Рассмотрим ситуацию подробно. Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы» и арендует квартиру у обычного физического лица для проживания сотрудников, работающих на строительном объекте в другом городе. Ежемесячная арендная плата по договору составляет 60 000 руб., причем в эту сумму уже включен НДФЛ. Аренду организация оплачивает со своего расчетного счета.
В такой ситуации разделим учет на несколько самостоятельных частей: налоговый учет по УСН, бухгалтерский учет аренды, НДФЛ с дохода собственника квартиры, отражение операции в 1С и отдельную проверку вопроса о возможном доходе самих работников от предоставленного им жилья. Последний момент особенно важен: НДФЛ арендодателя и возможный НДФЛ работников — это два разных объекта налогообложения, которые не следует смешивать.
Разберем основное правило. Если российская организация арендует квартиру непосредственно у физического лица, которое не действует в рамках соответствующего предпринимательского налогового режима, организация признается налоговым агентом по НДФЛ. Доход от сдачи имущества в аренду относится к доходам физического лица от источников в Российской Федерации, а российская организация, выплачивающая такой доход, должна исчислить, удержать и перечислить НДФЛ.
Поэтому условие договора о том, что арендодатель сам заплатит НДФЛ, не освобождает организацию от обязанностей налогового агента. В рассматриваемой ситуации правильно исходить из того, что 60 000 руб. — это начисленный, то есть «грязный», доход арендодателя до удержания НДФЛ.
Посмотрим на пример. При ставке 13% расчет будет следующим:
Начисленная арендная плата — 60 000 руб.
НДФЛ — 60 000 × 13% = 7 800 руб.
Физическому лицу перечисляем — 60 000 − 7 800 = 52 200 руб.
Таким образом, формулировка автора темы о том, что арендная плата составляет 60 000 руб. и включает НДФЛ 7 800 руб., соответствует обычной схеме налогового агента: расходы организации и доход арендодателя составляют 60 000 руб., но фактически на банковский счет арендодателя перечисляется 52 200 руб., а 7 800 руб. удерживается организацией как налоговым агентом.
Здесь уточним важный момент, которого не было в исходном ответе с форума. Начиная с 2025 года доходы налоговых резидентов РФ от сдачи имущества в аренду входят в налоговую базу, для которой действует прогрессивная шкала НДФЛ: 13%, 15%, 18%, 20% и 22%. Для доходов от аренды это правило продолжает действовать и в 2026 году.
Для налогового резидента применяются следующие уровни: ставка 13% действует для соответствующей части налоговой базы до 2,4 млн руб. в год, 15% — для следующей части базы до 5 млн руб., 18% — для части базы свыше 5 млн до 20 млн руб., 20% — для части свыше 20 млн до 50 млн руб., 22% — для части свыше 50 млн руб.
Поэтому посмотрим на рассматриваемый договор. Если физическое лицо получает от этой организации только 60 000 руб. аренды ежемесячно, за полный год организация выплатит ему 720 000 руб. Это значительно меньше первого предела 2,4 млн руб., поэтому при прочих равных организация будет удерживать НДФЛ по ставке 13%, и ежемесячная сумма 7 800 руб. будет правильной.
Однако не закрепляйте в учетной схеме правило «аренда всегда 13%». Если тот же арендодатель получает от этой же организации и другие доходы, входящие в соответствующую основную налоговую базу, программа должна учитывать установленную законодательством прогрессивную шкалу. Налоговый агент рассчитывает налог нарастающим итогом по доходам, источником которых является именно этот налоговый агент, без учета доходов физлица у других налоговых агентов.
Отдельно проверьте налоговый статус арендодателя. Если физическое лицо является налоговым нерезидентом РФ и для его дохода не действует специальное исключение, доход от аренды российской недвижимости облагается НДФЛ по ставке 30%. Следовательно, схема «60 000 руб. — НДФЛ 7 800 руб. — к выплате 52 200 руб.» подходит только при применении ставки 13%.
Теперь разберем налоговый учет самой организации. При УСН с объектом «доходы» налоговая база формируется из полученных организацией доходов. Расходы на аренду квартиры в расчет налоговой базы не включаются и размер налога по УСН сами по себе не уменьшают. Это отличает объект «доходы» от объекта «доходы минус расходы».
Поэтому ни 60 000 руб. арендной платы, ни удержанные из этой суммы 7 800 руб. НДФЛ не нужно пытаться включить в расходы, уменьшающие налоговую базу по УСН «доходы». Если в анализе налогового учета по УСН эти суммы не отражаются как принимаемые расходы, для объекта «доходы» это нормально.
При этом не делайте вывод, что затраты вообще не нужно отражать. УСН регулирует налоговый учет, но организация продолжает вести бухгалтерский учет. Поэтому расходы на проживание работников и расчеты с арендодателем должны быть отражены в бухгалтерской базе независимо от того, влияют они на налог по УСН или нет.
Рассмотрим наиболее понятный вариант, близкий к ответу на форуме. Если организация вправе учитывать данный договор без признания права пользования активом и обязательства по аренде по ФСБУ 25/2018, ежемесячную арендную плату относим на соответствующий счет затрат.
Если квартира используется исключительно для проживания работников, выполняющих работы на конкретном строительном объекте, проанализируем экономическое назначение расходов. Когда существует прямая связь с выполнением строительных работ, расходы могут относиться на счет 20 «Основное производство». Если расходы относятся к общепроизводственной деятельности, используйте счет 25; если к управленческому персоналу — счет 26. Конкретный счет закрепите в учетной политике и выбирайте исходя из назначения расходов, а не только из того факта, что арендована квартира.
Для расчетов с физическим лицом удобно использовать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Использование счета 60 также встречается и технически возможно при соответствующей организации аналитики в учетной системе. Главное — обеспечить отдельный аналитический учет арендодателя и договора.
При условии, что затраты относятся непосредственно к строительному объекту, проводки рассмотрим так:
Дт 20 Кт 76 — 60 000 руб. Начислим арендную плату за месяц.
Дт 76 Кт 68.01 — 7 800 руб. Отразим НДФЛ, удерживаемый из дохода арендодателя.
Дт 76 Кт 51 — 52 200 руб. Перечислим физическому лицу арендную плату за вычетом удержанного НДФЛ.
Дт 68.01 Кт 68.90 — 7 800 руб. Отразим сумму удержанного НДФЛ в составе совокупной обязанности на едином налоговом счете.
Дт 68.90 Кт 51. Отразим перечисление единого налогового платежа на ЕНС в составе общей суммы ЕНП.
Если в вашей учетной политике расчеты с арендодателем ведутся через счет 60, замените в первых трех операциях счет 76 на счет 60. Именно такой вариант был предложен в ответе на форуме: Дт 20 Кт 60, Дт 60 Кт 68.01 и Дт 60 Кт 51. По экономическому смыслу схема остается той же.
Не относите на расходы только сумму 52 200 руб. Расход организации по договору составляет полные 60 000 руб. Удержанные 7 800 руб. являются частью дохода физического лица, которую организация не передает арендодателю, а удерживает для исполнения обязанности налогового агента.
Теперь рассмотрим подробнее важное бухгалтерское уточнение. Прямые проводки Дт 20 Кт 76 на ежемесячную арендную плату подходят не для любого договора автоматически. Бухгалтерский учет договоров аренды регулируется ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды». В общем случае арендатор признает право пользования активом и одновременно обязательство по аренде.
ФСБУ 25/2018 разрешает не признавать право пользования активом и обязательство по аренде в определенных ситуациях. В частности, это возможно, если срок аренды на дату предоставления объекта не превышает 12 месяцев; либо рыночная стоимость аналогичного нового предмета аренды не превышает установленный стандартом лимит 300 000 руб. при выполнении дополнительного условия; либо арендатор относится к экономическим субъектам, которые вправе применять упрощенные способы бухгалтерского учета. Одновременно должны выполняться условия об отсутствии предусмотренного договором перехода собственности или льготного выкупа и о том, что предмет аренды не предполагается передавать в субаренду.
Для обычной небольшой организации на УСН наиболее значим именно третий вариант — право применять упрощенные способы бухгалтерского учета. Если такое право есть, договор не предусматривает выкуп квартиры и квартира не передается в субаренду, закрепите выбранный упрощенный способ учета в учетной политике. Тогда арендные платежи можно признавать расходами в течение срока аренды без формирования ППА и обязательства по аренде.
В 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0 для учета аренды без признания ППА предусмотрен документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги аренды. Фирма 1С отдельно описывает такой вариант для организаций на УСН.
Если же организация не вправе использовать соответствующее упрощение ФСБУ 25/2018 либо самостоятельно выбрала общий вариант, одной ежемесячной проводкой Дт 20 Кт 76 ограничиваться не следует. В этом случае разберем аренду через признание права пользования активом и обязательства по аренде. В 1С для такого варианта используются специализированные механизмы учета аренды, в том числе операции поступления объекта в аренду, принятия к учету предмета аренды, начисления амортизации права пользования активом и уменьшения обязательства по аренде по мере платежей. Для организаций, имеющих право на упрощенный бухучет, ФСБУ 25/2018 также разрешает первоначально оценивать обязательство по аренде в сумме номинальных будущих платежей без дисконтирования.
Таким образом, исходный ответ с форума используем как практическую схему только после проверки учетной политики и условий применения ФСБУ 25/2018.
Разберем по шагам работу в 1С:Бухгалтерия 8. Сначала создайте арендодателя как контрагента и заведите договор аренды. Для учета НДФЛ этого же человека также внесите в справочник Физические лица. Не путайте два назначения справочников: карточка контрагента используется для взаиморасчетов по договору, а карточка физического лица нужна для налогового учета НДФЛ и формирования отчетности.
Если применяем упрощенный вариант учета аренды без ППА, ежемесячно отражайте расходы документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги аренды либо другим предусмотренным вашей версией программы способом, обеспечивающим нужную проводку по счету затрат и расчетов с арендодателем.
Укажите полную стоимость аренды — 60 000 руб., а не 52 200 руб. В качестве счета затрат установите 20, 25, 26 или другой счет согласно экономическому назначению квартиры. Для строительства при непосредственной связи проживания работников с выполнением работ по конкретному объекту рассмотрите счет 20 и соответствующую аналитику по объекту строительства, подразделению, номенклатурной группе или другой аналитике, которая применяется организацией.
Одних бухгалтерских проводок недостаточно. Если просто сделать проводку Дт 76 Кт 68.01 вручную, сумма может правильно появиться на бухгалтерском счете, но информация о доходе физического лица, дате получения дохода, исчисленном и удержанном НДФЛ может не попасть в налоговые регистры программы и затем не заполнить 6-НДФЛ.
Поэтому используйте специальный документ Операция учета НДФЛ. В актуальных материалах 1С для дохода физического лица по договору аренды предусмотрена именно регистрация дохода и НДФЛ через соответствующий механизм учета НДФЛ.
Откройте раздел, связанный с зарплатой и НДФЛ, затем перейдите к списку всех документов по НДФЛ и создайте Операция учета НДФЛ. В зависимости от интерфейса и релиза путь может выглядеть как «Зарплата и кадры — НДФЛ — Все документы по НДФЛ».
В документе выберите физическое лицо — собственника квартиры. Если он никогда не был сотрудником организации, предварительно создайте его в справочнике Физические лица. Наличие трудового договора для этого не требуется.
Датой получения дохода от аренды указывайте дату фактической выплаты арендной платы. Для денежного дохода по договору аренды дата получения дохода определяется по дате выплаты. Соответственно, если арендную плату за июль фактически перечислили 5 августа, для НДФЛ доход относится к дате выплаты 5 августа, а не автоматически к 31 июля.
Обратите особое внимание на код дохода. Для аренды именно жилого недвижимого имущества используется код дохода 1401 — «Доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования жилого недвижимого имущества». Код 1402 предназначен для другой недвижимости, не относящейся к жилой. Код 1400 сейчас используется для иных видов имущества с учетом исключений, установленных классификатором.
Это уточнение важно, потому что в некоторых старых инструкциях по 1С можно встретить код 1400 для любой аренды имущества. Для квартиры применяйте актуальный специальный код 1401. В Операция учета НДФЛ зарегистрируйте доход 60 000 руб., затем исчисленный налог 7 800 руб. и удержанный налог 7 800 руб. при условии применения ставки 13%.
Проверьте вид налоговой базы. Доход от сдачи квартиры для налогового резидента относится к доходам, облагаемым по основной прогрессивной шкале. Поэтому не фиксируйте вручную 13%, если программа уже определяет ставку с учетом накопленной налоговой базы физлица у данного налогового агента.
После начисления арендной платы и регистрации налогового учета оформите фактическое перечисление денег арендодателю документом Списание с расчетного счета. В зависимости от настроек базы используйте подходящий вид операции по расчетам с контрагентом.
В нашем примере перечисляйте физическому лицу 52 200 руб.. В назначении платежа желательно однозначно указать договор, период аренды и то, что сумма перечисляется за вычетом удержанного НДФЛ.
После проведения документов проверьте расчеты по счету 76 или 60. Если за месяц начислено 60 000 руб., 52 200 руб. выплачено собственнику и 7 800 руб. отнесено на расчеты с бюджетом как удержанный НДФЛ, задолженность перед арендодателем по этому месяцу должна закрыться.
Следующий этап — единый налоговый счет. В исходном ответе с форума приведена проводка Дт 68.01 Кт 68.90. Экономический смысл этой операции правильный: удержанный НДФЛ переводится в состав совокупной налоговой обязанности на ЕНС.
Но не спешите вводить эту проводку вручную. В актуальных версиях 1С:Бухгалтерия 8 операции по ЕНС автоматизированы. В зависимости от используемого релиза, настроек учета и способа регистрации удержанного НДФЛ проводка Дт 68.01 Кт 68.90 может формироваться документами выплаты, сведениями об удержанном НДФЛ, уведомлением либо операциями ЕНС. Фирма 1С указывает, что при переносе удержанного НДФЛ на ЕНС формируется именно проводка Дт 68.01 Кт 68.90.
Поэтому после регистрации аренды проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 68.01 и 68.90. Если проводка уже создана программой, не дублируйте ее ручной операцией.
Если автоматического переноса нет, воспользуйтесь предусмотренным вашей версией программы документом Уведомление об исчисленных суммах налогов, сервисом ЕНС либо документом Операции ЕНС. В новых релизах название некоторых документов ЕНС менялось, поэтому ориентируйтесь прежде всего на назначение операции — формирование совокупной обязанности по удержанному НДФЛ.
Разберем сроки, потому что применять старое правило «НДФЛ перечисляем на следующий день после выплаты» в 2026 году неправильно.
Налоговые агенты подают уведомления по НДФЛ два раза в месяц. По НДФЛ, удержанному с 1-го по 22-е число месяца, уведомление подается не позднее 25-го числа этого же месяца. По налогу, удержанному с 23-го числа по последний день месяца, уведомление подается не позднее 3-го числа следующего месяца. Для периода с 23 по 31 декабря действует специальный срок — последний рабочий день года.
Уплата НДФЛ производится через ЕНС: для налога, удержанного с 1-го по 22-е число, основной срок уплаты — не позднее 28-го числа текущего месяца; для налога, удержанного с 23-го числа по конец месяца, — не позднее 5-го числа следующего месяца с учетом переноса сроков на рабочие дни. Конкретные календарные даты в 2026 году могут сдвигаться из-за выходных.
Посмотрим на практический пример. Если 60 000 руб. аренды выплачиваем 20-го числа месяца, 7 800 руб. НДФЛ считаем удержанными 20-го числа. Сумма относится к периоду с 1-го по 22-е число. Если же аренду перечисляем 25-го числа, удержание относится уже к периоду с 23-го числа по конец месяца, и уведомление и срок уплаты будут определяться по второй половине месяца.
Доход арендодателя необходимо включить в налоговый учет НДФЛ организации, несмотря на то что собственник квартиры не является сотрудником. Наличие трудовых отношений здесь не имеет значения: организация является налоговым агентом именно вследствие выплаты дохода по договору аренды.
После проведения Операция учета НДФЛ сформируйте 6-НДФЛ и проверьте, что доход собственника квартиры и удержанный налог попали в отчетность. За год сведения по физическому лицу должны формироваться с правильным кодом дохода 1401.
Дополнительно сформируйте регистр налогового учета по НДФЛ или справку о доходах физического лица и сверьте три показателя: доход 60 000 руб., исчисленный НДФЛ 7 800 руб. и удержанный НДФЛ 7 800 руб. Для аренды квартиры в действующих классификаторах используйте код 1401.
Нет, если речь идет именно о выплате собственнику квартиры по договору аренды имущества. Не смешивайте договор аренды с гражданско-правовым договором на выполнение работ или оказание услуг.
Выплаты по договорам, предметом которых является передача имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами по правилам статьи 420 НК РФ. К таким договорам относится аренда. Поэтому на ежемесячные 60 000 руб., выплачиваемые собственнику квартиры, страховые взносы не начисляйте.
Соответственно, не включайте арендную плату физическому лицу в РСВ как вознаграждение исполнителю по договору выполнения работ или оказания услуг.
Если арендодатель — обычное физическое лицо, не выступающее в данной операции как плательщик НДС, входного НДС по такому договору у организации нет. Поэтому не выделяйте из 60 000 руб. НДС расчетным путем и не пытайтесь принять его к вычету.
Для рассматриваемой организации на УСН это означает, что полная договорная сумма 60 000 руб. используется для бухгалтерского учета аренды и для определения дохода арендодателя по НДФЛ. НДФЛ 7 800 руб. удерживается именно из этой суммы.
Для устойчивой учетной схемы оформите письменный договор аренды между собственником квартиры и организацией. Юридическому лицу жилое помещение может быть предоставлено по договору аренды, причем юридическое лицо вправе использовать его только для проживания граждан. Поэтому прямо зафиксируйте в договоре, что квартира предоставляется для проживания работников организации, занятых на строительном объекте.
Укажите адрес квартиры, характеристики помещения, срок аренды, размер платы, дату и порядок ее внесения, обязанность организации удерживать НДФЛ в соответствии с налоговым законодательством, распределение коммунальных платежей, перечень проживающих лиц или порядок их определения, условия возврата помещения.
Отдельно оформите передачу квартиры организации. Обычно используйте акт приема-передачи либо предусмотрите в самом договоре положение, подтверждающее фактическую передачу объекта.
Ежемесячные акты «оказанных услуг» по аренде в общем случае не являются обязательными, если договором не предусмотрена необходимость их ежемесячного составления. Для подтверждения арендных отношений обычно используются договор, документы о передаче имущества и документы по арендным платежам. Если же в договоре написано, что каждый месяц стороны подписывают акт, выполняйте это условие.
Теперь проанализируем самый важный дополнительный вопрос. До этого мы говорили о НДФЛ арендодателя. Но квартира арендуется не для офиса, а для проживания работников. Поэтому необходимо отдельно решить, появляется ли у сотрудников доход в натуральной форме из-за того, что организация оплачивает их проживание.
По общему подходу оплата работодателем жилья за работника может рассматриваться как доход работника в натуральной форме. Актуальные разъяснения 1С:ИТС в 2026 году для осторожного налогового агента рекомендуют исчислять НДФЛ со стоимости оплачиваемого работодателем жилья, когда оно предоставляется сотруднику как его индивидуальное имущественное благо.
Но рассматриваемая ситуация имеет существенную особенность: квартира снята для сотрудников, направленных работать на строительный объект в другом городе. Здесь необходимо установить, в чьих интересах организация несет расходы.
В судебной практике существует подход, согласно которому у работников не возникает облагаемого НДФЛ дохода, если организация арендует жилье прежде всего в собственных производственных интересах: работников необходимо привлечь к работе в другом городе, договор заключает и оплачивает сам работодатель, жилье предоставляется из-за производственной необходимости, а не как элемент личного социального пакета. Такой подход отражен в обзоре практики Верховного Суда и учитывался налоговыми органами.
Поэтому не начисляйте автоматически второй НДФЛ на работников только потому, что они ночуют в квартире. Сначала выясним юридическое основание их нахождения в другом городе.
Если работники направлены в служебную командировку, расходы по найму жилого помещения относятся к расходам, которые работодатель обязан возмещать в связи с командировкой. Это значительно усиливает позицию об отсутствии личного дохода работников при корректном документальном оформлении командировки. Правила по страховым взносам также отдельно освобождают предусмотренные законодательством документально подтвержденные командировочные расходы.
Если применяется вахтовый метод, также используйте специальные нормы трудового законодательства. Для вахтовиков работодатель обязан организовывать или оплачивать проживание, а действующие разъяснения 1С указывают, что стоимость такого проживания не облагается страховыми взносами при соблюдении условий вахтового метода.
Если сотрудники просто постоянно работают в другом городе, а работодатель оплачивает им жилье как дополнительную льготу, ситуация становится более рискованной. Осторожный вариант — признать натуральный доход работников и исчислять с него НДФЛ, а вопрос страховых взносов также оценивать как выплату в рамках трудовых отношений. В актуальных правовых материалах позиция Минфина заключается в том, что обычная оплата работодателем аренды квартиры для сотрудника облагается страховыми взносами, если специального освобождения нет.
Поэтому оформите связь квартиры именно со строительным проектом: приказ о направлении работников, командировочные документы либо документы о вахтовом методе, список проживающих, срок нахождения на объекте, служебную записку о производственной необходимости проживания, положение о размещении работников на удаленных строительных объектах. Чем очевиднее, что работник не выбирает квартиру для личных целей, а проживание обусловлено исключительно работой на объекте, тем обоснованнее позиция об отсутствии самостоятельного экономического блага.
Предположим, в квартире одновременно проживают четыре монтажника, которых организация направила на строительный объект на два месяца. Компания самостоятельно выбрала квартиру, заключила договор, контролирует срок проживания, после завершения работ работники освобождают помещение, использовать квартиру для личных целей после окончания работы они не могут.
В такой ситуации документально подчеркните производственную цель. Если же организация просто компенсирует конкретному сотруднику выбранную им квартиру в течение всего срока его работы, независимо от наличия временного строительного проекта, признаки личного дохода значительно сильнее.
Таким образом, налог с арендной платы собственника в размере 7 800 руб. и возможный налог с натурального дохода работников — совершенно разные расчеты. Удержание 7 800 руб. у арендодателя не закрывает автоматически вопрос налогообложения проживания сотрудников.
Проверим еще один возможный вариант. Физическое лицо может применять налог на профессиональный доход при сдаче в аренду жилой недвижимости, если соблюдены условия режима НПД. В таком случае схема с удержанием организацией НДФЛ обычно не применяется: самозанятый формирует чек и самостоятельно исполняет обязанности по НПД.
Однако обязательно проверьте статус арендодателя и ограничения НПД. В частности, ФНС разъясняла специальные ограничения для доходов от сдачи имущества своему работодателю. Поэтому не заменяйте НДФЛ на НПД только на основании устного заявления физического лица — получите подтверждение его статуса и чек в установленном порядке.
Если же собственник — обычное физическое лицо, как в исходной ситуации, оставьте схему с НДФЛ налогового агента.
Соберем решение в единую последовательность. Сначала проверьте договор: арендатором должна быть организация, предметом договора — конкретная квартира, цель использования — проживание работников. Укажите полную арендную плату 60 000 руб. до удержания НДФЛ.
Затем проверьте статус собственника: обычное физическое лицо, налоговый резидент РФ, не применяющее к этой выплате НПД и не выступающее в рамках другого режима. При таких исходных данных организация является налоговым агентом.
В бухгалтерском учете определите способ учета аренды по ФСБУ 25/2018. Если имеете право не признавать ППА и обязательство по аренде и такое решение закреплено в учетной политике, начисляйте ежемесячную арендную плату непосредственно в расходы.
При связи квартиры с конкретным строительным объектом рассмотрите проводку Дт 20 Кт 76 — 60 000 руб. Если связь с прямыми производственными затратами отсутствует, используйте соответствующий счет 25, 26 или иной счет согласно учетной политике.
Зарегистрируйте арендодателя в справочнике Физические лица и оформите Операция учета НДФЛ. Для квартиры используйте код дохода 1401. Датой дохода установите фактическую дату выплаты аренды.
При ставке 13% исчислите 7 800 руб. НДФЛ. Отразите удержание проводкой Дт 76 Кт 68.01 — 7 800 руб., если проводка не формируется используемым вами документом автоматически.
Арендодателю перечислите 52 200 руб. и получите проводку Дт 76 Кт 51 — 52 200 руб.
Проверьте перенос удержанного НДФЛ на ЕНС. Итоговая бухгалтерская запись должна отражать Дт 68.01 Кт 68.90 — 7 800 руб., но не дублируйте ее ручной операцией, если она уже создана механизмом ЕНС в вашей версии 1С.
В соответствующий срок сформируйте и отправьте уведомление об исчисленном НДФЛ. Обеспечьте достаточное положительное сальдо ЕНС к установленному сроку уплаты.
После этого проверьте 6-НДФЛ, регистр налогового учета по НДФЛ, обороты по счетам 76, 68.01 и 68.90. Убедитесь, что арендодатель отражается с доходом 60 000 руб., кодом 1401 и фактически удержанным налогом.
В налоговом учете УСН не включайте 60 000 руб. в расходы, уменьшающие налоговую базу: организация применяет объект «доходы». Но в бухгалтерском учете затраты продолжайте признавать в обычном порядке.
Первая ошибка — перечислить собственнику все 60 000 руб., а еще 7 800 руб. заплатить в бюджет, одновременно продолжая считать, что договорная арендная плата равна 60 000 руб. При обычной формулировке договора 60 000 руб. — это доход до налогообложения, поэтому собственнику перечисляется сумма за минусом удержанного налога.
Вторая ошибка — отразить расход только в размере 52 200 руб. Бухгалтерский расход по договору составляет 60 000 руб.
Третья ошибка — поставить Дт 76 Кт 68.01 вручную, но не создать Операция учета НДФЛ. В результате бухгалтерские счета могут выглядеть правильно, а 6-НДФЛ окажется незаполненным или заполнится некорректно.
Четвертая ошибка — использовать для квартиры код дохода 1400. Для жилой недвижимости применяйте актуальный код 1401.
Пятая ошибка — всегда использовать 13%. С 2025 года для резидентов действует прогрессивная шкала 13–22%, а для обычного дохода нерезидента от аренды российской недвижимости применяется ставка 30%.
Шестая ошибка — начислять страховые взносы на выплату собственнику квартиры. По самому договору аренды имущества страховых взносов нет. Не путайте эту выплату с оплатой услуг физического лица.
Седьмая ошибка — считать, что УСН «доходы» отменяет бухгалтерский учет расхода. Аренда не уменьшает налоговую базу по УСН, но в бухгалтерском учете отражается.
Восьмая ошибка — полностью игнорировать ФСБУ 25/2018. Сначала определите, вправе ли организация учитывать аренду без ППА. Только после этого закрепляйте простую ежемесячную схему Дт 20 Кт 76.
Девятая ошибка — не анализировать возможный натуральный доход работников. НДФЛ собственника квартиры и налоговые последствия бесплатного проживания сотрудников являются самостоятельными вопросами. Если жилье предоставляется из-за производственной необходимости, командировки или вахтового метода, оформите это документально. Если же квартира является индивидуальной льготой работнику, применяйте более осторожный подход к НДФЛ и страховым взносам.
Если собственник квартиры — обычное физическое лицо, налоговый резидент РФ, договорная стоимость составляет 60 000 руб. в месяц и налоговая база физлица у организации пока остается в пределах ставки 13%, начислите арендодателю доход 60 000 руб., удержите НДФЛ 7 800 руб. и перечислите ему 52 200 руб.
При простом варианте бухгалтерского учета аренды используйте схему Дт 20 (25, 26) Кт 76 — 60 000 руб.; Дт 76 Кт 68.01 — 7 800 руб.; Дт 76 Кт 51 — 52 200 руб.; Дт 68.01 Кт 68.90 — 7 800 руб. Конкретный счет затрат определите по назначению работников и связи проживания со строительным объектом.
В 1С:Бухгалтерия 8 зарегистрируйте аренду средствами учета аренды, а для налогового учета собственника обязательно используйте Операция учета НДФЛ. Для жилой квартиры установите код дохода 1401, дату фактической выплаты, полную сумму дохода и фактически исчисленный и удержанный налог. После этого проверьте перенос налога на ЕНС и заполнение 6-НДФЛ.
В декларации и расчете налога по УСН с объектом «доходы» арендную плату в состав уменьшающих налоговую базу расходов не включайте. При этом бухгалтерские расходы отражайте полностью.
И наконец, отдельно оформите производственную причину предоставления квартиры сотрудникам. Если они временно находятся в другом городе исключительно из-за строительного объекта, закрепите это приказами, командировочными документами, документами по вахтовому методу либо иными внутренними документами в зависимости от реальной организации труда. Это позволит корректно решить самостоятельный вопрос о том, возникает ли у работников доход в натуральной форме от оплаченного работодателем проживания.
Информация носит справочный характер