Рассмотрим ситуацию, когда ООО арендует нежилое помещение у физического лица. Арендодатель одновременно работает в организации по трудовому договору. Помимо фиксированной арендной платы общество планирует оплачивать управляющей компании общедомовые расходы, которые выставлены в квитанции собственнику помещения.
Главный вывод следующий: если ООО оплачивает расходы, которые обязан нести собственник помещения и которые не зависят от фактического потребления услуг арендатором, у арендодателя возникает доход, облагаемый НДФЛ. В рассматриваемой ситуации общедомовые расходы обычно относятся именно к таким расходам собственника.
Следовательно, алгоритм, при котором ООО признает стоимость оплаченных за арендодателя расходов его доходом, исчисляет НДФЛ и удерживает налог из заработной платы сотрудника, в целом является верным. Но для корректного учета нужно не ограничиваться расчетом 10 000 рублей × 13%. Разберем, как определить облагаемую сумму, какую ставку применять, когда удерживать налог, как оформить документы и каким образом отразить операцию в 1С.
Не будем автоматически считать любую сумму из квитанции управляющей компании облагаемым доходом арендодателя. Для НДФЛ имеет значение экономический смысл платежа: оплачивает ли организация собственную потребность как арендатор или погашает обязанность физического лица как собственника недвижимости.
Разделим платежи на две группы.
Расходы собственника, не зависящие от фактического потребления помещения арендатором. К этой группе обычно относятся содержание и ремонт общего имущества, услуги управления многоквартирным домом, взносы на капитальный ремонт, расходы на обслуживание общедомового имущества, фиксированные платежи, начисления пропорционально площади помещения и другие суммы, которые собственник должен уплачивать независимо от того, используется помещение или стоит пустым.
Расходы, зависящие от фактического потребления арендатором. К этой группе могут относиться электроэнергия, вода, водоотведение, отопление и иные коммунальные ресурсы, если их объем определяется по индивидуальным приборам учета или иным документально подтвержденным показателям фактического потребления именно арендатором.
Рассмотрим подробнее первую группу. Общедомовые расходы начисляются собственнику не потому, что он лично потребил конкретный объем ресурса, а потому, что он владеет помещением и имеет долю в общем имуществе здания. Обязанность по оплате таких расходов возникает у собственника независимо от наличия арендатора.
Когда ООО перечисляет управляющей компании деньги в счет такой квитанции, организация освобождает собственника от его личной обязанности перед управляющей компанией. У физического лица возникает экономическая выгода. Для целей НДФЛ такая выгода рассматривается как доход в натуральной форме.
Поэтому общедомовые расходы, выставленные собственнику помещения и не связанные с индивидуально подтвержденным потреблением арендатора, безопаснее включать в доход арендодателя и облагать НДФЛ.
Теперь посмотрим на вторую группу. Если ООО оплачивает фактически потребленные в арендуемом помещении ресурсы, а размер оплаты подтвержден показаниями счетчиков, актами, расчетами управляющей компании или ресурсоснабжающей организации, доход у арендодателя может не возникать. В этой ситуации расходы производятся в интересах арендатора: именно ООО использовало электричество, воду или иной ресурс.
Однако не будем смешивать оплату ресурсов по счетчикам и оплату общедомовых расходов. Само слово «коммунальные» не означает, что НДФЛ можно не удерживать. Нужно анализировать каждую строку квитанции отдельно.
Разберем правовую логику. Налоговая база по НДФЛ включает доходы, полученные физическим лицом как в денежной, так и в натуральной форме. К доходам в натуральной форме относится, в частности, оплата организацией за физическое лицо товаров, работ, услуг или имущественных прав в интересах этого физического лица.
В рассматриваемой ситуации ООО перечисляет деньги не арендодателю на банковский счет, а управляющей компании. Но это не исключает возникновения дохода. Важен не маршрут денег, а результат операции. Если после оплаты ООО управляющая компания считает задолженность собственника погашенной, физическое лицо получает имущественную выгоду.
Посмотрим на пример. Управляющая компания выставила собственнику нежилого помещения квитанцию на 10 000 рублей за содержание общего имущества, управление домом и текущий ремонт. ООО перечислило эти 10 000 рублей управляющей компании на основании дополнительного соглашения к договору аренды.
После оплаты собственник не должен перечислять управляющей компании 10 000 рублей из собственных средств. Значит, его расходы уменьшились на эту сумму. Для НДФЛ стоимость оплаченных за него услуг составляет доход в натуральной форме.
В данном примере налоговая база равна 10 000 рублей. В нее включаем полную стоимость услуг, уплаченную за физическое лицо, включая суммы, входящие в квитанцию управляющей компании.
Не будем считать, что доход возникает только тогда, когда деньги поступают на карту арендодателя. Доход может быть получен и в иной форме, в том числе путем погашения его обязательства перед третьим лицом.
Рассмотрим исключение, которое важно отделить от основной ситуации. НДФЛ не возникает, если ООО компенсирует или оплачивает стоимость коммунального ресурса, который фактически потреблен арендатором и размер которого зависит от объема такого потребления.
Например, в арендуемом помещении установлен отдельный счетчик электроэнергии. Управляющая компания или ресурсоснабжающая организация определила стоимость электроэнергии по показаниям этого счетчика. Дополнительное соглашение к договору аренды предусматривает, что ООО оплачивает электроэнергию только в объеме, фактически потребленном в помещении в период аренды.
В таком случае организация оплачивает собственный расход как пользователь помещения. Экономической выгоды у арендодателя не возникает, поскольку он не получает освобождение от собственного фиксированного обязательства. Он лишь не оплачивает ресурс, который потребил арендатор.
Для применения этого подхода соберем документы, подтверждающие фактическое потребление.
Зафиксируем в договоре аренды или дополнительном соглашении, что арендатор возмещает только стоимость ресурсов, фактически потребленных в арендуемом помещении.
Укажем порядок определения объема: по счетчикам, актам снятия показаний, расчетам управляющей компании, отдельным приборам учета или иной понятной методике.
Сохраним квитанции, счета, расчеты и платежные документы.
Разделим в расчете суммы, зависящие от фактического потребления, и фиксированные расходы собственника.
Не включаем в необлагаемую компенсацию суммы содержания общего имущества, взносы на капитальный ремонт и аналогичные начисления, если они не подтверждены как индивидуально потребленные ООО ресурсы.
Рассмотрим смешанную квитанцию. В ней могут одновременно присутствовать электроэнергия по счетчику на 2 500 рублей, холодная вода по счетчику на 600 рублей, содержание общего имущества на 5 000 рублей и взнос на капитальный ремонт на 1 900 рублей.
Если ООО подтвердило, что электроэнергия и вода потреблены в арендуемом помещении, суммы 2 500 и 600 рублей можно рассматривать как расходы арендатора. Суммы 5 000 и 1 900 рублей являются расходами собственника. Если ООО оплачивает их вместо арендодателя, в доход физического лица включаем 6 900 рублей.
Не будем применять единый налоговый подход ко всей квитанции без расшифровки ее состава. Именно детализация начислений позволяет обосновать, почему с одной части расходов НДФЛ удерживается, а с другой части не удерживается.
Если договор аренды заключен с обычным физическим лицом, которое не выступает по договору как индивидуальный предприниматель, ООО признается налоговым агентом по НДФЛ. Это относится как к денежной арендной плате, так и к доходу в натуральной форме, возникающему при оплате расходов собственника.
Статус сотрудника не отменяет обязанности ООО как налогового агента. Напротив, наличие заработной платы упрощает удержание налога: организация сможет удержать НДФЛ из ближайшей денежной выплаты работнику.
Не будем смешивать трудовые отношения и отношения аренды. Сотрудник одновременно может выступать в двух ролях:
как работник — получать заработную плату по трудовому договору;
как арендодатель — предоставлять ООО собственное нежилое помещение во временное пользование по договору аренды.
Для НДФЛ обе выплаты и обе формы дохода нужно учитывать у одного физического лица. Но основание дохода будет разным: заработная плата возникает в рамках трудовых отношений, а арендная плата и оплата расходов собственника — в рамках договора аренды.
Проверим также статус арендодателя до начала расчетов. Особый порядок может применяться, если физическое лицо заключает договор именно как индивидуальный предприниматель, а сдача помещения в аренду относится к его предпринимательской деятельности. В таком случае необходимо отдельно проверить условия договора, реквизиты стороны, систему налогообложения предпринимателя и основания, по которым ООО может не исполнять функции налогового агента.
В рассматриваемой ситуации речь идет о физическом лице — сотруднике ООО, поэтому базовый и наиболее безопасный вариант состоит в том, чтобы считать ООО налоговым агентом.
Отдельно обратим внимание на самозанятость. Для сдачи в аренду нежилых помещений режим налога на профессиональный доход обычно не применяется. Поэтому наличие у физического лица статуса плательщика НПД само по себе не означает, что ООО может не удерживать НДФЛ по договору аренды нежилого помещения.
Рассмотрим расчет из вопроса. Если ООО оплачивает за арендодателя общедомовые расходы в сумме 10 000 рублей, эта сумма признается доходом физического лица в натуральной форме. При ставке 13% НДФЛ составит:
10 000 рублей × 13% = 1 300 рублей.
Эта сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника. Следовательно, базовый алгоритм верный: стоимость оплаченных за собственника расходов признаем доходом, исчисляем НДФЛ и удерживаем его из зарплаты.
Но рассмотрим важное уточнение. С 2025 года для налоговых резидентов действует прогрессивная шкала НДФЛ. Поэтому в текущем учете нельзя автоматически применять только ставку 13% или только ставку 15% к каждому отдельному платежу.
Доходы от аренды относятся к основной налоговой базе по НДФЛ. В эту же основную налоговую базу у данного налогового агента входят заработная плата и другие доходы, облагаемые по соответствующей основной прогрессивной шкале.
Для налоговых резидентов применяются следующие ставки:
13% — для части основной налоговой базы, не превышающей 2,4 миллиона рублей с начала года;
15% — для части основной налоговой базы свыше 2,4 миллиона рублей и до 5 миллионов рублей;
18% — для части основной налоговой базы свыше 5 миллионов рублей и до 20 миллионов рублей;
20% — для части основной налоговой базы свыше 20 миллионов рублей и до 50 миллионов рублей;
22% — для части основной налоговой базы свыше 50 миллионов рублей.
Поэтому не будем выбирать ставку только по размеру одной квитанции управляющей компании. Рассчитываем НДФЛ нарастающим итогом с начала года по доходам, которые ООО выплатило или предоставило конкретному физическому лицу.
Если у сотрудника основная налоговая база с начала года не превысила 2,4 миллиона рублей, с суммы общедомовых расходов 10 000 рублей действительно исчисляем НДФЛ по ставке 13% в сумме 1 300 рублей.
Если доход работника у ООО уже превысил 2,4 миллиона рублей, часть суммы может попасть под ставку 15%. Например, на дату оплаты квитанции доход сотрудника с начала года составил 2 395 000 рублей. ООО оплачивает за него 10 000 рублей общедомовых расходов.
В этой ситуации первые 5 000 рублей дохода попадают в предел 2,4 миллиона рублей и облагаются по ставке 13%. Остальные 5 000 рублей превышают этот предел и облагаются по ставке 15%.
Расчет будет следующим:
5 000 рублей × 13% = 650 рублей.
5 000 рублей × 15% = 750 рублей.
Общая сумма НДФЛ составит 1 400 рублей.
Следовательно, сумму налога определяем не путем механического умножения квитанции на одну ставку, а как разницу между НДФЛ, исчисленным нарастающим итогом после отражения дохода, и НДФЛ, который уже был исчислен ранее.
Разберем дату получения дохода. Доход в натуральной форме возникает в день, когда ООО оплатило управляющей компании расходы за собственника. Не будем ориентироваться только на дату квитанции, дату начисления управляющей компанией или дату подписания дополнительного соглашения.
Например, управляющая компания выставила квитанцию 5 марта, дополнительное соглашение к договору аренды подписано 10 марта, а ООО перечислило деньги 18 марта. Датой получения дохода в натуральной форме будет 18 марта.
Именно на эту дату нужно:
определить сумму дохода арендодателя;
включить ее в основную налоговую базу по НДФЛ;
исчислить налог нарастающим итогом;
отразить доход и налог в учете НДФЛ;
подготовить удержание налога из ближайшей денежной выплаты сотруднику.
Не будем переносить момент возникновения дохода на дату выплаты заработной платы. Зарплата нужна для удержания НДФЛ, но сам натуральный доход возникает раньше — в день оплаты расходов управляющей компании.
Поскольку ООО оплачивает услуги не деньгами работнику, удержать НДФЛ непосредственно из суммы оплаты управляющей компании невозможно. Налог нужно удержать из любого денежного дохода, который ООО выплачивает этому же физическому лицу.
В рассматриваемой ситуации таким денежным доходом является заработная плата сотрудника. Поэтому ООО вправе и должно удержать исчисленный НДФЛ при ближайшей выплате зарплаты, аванса, премии, отпускных или иной денежной выплаты.
Разберем порядок действий по шагам.
ООО оплачивает управляющей компании сумму общедомовых расходов, выставленных собственнику помещения.
На дату оплаты ООО отражает у арендодателя доход в натуральной форме в размере оплаченной суммы.
ООО исчисляет НДФЛ с учетом доходов сотрудника с начала года.
При ближайшей выплате зарплаты ООО удерживает ранее исчисленный НДФЛ из суммы, подлежащей выдаче сотруднику.
Удержанный НДФЛ включаем в уведомление об исчисленных суммах налогов и перечисляем в составе единого налогового платежа в установленный срок.
Отражаем доход и удержанный налог в расчете по форме 6-НДФЛ и в справке о доходах физического лица по итогам года.
Посмотрим на пример. ООО перечислило управляющей компании 10 000 рублей 18 марта. Вся сумма относится к расходам собственника. На 18 марта исчислен НДФЛ 1 300 рублей. Зарплата сотруднику выплачивается 5 апреля.
При выплате зарплаты 5 апреля ООО удерживает 1 300 рублей НДФЛ, относящегося к доходу в натуральной форме, вместе с НДФЛ, исчисленным с самой заработной платы.
Если сотруднику к выплате причитается 60 000 рублей до удержания НДФЛ, организация удерживает налог в пределах разрешенного лимита. Сумма 1 300 рублей не создает проблем, если размер денежной выплаты позволяет удержать налог.
Не будем оформлять удержание как добровольное удержание по заявлению работника. Удержание НДФЛ производится организацией как налоговым агентом на основании налогового законодательства. Отдельное согласие работника на удержание налога из заработной платы обычно не требуется.
Рассмотрим важное ограничение. При удержании НДФЛ с дохода в натуральной форме сумма удержания не может превышать 50% денежного дохода, выплачиваемого физическому лицу.
Например, ООО оплатило за сотрудника-собственника расходы в сумме 200 000 рублей. НДФЛ с такого дохода составил 26 000 рублей при ставке 13%. Ближайшая денежная выплата сотруднику составляет 30 000 рублей.
В этой ситуации удержать 26 000 рублей из выплаты 30 000 рублей нельзя, поскольку это превышает 50% денежного дохода. Максимальная сумма удержания составит 15 000 рублей. Оставшуюся сумму налога удерживаем из следующих денежных выплат, пока имеется возможность удержания.
Не будем пытаться удержать с работника сумму, превышающую установленное ограничение, только потому, что он одновременно является арендодателем. Статус сотрудника не отменяет правило о предельном размере удержания налога с натурального дохода.
Если до конца года удержать НДФЛ полностью невозможно, ООО должно выполнить обязанности налогового агента по сообщению о неудержанной сумме налога. Для этого отражаем сумму дохода и неудержанного НДФЛ в отчетности. Налоговая инспекция в дальнейшем предъявит налог физическому лицу к уплате.
По общему правилу сообщить о невозможности удержать налог нужно после окончания налогового периода в сроки, установленные для такого сообщения. Поэтому не будем откладывать проверку неудержанного НДФЛ на последний момент года. Регулярно анализируем задолженность по НДФЛ в 1С и сопоставляем ее с будущими денежными выплатами работнику.
После удержания НДФЛ перечисляем его на единый налоговый счет в составе единого налогового платежа. Для НДФЛ налоговых агентов действует специальный порядок сроков.
Если НДФЛ удержан с 1-го по 22-е число месяца, налог перечисляем не позднее 28-го числа этого месяца. Уведомление об исчисленных суммах налогов направляем не позднее 25-го числа.
Если НДФЛ удержан с 23-го числа по последнее число месяца, налог перечисляем не позднее 5-го числа следующего месяца. Уведомление направляем не позднее 3-го числа следующего месяца.
Для удержаний в конце декабря действует специальный срок перечисления — не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Посмотрим на пример. ООО оплатило управляющей компании расходы 18 марта, а удержало НДФЛ из зарплаты 5 апреля. Поскольку удержание произошло с 1-го по 22-е число апреля, ООО отражает удержанный налог в уведомлении, которое нужно представить не позднее 25 апреля, и перечисляет НДФЛ не позднее 28 апреля.
Не будем перечислять НДФЛ, ориентируясь на дату оплаты управляющей компании. Для сроков уплаты НДФЛ ключевое значение имеет дата удержания налога из денежного дохода физического лица.
Рассмотрим, какие положения стоит включить в дополнительное соглашение. Правильно оформленный документ не отменит НДФЛ с расходов собственника, но позволит однозначно определить состав платежей, порядок расчетов и налоговые последствия.
В дополнительном соглашении рекомендуем отдельно зафиксировать:
какие именно расходы оплачивает ООО;
какие платежи относятся к фиксированным расходам собственника;
какие платежи относятся к ресурсам, фактически потребленным арендатором;
на основании каких документов определяется сумма расходов;
кому перечисляются деньги: арендодателю, управляющей компании или ресурсоснабжающей организации;
входит ли оплата расходов в состав арендной платы или уплачивается сверх фиксированной арендной платы;
какие документы управляющей компании арендодатель передает ООО для подтверждения начислений;
каким образом стороны фиксируют показания счетчиков и фактическое потребление ресурсов.
Для общедомовых расходов безопасно прямо указать, что ООО оплачивает их за арендодателя в качестве дополнительной части платы за пользование помещением либо в качестве компенсации расходов собственника. Такое описание соответствует экономической сути операции и помогает корректно отразить доход в натуральной форме.
Если стороны хотят выделить расходы, зависящие от потребления арендатора, укажем отдельный порядок их расчета. Например, можно установить, что ООО оплачивает электрическую энергию и водоснабжение в объеме, определенном по приборам учета, установленным в арендуемом помещении.
Не будем называть все выплаты «возмещением коммунальных расходов» без детализации. Такая формулировка не показывает, чьи именно это расходы и зависит ли их размер от фактического потребления помещения.
Для правильного расчета НДФЛ и подтверждения расходов ООО сформируем комплект документов по каждому месяцу.
Договор аренды нежилого помещения.
Дополнительное соглашение об оплате расходов управляющей компании.
Квитанция, счет или иной расчет управляющей компании.
Расшифровка начислений по строкам квитанции.
Акт снятия показаний счетчиков, если организация заявляет, что часть расходов зависит от фактического потребления.
Платежное поручение ООО в адрес управляющей компании.
Внутренний расчет, в котором отделены облагаемые и необлагаемые НДФЛ суммы.
Документы по отражению дохода и НДФЛ в 1С.
Внутренний расчет можно оформлять бухгалтерской справкой. В ней укажем дату оплаты, сумму квитанции, состав начислений, сумму расходов собственника, сумму расходов арендатора, дату возникновения натурального дохода, примененную ставку и сумму исчисленного НДФЛ.
Такой расчет особенно полезен, если квитанция содержит смешанные начисления. Он позволяет показать, почему одна часть платежа отражена как доход физического лица, а другая часть не включена в его налоговую базу.
Рассмотрим основной вариант из вопроса.
ООО арендует у сотрудника нежилое помещение. По дополнительному соглашению ООО оплачивает управляющей компании общедомовые расходы собственника. За апрель управляющая компания выставила квитанцию на 10 000 рублей. В квитанции указаны содержание общего имущества, управление домом и текущий ремонт. Показатели индивидуальных счетчиков в сумме не участвуют.
Проанализируем ситуацию.
Расходы начислены собственнику помещения.
Расходы не зависят от фактического потребления ООО.
ООО оплачивает обязательство физического лица перед управляющей компанией.
У сотрудника-арендодателя возникает доход в натуральной форме в размере 10 000 рублей.
ООО как налоговый агент исчисляет НДФЛ с этой суммы.
Если основная налоговая база сотрудника не превысила 2,4 миллиона рублей с начала года, НДФЛ составит 1 300 рублей.
Налог удерживаем из ближайшей заработной платы или иной денежной выплаты сотруднику.
Следовательно, расчет выглядит так:
Доход в натуральной форме — 10 000 рублей.
НДФЛ при ставке 13% — 1 300 рублей.
Сумма, удерживаемая из заработной платы сотрудника, — 1 300 рублей.
При этом не уменьшаем сумму натурального дохода на НДФЛ. Доходом является вся стоимость оплаченных за собственника расходов — 10 000 рублей. Налог удерживаем из другого денежного дохода физического лица.
Посмотрим на более сложный пример. Управляющая компания выставила собственнику квитанцию на 14 000 рублей. В составе квитанции указаны:
содержание общего имущества — 5 000 рублей;
взнос на капитальный ремонт — 2 000 рублей;
электроэнергия по индивидуальному счетчику — 4 500 рублей;
вода по индивидуальному счетчику — 1 200 рублей;
вывоз отходов — 1 300 рублей.
Дополнительное соглашение предусматривает, что ООО оплачивает расходы, связанные с использованием помещения. По электроэнергии и воде у общества имеются акты снятия показаний счетчиков, подтверждающие фактическое потребление в период аренды.
Проанализируем состав платежа.
Электроэнергия и вода на общую сумму 5 700 рублей подтверждены как ресурсы, потребленные ООО. При наличии надлежащих документов их можно не включать в доход арендодателя.
Содержание общего имущества, взнос на капитальный ремонт и вывоз отходов в сумме 8 300 рублей необходимо оценить отдельно. Если начисления не зависят от фактического потребления ООО и выставлены собственнику как владельцу помещения, их безопаснее признать доходом физического лица.
В таком случае налоговая база по НДФЛ составит 8 300 рублей. При ставке 13% НДФЛ будет равен:
8 300 рублей × 13% = 1 079 рублей.
Этот НДФЛ удерживаем из ближайшей заработной платы сотрудника.
Не будем включать в доход арендодателя весь размер квитанции, если часть расходов документально подтверждена как фактическое потребление арендатора. Но и не будем исключать из налоговой базы все начисления только потому, что в квитанции указаны коммунальные услуги.
Рассмотрим общий принцип бухгалтерского учета. Конкретные счета зависят от назначения помещения, учетной политики ООО, способа отражения арендных расходов и применяемой конфигурации 1С.
Если помещение используется в основной деятельности, расходы на аренду и связанные с ней платежи обычно отражаются на счетах учета затрат. Это могут быть счета 20, 25, 26 или 44. Расчеты с физическим лицом-арендодателем обычно учитываются на счете 76. Расчеты с управляющей компанией могут отражаться на счете 60 или 76 в зависимости от схемы учета и договорной конструкции.
В типовом варианте возможно следующее экономическое отражение:
Сначала признаем расход ООО по аренде или по дополнительной части арендной платы: дебет счета учета затрат и кредит счета расчетов с арендодателем.
Затем при перечислении средств управляющей компании погашаем задолженность перед арендодателем путем оплаты третьему лицу: дебет счета расчетов с арендодателем и кредит счета 51.
При удержании НДФЛ из заработной платы отражаем удержанный налог по дебету счета 70 и кредиту счета учета расчетов по НДФЛ.
Не будем списывать сумму НДФЛ на расходы ООО как самостоятельный расход по аренде. НДФЛ удерживается из дохода физического лица и отражается как обязательство организации перед бюджетом.
Если ООО применяет налог на прибыль, расходы по аренде и предусмотренные договором платежи могут учитываться при соблюдении общих условий: расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода.
Отдельно проверим вопрос вычета НДС. Если квитанция и счет-фактура оформлены на собственника-физическое лицо, у ООО может не быть оснований принять входной НДС к вычету. Не будем автоматически заявлять вычет только потому, что деньги перечислены с расчетного счета ООО. Нужны корректные первичные документы, оформленные в соответствии с правилами НДС.
Рассмотрим порядок работы в 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Поскольку арендодатель является сотрудником, наиболее удобно отражать облагаемую сумму как доход в натуральной форме. Это позволит программе исчислить НДФЛ, удержать его при выплате зарплаты и включить сведения в отчетность.
Для денежной арендной платы, выплачиваемой сотруднику, обычно используют документ Начисление прочих доходов. Доход от аренды нежилого помещения отражается с кодом дохода НДФЛ 1402.
Но оплату управляющей компании за собственника не следует механически объединять с денежной арендной платой. По своей форме это не денежная выплата физическому лицу, а оплата услуг третьему лицу в его интересах.
Для такой суммы используем документ Доход в натуральной форме. В настройках вида начисления указываем, что это доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ. Для оплаты за физическое лицо товаров, работ или услуг обычно применяется код дохода НДФЛ 2510.
Разберем последовательность работы в программе.
Создаем или проверяем вид начисления для оплаты расходов за физическое лицо.
В назначении начисления выбираем вариант Доход в натуральной форме.
Устанавливаем обложение НДФЛ и указываем код дохода 2510.
Проверяем, что начисление не включено в базу страховых взносов, если оно отражает платеж в рамках договора аренды имущества, а не оплату труда.
Создаем документ Доход в натуральной форме датой фактической оплаты управляющей компании.
Указываем сотрудника-арендодателя и сумму расходов собственника, подлежащую обложению НДФЛ.
Проводим документ и проверяем исчисленный НДФЛ.
При начислении и выплате зарплаты проверяем удержание налога из денежного дохода сотрудника.
Не будем вводить в документ Доход в натуральной форме всю сумму квитанции без анализа. Если часть расходов относится к фактическому потреблению ООО по счетчикам, в документ включаем только облагаемую часть.
После проведения документа проверяем данные через отчеты Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, Регистр налогового учета по НДФЛ и расчет 6-НДФЛ. Это позволит убедиться, что доход отражен датой оплаты управляющей компании, налог исчислен, а удержание запланировано при выплате зарплаты.
В 1С:Бухгалтерия 8 порядок зависит от используемого релиза, настроек расчета заработной платы и того, ведется ли полноценный кадровый и зарплатный учет непосредственно в бухгалтерской программе.
Для отражения банковского платежа управляющей компании используем документ Списание с расчетного счета. В документе указываем управляющую компанию, реквизиты платежа, основание оплаты и сумму, перечисленную за собственника помещения.
Одновременно нужно зарегистрировать натуральный доход сотрудника для НДФЛ. В зависимости от настроек программы используем начисление с установленным признаком Доход в натуральной форме. В таком начислении указываем код дохода 2510 и исключаем начисление из базы страховых взносов, если операция относится к договору аренды имущества.
Для обычной денежной арендной платы, выплачиваемой сотруднику, используем отдельное отражение дохода по договору аренды с кодом НДФЛ 1402. Не будем заменять натуральный доход кодом аренды только ради того, чтобы все платежи по договору отражались одинаково.
Рассмотрим удобную схему учета в программе.
Денежную арендную плату отражаем отдельно как доход по договору аренды.
Оплату общедомовых расходов за собственника отражаем отдельной операцией как натуральный доход.
Оплату управляющей компании проводим через банковский документ.
НДФЛ удерживаем при выплате заработной платы сотруднику.
Перед формированием уведомления и 6-НДФЛ сверяем расчеты по НДФЛ с банковскими документами и внутренними расчетами.
Не будем использовать документ Операция учета НДФЛ как основной инструмент ежемесячного учета, если операцию можно отразить стандартным документом натурального дохода. Ручную операцию целесообразно использовать для исправления ошибок, переноса данных или корректировок, когда стандартный документ не подходит по техническим причинам.
Рассмотрим вопрос страховых взносов. Сам факт того, что арендодатель работает в ООО, не превращает арендную плату и оплату расходов по договору аренды в заработную плату.
Договор аренды связан с передачей имущества во временное пользование. Такие выплаты не относятся к вознаграждениям за выполнение работ или оказание услуг. Поэтому выплаты по договору аренды имущества, в том числе дополнительная часть арендной платы в виде оплаты расходов собственника, обычно не признаются объектом обложения страховыми взносами.
Не будем включать такие суммы в базу по страховым взносам только потому, что арендодатель числится в штате организации. Для целей страховых взносов важен предмет договора и экономическая причина выплаты.
Но обеспечим документальное разделение двух видов отношений. В договоре аренды и дополнительном соглашении не указываем, что оплата общедомовых расходов является элементом зарплаты, премией, компенсацией за труд или стимулирующей выплатой. Иначе у контролирующих органов может возникнуть вопрос о трудовой природе выплаты.
У аренды должен быть самостоятельный деловой смысл: ООО реально использует помещение в своей деятельности, договор аренды заключен на рыночных или обоснованных условиях, а расходы подтверждены документами.
Доход в натуральной форме должен попасть в расчет по форме 6-НДФЛ. При этом дата получения дохода и дата удержания налога могут не совпадать.
Дата получения дохода — день, когда ООО оплатило управляющей компании расходы за собственника. В эту дату отражаем сумму натурального дохода и исчисленный НДФЛ.
Дата удержания налога — день ближайшей денежной выплаты сотруднику, из которой фактически удержан НДФЛ. Это может быть дата выплаты зарплаты, аванса, премии, отпускных или иной денежной выплаты.
Поэтому не будем ожидать, что в программе доход и удержание всегда отразятся одним днем. Для натурального дохода нормальна ситуация, когда доход учтен в одном месяце, а налог удержан в следующем.
В годовой справке о доходах физического лица отдельно отражаем денежный доход по аренде и натуральный доход. Для дохода в виде оплаты услуг за физическое лицо используем код 2510. Для денежной арендной платы за нежилое помещение используем код 1402.
Не будем подменять один код другим. Код 1402 характеризует доход от сдачи в аренду нежилой недвижимости. Код 2510 применяется при оплате организацией за физическое лицо товаров, работ или услуг, в том числе коммунальных услуг.
Если ООО удержало НДФЛ с арендной платы и с натурального дохода полностью, арендодатель обычно не обязан подавать декларацию 3-НДФЛ только из-за получения этих доходов от ООО.
Организация как налоговый агент сама исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ, а также отражает сведения в отчетности.
Но проверим, нет ли у физического лица иных оснований для представления декларации. Например, декларация может потребоваться при получении доходов от других арендаторов-физических лиц, от продажи имущества, от зарубежных источников или при иных обстоятельствах, предусмотренных налоговым законодательством.
Если ООО не смогло удержать НДФЛ полностью и сообщило об этом в налоговый орган, налог может быть предъявлен самому физическому лицу к уплате. Поэтому не будем считать, что невозможность удержать налог освобождает арендодателя от налоговой обязанности.
Разберем ошибки, которые чаще всего допускают при оплате расходов арендодателя.
Ошибка: считать всю квитанцию управляющей компании расходом арендатора. Исправим подход: отдельно проанализируем платежи, зависящие от фактического потребления, и платежи собственника.
Ошибка: не удерживать НДФЛ, потому что ООО перечисляет деньги не сотруднику, а управляющей компании. Исправим подход: оценим, погашается ли обязательство физического лица. Если да, возникает натуральный доход.
Ошибка: удерживать НДФЛ только с фиксированной арендной платы. Исправим подход: включим в налоговую базу и стоимость оплаченных за собственника расходов.
Ошибка: применять 13% к каждой квитанции без учета совокупного дохода сотрудника. Исправим подход: рассчитываем НДФЛ нарастающим итогом по основной налоговой базе у данного ООО.
Ошибка: удерживать НДФЛ в день оплаты управляющей компании. Исправим подход: в день оплаты исчисляем налог, а удерживаем его при ближайшей денежной выплате сотруднику.
Ошибка: удерживать больше 50% денежной выплаты работнику. Исправим подход: соблюдаем ограничение и переносим неудержанную сумму на последующие выплаты.
Ошибка: включать натуральный доход по аренде в базу страховых взносов. Исправим подход: проверяем, что платеж относится к договору аренды имущества, а не к трудовым отношениям.
Ошибка: отражать все суммы по коду дохода аренды. Исправим подход: денежную аренду отражаем по коду 1402, а оплату услуг за физическое лицо — по коду 2510.
Ошибка: использовать ручные операции НДФЛ вместо стандартных документов 1С. Исправим подход: для регулярных операций применяем документ Доход в натуральной форме или начисление с установленным признаком натурального дохода.
Подведем итог и разберем последовательность работы, которую можно применять ежемесячно.
Получаем от арендодателя квитанцию управляющей компании и расшифровку начислений.
Разделяем суммы на расходы собственника и расходы, фактически потребленные арендатором.
По расходам собственника признаем у физического лица доход в натуральной форме.
Определяем дату дохода как дату перечисления денег управляющей компании.
Исчисляем НДФЛ нарастающим итогом с учетом основной налоговой базы сотрудника в ООО.
Удерживаем исчисленный налог из ближайшей денежной выплаты сотруднику, соблюдая ограничение 50%.
Перечисляем удержанный НДФЛ в составе единого налогового платежа в установленный срок.
Отражаем натуральный доход в 1С отдельным документом или начислением с признаком Доход в натуральной форме.
Для натурального дохода используем код НДФЛ 2510, а для денежной арендной платы за нежилое помещение — код 1402.
Проверяем, что арендные платежи и компенсация расходов не включены в базу страховых взносов.
Контролируем отражение дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ в отчете 6-НДФЛ.
Таким образом, если ООО оплачивает за арендодателя-сотрудника общедомовые расходы, которые выставлены собственнику и не зависят от фактического потребления помещения организацией, стоимость таких расходов признаем доходом физического лица в натуральной форме. Сумма 10 000 рублей в этом случае входит в налоговую базу по НДФЛ. Налог в размере 1 300 рублей при ставке 13% удерживаем из зарплаты сотрудника, если его доход не перешел в более высокий диапазон прогрессивной шкалы.
Информация носит справочный характер