Да, расходы на печать договора с покупателем в сторонней организации можно учесть при расчете налога на прибыль, если они связаны с деятельностью ООО, направленной на получение дохода, и подтверждены правильно оформленными документами.
В рассматриваемой ситуации у организации сломался офисный принтер, поэтому договор с покупателем пришлось распечатать у стороннего исполнителя. Такая услуга непосредственно связана с хозяйственной деятельностью: договор оформляется для работы с покупателем, заключения или исполнения сделки и получения дохода. Поэтому оснований исключать стоимость печати из налоговых расходов только потому, что распечатку выполнила другая организация, нет.
Основное правило содержится в пункте 1 статьи 252 НК РФ: при расчете налога на прибыль учитываем обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. ФНС также разъясняет, что расходы для целей налогообложения должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством.
Стоимость услуг сторонней организации по распечатке деловых документов можно учитывать в составе расходов, связанных с производством и реализацией. Если для конкретной услуги в статье 264 НК РФ нет более специального основания, применяем в том числе подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ, позволяющий учитывать другие расходы, связанные с производством и реализацией, при соблюдении требований статьи 252 НК РФ.
Рассмотрим подробнее первое условие статьи 252 НК РФ — экономическую обоснованность расхода.
Договор с покупателем является документом, связанным с предпринимательской деятельностью организации. С его помощью стороны закрепляют условия реализации товаров, выполнения работ или оказания услуг, порядок расчетов, ответственность, сроки и другие условия сделки.
Следовательно, расходы, необходимые для оформления такого договора, связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.
Представим обычную хозяйственную ситуацию. Менеджер подготовил договор с покупателем. Для подписания сторонам необходимо два бумажных экземпляра. Штатный офисный принтер организации вышел из строя. Чтобы не откладывать заключение сделки, сотрудник обращается в копировальный центр или другую организацию, оказывающую услуги печати, и распечатывает договор.
Очевидна хозяйственная цель затрат: организация несет их не для личных нужд сотрудника, а для документального оформления отношений с покупателем.
Поломка собственного принтера дополнительно объясняет причину обращения к стороннему исполнителю, однако сама по себе поломка не является обязательным условием признания расходов.
Даже если организация в принципе не содержит собственного принтера и постоянно заказывает распечатку документов у сторонней компании, это не делает расходы необоснованными. Для налога на прибыль важна связь расходов с деятельностью организации и наличие документального подтверждения.
Поэтому не будем искать в НК РФ отдельную норму с формулировкой «расходы на печать договора». Глава 25 НК РФ не содержит закрытого перечня абсолютно всех хозяйственных затрат. Статья 252 устанавливает общие критерии, а статья 264 предусматривает прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Теперь разберем налоговую классификацию.
В данном случае организация приобретает не бумагу и не картридж, а готовую услугу стороннего исполнителя по печати документа.
Это важно, потому что первоначально в обсуждении возник вопрос, идет ли речь о стоимости бумаги или о распечатке в сторонней организации.
Если ООО покупает пачки офисной бумаги для собственного использования, анализируем приобретение материальных ценностей и соответствующие расходы на канцтовары или материалы.
Если же организация передает файл стороннему исполнителю и получает распечатанный договор, экономическое содержание операции другое: приобретается услуга печати.
Для целей налога на прибыль такую небольшую административную или коммерческую услугу целесообразно учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при выполнении требований статьи 252 НК РФ.
В качестве нормативного основания можно применять подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ, предусматривающий возможность учета других расходов, связанных с производством и реализацией.
Разберем логику:
Организация осуществляет коммерческую деятельность.
Для работы с покупателем требуется оформить договор.
Для подписания договора необходим бумажный экземпляр.
Распечатку выполняет сторонняя организация.
ООО оплачивает полученную услугу.
Расход связан с заключением или исполнением сделки, направленной на получение дохода.
При наличии первичных документов стоимость услуги можно включить в налоговые расходы.
Не имеет значения, что сумма расхода небольшая. НК РФ не устанавливает минимальную стоимость услуги, начиная с которой подобный расход разрешено учитывать при расчете налога на прибыль.
Иногда возникает сомнение: может ли налоговый орган возразить, что организация могла дождаться ремонта собственного принтера или распечатать договор другим способом и не должна была нести дополнительные затраты?
Не будем оценивать экономическую обоснованность исключительно по принципу минимальной цены.
Статья 252 НК РФ требует связи расходов с деятельностью, направленной на получение дохода, экономической оправданности и документального подтверждения. ФНС в своих разъяснениях также указывает, что при выполнении этих условий затраты могут учитываться для целей налогообложения прибыли.
В рассматриваемой ситуации связь очевидна. Организации требуется подписать договор с покупателем. Из-за неисправности принтера воспользоваться собственной техникой невозможно. Обращение в копировальный центр или типографию позволяет продолжить работу без задержки.
Поэтому причина «сломался принтер» выглядит вполне достаточным хозяйственным объяснением.
При этом специально оформлять акт о поломке принтера только для признания стоимости нескольких распечатанных страниц, как правило, не требуется. Основными подтверждающими документами являются документы на приобретенную услугу.
Если сумма существенна или обстоятельства операции необычны, дополнительно можно сохранить внутреннюю переписку, заявку сотрудника, служебную записку или иной документ, подтверждающий деловую цель расходов. Но для обычной небольшой операции не будем создавать избыточный документооборот без необходимости.
Теперь рассмотрим подробнее второе обязательное условие статьи 252 НК РФ — документальное подтверждение.
ФНС указывает, что расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ предусматривает оформление каждого факта хозяйственной жизни первичным учетным документом с обязательными реквизитами.
Поэтому попросим исполнителя выдать документы, из которых понятно:
кто оказал услугу;
кому она оказана;
что именно выполнено;
какова стоимость;
когда оказана услуга;
какой НДС предъявлен, если исполнитель является плательщиком НДС и операция облагается налогом.
В зависимости от документооборота исполнителя подтверждением могут быть:
акт оказанных услуг;
УПД;
иной первичный документ с обязательными реквизитами;
счет или заказ, позволяющий определить содержание операции;
кассовый чек при наличной оплате или оплате банковской картой;
платежное поручение или банковский документ, подтверждающий оплату.
Для налогового учета важно, чтобы из совокупности документов можно было однозначно установить факт и содержание услуги.
Например, если в акте или УПД написано «Услуги печати документов, 20 страниц» и указаны организация-заказчик, исполнитель, дата и стоимость, деловое назначение расхода установить достаточно просто.
Если же имеется только банковская операция с формулировкой «оплата» и невозможно понять, что приобрела организация, доказательная база значительно слабее.
Рассмотрим распространенную практическую ситуацию. Сотрудник пришел в ближайший копировальный центр, распечатал договор и получил кассовый чек.
Здесь не будем автоматически считать, что любой кассовый чек в любом виде является идеальным подтверждением расхода по налогу на прибыль.
Проанализируем содержание чека. Если в нем подробно указано наименование услуги, например «Печать А4, 30 страниц», количество, стоимость и реквизиты продавца, он подтверждает значительную часть информации об операции.
Но для расходов организации надежнее иметь документальный комплект, из которого можно установить не только оплату, но и приобретение услуги именно для ООО.
Если копировальный центр оформляет акт, УПД, квитанцию или иной первичный документ на организацию, попросим оформить его.
Особенно внимательно отнесемся к ситуации, когда сумма значительная или организация регулярно пользуется услугами одного и того же исполнителя. В таком случае разумно организовать нормальный документооборот с контрагентом.
Посмотрим на еще один практический вариант.
Принтер сломался, договор требуется срочно, поэтому сотрудник самостоятельно идет в копировальный центр и оплачивает услугу своей банковской картой или наличными.
В этом случае расход все равно может относиться к деятельности организации, но необходимо правильно оформить расчеты с сотрудником.
Разберем по шагам:
Сотрудник получает у исполнителя документы, подтверждающие оказанную услугу и оплату.
Передаем документы в бухгалтерию.
Оформляем авансовый отчет или используем предусмотренный учетной политикой и программой порядок возмещения подтвержденных расходов сотрудника.
Проверяем деловую цель расхода.
Возмещаем сотруднику понесенные за организацию затраты.
При наличии оснований учитываем стоимость услуги при расчете налога на прибыль.
Здесь также важно не путать источник денежных средств и характер расхода. То обстоятельство, что первоначально услугу оплатил работник, не превращает распечатку договора в его личный расход, если документ печатался по поручению и для нужд организации.
Для разовой распечатки нескольких страниц отдельный многостраничный договор с исполнителем на практике может отсутствовать.
Для налогового учета прежде всего проверим документы, подтверждающие факт операции, ее содержание и стоимость.
Если услуги оказываются постоянно, суммы становятся существенными или организация регулярно передает стороннему исполнителю документы для печати, более удобным вариантом будет заключить договор на оказание полиграфических или копировальных услуг и получать периодические акты или УПД.
Так мы обеспечим понятный документооборот:
договор с исполнителем;
заказы или заявки;
акт или УПД;
счет-фактура при необходимости;
документы об оплате.
Однако не будем делать ошибочный вывод, что расходы на одну разовую распечатку нельзя признать без отдельного письменного договора на несколько страниц. Оцениваем всю совокупность документов и фактические обстоятельства операции.
Теперь определим момент признания расходов.
Если ООО применяет метод начисления, используем статью 272 НК РФ. Она предусматривает, что расходы признаются в том отчетном или налоговом периоде, к которому они относятся исходя из условий сделки, независимо от фактического времени оплаты, при соблюдении остальных требований главы 25 НК РФ.
Для разовой услуги печати договоров обычно не возникает сложного распределения расходов между несколькими периодами.
Например, сторонняя организация 15 марта распечатала комплект документов и оформила акт или УПД от 15 марта. Услуга полностью оказана в марте.
В обычной ситуации расход относится к этому периоду с учетом применяемого ООО порядка налогового учета.
Не нужно ждать момента, когда покупатель подпишет договор, отгрузит деньги или организация получит выручку именно по этой сделке. Затраты на оформление хозяйственной деятельности могут относиться к косвенным расходам соответствующего периода.
Рассмотрим подробнее классификацию при методе начисления.
Для обычной организации, которая распределяет затраты по правилам статьи 318 НК РФ, расходы подразделяются на прямые и косвенные. К косвенным относятся остальные расходы, связанные с производством и реализацией, которые организация не относит к прямым расходам по установленному порядку. Статья 318 предусматривает включение косвенных расходов соответствующего периода в расходы текущего отчетного или налогового периода.
Стоимость разовой распечатки договора с покупателем обычно имеет административный или коммерческий характер и не формирует непосредственно стоимость конкретной единицы произведенной продукции.
Поэтому в стандартной ситуации ее логично учитывать как косвенный расход.
Для торговой организации вывод еще нагляднее. Статья 320 НК РФ относит к прямым расходам в торговле стоимость приобретения реализованных товаров и транспортные расходы на доставку покупных товаров до склада налогоплательщика, если они не включены в стоимость приобретения. Остальные расходы текущего месяца, не относящиеся к прямым, являются косвенными.
Расходы на печать договора с покупателем к стоимости приобретения товаров или их доставке до склада не относятся. Поэтому для торговой организации такие затраты, как правило, будут косвенными расходами текущего периода.
Если организация на ОСНО является плательщиком НДС, а исполнитель предъявил НДС по услугам печати, отдельно рассмотрим возможность налогового вычета.
Статьи 171 и 172 НК РФ позволяют при соблюдении установленных условий заявлять к вычету НДС, предъявленный при приобретении товаров, работ и услуг, используемых в деятельности, облагаемой НДС. По общему правилу для вычета требуется принятие услуги к учету и правильно оформленный счет-фактура либо документ, выполняющий его функции в предусмотренных законодательством случаях.
Поэтому если копировальный центр применяет ОСНО и предъявляет НДС, проверим:
связан ли договор с деятельностью, облагаемой НДС;
принята ли услуга к учету;
имеется ли правильно оформленный счет-фактура или соответствующий УПД;
выполнены ли остальные условия налогового вычета.
При выполнении условий входной НДС не включаем в расход по налогу на прибыль, а учитываем отдельно и принимаем к вычету.
Если исполнитель работает без НДС, например применяет специальный налоговый режим и налог покупателю не предъявляет, в расходах учитываем стоимость услуги в соответствии с документами без выделения входного НДС.
Допустим, ООО на ОСНО продает оборудование.
Для заключения договора с новым покупателем необходимо распечатать три экземпляра договора и приложения к нему. Из-за неисправности офисного принтера менеджер обращается в сторонний копировальный центр.
Стоимость услуги составила 1 200 рублей без НДС.
Исполнитель оформил на ООО документ, в котором указано: «Услуги печати документов — 60 листов», стоимость — 1 200 рублей.
Договор с покупателем относится к обычной деятельности ООО по продаже оборудования.
Проанализируем условия статьи 252 НК РФ:
Расход фактически понесен. Организация приобрела и оплатила услугу.
Экономическая обоснованность имеется. Документы распечатаны для заключения договора с покупателем.
Связь с получением дохода имеется. Договор относится к реализации оборудования.
Документальное подтверждение имеется. Исполнитель оформил документы на услугу.
Следовательно, при отсутствии иных обстоятельств 1 200 рублей можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль.
Теперь предположим, что исполнитель предъявил стоимость услуги 1 200 рублей, включая НДС.
Если ООО имеет право на вычет предъявленного НДС и выполнены требования статей 171 и 172 НК РФ, налог отражаем отдельно и заявляем к вычету. В расходах по налогу на прибыль учитываем стоимость услуги без суммы НДС, принятой к вычету.
Поэтому не будем автоматически списывать на налоговые расходы всю итоговую сумму документа, если внутри нее имеется НДС, который организация вправе принять к вычету.
Теперь рассмотрим практическое отражение операции в 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0.
Для учета услуг сторонней организации в типовой конфигурации используем документ Поступление (акты, накладные, УПД). В официальной инструкции 1С для приобретенных услуг предусмотрено создание документа поступления с видом операции, предназначенным для услуг.
Разберем по шагам.
Откроем раздел Покупки.
Перейдем в Поступление (акты, накладные, УПД).
Создадим новый документ поступления.
Выберем вариант поступления услуг, предусмотренный текущей версией программы.
Укажем контрагента — организацию, которая распечатала договор.
Укажем договор с поставщиком или другой предусмотренный вариант расчетов.
В табличной части добавим услугу, например Печать документов.
Укажем количество, цену и сумму согласно первичному документу.
Проверим ставку и сумму НДС, если исполнитель предъявляет налог.
Настроим правильный счет и аналитику расходов.
Проведем документ и проверим сформированные проводки и налоговый учет.
Официальные материалы 1С подтверждают использование документа Поступление (акты, накладные, УПД) для регистрации услуг сторонних организаций.
Выбор конкретного счета зависит от характера деятельности организации и назначения расходов.
Не будем автоматически использовать один счет для всех ООО.
Рассмотрим несколько распространенных вариантов.
Счет 26 «Общехозяйственные расходы». Используем, если затраты рассматриваются как общехозяйственные или административные расходы организации.
Счет 44 «Расходы на продажу». Может применяться, если печать договора непосредственно относится к коммерческой работе с покупателем и учетная политика организации предусматривает отражение подобных затрат в расходах на продажу.
Иной затратный счет. Используем, если это следует из характера деятельности ООО и принятого порядка бухгалтерского учета.
Например, для торговой компании оформление и печать документов для покупателей вполне может относиться к расходам на продажу и отражаться на счете 44.
Если печать договоров относится к общему документообороту административного аппарата, организация может использовать счет 26.
Сам выбор между счетами 26 и 44 не решает вопрос о возможности налогового учета. Для налога на прибыль по-прежнему проверяем статью 252 НК РФ, связь с деятельностью и подтверждающие документы.
В 1С важно не только выбрать бухгалтерский счет, но и правильно заполнить аналитику затрат.
Можно создать или использовать подходящую статью расходов, например:
Услуги печати и копирования документов
или более общую статью:
Прочие общехозяйственные расходы
или:
Расходы на оформление документов покупателям
Название зависит от принятой в организации структуры аналитики.
Главное — правильно настроить налоговый учет статьи, чтобы расходы не были ошибочно отмечены как не принимаемые для целей налогообложения прибыли.
После проведения документа проверим суммы бухгалтерского и налогового учета. Если расходы соответствуют статье 252 НК РФ, но в 1С сумма отражается только в бухгалтерском учете и отсутствует в налоговом, выясним причину настройки.
При обычном отражении услуги сторонней организации возможна бухгалтерская запись:
Дебет 26 или 44 — Кредит 60 — отражена стоимость услуг печати без НДС.
Если исполнитель предъявил НДС:
Дебет 19 — Кредит 60 — отражен входной НДС.
При соблюдении условий налогового вычета НДС затем отражаем в установленном порядке.
Если услуга приобреталась сотрудником за наличные или за счет подотчетных денежных средств, расчеты могут отражаться через соответствующий счет расчетов с подотчетным лицом, а не непосредственно через счет 60.
Поэтому не будем вручную подгонять проводки под один шаблон. Выберем документ 1С в зависимости от того, кто является непосредственным расчетным контрагентом и каким способом оплачена услуга.
Когда услуга приобретается сотрудником, в 1С используем механизм учета подотчетных расходов.
Проверим следующие данные:
подотчетное лицо;
дату приобретения услуги;
документ об оплате;
первичный документ исполнителя;
наименование услуги;
счет затрат;
статью расходов;
налоговый учет;
НДС при его наличии и выполнении условий для вычета.
В типовой 1С:Бухгалтерия 8 для расчетов с сотрудником используется функциональность авансовых отчетов. В актуальных материалах 1С предусмотрено оформление Авансового отчета для отражения расходов подотчетного лица.
Здесь не требуется программный код. Операция полностью отражается стандартными документами типовой конфигурации.
Обычно нет.
Если исполнитель оказал организации услугу и выдал нормальные первичные документы, зарегистрируем ее стандартным документом Поступление (акты, накладные, УПД).
Если услугу оплатило подотчетное лицо, используем штатный механизм учета расходов сотрудника.
Ручную операцию не будем выбирать только потому, что сумма небольшая. Использование стандартных документов 1С позволяет корректно сформировать:
бухгалтерские проводки;
налоговый учет по налогу на прибыль;
учет НДС;
расчеты с контрагентом или подотчетным лицом;
аналитику расходов.
Поэтому стандартный документ обычно надежнее ручного ввода проводок.
После проведения документа не ограничимся проверкой только бухгалтерской проводки.
Разберем контроль по шагам.
Откроем движения документа.
Проверим бухгалтерский счет расходов.
Проверим сумму по налоговому учету.
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету для соответствующего затратного счета.
При необходимости воспользуемся отчетом Анализ счета.
После закрытия месяца проверим отражение расходов в налоговом учете по налогу на прибыль.
Если сумма присутствует в бухгалтерском учете, но не принимается в НУ, проверим свойства статьи расходов и заполнение налоговой аналитики.
Не исправляйте такую проблему добавлением второй ручной проводки. Иначе можно задвоить бухгалтерский расход, не устранив ошибочную настройку налогового учета.
В налоговом учете стоимость печати одного договора обычно не требуется специально распределять на конкретный доход от конкретного покупателя.
Расход связан с деятельностью по реализации в целом и в обычной ситуации относится к текущим косвенным расходам.
Например, организация в течение месяца распечатала в стороннем копировальном центре договоры для пяти покупателей на общую сумму 3 000 рублей.
Нет необходимости делить 3 000 рублей между каждым покупателем и ждать признания выручки по каждому конкретному договору, если по правилам налогового учета эти затраты являются косвенными.
Для организаций, применяющих правила статьи 318 НК РФ, косвенные расходы учитываются в расходах соответствующего периода.
Для торговой деятельности статья 320 НК РФ отдельно определяет состав прямых расходов, к которым печать договоров с покупателями не относится.
Не будем автоматически применять рассмотренный порядок ко всем полиграфическим услугам.
Если сторонняя организация печатает обычный договор, приложение, спецификацию, акт или иной рабочий документ, мы рассматриваем затраты как обычные расходы на обеспечение деятельности.
Если же организация заказывает печать:
рекламных буклетов;
каталогов рекламного характера;
листовок;
плакатов;
иной рекламной полиграфии;
то необходимо дополнительно проанализировать нормы статьи 264 НК РФ о рекламных расходах, в том числе вопрос о нормировании конкретного вида рекламы.
Поэтому сначала всегда определим назначение печатной продукции.
В нашей задаче печатается именно договор с покупателем, а не реклама, поэтому услугу не нужно искусственно относить к рекламным расходам.
Рассмотрим второй близкий, но отличный вариант.
Если принтер исправен и ООО приобретает бумагу, чтобы самостоятельно печатать договоры, объект расходов уже другой.
Организация приобретает материальные ценности — офисную бумагу.
Тогда оформляем поступление бумаги как приобретение материалов или соответствующих запасов и списываем ее на нужды организации по правилам бухгалтерского и налогового учета.
Но в исходной ситуации бумагу отдельно не покупают. ООО оплачивает сторонней организации уже оказанную услугу печати. Поэтому не будем оформлять такую операцию в 1С как поступление пачки бумаги.
Чем точнее сформулировано содержание операции, тем проще подтвердить расходы.
Формулировка «услуги» без пояснений не всегда позволяет понять экономическое содержание затрат.
Поэтому по возможности попросим исполнителя указать конкретное наименование:
Услуги печати документов
или:
Копировально-печатные услуги
или другое понятное описание.
Если акт уже оформлен общей формулировкой, сохраняем дополнительные документы — заказ, счет, спецификацию, чек или переписку, из которых видно содержание приобретенной услуги.
Наша задача — обеспечить возможность проследить цепочку: что купили, для чего купили, сколько заплатили и как операция связана с деятельностью ООО.
Для небольшой обычной операции вряд ли разумно прикладывать к каждому акту копировального центра экземпляр распечатанного договора только ради подтверждения расходов.
Но связь с деятельностью должна быть объяснима.
Например, подтверждением могут служить:
сам заключенный договор с покупателем;
счет исполнителя на печать;
акт или УПД;
заявка сотрудника;
деловая переписка;
иные документы, если они необходимы с учетом конкретной ситуации.
Чем существеннее сумма, тем внимательнее отнесемся к документальному подтверждению.
Если речь идет о печати нескольких страниц за несколько сотен рублей и имеются нормальные первичные документы, риск спора существенно ниже, чем при крупном заказе с неясным назначением.
Несмотря на положительный ответ по исходной ситуации, перечислим случаи, когда принимать расход без дополнительной проверки не стоит.
Нет документов. Имеется только устное утверждение сотрудника о том, что он что-то распечатал.
Неясно содержание услуги. По документам невозможно определить, за что именно заплачены деньги.
Расход имеет личный характер. Например, сотрудник распечатывал личные документы, не относящиеся к деятельности ООО.
Нет связи с деятельностью организации. Документы относятся к стороннему физическому лицу или другой компании.
Сумма искусственно завышена и экономическое содержание операции вызывает сомнения.
Документы содержат существенные ошибки или оформлены на другое лицо.
В этих случаях сначала выясним фактические обстоятельства и приведем документооборот в порядок.
Для обычной разовой операции специальный приказ руководителя о разрешении распечатать договор в копировальном центре, как правило, избыточен.
Основное требование статьи 252 НК РФ заключается не в наличии отдельного приказа на каждую мелкую покупку, а в обоснованности и документальном подтверждении расхода.
Но организация вправе установить внутренний порядок согласования подобных расходов.
Например, локальными правилами можно предусмотреть, что административные расходы до определенной суммы сотрудник согласовывает с руководителем подразделения.
Такой внутренний контроль полезен для управления компанией, но не будем путать внутреннюю процедуру согласования с самостоятельным требованием НК РФ о специальном приказе именно на печать договора.
Допустим, обычная печать стоит 500 рублей, но из-за необходимости срочно подписать договор компания воспользовалась услугой срочной печати за 800 рублей.
Сам по себе повышенный тариф за срочность не исключает расходы.
Если срочная услуга действительно необходима для хозяйственной деятельности, исполнитель применяет обычный тариф, а документы оформлены правильно, анализируем общие условия статьи 252 НК РФ.
Например, покупатель должен подписать договор в день переговоров, после чего организация сможет приступить к поставке. Собственный принтер неисправен. В такой ситуации выбор срочной печати имеет понятное деловое объяснение.
По той же логике рассмотрим дополнительные услуги:
цветная печать;
двусторонняя печать;
копирование;
сканирование;
сшивка;
переплет;
ламинирование отдельных документов, если оно необходимо для хозяйственных целей.
Не название технологии определяет возможность налогового учета, а деловая цель и подтверждение расхода.
Если, например, договор или техническая документация содержит цветные схемы и покупателю требуется качественная цветная печать, затраты имеют понятную связь с хозяйственной операцией.
Если дорогостоящая полиграфия фактически предназначена для личных целей сотрудников, ситуация будет другой.
Сведем практические действия в последовательность.
Определим деловую цель. В нашем случае печатаем договор с покупателем для заключения или исполнения сделки.
Получим услугу от сторонней организации.
Возьмем первичные документы. Желательно, чтобы в них было прямо указано наименование услуги печати.
Проверим обязательные реквизиты.
Если предъявлен НДС, проверим счет-фактуру или УПД.
Отразим услугу в 1С стандартным документом.
Выберем соответствующий затратный счет. В зависимости от учетной политики это может быть, например, 26 или 44.
Заполним правильную статью расходов.
Проверим принятие суммы в налоговом учете.
Если услугу оплатил сотрудник, оформим расчеты с подотчетным лицом.
В обсуждении прозвучал ответ: расходы можно принять к налоговому учету, если документы оформлены по всем правилам.
По существу этот вывод правильный.
Однако уточним его: одного формального наличия документов недостаточно для любого расхода. По статье 252 НК РФ одновременно требуется экономическая обоснованность и связь затрат с деятельностью, направленной на получение дохода.
В рассматриваемой ситуации оба условия выполняются:
документы оформлены надлежащим образом;
печать производится не для личных целей, а для оформления договора с покупателем.
Поломка офисного принтера делает причину сторонней распечатки еще более понятной.
Разберем окончательное решение по шагам.
Убедимся, что документ связан с деятельностью ООО. Договор оформляется с покупателем в рамках продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Определим характер приобретения. Если платим сторонней компании за готовую распечатку, приобретаем услугу, а не бумагу.
Применим статью 252 НК РФ. Проверим экономическую обоснованность, документальное подтверждение и направленность расхода на деятельность, связанную с получением дохода.
Классифицируем затраты. В стандартной ситуации относим стоимость печати к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в том числе с учетом подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Получим первичные документы. В них должно быть понятно, кто оказал услугу, какова ее стоимость и что именно было выполнено.
При наличии НДС проверим условия вычета.
При методе начисления определим период расхода по статье 272 НК РФ.
Как правило, учтем затраты как косвенные. Для торговой организации печать договора не относится к прямым расходам, перечисленным в статье 320 НК РФ.
В 1С:Бухгалтерия 8 используем Поступление (акты, накладные, УПД).
Укажем услугу Печать документов или аналогичную номенклатурную позицию.
Выберем счет расходов. В зависимости от учетной политики и назначения затрат это может быть 26, 44 или другой соответствующий счет.
Проверим статью расходов и налоговый учет. Затраты не должны ошибочно попасть в категорию не принимаемых для налога на прибыль.
После проведения документа проверим движения и итоговый налоговый учет.
ООО на ОСНО вправе учесть расходы на печать договора с покупателем в сторонней организации при расчете налога на прибыль.
В рассматриваемой ситуации необходимость обращения к стороннему исполнителю возникла из-за поломки офисного принтера, а распечатанный договор используется в работе с покупателем. Поэтому расход имеет очевидную связь с деятельностью организации, направленной на получение дохода.
Основное основание для признания затрат — пункт 1 статьи 252 НК РФ: расход должен быть экономически обоснован, документально подтвержден и связан с деятельностью, направленной на получение дохода. Стоимость услуг печати можно учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в том числе на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Если ООО применяет метод начисления, период признания расходов определяем по статье 272 НК РФ. В обычной ситуации разовая услуга печати относится к расходам периода, в котором она оказана.
Для торговой организации стоимость распечатки договора с покупателем обычно является косвенным расходом, поскольку к прямым расходам торговли статья 320 НК РФ относит стоимость приобретения реализованных товаров и определенные транспортные расходы.
В 1С:Бухгалтерия 8 услугу отражаем стандартным документом Поступление (акты, накладные, УПД) с соответствующим видом операции для услуг. В зависимости от учетной политики и назначения затрат указываем счет 26, 44 или другой подходящий счет, а также корректную статью расходов. Использование документа поступления для услуг соответствует типовой методике 1С.
Если документы исполнителя оформлены правильно, как указано в исходной ситуации, а услуга действительно связана с оформлением договора с покупателем, исключать эти затраты из налогового учета оснований нет.
Информация носит справочный характер