При ведении учета заработной платы и расчете налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) бухгалтеры нередко сталкиваются с крайне неприятной проблемой: в карточке учета НДФЛ или в регистре налогового учета суммы доходов и исчисленного налога неожиданно удваиваются, а оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по счету 68.01 и вовсе показывает завышенные показатели (в три или четыре раза больше положенного).
Попытки исправить суммы вручную в самом документе начисления приносят лишь временное облегчение, так как при расчете следующего месяца ошибка повторяется снова. В рамках данной статьи мы подробно разберем, почему возникает эта техническая проблема, как провести глубокую диагностику базы данных и какими способами можно раз и навсегда устранить задвоение доходов и налога.
Для того чтобы эффективно устранить ошибку, необходимо понять природу ее возникновения. В системе «1С:Бухгалтерия 8» учет НДФЛ устроен сложнее, чем обычный бухгалтерский учет на счетах проводками. Налог рассчитывается и регистрируется на основании записей в специальных регистрах накопления. Нестыковки между регистрами и проводками порождают цепочку ошибок. Выделим ключевые причины проблемы:
Операция) по начислению или удержанию НДФЛ напрямую влияет на баланс счета 68.01, но абсолютно «невидимо» для налоговых регистров. Программа «не знает» о совершенных вручную записях и при автоматическом заполнении документов начисления или выплаты пытается доначислить налог, что в итоге приводит к «зачетверению» сумм на счете 68.01.НачислениеЗарплаты за один и тот же месяц по одному и тому же сотруднику. Даже если один из документов не имеет проводок в бухучете, он может продолжать делать движения по регистрам НДФЛ.НачислениеЗарплаты, не совпадает с реальной датой платежного поручения или расходного кассового ордера, программа воспринимает это как разные выплаты и производит повторный расчет налога с удваиванием базы.ИсторияРегистрацииВНалоговомОргане могут появиться дублирующие записи с одинаковыми реквизитами. Из-за этого внутренние запросы программы при расчете налога математически перемножают строки данных.Для того чтобы локализовать проблему и точно определить, какие именно документы сделали некорректные записи в регистры НДФЛ, воспользуемся мощным встроенным инструментом диагностики — Универсальным отчетом. Выполним следующие действия:
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ (а для проверки доходов также рекомендуется отдельно сформировать отчет по регистру Учет доходов для исчисления НДФЛ).Регистратор (это позволит увидеть конкретные документы, сделавшие движения) и поле Физическое лицо (для отбора по конкретному сотруднику).Физическое лицо Равно [ФИО сотрудника].Проанализируем сформированный отчет. Если мы увидим, что на одну и ту же сумму дохода или налога в списке регистраторов числятся два разных документа (например, две разные записи НачислениеЗарплаты или лишний документ ОперацияУчетаНДФЛ), то мы нашли непосредственного виновника задвоения. Один из этих документов является избыточным и подлежит корректировке или удалению.
Для дополнительной верификации базы данных воспользуемся специализированным аналитическим отчетом программы:
Внимательно изучим три ключевые колонки отчета: Доход (начислено), Доход (учет НДФЛ) и Исчислено налога. Если колонка «Доход (учет НДФЛ)» превышает реально начисленный по бухгалтерскому учету доход (например, в ней стоит 30 000 руб. вместо положенных 15 000 руб.), это подтверждает сбой во внутренних регистрах накопления программы.
Полезный лайфхак для продвинутых пользователей: для быстрого перехода к записям регистра доходов без поиска через меню, можно нажать комбинацию клавиш Shift + F11, вставить навигационную ссылку e1cib/list/РегистрНакопления.СведенияОДоходахНДФЛ и нажать «Перейти». В открывшемся списке достаточно установить отбор по фамилии сотрудника, чтобы мгновенно увидеть все документы-регистраторы.
Рассмотрим, как правильно исправить выявленные нарушения в информационной базе без ручного редактирования проводок.
Если в базе присутствуют ручные операции вида Дт 70 - Кт 68.01, их необходимо немедленно и полностью исключить. Все расчеты с бюджетом по НДФЛ в «1С:Бухгалтерии 8» должны отражаться исключительно стандартными документами подсистемы учета зарплаты: НачислениеЗарплаты и документами выплаты (ВедомостьВБанк, ВедомостьВКассу, СписаниеСРасчетногоСчета).
Если Универсальный отчет выявил лишний документ-регистратор, выполним следующие действия:
Чтобы избежать расхождений в периодах учета доходов, выполним проверку дат:
НачислениеЗарплаты за проблемный месяц.Если взносы у сотрудника считаются верно, а НДФЛ двоится из-за сбоя в истории регистраций налогового органа, применим следующий алгоритм:
История регистрации в налоговом органе.Альтернативный метод исправления без использования функций техспециалиста: временно перейдем в настройки зарплаты и установим флаг «Расчет зарплаты по обособленным подразделениям». Затем зайдем в справочник подразделений организации, у основного подразделения взведем флаг «Обособленное подразделение», перейдем по ссылке в историю КПП/ОКТМО и удалим там дублирующиеся строки. После успешного удаления снимем флаг обособленности у подразделения и вернем общие настройки зарплаты в исходное состояние.
После проведения всех описанных процедур обязательно выполним групповое перепроведение документов за корректируемый период, начиная с самого первого месяца, в котором возникла ошибка. Это позволит программе последовательно и правильно перестроить цепочку расчетов в регистрах НДФЛ, вернув учет в абсолютно корректное русло.