← На главную

При выплате бывшему сотруднику компенсаций по решению суда или исполнительному листу организации нередко сталкиваются с ситуацией, когда по решению суда сумма должна быть выплачена в полном объеме без удержания налога. При этом сам доход признается объектом обложения НДФЛ. В результате в зарплатной программе (1С:ЗКГУ или 1С:ЗУП) возникает отрицательное сальдо: фактически выплачено больше, чем положено к выдаче по расчету «начислено минус удержано». Разберем подробно, почему возникает эта проблема, как устроены регистры программы и какими способами можно убрать зависший долг из отчетов.

Причина возникновения долга и специфика учета

Проанализируем механику работы зарплатной конфигурации. Учет взаиморасчетов с сотрудниками и налоговый учет НДФЛ ведутся в изолированных регистрах накопления:

1. Налоговый учет: данные о полученных доходах, исчисленном и удержанном налоге фиксируются в специализированных регистрах расчета с бюджетом по НДФЛ. Если организация не имеет возможности удержать налог (например, при отсутствии дальнейших выплат), она обязана уведомить налоговый орган по окончании года, передав сведения о невозможности удержания в расчете 6-НДФЛ.
2. Взаиморасчеты с сотрудниками: показатели расчетных листков и отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат» формируются по регистрам Взаиморасчеты с сотрудниками и Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками, а суммы к выплате опираются на регистр Зарплата к выплате.

Когда выплата по судебному решению регистрируется в зарплатной программе на полную сумму, программа автоматически исчисляет НДФЛ. В расчете к выплате сумма уменьшается на размер налога, но по ведомости уходит полная сумма. Возникает разница: за бывшим сотрудником закрепляется долг перед учреждением ровно на сумму исчисленного налога.

Если мы оформляем документ «Операция учета НДФЛ» и фиксируем передачу задолженности в налоговый орган, движения формируются исключительно в налоговых регистрах. В отчете «Полный свод» строка «НДФЛ передача задолженности в налоговый орган» отражается лишь справочно. Взаиморасчетные регистры при этом не затрагиваются, и сальдо за сотрудником продолжает висеть в зарплатных отчетах.

Способ 1. Корректировка регистров взаиморасчетов документом «Перенос данных»

Рассмотрим основной и наиболее корректный способ устранения зависшего долга в программе. Поскольку в типовой конфигурации нет штатного документа для списания невозвратного зарплатного долга, исправим движения регистров вручную с помощью универсального документа.

Разберем по шагам порядок действий:

1. Перейдем в раздел «Администрирование» и откроем журнал «Переносы данных».
2. Создадим новый документ с датой текущего расчетного периода.
3. Нажмем кнопку «Настройка состава регистров» и на вкладке регистров накопления отметим флажками три регистра:
   • Взаиморасчеты с сотрудниками
   • Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками
   • Зарплата к выплате
4. В табличной части каждого из выбранных регистров добавим строку с видом движения «Приход» на сумму зависшего долга. Обязательно укажем сотрудника, текущий период взаиморасчетов и соответствующие аналитические разрезы (подразделение, статья финансирования, КОСГУ), чтобы движения точно совпали с зависшим остатком.
5. Проведем документ и сформируем «Полный свод начислений, удержаний и выплат», а также расчетный листок. Долг за сотрудником закроется в ноль, не искажая данные бухгалтерского учета и синхронизацию с бухгалтерской программой.

Способ 2. Оформление технического начисления

Если у расчетчика нет административных прав для создания документа Перенос данных, рассмотрим альтернативный вариант через расчетные документы программы.

Разберем алгоритм выполнения:

1. В плане видов расчетов создадим новое начисление с назначением «Прочие начисления и выплаты», выполняемое по отдельному документу.
2. На вкладке настройки налогов укажем, что начисление не облагается НДФЛ и целиком не облагается страховыми взносами, а также не относится к расходам на оплату труда.
3. Документом «Разовое начисление» начислим сотруднику сумму, равную зависшему долгу. Документ ведомости на выплату создавать не требуется.
4. Важное ограничение: такое начисление автоматически попадет в документ «Отражение зарплаты в бухучете». Чтобы избежать задвоения расходов учреждения в бухгалтерской базе, строку с данным начислением необходимо вручную удалить из документа отражения перед выгрузкой данных.

Методология разделения учета при судебных выплатах

Посмотрим на ситуацию со стороны методологии бухгалтерского учета. При исполнении решения суда учреждение обязано выплатить гражданину или судебным приставам сумму полностью. Обязанности налогового агента переходят в налоговый орган согласно положениям налогового законодательства путем подачи сведений о невозможности удержания налога.

В бухгалтерском учете расчеты по решению суда закрываются без остатка: сумма начислена по суду и эта же сумма перечислена с расчетного счета. Проводки по удержанию налога (Дебет 70/73 — Кредит 68) в бухгалтерском учете отсутствуют, так как удержание фактически не производилось.

Чтобы избежать подобных сложностей в будущем, выплаты по решениям судов уволенным сотрудникам рекомендуется отражать непосредственно в бухгалтерской программе без создания зарплатных ведомостей, а в 1С:ЗКГУ регистрировать исключительно налоговую базу и факт передачи задолженности документом «Операция учета НДФЛ».

Завершение работы с сотрудником

После того как сальдо взаиморасчетов закрыто и передача данных по НДФЛ отражена, откроем карточку сотрудника и установим флаг «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены». Это исключит попадание уволенного лица в последующие межрасчетные ведомости и отчетные формы учреждения.