем рассматривать как командировочный расход при выполнении общих требований налогового законодательства.
Для страховых взносов также существуют необлагаемые пределы суточных.
При заграничной командировке ориентируемся на установленный НК РФ лимит. Поскольку в рассматриваемой ситуации заграничные суточные составляют 2 000 рублей в сутки, то для соответствующих зарубежных дней сумма находится в пределах 2 500 рублей.
Но снова отдельно проверим день возвращения в Россию, поскольку для него применяется российский порядок.
Поэтому не ограничимся простым выводом «2 000 меньше 2 500». Сначала правильно распределим дни командировки на зарубежные и российские.
Если решаем аналогичную задачу в настоящее время, учтем, что с 1 сентября 2025 года применяется новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.
Оно заменило прежнее Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ № 749.
Для нашей задачи принципиальный подход не изменился: работодатель выдает сотруднику аванс, возмещает расходы по проезду и найму жилья, выплачивает суточные, а порядок и размеры возмещения устанавливает в соответствии со статьей 168 ТК РФ.
Новое Положение также отдельно регулирует командировки за пределы России и правила определения дней пересечения государственной границы.
Следовательно, основной вывод темы сохраняется и при действующем регулировании: если организация установила рублевую норму суточных, самостоятельный обмен этих рублей работником на иностранную валюту не требует пересчитывать сами суточные.
Чтобы подобные вопросы не возникали каждый раз при заграничной поездке, подробно пропишем порядок в локальном нормативном акте организации.
Рекомендуем отдельно определить:
размер суточных при командировках по России;
размер суточных при командировках за рубеж;
валюту, в которой установлены суточные;
порядок расчета дня выезда за границу;
порядок расчета дня возвращения в Россию;
порядок выдачи аванса;
перечень возмещаемых расходов;
порядок подтверждения расходов, произведенных в иностранной валюте;
порядок действий при наличии документа об обмене валюты;
порядок действий при отсутствии подтверждения курса обмена.
Например, если организация хочет всегда платить сотруднику за дни нахождения в Казахстане именно 2 000 рублей, прямо закрепим рублевую норму. Тогда бухгалтеру не потребуется каждый раз решать, превращаются ли эти 2 000 рублей в валютную сумму после обмена.
Теперь посмотрим на отражение ситуации в 1С:Бухгалтерия 8.
Выдачу денег сотруднику под отчет отражаем документом, соответствующим способу выдачи средств.
При выдаче наличных из кассы используем документ Выдача наличных с операцией выдачи денежных средств подотчетному лицу.
Если средства перечисляются сотруднику на банковскую карту, используем соответствующий документ списания денежных средств с банковского счета.
Расчеты с сотрудником отражаются по счету 71.
Если аванс выдан в рублях, отражаем именно рублевую сумму. Сам факт того, что сотрудник затем самостоятельно купил тенге, не требует превращать задолженность по суточным в валютную задолженность организации.
Для учета командировочных расходов в актуальных версиях 1С:Бухгалтерия 8 используем документы из раздела Банк и касса, связанного с авансовыми отчетами.
Для командировки применяется документ Авансовый отчет по командировке. В нем укажем сотрудника, период поездки, авансы и суточные.
Для суточных используем соответствующий механизм расчета внутри документа.
Укажем:
маршрут поездки;
даты начала и окончания командировки;
даты, необходимые для определения российских и зарубежных дней;
размер суточных, установленный организацией.
Если организация установила зарубежную норму 2 000 рублей, внесем именно эту норму.
Не будем менять размер суточных в 1С на эквивалент в тенге только потому, что сотрудник представил справку из обменного пункта.
Для расходов в иностранной валюте потребуется другой подход.
В 1С:Бухгалтерия 8 предусмотрена возможность отражать в авансовом отчете расходы, выраженные в иностранной валюте. В зависимости от версии программы и используемой формы документа применяем Авансовый отчет и указываем валюту расхода.
Если гостиница оплачена в тенге, выбираем соответствующую валюту и контролируем рублевый эквивалент расхода.
При наличии справки о фактической покупке тенге нам необходимо добиться, чтобы рублевая сумма в учете соответствовала документально подтвержденным фактическим расходам работника.
Не смешиваем при этом гостиничный расход с суммой суточных.
В результате по авансовому отчету получим отдельные составляющие:
суточные — в рублях;
проживание — сумма в тенге и ее рублевый эквивалент;
другие документально подтвержденные расходы — отдельно по их экономическому содержанию.
Конкретный счет затрат зависит от назначения командировки сотрудника.
Например, если командировка относится к общехозяйственной деятельности, расходы могут отражаться по счету 26.
Если поездка непосредственно связана с продажами, может использоваться счет 44.
Если командировка связана с производственной деятельностью, может применяться соответствующий производственный счет затрат.
Типовая логика по суточным выглядит следующим образом:
Дт счета затрат Кт 71 — отражены суточные по утвержденному авансовому отчету.
По проживанию:
Дт счета затрат Кт 71 — признаны документально подтвержденные расходы сотрудника на гостиницу в рублевой оценке.
Не создаем отдельную курсовую разницу по рублевым суточным только из-за покупки сотрудником тенге.
Нет, в рассматриваемой ситуации этого делать не требуется.
Если организация установила суточные 2 000 рублей и выдала их в рублях, внесем в учет 2 000 рублей за соответствующий день.
Не будем создавать искусственную цепочку:
2 000 рублей → тенге → рублевый эквивалент тенге.
Она может даже привести к неверному результату.
Например, из-за разницы между курсом покупки и продажи валюты после двойной конвертации вместо 2 000 рублей может получиться 1 950 или 2 050 рублей.
Но организация должна сотруднику не 1 950 и не 2 050 рублей. Она установила ему суточные 2 000 рублей.
Поэтому в учете оставим именно 2 000 рублей.
Разберем практическую проверку по шагам.
Проверим приказ или иной документ о направлении сотрудника в командировку.
Определим фактическую продолжительность поездки.
Разделим дни, относящиеся к территории России и к территории иностранного государства.
Рассчитаем суточные по нормам локального нормативного акта.
Оставим рублевые суточные в рублях.
Проверим документы гостиницы в тенге.
Проверим справку или иной документ о фактическом курсе покупки тенге.
Определим рублевую сумму расходов на проживание.
Проверим остальные документально подтвержденные расходы.
Отдельно проанализируем комиссию за обмен валюты, если она была.
Определим итоговую сумму расходов по авансовому отчету.
Сопоставим ее с выданным авансом и определим остаток или перерасход.
При расчете остатка не будем считать неиспользованную часть суточных возвратным авансом.
Посмотрим на пример.
Сотруднику выдали 50 000 рублей.
Из них:
8 000 рублей — рассчитанные суточные;
42 000 рублей — аванс на гостиницу и другие подтверждаемые расходы.
Фактически подтвержденные расходы на гостиницу после пересчета составили 35 000 рублей.
Допустим, иных расходов нет.
Тогда общая сумма расходов:
8 000 + 35 000 = 43 000 рублей.
Остаток подотчетной суммы:
50 000 − 43 000 = 7 000 рублей.
Именно этот остаток должен участвовать в окончательных расчетах с подотчетным лицом.
Не будем дополнительно выяснять, сколько из 8 000 рублей суточных сотрудник реально потратил в Казахстане.
Может возникнуть практическая ситуация: расчет показывает, что часть подотчетного аванса необходимо вернуть организации, но сотрудник после поездки держит деньги в тенге.
Не будем путать физическую наличность сотрудника с валютой расчетов по рублевому авансу.
Если аванс организация выдала в рублях и расчеты с подотчетным лицом ведутся в рублях, определим рублевую сумму задолженности сотрудника перед организацией.
Как именно будет организован возврат и обратная конвертация фактически оставшейся валюты, оформим в соответствии с правилами расчетов организации, кассовым и валютным законодательством.
Но остаток тенге, относящийся к уже начисленным суточным, сам по себе возврату не подлежит.
Не будем считать расходом организации всю сумму иностранной валюты, которую сотрудник купил в обменном пункте.
Факт обмена рублей на тенге еще не означает, что вся полученная валюта израсходована на нужды работодателя.
Например, сотрудник обменял 200 000 тенге, но гостинице заплатил только 120 000 тенге.
Не отражаем автоматически 200 000 тенге как расходы на проживание.
Используем первичные документы и определяем фактически понесенные подтверждаемые расходы.
Суточные при этом рассчитываем отдельно по установленной рублевой норме.
Справка подтверждает операцию приобретения иностранной валюты и курс такой операции.
Она не является документом, который показывает, сколько сотрудник потратил из суточных.
Такое подтверждение для суточных и не требуется.
Поэтому не будем распределять каждый приобретенный тенге между:
гостиницей;
питанием;
суточными;
другими личными расходами.
Для документально подтверждаемых затрат определим стоимость по первичным документам. Суточные оставим в установленной сумме.
Если сотруднику выдали рублевый аванс и у него имеется надлежащий документ о покупке тенге, для фактически произведенных валютных командировочных расходов сначала ориентируемся на подтвержденный реальный курс обмена.
Не будем игнорировать справку и автоматически применять курс Банка России только потому, что бухгалтерская программа подставила его по умолчанию.
Если программа рассчитала рублевую сумму иначе, сопоставим ее с требованиями налогового учета и при необходимости скорректируем порядок отражения операции.
При отсутствии документа о курсе уже применяем соответствующее правило для неподтвержденной конвертации.
Это как раз основная ошибка из рассматриваемой ситуации.
Допустим, работнику положено 2 000 рублей суточных.
Он получил рубли и обменял их по невыгодному курсу, фактически получив меньше тенге, чем получил бы по официальному курсу.
Не увеличиваем размер суточных, чтобы компенсировать работнику курсовую разницу, если такой порядок отдельно не предусмотрен работодателем.
И наоборот: если работнику удалось купить тенге по более выгодному курсу, не уменьшаем суточные.
Установленная рублевая сумма остается неизменной.
Чтобы окончательно разделить ситуации, перечислим случаи, когда валютный курс может иметь непосредственное отношение к суточным.
Норма суточных установлена в иностранной валюте.
Организация фактически выплачивает суточные сотруднику в иностранной валюте.
Необходимо определить рублевую величину валютных суточных для бухгалтерского или налогового учета.
Необходимо определить облагаемую НДФЛ часть валютных суточных с учетом установленного рублевого налогового лимита.
В исходной ситуации ни одно из этих оснований отсутствует: норма — 2 000 рублей, аванс — рублевый.
Теперь соберем решение в практическую последовательность.
Откроем положение о командировках. Убедимся, что для Казахстана или для зарубежных командировок установлена норма суточных 2 000 рублей.
Определим количество дней. Правильно распределим дни между территорией РФ и зарубежной частью поездки.
Рассчитаем суточные в рублях. Например, 2 000 рублей × количество соответствующих зарубежных дней.
Не пересчитываем эти суточные в тенге.
Отдельно берем документы на проживание. Если гостиница указала стоимость в тенге, определяем ее рублевую величину.
Используем справку об обмене. При наличии подтвержденного фактического курса применяем его для соответствующих документально подтвержденных валютных расходов.
Не считаем остаток тенге остатком суточных, подлежащим возврату.
Рассчитываем общий остаток подотчетной суммы. Сравниваем выданный аванс с суточными и всеми подтвержденными расходами.
Проверяем НДФЛ и страховые взносы. Особое внимание уделяем дню возвращения на территорию России.
Отражаем операции в 1С раздельно. Суточные в рублях, гостиницу в иностранной валюте с соответствующей рублевой оценкой.
Предположим, сотрудник находился в командировке в Казахстане пять дней, из которых по правилам определения пересечения границы четыре дня относятся к зарубежной части, а день возвращения — к территории России.
Локальным актом установлено:
суточные за зарубежный день — 2 000 рублей;
суточные за день на территории России — 700 рублей.
Рассчитаем:
4 × 2 000 = 8 000 рублей;
1 × 700 = 700 рублей.
Всего суточных:
8 700 рублей.
Эту сумму не пересчитываем в тенге.
Допустим, гостиница выставила документы на 150 000 тенге.
Сотрудник представил документ, из которого следует подтвержденный курс покупки тенге за рубли.
Расходы на гостиницу переводим в рублевую величину исходя из этого подтвержденного курса.
После этого складываем:
8 700 рублей суточных;
рублевую стоимость гостиницы;
прочие подтвержденные командировочные расходы.
Полученную сумму сравниваем с выданным работнику авансом.
Именно так определим итоговую задолженность организации перед сотрудником либо сотрудника перед организацией.
Если локальный акт сформулирован так, что сотруднику фактически начисляют 2 000 рублей и за день возвращения в Россию, не будем корректировать эту выплату только для того, чтобы уложиться в налоговый лимит.
Работодатель вправе устанавливать собственный размер возмещения.
Однако для НДФЛ и страховых взносов отдельно определим необлагаемую часть и превышение.
То есть различаем:
сколько работодатель обязан выплатить сотруднику по своему локальному акту;
какая часть этой выплаты освобождается от НДФЛ и страховых взносов.
Это еще один пример того, почему налоговые лимиты не следует использовать вместо норм самого работодателя.
В подобных ситуациях будем задавать один простой вопрос: в какой валюте выражен сам расход организации?
Если работодатель установил суточные в размере 2 000 рублей, расход выражен в рублях.
Если гостиница выставила счет на 150 000 тенге, расход выражен в тенге и требуется определить его рублевую стоимость.
Если банк удержал 1 500 тенге комиссии, это еще один валютный расход, который анализируем отдельно.
Не будем менять валюту первоначально установленного расхода только из-за того, каким способом сотрудник распоряжался полученными деньгами.
Если при заграничной командировке в Казахстан организация установила суточные в размере 2 000 рублей в день и выдала сотруднику аванс в рублях, пересчитывать эти суточные в тенге по курсу из справки об обмене валюты не нужно.
Суточные учитываем в той рублевой сумме, которая установлена локальным нормативным актом организации, с учетом количества дней и правил определения дней нахождения за пределами России.
То, что сотрудник в Казахстане самостоятельно обменял свои 2 000 рублей суточных на тенге, не меняет сумму обязательства работодателя. Также не имеет значения, потратил сотрудник все полученные за счет суточных тенге или часть денег у него осталась: отчитываться чеками за расходование суточных работник не обязан.
По-другому поступаем с гостиницей и другими подтверждаемыми расходами, оплаченными в тенге. Если аванс был выдан в рублях и сотрудник представил документ о приобретении тенге, рублевую сумму таких расходов определяем с учетом подтвержденного курса покупки иностранной валюты. Такой подход соответствует позиции, изложенной ФНС в письме от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 и последующих разъяснениях Минфина.
Если документа, подтверждающего курс приобретения валюты, нет, для расходов в пределах выданного аванса рассмотрим применение официального курса Банка России на дату выдачи подотчетных средств в соответствии с более поздними разъяснениями финансового ведомства.
В 1С:Бухгалтерия 8 также разделим эти операции. Суточные отражаем через Авансовый отчет по командировке в установленной рублевой сумме. Расходы на гостиницу в тенге отражаем как отдельный валютный командировочный расход с определением его рублевого эквивалента. Расчеты с сотрудником контролируем по счету 71.
Таким образом, правильная схема следующая: суточные 2 000 рублей оставляем в рублях без пересчета по справке об обмене; стоимость проживания и другие фактические расходы в тенге пересчитываем отдельно с использованием документально подтвержденного курса, когда такое подтверждение имеется.
Информация носит справочный характер