Разберем ситуацию последовательно. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1, по сотруднику за несколько месяцев появились разные суммы НДФЛ: в декабре 2022 года обнаружена переплата, в январе 2023 года в расчетном листке удержано 4 076 рублей вместо ожидаемых 2 757 рублей, перечислено в бюджет 1 415 рублей, в феврале удержано 3 303 рубля вместо ожидаемых 2 961 рубля, затем несколько месяцев показатели совпадали, а в августе внезапно появился отрицательный НДФЛ.
В такой ситуации не будем начинать с ручного исправления суммы в документе начисления зарплаты. Сначала выясним, какая именно из четырех величин неверна: налоговая база, исчисленный НДФЛ, удержанный НДФЛ или перечисленный НДФЛ. Это принципиально разные показатели. Их несовпадение само по себе еще не говорит об ошибке программы.
Особенно внимательно проверим переход с декабря 2022 года на январь 2023 года. С 1 января 2023 года изменился порядок определения даты получения зарплатного дохода: датой получения дохода стала дата фактической выплаты. НДФЛ с 2023 года удерживается и при выплате зарплаты за первую половину месяца, и при окончательном расчете. Поэтому простой расчет «начисленная зарплата за январь × 13 %» уже не всегда совпадает с суммой НДФЛ, которую мы увидим в январских платежных документах.
Рассмотрим подробнее, куда именно нужно «копать» в ЗУП 3.1 и как исправлять ошибки так, чтобы не испортить расчетные листки, взаиморасчеты с сотрудниками и отчетность 6-НДФЛ.
Первая распространенная ошибка при проверке ЗУП — сравнивать между собой показатели, которые по смыслу не обязаны совпадать в один момент времени.
Разберем их отдельно.
Исчисленный НДФЛ — это налог, который программа рассчитала с дохода физического лица на соответствующую дату получения дохода с учетом налоговой базы, ставки, вычетов, налогового статуса сотрудника и других параметров.
Удержанный НДФЛ — налог, который организация фактически удерживает из выплачиваемого сотруднику дохода. В ЗУП удержание связано с документами выплаты, например Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.
Перечисленный НДФЛ — сумма, зарегистрированная как перечисленная организацией в бюджет. Для анализируемого 2023 года учет перечисленного НДФЛ в ЗУП еще существовал. В более позднем учете, начиная с 2024 года, фирма 1С отказалась от ведения отдельного учета перечисленного НДФЛ в программе в связи с изменением требований налогового учета.
Поэтому ситуация «исчислено 2 757 рублей, удержано 4 076 рублей, перечислено 1 415 рублей» означает не одну ошибку, а необходимость проверить сразу несколько последовательных операций.
Не будем исправлять показатель «перечислено» путем изменения исчисленного налога и наоборот.
Это особенно важно для декабрьской суммы 1 342 рубля.
Фраза «в декабре переплатили НДФЛ на 1 342 рубля» может означать две совершенно разные ситуации.
У сотрудника удержали больше НДФЛ, чем следовало.
У сотрудника удержали правильную сумму, но организация перечислила в бюджет на 1 342 рубля больше.
Не будем считать эти ситуации одинаковыми.
Если у сотрудника налог рассчитан и удержан правильно, например 10 000 рублей, но организация по ошибке перечислила в бюджет 11 342 рубля, то лишние 1 342 рубля не являются излишне удержанным налогом этого сотрудника.
ФНС прямо разъясняла, что сумма, перечисленная налоговым агентом в бюджет сверх фактически удержанного у физических лиц НДФЛ, не является НДФЛ, удержанным с работника. Такая ошибочная уплата и излишнее удержание у сотрудника исправляются по разным правилам.
Поэтому первым делом выясним: 1 342 рубля в декабре 2022 года — это излишне исчисленный и удержанный налог у конкретного сотрудника или только лишнее перечисление денег организацией в бюджет?
Если переплата была только в бюджет, не переносим ее автоматически на январский расчет сотрудника и не уменьшаем его будущий НДФЛ.
Расчетный листок полезен для общей проверки начислений и удержаний, но при сложной ошибке по НДФЛ его недостаточно.
В ЗУП налоговый учет ведется по датам получения доходов, ставкам, категориям доходов, налоговым периодам, ИФНС и другим аналитикам. В расчетном листке вся эта детализация не видна.
Поэтому при обнаружении расхождения не будем ограничиваться отчетом Расчетный листок.
Используем специализированные отчеты по НДФЛ. Фирма 1С рекомендует для анализа исчисленного и удержанного налога формировать отчеты по НДФЛ, в том числе Анализ НДФЛ по месяцам. Для детального разбора конкретного физического лица предназначен Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Начнем диагностику именно с одного проблемного сотрудника.
Откроем раздел Налоги и взносы и сформируем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику либо доступный в используемом релизе аналогичный подробный отчет.
Установим период не только за август, где появился отрицательный налог, а значительно шире.
Для рассматриваемой ошибки разумно сформировать данные как минимум с декабря 2022 года по август 2023 года.
Еще лучше сначала отдельно проверим налоговый период 2022 года, а затем 2023 год.
Посмотрим в отчете:
дату получения каждого дохода;
сумму налоговой базы;
код дохода;
примененные налоговые вычеты;
исчисленный НДФЛ;
удержанный НДФЛ;
возвращенный или зачтенный НДФЛ;
остаток неудержанного налога;
остаток излишне удержанного налога;
документы-регистраторы, которыми сформированы движения.
Наша задача — найти первую дату, на которой появляется неправильный остаток.
Не начинаем анализ с августа. Если отрицательный НДФЛ появился в августовском расчетном листке, его причина вполне может находиться в январе, феврале или даже в переходной зарплате декабря 2022 года.
Это одно из наиболее вероятных направлений проверки в рассматриваемом примере.
С 1 января 2023 года изменилось правило определения даты получения дохода в виде оплаты труда. До изменения законодательства зарплатный доход в общем случае относился к последнему дню месяца, за который он начислен. С 2023 года при денежных выплатах датой получения дохода стала дата фактической выплаты.
ФНС прямо указывала, что с 1 января 2023 года датой фактического получения заработной платы является день выплаты и поэтому налог удерживается как при выплате аванса, так и при выплате окончательного заработка.
Фирма 1С специально изменила ЗУП для перехода на новые правила: уже в релизах ветки 3.1.23 документ Начисление зарплаты и взносов для декабря 2022 года учитывал планируемую дату выплаты, чтобы правильно зарегистрировать зарплату, выплаченную после 1 января 2023 года.
Поэтому посмотрим, когда фактически была выплачена зарплата за декабрь 2022 года.
Если окончательную зарплату за декабрь выплатили, например, 10 января 2023 года, то для НДФЛ эта выплата по новым правилам относится к доходам 2023 года.
Именно здесь может скрываться объяснение январской суммы 4 076 рублей.
Предположим, бухгалтер берет начисленную зарплату за январь и получает:
21 208 рублей × 13 % ≈ 2 757 рублей.
После этого он видит в расчетном листке НДФЛ 4 076 рублей и считает, что ЗУП удержала лишние 1 319 рублей.
Не будем сразу делать такой вывод.
Проверим, не попала ли на январские даты получения дохода часть зарплаты за декабрь 2022 года, которая фактически была выплачена уже после 1 января 2023 года.
Кроме того, проверим:
выплату зарплаты за первую половину января;
окончательную выплату зарплаты;
отпускные;
больничные;
премии;
прочие межрасчетные выплаты;
стандартные налоговые вычеты;
перерасчеты предыдущих начислений.
С 2023 года НДФЛ необходимо анализировать прежде всего по датам фактического получения дохода и выплатам, а не только по месяцу, написанному в заголовке расчетного листка.
Для переходного периода 2022–2023 годов это критически важная проверка.
Откроем документы Начисление зарплаты и взносов за декабрь 2022 года и январь 2023 года.
Проверим плановую дату выплаты.
Затем сопоставим ее с фактической датой соответствующей ведомости.
Если в начислении указали одну дату выплаты, а реально зарплату перечислили другой датой, ЗУП должна корректно связать доход с фактической выплатой. Но при старых релизах, перепроведениях документов, ручных изменениях или непоследовательном вводе документов могли возникнуть движения, которые необходимо подробно проверить.
Например, найдем ситуацию:
начисление декабря рассчитано с датой выплаты 30.12.2022;
фактическая ведомость создана 10.01.2023;
затем бухгалтер вручную менял документы или повторно их проводил.
Такое место обязательно разберем по регистрам НДФЛ.
Следующий шаг — документы выплаты.
Откроем последовательно:
Ведомость в банк;
Ведомость на счета;
Ведомость в кассу.
Проверим ведомости за декабрь 2022 года, январь, февраль и август 2023 года.
Особенно внимательно посмотрим:
дату каждой ведомости;
поле, определяющее дату выплаты;
вид выплаты;
сумму к выплате сотруднику;
НДФЛ к перечислению;
не создавались ли две ведомости на одну выплату;
не была ли старая ведомость оставлена проведенной после создания новой;
не исправлялась ли сумма НДФЛ в ведомости вручную;
не была ли ведомость перепроведена после изменения начисления.
Удержание НДФЛ в ЗУП непосредственно связано с фактом выплаты дохода. Поэтому ошибочная ведомость очень часто становится причиной расхождений между исчисленным и удержанным налогом.
По условиям примера в феврале в расчетном листке удержано 3 303 рубля, хотя бухгалтер ожидает 2 961 рубль.
Разница составляет 342 рубля.
Не будем автоматически исправлять НДФЛ на 342 рубля.
Сначала в Подробном анализе НДФЛ по сотруднику посмотрим, из каких строк образовались 3 303 рубля.
Возможна ситуация, когда 2 961 рубль относится к текущему доходу, а еще 342 рубля — это ранее исчисленный, но не удержанный НДФЛ, который программа удержала при следующей денежной выплате.
То есть НДФЛ текущей выплаты может содержать не только налог, рассчитанный исключительно с февральского начисления.
Если программа показывает такое происхождение суммы и налоговая база сформирована правильно, исправлять ее не нужно.
В подробном анализе посмотрим, не возник ли после января остаток налога, который был исчислен, но не удержан.
Например:
исчислено — 4 076 рублей;
при одной из январских выплат удержана только часть;
остаток переносится на следующую выплату;
в феврале программа дополнительно удерживает накопленный налог.
Тогда сумма февраля действительно окажется выше простых 13 % от февральского начисления.
Поэтому найдем момент, когда возник остаток, и выясним причину.
Теперь разберем наиболее пугающий показатель — отрицательный НДФЛ.
Отрицательный НДФЛ в ЗУП означает, что после перерасчета ранее исчисленная сумма налога оказалась больше суммы, которая должна быть исчислена по актуальным данным.
Фирма 1С прямо описывает такой механизм: если в результате перерасчета выясняется, что с физического лица налог был удержан излишне, в расчетном периоде возникает отрицательная сумма НДФЛ.
Поэтому отрицательная строка в августе — это прежде всего сигнал найти документ, который вызвал перерасчет.
Не удаляем ее вручную.
Рассмотрим наиболее распространенные причины.
Перерасчет зарплаты за предыдущий месяц. Например, исправили табель, больничный, отсутствие, отпуск или начисление.
Сторнирование ранее начисленного дохода. При уменьшении налоговой базы программа уменьшит и НДФЛ.
Предоставление налогового вычета задним числом. Например, внесли заявление на стандартный, имущественный или социальный вычет.
Изменение налогового статуса физического лица.
Изменение даты получения дохода. Особенно важно для переходных выплат 2022–2023 годов.
Исправление документа начисления прошлых периодов.
Удаление или исправление выплаты, к которой был привязан налог.
Ручная операция по налоговому учету. Проверим Операция учета НДФЛ.
Документ Перерасчет НДФЛ. Возможно, он был создан другим бухгалтером до приема нового сотрудника бухгалтерии.
В подробном анализе НДФЛ расшифруем строку с отрицательной суммой.
Нас интересует не только месяц «август», но и конкретный документ-регистратор.
Это может быть:
Начисление зарплаты и взносов;
Перерасчет НДФЛ;
исправленный отпуск;
исправленный больничный;
другой документ начисления;
Операция учета НДФЛ.
Откроем найденный документ и выясним, почему он уменьшает ранее рассчитанную налоговую базу или налог.
Пока причина отрицательной суммы не понятна, не оформляем возврат сотруднику и не исправляем показатели вручную.
Следующее место проверки — вычеты.
Откроем сведения о сотруднике и документы Заявление на вычеты по НДФЛ.
Посмотрим:
есть ли стандартные вычеты на детей;
правильно ли указана дата начала предоставления вычета;
не введено ли заявление задним числом;
не продублировано ли заявление;
не прекращен ли вычет с неправильного месяца;
не введено ли уведомление ИФНС на имущественный или социальный вычет.
Если, например, в августе бухгалтер ввел право на вычет, которое действует с января, ЗУП может пересчитать НДФЛ с начала налогового периода. Результатом вполне может стать отрицательный налог в августе.
Посмотрим статус физического лица для НДФЛ.
Особенно внимательно проверим эту настройку, если сотрудник является иностранцем, менял статус резидента или имеет специальный статус для расчета НДФЛ.
Неправильная ставка приводит к крупным перерасчетам, которые программа может выполнить позднее после изменения статуса.
Если сотрудник — обычный налоговый резидент РФ и весь период должен облагаться по соответствующей ставке, убедимся, что в истории статуса нет случайной записи.
Поскольку новый бухгалтер принимает базу после предыдущего специалиста, обязательно проверим, не использовались ли ручные операции.
Откроем раздел Налоги и взносы и список Операции учета НДФЛ.
Отберем документы по проблемному сотруднику.
Операция учета НДФЛ позволяет вручную изменять данные налогового учета. Такой документ полезен в специальных ситуациях, но при ошибочном использовании может создать труднообъяснимое расхождение между расчетными документами и налоговыми регистрами.
Если найдем ручную операцию на 1 342, 1 319, 342 рубля или другую близкую сумму, изучим ее особенно внимательно.
Не удаляем ее сразу. Сначала выясним, для чего предыдущий бухгалтер ее вводил и попала ли соответствующая корректировка в уже сданный 6-НДФЛ.
Также откроем Перерасчет НДФЛ в разделе Налоги и взносы.
Этот документ предназначен именно для перерасчета исчисленного налога. Фирма 1С использует его в ситуациях, когда необходимо пересчитать НДФЛ, в том числе после изменения обстоятельств, влияющих на налог.
Проверим документы за весь анализируемый период.
Если в августе создан Перерасчет НДФЛ, отрицательная сумма в расчетном листке может быть следствием именно этого документа.
Откроем его и посмотрим:
какой указан налоговый период;
какой указан месяц перерасчета;
за какие даты выполнен пересчет;
какие суммы налога сторнируются;
какая причина вызвала перерасчет.
Это особенно важное правило для начинающего бухгалтера.
Не будем открывать декабрь 2022 года и массово нажимать «Перепровести», «Перезаполнить» или пересчитывать все документы подряд.
В рассматриваемой базе использовалась конфигурация ЗУП 3.1.23.867. Это релиз периода серьезных изменений НДФЛ 2023 года. В течение 2023 года механизм расчета НДФЛ адаптировался под новые законодательные правила.
Если сейчас открыть старые документы в более новом релизе и без анализа их перезаполнить, результат может измениться. Кроме того, показатели старых документов уже могли попасть в сданные расчеты 6-НДФЛ.
Поэтому действуем безопасно.
Сделаем резервную копию информационной базы.
Закроем прошлые периоды датой запрета редактирования, если это предусмотрено регламентом организации.
Проведем диагностику отчетами.
Найдем конкретный ошибочный документ.
Определим, затронута ли уже сданная отчетность.
Только после этого выбираем способ исправления.
Составим простую таблицу проверки по сотруднику.
Для каждого месяца и каждой выплаты запишем:
дату получения дохода;
сумму дохода;
налоговый вычет;
исчисленный НДФЛ;
дату выплаты;
удержанный НДФЛ;
остаток неудержанного НДФЛ;
излишне удержанный НДФЛ;
документ-регистратор.
Начнем с декабря 2022 года.
Если на конец 2022 года все показатели верны, переходим к первой выплате января 2023 года.
Как только найдем первую строку, после которой остаток перестает сходиться, именно там ищем первоначальную причину.
Не исправляем август, если ошибка впервые возникла в январе. Августовская отрицательная сумма может быть только следствием накопленной ошибки.
Разберем отдельно.
Сформируем налоговый регистр за 2022 год по сотруднику.
Определим правильную сумму налога за год.
Затем сравним:
сколько НДФЛ было исчислено;
сколько удержано из доходов сотрудника;
сколько перечислено организацией.
Если, например:
правильно исчислено — 50 000 рублей;
удержано — 50 000 рублей;
перечислено — 51 342 рубля,
то у сотрудника нет излишне удержанного НДФЛ 1 342 рубля. Ошибка находится на стороне расчетов организации с бюджетом.
Если же:
правильно должно быть исчислено — 50 000 рублей;
исчислено и удержано — 51 342 рубля,
то имеется именно излишне удержанный налог у физического лица.
Это две разные схемы исправления.
Если сотруднику зарплата выплачена правильно и удержан правильный НДФЛ, не создаем ему отрицательный налог только для компенсации ошибки платежа организации.
Не используем документ Возврат НДФЛ для сотрудника.
Не уменьшаем его январское удержание на сумму лишнего бюджетного платежа.
Разбираемся именно с расчетами налогового агента с бюджетом.
ФНС указывает, что перечисление в бюджет суммы сверх фактически удержанного НДФЛ не является уплатой НДФЛ за физическое лицо.
Если расчет показывает, что налоговая база или вычеты были определены неверно и с физического лица действительно удержали лишний НДФЛ, сначала исправим сам налоговый учет.
Если причина заключается в ошибочном начислении, исправим начисление предусмотренным в ЗУП способом.
Если требуется отдельный налоговый перерасчет, используем Перерасчет НДФЛ.
После корректного перерасчета программа может показать отрицательную сумму — налог к возврату или зачету.
Для непосредственного оформления возврата сотруднику в ЗУП предназначен документ Возврат НДФЛ в разделе Налоги и взносы. Фирма 1С указывает этот документ как штатный механизм регистрации возврата излишне удержанного налога.
С точки зрения налогового законодательства излишне удержанный налог возвращает налоговый агент в порядке статьи 231 НК РФ.
Это важное предостережение.
Отрицательная сумма в расчетном листке сама по себе еще не означает, что необходимо немедленно создать Возврат НДФЛ.
Сначала подтвердим:
что перерасчет действительно правильный;
что налог ранее действительно был излишне удержан;
к какому налоговому периоду относится ошибка;
требуется ли исправление 6-НДФЛ;
не является ли отрицательная сумма временным зачетом в рамках последующего расчета.
Только после этого оформляем фактический возврат сотруднику при наличии оснований.
Налоговый период по НДФЛ — календарный год.
Поэтому, если выяснится, что в 2022 году налог действительно исчислили неправильно, не будем просто изменять налог за август 2023 года так, чтобы общий итог за два года сошелся.
Определим правильные показатели отдельно:
за налоговый период 2022 года;
за налоговый период 2023 года.
Если ошибка 2022 года повлияла на уже представленную отчетность, отдельно проанализируем необходимость корректирующего 6-НДФЛ за соответствующий период.
Документ Перерасчет НДФЛ позволяет указать налоговый период, за который выполняется корректировка, и месяц, в котором перерасчет отражается в текущем учете.
Здесь есть важное исключение из бытовой логики «если зарплата декабрьская, значит доход 2022 года».
Если соответствующая денежная зарплата была фактически выплачена после 1 января 2023 года, новые правила определения даты дохода могли отнести ее уже к 2023 году.
Поэтому не ориентируемся только на месяц начисления.
Проверяем фактическую дату выплаты.
Именно это может объяснить, почему январский налог больше суммы, которую бухгалтер получил умножением только январского начисления на 13 %.
Стандартные вычеты также могут создавать кажущееся расхождение.
Посмотрим, какие вычеты предоставлялись сотруднику.
Например, если программа предоставила вычет в одной выплате, затем при последующей выплате пересчитала налоговую базу, арифметика по отдельному расчетному листку может отличаться от простой ставки 13 %.
Особенно проверим январь 2023 года, потому что новая схема определения дат дохода привела к изменению последовательности расчета НДФЛ при выплатах внутри месяца.
Не ограничиваемся документом месячного начисления.
Посмотрим, были ли у сотрудника:
Отпуск;
Больничный лист;
Премия;
материальная помощь;
прочие доходы;
начисления по договорам ГПХ;
исправления предыдущих документов.
Межрасчетные выплаты могут отдельно исчислять и удерживать НДФЛ, а при итоговом месячном расчете программа учитывает уже зарегистрированные суммы. Фирма 1С отдельно описывает учет доходов и НДФЛ при межрасчетных выплатах.
Поэтому проверка только документа Начисление зарплаты и взносов может дать неправильное представление о полной сумме налога за месяц.
Еще одна частая причина — прошлый документ сначала провели с одними данными, а позже исправили.
Например:
в январе начислили зарплату;
выплатили ее;
удержали НДФЛ;
затем в августе обнаружили ошибку в январском табеле и исправили начисление;
ЗУП пересчитала налог.
В результате в августе появляется отрицательный НДФЛ.
Такое поведение может быть совершенно правильным.
Поэтому в истории документов проверим исправления и сторнирования.
Если речь идет о 2022–2023 годах и отчетность уже сдавалась, не ограничиваемся внутренним расчетом программы.
Откроем ранее отправленные расчеты 6-НДФЛ.
Проверим показатели по проблемному сотруднику через справку о доходах и налоговый регистр.
Наша цель — понять, какая версия данных уже сообщена налоговому органу.
Если в базе обнаружена ошибка, которая присутствует и в отправленной отчетности, одной корректировки расчетного листка недостаточно.
Может потребоваться корректирующий расчет.
В ЗУП технически можно добраться до движений регистров различными способами, но для штатного исправления налога не будем вручную редактировать внутренние регистры накопления.
Используем документы программы:
исправление первоначального документа начисления — когда ошибка именно в начислении;
Перерасчет НДФЛ — когда необходимо выполнить налоговый перерасчет;
Операция учета НДФЛ — только когда действительно требуется ручная регистрация данных и мы понимаем, какие показатели корректируем;
Возврат НДФЛ — когда подтверждено излишнее удержание и требуется оформить возврат.
Такая последовательность позволяет сохранить связь между налоговым учетом, расчетными листками, выплатами и регламентированной отчетностью.
Используем Перерасчет НДФЛ, если первоначальные сведения о доходах уже отражены, но по новым или исправленным данным требуется пересчитать сам налог.
Например:
задним числом появился налоговый вычет;
изменился налоговый статус;
исправлена налоговая база;
сторнирована выплата;
изменились обстоятельства, влияющие на ранее рассчитанный налог.
После заполнения проверим каждую строку. Не проводим автоматически крупный перерасчет по всем сотрудникам без анализа.
Операция учета НДФЛ — более ручной инструмент.
Используем его только тогда, когда штатные документы расчета не позволяют корректно зарегистрировать необходимое изменение или требуется восстановить исторические данные.
Не создаем Операция учета НДФЛ только потому, что хотим «подогнать» отчет.
Неправильная ручная операция может исправить один показатель, но одновременно создать расхождение в другом отчете.
Например, можно вручную сделать правильным исчисленный НДФЛ, но оставить неправильный удержанный налог.
Поэтому после каждой ручной операции снова сформируем подробный анализ.
Возврат НДФЛ используем после того, как программа уже рассчитала излишне удержанную сумму и принято решение вернуть ее физическому лицу.
Не путайте документ возврата с документом перерасчета.
Перерасчет отвечает на вопрос: сколько налога должно было быть исчислено.
Возврат отвечает на вопрос: как вернуть сотруднику налог, который уже был излишне удержан.
Теперь применим алгоритм к цифрам из вопроса.
Шаг 1. Декабрь 2022 года.
Установим, что означает сумма 1 342 рубля.
Сравним правильный исчисленный налог, фактически удержанный налог и фактически перечисленную сумму.
Если лишние 1 342 рубля только перечислены в бюджет, не переносим их на сотрудника.
Если 1 342 рубля действительно излишне удержаны из его доходов, фиксируем наличие налоговой ошибки 2022 года.
Шаг 2. Проверим дату выплаты зарплаты за декабрь.
Если остаток декабрьской зарплаты был выплачен в январе 2023 года, проверим его как доход с январской датой получения.
Шаг 3. Январь 2023 года.
Расшифруем 4 076 рублей через подробный анализ.
Не сравниваем их только с январским начислением.
Посмотрим, не содержит ли сумма налог с декабрьской зарплаты, фактически выплаченной в январе, налог с первой половины января или ранее неудержанный налог.
Шаг 4. Проверим 1 415 рублей перечисленного налога.
Найдем документ, которым в ЗУП зарегистрировано перечисление.
Если перечисленная сумма отличается от удержанной, исправляем именно учет платежа, а не автоматически расчет сотрудника.
Шаг 5. Февраль 2023 года.
Расшифруем 3 303 рубля. Проверим, из чего складывается разница с ожидаемыми 2 961 рублем.
Если дополнительные 342 рубля являются остатком ранее исчисленного, но не удержанного налога, программа могла правомерно удержать их при следующей выплате.
Шаг 6. Март–июль.
Если показатели сходятся, это не означает, что старая ошибка исчезла. Она могла сохраняться отдельным остатком излишне удержанного НДФЛ.
Шаг 7. Август.
Расшифруем отрицательный налог и найдем документ-регистратор. Именно он покажет, какую предыдущую сумму программа решила пересчитать.
Представим ситуацию.
В январе удержано больше налога.
В феврале программа частично выравнивает взаиморасчеты.
С марта по июль текущие суммы внешне выглядят нормально.
В августе вводится документ или перерасчет, который заставляет программу полностью пересчитать налоговую базу.
После такого перерасчета ЗУП обнаруживает ранее излишне исчисленную сумму и показывает минус.
Таким образом, августовский отрицательный НДФЛ может быть не новой ошибкой августа, а моментом, когда старая ошибка наконец проявилась явно.
Указанная в обсуждении конфигурация ЗУП 3.1.23.867 относится к периоду 2023 года. С тех пор фирма 1С выпустила множество изменений механизмов учета НДФЛ.
Если подобную проблему разбираем в рабочей базе сейчас, сначала создадим резервную копию и обеспечим использование поддерживаемого релиза программы.
Но не будем считать, что после обновления исторические ошибки автоматически исчезнут.
Обновление исправляет алгоритмы программы, однако неправильные документы, ручные корректировки и старые ошибочные движения необходимо анализировать отдельно.
После того как нашли и исправили первопричину, снова сформируем отчеты.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Анализ НДФЛ по месяцам.
Регистр налогового учета по НДФЛ.
Расчетный листок.
Затем проверим последовательно:
правильна ли налоговая база;
правильно ли применены вычеты;
верно ли исчислен налог;
соответствует ли удержанный налог фактическим выплатам;
нет ли необоснованного остатка неудержанного налога;
нет ли необоснованного излишне удержанного налога;
соответствуют ли данные уже представленной отчетности.
Это важный итоговый принцип.
Не ставим перед собой задачу добиться, чтобы за каждый календарный месяц выполнялось равенство:
исчислено = удержано = перечислено.
В реальном учете даты этих событий могут различаться.
Наша задача другая: убедимся, что каждая операция отражена на правильную дату и в правильной сумме.
Например, налог может быть исчислен при возникновении дохода, удержан при соответствующей выплате, а обязанность перед бюджетом исполнена в установленный законодательством срок.
Будем считать, что требуется исправление, если обнаружим хотя бы одну из следующих ситуаций:
налоговая база зарегистрирована дважды;
доход зарегистрирован не на ту дату;
неправильно применен налоговый вычет;
использована неправильная ставка;
НДФЛ исчислен повторно;
одна выплата проведена двумя ведомостями;
удержание зарегистрировано дважды;
исчисленный налог не связан с реальным доходом;
ручная Операция учета НДФЛ содержит ошибочные движения;
отрицательный НДФЛ возник из-за ошибочного перерасчета, а не реального уменьшения налоговой базы.
Пока не найдена первопричина, не будем:
ручным способом менять НДФЛ в расчетном листке;
удалять отрицательную сумму;
создавать произвольную Операция учета НДФЛ для выравнивания отчета;
массово перепроводить документы 2022–2023 годов;
возвращать сотруднику налог только из-за отрицательной строки;
уменьшать налог сотрудника на сумму, которую организация когда-то лишний раз перечислила в бюджет;
сравнивать НДФЛ только с 13 % от начисления одного месяца;
исправлять август, не проверив январь.
Соберем весь порядок действий в одну последовательность.
Сделаем резервную копию базы.
Не меняем документы прошлых периодов до окончания диагностики.
Сформируем Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Возьмем период с декабря 2022 года по август 2023 года.
Отдельно проверим налоговые периоды 2022 и 2023 годов.
Выясним природу декабрьской суммы 1 342 рубля. Это излишне удержанный налог или только излишне перечисленные деньги?
Проверим дату фактической выплаты зарплаты за декабрь 2022 года.
Если зарплата выплачена в январе 2023 года, проверим ее отражение по новым правилам даты получения дохода.
Расшифруем январские 4 076 рублей. Найдем конкретные доходы и даты, по которым сумма исчислена и удержана.
Проверим все январские ведомости.
Расшифруем перечисленные 1 415 рублей. Найдем документ регистрации перечисления.
Расшифруем февральские 3 303 рубля. Определим, нет ли в них ранее неудержанного налога.
Проверим заявления на вычеты.
Проверим налоговый статус сотрудника.
Проверим межрасчетные начисления.
Найдем августовский отрицательный НДФЛ в подробном отчете.
Откроем документ-регистратор отрицательной суммы.
Проверим документы Перерасчет НДФЛ.
Проверим Операции учета НДФЛ.
Определим первую ошибочную операцию.
Исправим именно первоисточник ошибки.
При необходимости выполним Перерасчет НДФЛ.
Если подтверждено излишнее удержание, оформим Возврат НДФЛ по установленному порядку.
Повторно сформируем все аналитические отчеты.
Сверим исправленные показатели с ранее сданным 6-НДФЛ.
При необходимости подготовим корректирующую отчетность.
По имеющимся данным нельзя достоверно назвать одну конкретную ошибочную строку без самой базы ЗУП, потому что суммы 4 076, 1 415 и 3 303 рублей необходимо расшифровать до документов-регистраторов.
Однако в приведенной ситуации первым делом проверим именно переход декабря 2022 года на январь 2023 года.
Причина проста: в этот момент изменилось законодательство о дате получения зарплатного дохода. Зарплата за декабрь 2022 года, выплаченная уже после 1 января 2023 года, обрабатывалась по новым правилам, и соответствующие изменения были специально реализованы в релизах ЗУП 3.1.23.
Поэтому январские 4 076 рублей вполне могут включать налог не только с того начисления, которое пользователь считает «зарплатой января».
Второе направление проверки — остаток ранее неудержанного НДФЛ. Именно он может объяснять февральскую сумму, превышающую ожидаемые 13 % текущего начисления.
Третье направление — августовский перерасчет. Отрицательный НДФЛ обычно означает уменьшение ранее рассчитанного налога, поэтому необходимо найти документ, который в августе инициировал перерасчет. Сам минус не доказывает программную ошибку.
И четвертое направление — декабрьская «переплата» 1 342 рубля. Если это лишь лишнее перечисление денег налоговым агентом в бюджет, она вообще не должна использоваться для корректировки НДФЛ сотрудника.
При неправильном НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1 не начинаем с исправления суммы в расчетном листке. Сначала восстанавливаем налоговый учет сотрудника по датам.
Используем Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, Анализ НДФЛ по месяцам и Регистр налогового учета по НДФЛ. Находим первую дату, где налоговая база, исчисленный или удержанный НДФЛ начинает расходиться с правильным расчетом.
Для рассматриваемого примера обязательно проверяем зарплату декабря 2022 года и дату ее фактической выплаты. Если она выплачивалась в январе 2023 года, учитываем изменения законодательства, вступившие в силу с 1 января 2023 года: датой получения денежного зарплатного дохода стала дата выплаты, а НДФЛ начал удерживаться при каждой выплате зарплаты, включая первую половину месяца.
Далее проверяем все Ведомости в банк, Ведомости на счета или Ведомости в кассу, поскольку именно документы выплаты формируют удержанный НДФЛ.
Отдельно выясняем, что означает декабрьская переплата 1 342 рубля. Если организация просто перечислила в бюджет больше, чем удержала у сотрудника, не уменьшаем будущий налог сотрудника на эту сумму. Если же налог действительно был излишне исчислен и удержан из дохода работника, выполняем корректный перерасчет и при необходимости оформляем Возврат НДФЛ.
Августовский отрицательный НДФЛ не удаляем. Расшифровываем его и определяем документ-регистратор. Если программа пересчитала ранее завышенный налог, отрицательная сумма является закономерным результатом перерасчета. Если причиной оказался неправильный документ или ручная корректировка, исправляем первоисточник.
Для штатного исправления используем конкретные объекты ЗУП: Перерасчет НДФЛ — для перерасчета налога, Операция учета НДФЛ — для обоснованных ручных налоговых корректировок, Возврат НДФЛ — для регистрации возврата действительно излишне удержанной суммы сотруднику.
Главное правило: не пытайтесь привести к одной цифре начисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ вручную. Восстановим правильную последовательность «доход и его дата → исчисленный налог → выплата → удержанный налог → расчеты с бюджетом». После этого станет видно, является ли отрицательный НДФЛ ошибкой или правильным исправлением старого завышенного налога.
Информация носит справочный характер