Рассмотрим ситуацию подробно. В 1С:ЗУП формируем за год отчет Расчеты по оплате труда по сотрудникам, затем выполняем годовую инвентаризацию резерва отпусков и обнаруживаем, что суммы по сотрудникам или в целом по организации не совпадают. На первый взгляд может показаться, что программа неправильно рассчитала резерв или потеряла часть начислений. Однако в большинстве случаев такое расхождение является нормальным: отчет по расчетам с сотрудниками и инвентаризация резерва показывают разные экономические показатели и рассчитываются по разным правилам.
Чтобы понять причину, не будем пытаться сразу добиться равенства итоговых сумм. Сначала выясним, что показывает каждый отчет, затем разберем алгоритм годовой инвентаризации в ЗУП, после этого проверим остатки отпусков, средний заработок, страховые взносы и движения накопленного резерва. Именно такой порядок позволит определить, является ли расхождение правильным результатом расчета или действительно связано с ошибкой в учете.
Начнем с главного. Отчет, отражающий расчеты по оплате труда за год, связан с уже произошедшими начислениями и расчетами с сотрудниками: заработной платой, отпускными, премиями, перерасчетами, удержаниями и другими зарегистрированными в программе операциями в зависимости от состава конкретного отчета.
Годовая инвентаризация резерва отпусков решает совершенно другую задачу. Она должна определить, какое обязательство организации по неиспользованным отпускам существует на дату инвентаризации. То есть мы оцениваем не то, сколько сотруднику фактически начислили за прошедший год, а сколько организация предположительно должна будет заплатить за уже заработанные, но еще не использованные дни отпуска.
Именно поэтому нельзя использовать правило:
«Сумма начислений сотрудника за год должна равняться его резерву на конец года».
Такого равенства быть не должно.
Оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете определяется исходя из наиболее достоверной оценки расходов, которые потребуются для погашения обязательства на отчетную дату. При определении обязательства учитываются в том числе неиспользованные отпуска, условия оплаты труда и страховые взносы. Такой подход соответствует ПБУ 8/2010.
Рассмотрим подробнее механизм программы. В актуальном механизме ЗУП используется документ Резервы по оплате труда. Для него предусмотрено несколько видов операций, в том числе Расчет, Инвентаризация, Списание и Корректировка. При операции Инвентаризация программа определяет требуемый остаток обязательства на дату расчета и сравнивает его с уже накопленным резервом.
Для резерва отпусков основой инвентаризационного расчета является сочетание двух показателей:
неиспользованные дни отпуска сотрудника × сохраняемый средний заработок сотрудника.
Отдельно рассчитывается обязательство по страховым взносам.
Таким образом, если сотрудник за год получил, например, 900 000 рублей зарплаты, это совершенно не означает, что его резерв должен составлять 900 000 рублей или какую-либо фиксированную долю от этой суммы. Если на конец года у сотрудника осталось только 7 дней неиспользованного отпуска, резерв будет рассчитываться применительно к этим 7 дням. Если накоплено 45 дней, сумма обязательства будет значительно больше.
В документации 1С прямо указывается, что при инвентаризации рассчитывается требуемая сумма резерва, а для отпусков используются параметры, необходимые для определения суммы сохраняемого заработка. В используемом ЗУП механизме отчетность по резервам ведется отдельно от обычных отчетов по зарплате. Для анализа предусмотрены специализированные отчеты Остатки и обороты резервов и Резервы по сотрудникам.
Предположим, сотруднику за календарный год начислили заработную плату и другие выплаты в общей сумме 1 200 000 рублей.
На 31 декабря у него осталось 18 дней неиспользованного ежегодного отпуска.
Допустим, расчетный среднедневной заработок, который программа определила для резерва, составляет 4 200 рублей.
Тогда оценка обязательства по отпуску составит:
18 × 4 200 = 75 600 рублей.
К этой сумме программа дополнительно рассчитает обязательство по страховым взносам.
Получается, что годовой отчет по начислениям может показывать 1 200 000 рублей, а сумма отпускного обязательства — 75 600 рублей плюс взносы. Никакого противоречия здесь нет: это просто разные показатели.
Теперь изменим только один параметр. Пусть другой сотрудник получал примерно такую же зарплату, но у него накоплено 50 дней неиспользованного отпуска. При том же условном среднем заработке 4 200 рублей резерв составит уже:
50 × 4 200 = 210 000 рублей плюс соответствующие страховые взносы.
Поэтому даже у сотрудников с одинаковыми начислениями за год суммы инвентаризации могут сильно различаться.
Здесь возникает еще одна распространенная причина вопросов. В течение года организация может рассчитывать резерв одним способом, а при инвентаризации программа фактически выполняет переоценку обязательства исходя из его состояния на дату инвентаризации.
Например, при нормативном методе ежемесячные отчисления могут рассчитываться как определенный процент от расчетной базы. В этом случае сумма ежемесячного резерва непосредственно зависит от начислений, включенных в расчетную базу.
Но годовая инвентаризация нужна не для того, чтобы еще раз сложить эти проценты. Ее задача — проверить, соответствует ли накопленная сумма реальному обязательству по неиспользованным отпускам.
В механизме Резервы по оплате труда 1С для операции Инвентаризация предусмотрен расчет, при котором программа определяет сумму обязательства по правилам выплаты соответствующего начисления. Для отпускного резерва это позволяет получить оценку обязательства исходя из фактических параметров сотрудника, а не просто повторить итог ежемесячных отчислений.
Поэтому расхождение между накопленным в течение года резервом и результатом инвентаризации — не только допустимая, но и ожидаемая ситуация. Собственно, одна из задач инвентаризации как раз состоит в выявлении такого расхождения и приведении резерва к обоснованной величине.
Разберем по шагам логику расчета. Упрощенно ее можно представить следующим образом.
Определим по каждому сотруднику количество заработанных, но не использованных дней отпуска на дату инвентаризации.
Определим средний заработок, используемый для расчета отпускного обязательства.
Рассчитаем величину обязательства по отпуску.
Рассчитаем обязательство по страховым взносам.
Определим сумму резерва, уже накопленную по сотруднику.
Учтем использование резерва при оплате фактически предоставленных отпусков.
Сопоставим расчетное обязательство с остатком ранее созданного резерва.
Определим сумму, которую требуется доначислить или, наоборот, списать.
Именно поэтому в документе Резервы по оплате труда присутствуют отдельные показатели «исчислено», «накоплено» и «зачтено». Они характеризуют разные этапы расчета, а не дублируют обычные зарплатные начисления.
Если хотим проверить правильность годовой инвентаризации, не будем сверять ее только с обычным зарплатным отчетом. Используем специализированные данные подсистемы резервов.
В первую очередь сформируем:
Резервы по оплате труда по сотрудникам — для анализа резерва в разрезе конкретных сотрудников.
Остатки и обороты резервов по оплате труда — для проверки входящего остатка, начисления, использования, корректировок и конечного остатка.
Справочные данные по остаткам отпусков — для проверки количества неиспользованных дней.
Расшифровку среднего заработка сотрудника — для проверки денежной оценки отпускного обязательства.
Отражение зарплаты в бухучете — для проверки сумм отпускных, которые были отнесены за счет ранее созданного резерва.
1С специально предусматривает отчеты по движениям резервов. Поэтому именно их следует считать основным инструментом сверки. Отчет по фактически начисленной зарплате используем как дополнительный источник для проверки расчетной базы и начислений, но не как контрольную сумму, с которой обязательно должна совпасть инвентаризация.
Если сумма инвентаризации кажется неправильной, сначала проверим не деньги, а дни отпуска. Это один из самых важных показателей расчета.
На сумму резерва влияют:
дата приема сотрудника;
рабочие годы, за которые предоставляется отпуск;
продолжительность основного отпуска;
наличие дополнительных отпусков;
использованные отпуска;
компенсации отпусков;
периоды, исключаемые из отпускного стажа;
кадровые исправления прошлых периодов;
остатки отпусков, перенесенные при начале работы в ЗУП.
Например, если кадровик задним числом изменил дату приема, зарегистрировал отпуск без проведения документа или исправил период отсутствия, остаток отпуска на 31 декабря может измениться. В результате инвентаризация также изменится, хотя годовая сумма начисленной зарплаты останется прежней.
Поэтому при расхождении по конкретному сотруднику сначала выясним: сколько дней отпуска программа считает неиспользованными на дату инвентаризации и соответствует ли этот показатель кадровым данным.
Еще одна распространенная ошибка — попытка сравнить резерв с простой средней зарплатой сотрудника.
Средний заработок для отпускного обязательства формируется не по формуле:
«все начисления за год ÷ 12».
Для расчета среднего заработка действуют специальные правила. Учитываются выплаты, входящие в расчет среднего заработка, расчетный период, исключаемые периоды и другие параметры.
Поэтому два сотрудника с одинаковой общей годовой суммой начислений могут иметь различный средний заработок для расчета отпусков.
Например, у первого сотрудника весь год был стабильный оклад. У второго были больничные, отпуск без сохранения зарплаты, квартальные премии и изменение оклада. Годовая сумма начислений может получиться близкой, но расчет среднего заработка будет отличаться.
Следовательно, различается и инвентаризационная оценка обязательства.
Посмотрим еще на один показатель, который часто забывают при сверке. Резерв формируется не только на сумму будущих отпускных, но и на связанные с ними обязательные страховые взносы.
Для целей налогового учета статья 324.1 НК РФ прямо предусматривает уточнение резерва исходя из неиспользованных дней отпуска, среднедневных расходов на оплату труда и обязательных страховых взносов. ФНС также разъясняет необходимость учитывать эти показатели при годовой инвентаризации.
В ЗУП для этого в документе Резервы по оплате труда предусмотрена отдельная вкладка Взносы и отдельные показатели обязательства по страховым взносам и взносам на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Поэтому если сравнить только сумму фактических отпускных или начисленной зарплаты с общим резервом, включающим взносы, мы гарантированно получим разницу.
Рассмотрим подробнее. При инвентаризации программа должна оценить не только будущие отпускные, но и будущие расходы на страховые взносы.
В используемом механизме ставка для оценки взносов может определяться исходя из фактического соотношения облагаемой базы и начисленных взносов за период. Поэтому полученная сумма не обязательно будет равна простому умножению резерва на условные 30%.
В учебных материалах по механизму ЗУП расчет описывается как отношение суммы взносов к облагаемой базе с последующим применением полученной ставки к сумме отпускного обязательства.
Поэтому при проверке не будем брать произвольную тарифную ставку и сравнивать ее с результатом программы. Сначала проанализируем фактически примененный сотруднику тариф, предельные базы, льготные условия и другие особенности страховых взносов.
В течение года сотрудники уходят в отпуск, и ранее накопленный резерв используется.
В ЗУП использование резерва отражается через документ Отражение зарплаты в бухучете. Программа анализирует начисления, относящиеся к выплатам за счет резерва, и отражает соответствующие суммы в подсистеме резервов. В механизме предусмотрена отдельная информация о выплатах за счет резервов.
Поэтому при проверке нельзя выполнить только расчет:
начислено резерва с января по декабрь = остаток резерва на 31 декабря.
Из начисленного резерва в течение года уже списывались фактические отпускные и соответствующие им взносы.
Правильнее рассуждать так:
начальный остаток + начислено/скорректировано − использовано = остаток до годовой переоценки.
После этого инвентаризация сравнивает полученный накопленный остаток с расчетным обязательством на отчетную дату.
Предположим, на начало года по сотруднику числился резерв 80 000 рублей.
За январь-ноябрь дополнительно начислили 100 000 рублей.
В течение года сотрудник использовал отпуск, на оплату которого за счет резерва отнесли 120 000 рублей.
Перед декабрьской инвентаризацией остаток составит:
80 000 + 100 000 − 120 000 = 60 000 рублей.
Но на 31 декабря у сотрудника осталось много неиспользованных дней, а расчетное обязательство по ним составляет 95 000 рублей.
Тогда инвентаризация должна увеличить резерв еще на 35 000 рублей.
Итоговый остаток станет равен требуемой оценке 95 000 рублей.
Заметим, что ни 60 000 рублей, ни 95 000 рублей не обязаны совпадать с годовой зарплатой сотрудника или с суммой фактически начисленных ему за год отпускных.
Выясним еще одну методологическую ошибку. Годовой отчет часто формируется за период с 1 января по 31 декабря и показывает обороты за период.
Инвентаризация, напротив, определяет состояние обязательства на определенную дату, обычно на конец отчетного года.
Сравнивать оборот и остаток напрямую некорректно.
Простой пример: на банковский счет за год поступило 10 миллионов рублей, а остаток на счете 31 декабря составляет 700 тысяч рублей. Мы не ожидаем равенства этих двух величин, потому что одна характеризует движение за год, а другая — состояние на дату.
С резервом отпусков действует тот же принцип. Годовая сумма начислений — это движение. Инвентаризационный резерв — это оценка обязательства на дату.
Предположим, сотруднику с января по сентябрь был установлен оклад 60 000 рублей, а с октября — 100 000 рублей.
Ежемесячные отчисления в резерв в первой части года формировались при одном уровне зарплаты. К декабрю средний заработок изменился. Следовательно, стоимость накопленных неиспользованных дней отпуска также изменилась.
Годовая инвентаризация как раз должна учесть актуальную оценку обязательства.
Поэтому увеличение резерва по сотруднику в декабре не обязательно говорит об ошибке. Возможно, изменилась денежная оценка уже накопленного права на отпуск.
Аналогичный эффект может возникнуть после индексации заработной платы, изменения состава учитываемых начислений, выплаты премий и других событий, влияющих на средний заработок.
Особенно заметное расхождение возникает у сотрудников с большими остатками отпусков.
Отчет по оплате труда за текущий год относится прежде всего к операциям текущего года. Но резерв на 31 декабря может учитывать право сотрудника на отпуск, которое накапливалось несколько лет.
Например, работник имеет 42 дня неиспользованного отпуска, из которых только часть заработана в текущем году. При инвентаризации организация должна оценить все существующее на отчетную дату обязательство, а не только дни текущего года.
Поэтому сравнивать такой резерв только с зарплатой или отпускными текущего года особенно некорректно.
Проверьте, есть ли у сотрудников право на дополнительные оплачиваемые отпуска. Это может быть отпуск за вредные условия труда, ненормированный рабочий день, особый характер работы или другие предусмотренные организацией и законодательством дополнительные отпуска.
Если дополнительные отпуска зарегистрированы в кадровом учете ЗУП, их неиспользованные остатки могут увеличивать обязательство.
При этом пользователь, сверяющий отчет вручную, нередко берет только стандартные 28 календарных дней и получает другую сумму.
Поэтому при проверке количества дней не используйте универсальную норму для всех сотрудников. Разберем право каждого работника на отпуск согласно его кадровым данным.
Еще одна важная причина — последовательность расчета.
Например, сначала сформировали документ Резервы по оплате труда за декабрь, а затем ввели задним числом:
отпуск;
прием на работу;
увольнение;
перевод;
изменение права на отпуск;
отсутствие, влияющее на отпускной стаж;
исправление начислений.
В такой ситуации ранее рассчитанный документ резервов уже может не соответствовать актуальным данным информационной базы.
Поэтому после исправлений прошлых месяцев пересчитайте зависимые документы в правильной последовательности и заново заполните инвентаризацию.
Если остатки отпусков и средний заработок правильные, перейдем к проверке использования резерва.
В настройке резерва должен быть определен состав начислений, которые выплачиваются за его счет. При формировании Отражение зарплаты в бухучете программа анализирует эти настройки и отражает соответствующие начисления за счет накопленного резерва.
Если настройка была создана неправильно, изменена в середине года или необходимые документы Отражение зарплаты в бухучете не были сформированы, движения по резерву могут отличаться от ожидаемых.
Проверим по каждому месяцу:
начислялся ли сотруднику отпуск;
входит ли соответствующий вид начисления в настройку резерва;
сформирован ли документ Отражение зарплаты в бухучете;
появилось ли использование резерва;
правильно ли определен способ отражения;
хватало ли накопленного резерва по конкретному сотруднику.
Рассмотрим важную особенность программы. Современный механизм ЗУП ведет резерв с аналитикой по сотрудникам. Поэтому большой общий остаток резерва по организации сам по себе не означает, что его можно автоматически использовать для любого сотрудника.
Если по одному работнику накоплено много резерва, а по другому его не хватает, программа анализирует данные в соответствии с механизмом учета резервов и настройками конкретного релиза. Практика работы с ЗУП показывает, что попытка сверять только общий «котел» без анализа сотрудников может привести к неправильным выводам.
Поэтому всегда выполняйте контроль сначала на уровне конкретного сотрудника и только после этого сворачивайте суммы до подразделения и организации.
Если по уволенному сотруднику остаются суммы в подсистеме резервов, итоговый отчет также может отличаться от ожидаемого.
При увольнении необходимо проверить:
правильно ли рассчитана компенсация за неиспользованный отпуск;
правильно ли списался резерв на эту компенсацию;
не остался ли небольшой технический остаток;
нет ли старых переносов данных;
не требуется ли документ Списание для окончательной корректировки резерва.
В документе Резервы по оплате труда операция Списание предусмотрена в том числе для ситуаций, когда необходимо удалить из учета остаток ранее накопленного резерва, например по уволенному сотруднику.
Если таких сотрудников несколько, даже небольшие остатки могут дать заметную разницу по организации в целом.
Проверим справочник Оценочные обязательства и резервы. Если в процессе перехода на новый механизм или после ручных настроек были созданы дублирующие элементы, часть движения может оказаться записана по одному резерву, а часть — по другому.
В результате один отчет формируется с одним набором отборов, другой — с другим, и пользователь видит несопоставимые суммы.
Поэтому при странном расхождении:
откройте настройки резервов;
проверьте используемый элемент справочника Оценочные обязательства и резервы;
убедитесь, что по отпускам используется именно нужный резерв;
проверьте документы за весь год на предмет другого элемента резерва;
снимите ненужные отборы в отчетах.
Особенно внимательно проведем такую проверку, если механизм резервов внедряли не с начала эксплуатации ЗУП, а переносили остатки из другой программы.
Если учет резервов в ЗУП начали вести в текущем году, очень важно правильно зарегистрировать входящий остаток.
Предположим, в бухгалтерской программе на счете 96 на начало года числится резерв 3 000 000 рублей. В ЗУП же по сотрудникам остатки не перенесли или перенесли только часть.
Тогда бухгалтерская программа считает, что резерв существует, а ЗУП начинает его формирование практически с нуля. В конце года результаты неизбежно разойдутся.
В современном механизме для исправления данных предусмотрена операция Корректировка документа Резервы по оплате труда. На вкладке Обязательства и резервы по сотрудникам можно зарегистрировать необходимые суммы по сотрудникам.
Но корректировку выполняйте только после расчета правильного входящего остатка. Не подгоняйте цифру под бухгалтерский счет механически: сначала распределите ее по сотрудникам обоснованным способом и сохраните расчет.
Иногда причина оказывается технически простой. Один отчет сформирован:
за организацию в целом,
а другой:
по отдельному подразделению, способу отражения, виду резерва или группе сотрудников.
Перед сверкой установим одинаковые условия:
одна организация;
одна дата окончания периода;
один резерв;
одинаковые подразделения;
одинаковый состав сотрудников;
отсутствие ненужных пользовательских отборов.
Особенно внимательно проверим дату. Для годовой инвентаризации принципиально состояние данных на конец года, а не просто произвольный годовой интервал.
Если организация формирует резерв и в бухгалтерском, и в налоговом учете, не будем считать, что эти суммы обязаны всегда совпадать.
В бухгалтерском учете резерв является оценочным обязательством и регулируется правилами бухгалтерского учета.
В налоговом учете резерв на оплату отпусков формируется по статье 324.1 НК РФ при условии, что организация закрепила такой способ в учетной политике. Для него предусмотрены норматив отчислений, предельная сумма и годовая инвентаризация.
Это два разных механизма учета. Поэтому различия между БУ и НУ сами по себе возможны и не означают ошибку программы.
При сверке обязательно смотрим, какой именно показатель выводит отчет: бухгалтерское оценочное обязательство или налоговый резерв.
Для налога на прибыль резерв на оплату отпусков подлежит инвентаризации на конец налогового периода. Его нужно уточнить исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда и обязательных страховых взносов.
Если расчетная величина обязательства по неиспользованным отпускам оказывается больше фактического остатка налогового резерва, соответствующая разница учитывается по правилам статьи 324.1 НК РФ.
Если расчетная величина меньше накопленного остатка, возникает обратная корректировка.
Следовательно, само наличие годовой корректировки — это нормальный результат работы механизма. Инвентаризация как раз нужна для того, чтобы накопленный расчетным способом резерв на конец года соответствовал обязательству по неиспользованным отпускам.
Разберем практический алгоритм. Не начинайте с общего итога организации. Выберите одного сотрудника, по которому разница хорошо видна, и восстановите расчет полностью.
Определите остаток резерва по сотруднику на начало года.
Сформируйте отчет Резервы по оплате труда по сотрудникам за год.
Проверьте ежемесячные начисления резерва.
Проверьте использование резерва при предоставлении отпуска.
Определите накопленный остаток перед инвентаризацией.
Проверьте количество неиспользованных дней отпуска на дату инвентаризации.
Проверьте средний заработок.
Перемножьте дни на средний заработок и сравните с рассчитанным обязательством.
Отдельно проверьте страховые взносы.
Сравните расчетное обязательство с накопленным резервом.
Проверьте, что разница соответствует сумме доначисления или списания при инвентаризации.
Если по одному сотруднику этот алгоритм сходится, с высокой вероятностью программа работает правильно и нужно только понять методологию расчета. Затем аналогично исследуем сотрудников, по которым остаются необъяснимые отклонения.
Остановимся подробнее на остатке отпуска, потому что именно здесь часто находится причина.
Сформируйте кадровый отчет по остаткам отпусков на ту же дату, на которую выполняется инвентаризация.
Для сотрудника проверим:
дату приема;
рабочий год;
право на основной отпуск;
право на дополнительные отпуска;
все зарегистрированные документы Отпуск;
компенсации отпуска;
периоды отсутствий, влияющие на отпускной стаж;
ручные корректировки остатков при переносе данных.
Если в кадровом отчете указано 30 дней, а бухгалтер вручную рассчитывает резерв только по 14 дням, проблема находится не в документе инвентаризации. Сначала необходимо выяснить, почему стороны используют разное количество дней.
После дней проверим денежную часть.
Не используйте для этого только отчет по общей сумме зарплаты. Получите расшифровку среднего заработка для соответствующего сотрудника.
Проанализируем:
какой расчетный период использован;
какие начисления вошли в средний заработок;
какие начисления не вошли;
были ли исключаемые периоды;
учтены ли премии;
правильно ли обработано повышение зарплаты;
есть ли исправления прошлых месяцев.
Если средний заработок рассчитан верно, произведение среднего заработка и остатка дней должно объяснить основную сумму отпускного обязательства.
Далее возьмем сумму резерва отпускных без взносов и сравним ее с обязательством по взносам.
При этом учитываем, что итоговая ставка в программе может зависеть от фактических данных сотрудника и применяемых тарифов. Не будем автоматически считать ошибкой отклонение от условных 30%.
Особенно внимательно проверим сотрудников, для которых применяются:
пониженные тарифы;
особые правила обложения выплат;
тариф страхования от несчастных случаев;
изменения тарифа в течение года.
После этого сумма обязательства по отпускным плюс обязательство по взносам должна объяснить общий размер резерва по сотруднику.
Показатель «Накоплено» не следует воспринимать как годовую зарплату или сумму начисленного сотруднику отпуска.
Это состояние ранее сформированного резерва с учетом его движения.
Для понимания расчета удобно представить:
накоплено = ранее начисленный резерв − уже использованная часть резерва ± корректировки.
В материалах по работе ЗУП показатель накопленного резерва рассматривается с учетом сумм, начисленных ранее, и сумм текущих выплат, отраженных за счет резерва.
Поэтому если видим неожиданно маленькое значение «Накоплено», проверяем прежде всего использование резерва в Отражение зарплаты в бухучете.
«Исчислено» — это расчетная величина обязательства, которую программа определила по используемой методике.
При инвентаризации именно этот показатель особенно важен, потому что он отражает оценку того, каким должен быть резерв исходя из текущих данных сотрудника.
Если «Исчислено» значительно отличается от «Накоплено», программа должна определить корректирующую сумму.
Такое отличие само по себе не является ошибкой.
Показатель «Зачтено» характеризует изменение, которое необходимо отразить для достижения требуемой суммы резерва с учетом уже накопленного значения и правил расчета.
Поэтому для анализа инвентаризации важно смотреть сразу на несколько колонок, а не вырывать из документа одну итоговую цифру.
Часто пользователь видит примерно одинаковые отчисления с января по ноябрь, а в декабре появляется крупная положительная или отрицательная сумма.
Разберем причину. В течение года резерв мог начисляться приближенным способом, например по нормативу. К концу года программа получает фактическое состояние обязательства:
сколько дней действительно осталось,
какова их текущая стоимость,
сколько резерва уже израсходовано,
сколько необходимо оставить на следующий год.
Если расчетная оценка значительно отличается от накопленного резерва, декабрьская корректировка также будет значительной.
Это и есть экономический смысл инвентаризации.
Если после методологической сверки остается реальное расхождение, не исправляйте итог документа вручную сразу. Сначала найдите первопричину.
Разберем порядок исправления.
Проверьте актуальность релиза ЗУП.
Проверьте настройки Использовать резервы по оплате труда.
Проверьте настройку конкретного резерва.
Проверьте метод расчета.
Проверьте расчетную базу.
Проверьте состав начислений, выплачиваемых за счет резерва.
Проверьте входящие остатки.
Проверьте остатки отпусков сотрудников.
Проверьте документы отпусков и увольнений.
Проверьте Отражение зарплаты в бухучете за каждый месяц.
Сформируйте Резервы по оплате труда по сотрудникам.
Сформируйте Остатки и обороты резервов по оплате труда.
После устранения первичной ошибки перезаполните зависимые документы резервов.
Если исходные кадровые и расчетные данные правильные, но требуется исправить именно учетные данные резерва, можно использовать документ Резервы по оплате труда с видом операции Корректировка.
Однако не применяйте его как способ механически сделать две цифры одинаковыми.
Корректировку используем, например, когда:
переносим начальные остатки;
исправляем неверно зарегистрированный остаток по сотруднику;
устраняем последствия ошибочного переноса данных;
исправляем аналитическое распределение резерва.
В текущем механизме документа Резервы по оплате труда операция Корректировка предусматривает работу с данными обязательств и резервов по сотрудникам.
Перед такой корректировкой обязательно сохраните расчет, объясняющий правильную сумму.
Операцию Списание применяем, когда необходимо полностью или частично убрать остаток резерва из подсистемы учета.
Например, это может понадобиться по уволенному сотруднику, если после окончательного расчета в программе остался резерв, который больше не соответствует реальному обязательству.
Документация 1С прямо предусматривает операцию списания для таких задач.
Но сначала убедимся, что остаток действительно лишний. Если у действующего сотрудника остались неиспользованные дни отпуска, списывать резерв только ради совпадения с другим отчетом неправильно.
В нормальной ситуации — нет.
Если программа правильно определила:
остаток отпуска,
средний заработок,
страховые взносы,
накопленный резерв,
использование резерва,
то результат инвентаризации следует считать обоснованным даже тогда, когда он не совпадает с отчетом по оплате труда за год.
Ручное изменение итоговой суммы без выяснения причины приведет к тому, что учет резервов перестанет соответствовать кадровым данным и в следующих месяцах расхождение появится снова.
Если задача состоит в сверке ЗУП с бухгалтерским счетом 96, ориентируйтесь не на отчет по зарплате, а на специализированные отчеты движения резервов.
В ЗУП используйте:
Остатки и обороты резервов по оплате труда.
Для детальной расшифровки используйте:
Резервы по оплате труда по сотрудникам.
Затем сверяйте сводные данные с информацией, переданной через Отражение зарплаты в бухучете и документы резервов в бухгалтерскую программу.
В бухгалтерском учете формирование резерва обычно отражается по кредиту счета 96, а фактические отпускные, покрываемые резервом, уменьшают его через дебет счета 96 в корреспонденции со счетами расчетов с персоналом и страховых взносов.
Разберем последовательность.
Получите начальное сальдо счета 96 в бухгалтерской программе.
Сравните его с начальным остатком отчета Остатки и обороты резервов по оплате труда.
Сравните начисление резерва за каждый месяц.
Сравните использование резерва.
Проверьте корректировки и списания.
Отдельно проверьте декабрьскую инвентаризацию.
Сравните конечный остаток.
Если расхождение возникло, определите первый месяц, в котором перестали совпадать данные. Не исследуйте сразу весь год. Именно первый месяц расхождения обычно показывает первичную причину.
Если по организации разница большая, сформируем Резервы по оплате труда по сотрудникам и отсортируем данные по сумме.
Сначала проверим сотрудников с самыми крупными остатками.
Затем отдельно найдем:
уволенных сотрудников с ненулевым резервом;
сотрудников с большим количеством неиспользованных отпусков;
сотрудников с отрицательными остатками отпусков;
сотрудников с резким изменением среднего заработка;
сотрудников, принятых в конце года;
сотрудников, по которым были исправления документов прошлых периодов;
сотрудников, у которых есть дополнительные отпуска.
Такой анализ обычно значительно быстрее поиска ошибки по общему итогу.
Если сотрудник использовал отпуск авансом, в кадровом учете может образоваться отрицательный остаток дней. Такие ситуации требуют отдельной проверки при формировании резерва.
Не пытайтесь самостоятельно превращать отрицательные дни в положительный резерв. Сначала выясним экономический смысл показателя и алгоритм конкретного релиза ЗУП.
В актуальной практике работы с ЗУП встречаются ситуации, когда сотрудники с отрицательными остатками требуют дополнительного контроля результата инвентаризации и при необходимости обоснованной корректировки. Поэтому таких работников целесообразно выделять в отдельную проверочную группу.
Механизм резервов по оплате труда продолжает развиваться. В частности, в версиях ЗУП 3.1 были добавлены новый единый механизм резервов, дополнительные настройки нормативного метода и возможности переоценки резервов.
Поэтому если расчет ведет себя явно нелогично, перед ручными исправлениями:
проверьте номер релиза;
изучите описание изменений релиза;
проверьте наличие исправлений для механизма резервов;
по возможности воспроизведите расчет после обновления на актуальную версию.
Это особенно важно, если проблема появилась именно после обновления либо, наоборот, база долгое время не обновлялась.
В старых версиях ЗУП использовался механизм оценочных обязательств по отпускам с другими документами и отчетами. В более новых версиях применяется единый документ Резервы по оплате труда, позволяющий учитывать резервы отпусков и другие резервы по оплате труда.
Если организация переходила со старого механизма на новый, обязательно проверьте перенос остатков.
Не сравнивайте отчет старого механизма с документами нового без учета переходных данных. Иначе часть истории может находиться в старых регистрах, а новые движения — уже в новой подсистеме.
Соберем все в одном примере.
Предположим, на 31 декабря у сотрудника:
остаток ежегодного отпуска — 25 дней;
расчетный средний заработок — 3 600 рублей;
расчетное обязательство по отпуску — 90 000 рублей;
расчетное обязательство по страховым взносам — условно 26 000 рублей;
общая требуемая величина обязательства — 116 000 рублей.
При этом до инвентаризации по сотруднику в резерве накоплено 101 000 рублей.
Тогда программа должна увеличить резерв примерно на:
116 000 − 101 000 = 15 000 рублей.
Если отчет по оплате труда показывает, что за год сотруднику было начислено 850 000 рублей, это никак не опровергает расчет 116 000 рублей.
850 000 рублей характеризуют начисления за период, а 116 000 рублей — оценку обязательства по неиспользованному отпуску на конец периода.
Используем простой критерий.
Если выполняется равенство:
неиспользованные дни × правильный средний заработок + правильно рассчитанные взносы = расчетное обязательство документа инвентаризации,
то основная часть расчета выполнена правильно.
Затем проверяем:
остаток до инвентаризации + корректировка инвентаризации = требуемый конечный резерв.
Если и это соотношение выполняется, отсутствие совпадения с отчетом по оплате труда является нормальным.
Если же не совпадает именно расчет дней, среднего заработка, взносов или накопленного остатка — тогда ищем конкретную ошибку в данных.
Подготовим небольшую расшифровку по сотрудникам. Для каждого сотрудника укажем:
остаток дней отпуска;
средний заработок;
расчетную сумму отпускного обязательства;
сумму страховых взносов;
накопленный резерв до инвентаризации;
сумму корректировки;
резерв после инвентаризации.
Такая таблица намного информативнее сравнения двух итоговых отчетов.
Она позволяет показать, что резерв сформирован не на основании годовой зарплаты сотрудника, а на основании существующего на отчетную дату обязательства работодателя.
В бухгалтерском учете оцениваем обязательство по оплате уже заработанных сотрудниками отпусков как оценочное обязательство. Величина должна отражать наиболее достоверную оценку расходов, необходимых для его исполнения.
В налоговом учете, если организация создает резерв на оплату отпусков, порядок устанавливает статья 324.1 НК РФ. На конец налогового периода резерв инвентаризируется, причем учитываются неиспользованные дни отпуска, среднедневные расходы на оплату труда и страховые взносы.
То есть и бухгалтерская, и налоговая логика подтверждают основной принцип: годовой резерв — это оценка будущих расходов по уже возникшему праву сотрудников на отпуск, а не сумма фактической зарплаты за год.
Соберем решение в единую последовательность.
Не пытайтесь добиться автоматического равенства отчета Расчеты по оплате труда по сотрудникам и годовой инвентаризации.
Определите, какие именно показатели выводит используемый отчет по оплате труда: начисления, выплаты, задолженность или иной вид расчетов.
Откройте документ Резервы по оплате труда с видом операции Инвентаризация.
Выберите одного сотрудника с заметным расхождением.
Проверьте количество неиспользованных дней отпуска на дату инвентаризации.
Проверьте средний заработок сотрудника.
Пересчитайте отпускное обязательство.
Проверьте сумму обязательства по страховым взносам.
Сформируйте Резервы по оплате труда по сотрудникам.
Сформируйте Остатки и обороты резервов по оплате труда.
Проверьте начальный остаток резерва.
Проверьте начисления резерва за каждый месяц.
Проверьте использование резерва в Отражение зарплаты в бухучете.
Проверьте документы отпусков, компенсаций и увольнений.
Проверьте сотрудников с отрицательными остатками отпусков.
Проверьте уволенных сотрудников с ненулевыми остатками резерва.
Проверьте начальные остатки, если механизм резервов начали использовать не с начала эксплуатации базы.
Проверьте отсутствие дублей в справочнике Оценочные обязательства и резервы.
Убедитесь, что во всех сравниваемых отчетах установлены одинаковые организация, период и отборы.
Если после проверки исходных данных необходимо исправить резерв, используйте обоснованно операции Корректировка или Списание.
После исправления первичных данных перезаполните зависимые документы резервов в хронологической последовательности.
Повторно сформируйте специализированные отчеты по резервам и проверьте конечный остаток.
Подведем итог. На вопрос «Почему отчет по оплате труда за год не бьется с годовой инвентаризацией?» в большинстве случаев ответ следующий:
потому что эти отчеты не должны показывать одну и ту же сумму.
Один отчет характеризует фактические расчеты и начисления за выбранный период, а инвентаризация определяет оценочное обязательство по неиспользованным отпускам на конкретную дату.
На годовой резерв влияют остатки дней отпуска, средний заработок, страховые взносы, ранее накопленный резерв, фактическое использование резерва, корректировки, увольнения и другие параметры. Поэтому его сумма может существенно отличаться от общей заработной платы, суммы отпускных или других показателей годового зарплатного отчета.
Не будем использовать совпадение двух несопоставимых отчетов как критерий правильности.
Правильным будем считать результат, если:
остатки отпусков соответствуют кадровому учету;
средний заработок рассчитан корректно;
страховые взносы рассчитаны по правильным данным;
движение резервов за год объясняется документами ЗУП;
использование резерва соответствует фактическим отпускам;
входящий остаток корректен;
инвентаризационная корректировка приводит накопленный резерв к величине реального обязательства на конец года;
специализированные отчеты Резервы по оплате труда по сотрудникам и Остатки и обороты резервов по оплате труда согласуются между собой.
Таким образом, при расхождении не корректируйте годовую инвентаризацию только ради совпадения с отчетом «Расчеты по оплате труда по сотрудникам». Сначала разделите понятия «начисления за период» и «оценочное обязательство на дату», затем проверьте остатки отпусков, средний заработок, взносы и движение резерва. Для непосредственной сверки инвентаризации используйте специализированные отчеты подсистемы резервов ЗУП.
Информация носит справочный характер