Ситуация, когда после увольнения сотрудника обнаруживается излишне удержанный НДФЛ, является одной из самых сложных с точки зрения методологии учета в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗКГУ). Проблема заключается в том, что программа «видит» этот долг перед сотрудником и настойчиво предлагает его выплатить, в то время как бухгалтер уже мог подать сведения в ИФНС об излишне удержанном налоге (строка 180 формы 6-НДФЛ), что дает право сотруднику вернуть налог напрямую через налоговую инспекцию.
В этой статье мы подробно разберем, как убрать «зависшее» сальдо в расчетном листке, проанализируем причины возникновения долга и рассмотрим несколько способов технического решения проблемы в программе, чтобы избежать двойного возврата налога.
Прежде чем переходить к исправлениям, проанализируем механизмы работы программы. В 1С:ЗУП данные для расчетного листка и отчетов по зарплате берутся не из бухгалтерских проводок, а из специальных регистров накопления, таких как Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате. Когда мы делаем документ Перерасчет НДФЛ, программа сторнирует (уменьшает) исчисленный налог. Поскольку налог был удержан в большей сумме, чем исчислен после перерасчета, возникает разница, которая технически считается долгом организации перед физическим лицом.
Важно понимать различие между регистрами:
Рассмотрим по шагам, как «схлопнуть» это сальдо, если вы не планируете выплачивать эти деньги сотруднику (например, если он уже уведомлен и будет возвращать налог через ИФНС).
Этот метод часто называют «бухгалтерским финтом». Суть заключается в том, чтобы создать специальный вид удержания, который просто обнулит задолженность в регистрах взаиморасчетов. Рассмотрим этот процесс подробнее:
Прочее удержание в пользу третьих лиц.Удержание профсоюзных взносов или Удержание в пользу третьих лиц (в зависимости от настроек программы). Введем сумму с положительным знаком.Посмотрим, что произойдет в программе: сумма долга в расчетном листке исчезнет, так как удержание «погасит» задолженность. При этом в бухгалтерском учете (если настроена синхронизация с 1С:Бухгалтерией) это отразится проводкой Дт 70 — Кт 73. Бухгалтеру останется только сделать корректировку Дт 73 — Кт 68, чтобы закрыть расчеты по налогам.
Важный нюанс: как отмечалось в обсуждении на форуме, в бюджетных учреждениях (ЗКГУ) такие операции требуют особого внимания к бюджетной классификации (ПС), поэтому лучше использовать проводки, аналогичные сторно: Дт 70 — Кт 68 с положительным знаком в периоде обнаружения ошибки.
Если мы хотим решить проблему максимально «чисто» с точки зрения программных регистров, не создавая лишних фиктивных удержаний, нам потребуется документ Перенос данных. Этот инструмент позволяет напрямую вносить записи в регистры накопления.
Разберем алгоритм действий:
Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате.Взаиморасчеты с сотрудниками выберем вид движения Расход и укажем сумму 546 руб. (в нашем примере).Зарплата к выплате.После проведения этого документа сумма из расчетного листка уйдет «в ноль», так как мы принудительно сообщили программе, что обязательство перед сотрудником закрыто. При этом налоговые регистры останутся нетронутыми, и в 6-НДФЛ по-прежнему будет фигурировать излишне удержанный налог, что и требовалось.
Проанализируем ситуацию с точки зрения закона. Согласно ст. 231 НК РФ, налоговый агент обязан вернуть излишне удержанный налог на основании заявления сотрудника. Даже если сотрудник уволен, он имеет право обратиться к бывшему работодателю. Если вы выбираете этот путь, в программе нужно сделать следующее:
Возврат НДФЛ. Он автоматически подтянет сумму переплаты.Это самый прозрачный метод, который не требует «фокусов» с регистрами, но он предполагает реальное перечисление денег физическому лицу.
Выясним, как эти манипуляции должны выглядеть в бухгалтерских проводках. Если вы решили «списать» долг (способ 1), то логика проводок будет следующей:
// В ЗУП/ЗКГУ через отражение зарплаты:
Дт 70 - Кт 73 :: 546 руб. (Удержание долга)
// В Бухгалтерии (ручной операцией):
Дт 73 - Кт 68.01 :: 546 руб. (Корректировка расчетов с бюджетом)
Такая схема позволяет уравновесить 70 счет (расчеты с персоналом) и 68 счет (налоги), при этом сальдо по сотруднику в обеих программах станет нулевым. Если же вы используете документ Перенос данных, проводку в бухгалтерской программе придется делать вручную полностью, так как Перенос данных не синхронизируется с бухгалтерией.
Выбор метода зависит от того, насколько «строгим» является ваш учет. Для бюджетных учреждений мы рекомендуем использовать Способ 2 (Перенос данных), так как он позволяет точечно скорректировать только нужные регистры без создания лишних оборотов по счету удержаний. Для хозрасчетных организаций проще использовать Способ 1 (Прочее удержание).
Помните основные правила: