← На главную

При оформлении увольнения сотрудника в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 расчетчики нередко сталкиваются с ситуацией: в последние дни перед увольнением или непосредственно в день расторжения трудового договора зафиксирован документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с видом отсутствия «Неявка по невыясненной причине» (код «НН»). Однако при заполнении документа Увольнение на вкладке начислений программа неожиданно начисляет сотруднику оплату по часовому тарифу или окладу за эти дни, хотя настройки вытеснения видов расчета заданы корректно.

Рассмотрим подробнее причины такого поведения системы, проанализируем внутренние механизмы учета рабочего времени в конфигурации и разберем по шагам практические способы устранения лишних начислений.

Причины возникновения проблемы в архитектуре 1С:ЗУП

Выясним причину, по которой обычное вытеснение срабатывает при «Прогуле», но дает сбой при «Неявке по невыясненной причине» или «Отстранении от работы без оплаты»:

1. Различие алгоритмов вытеснения в документах. В стандартном документе Начисление зарплаты и взносов расчет фактического времени опирается как на регистры расчета, так и на периодические регистры состояний сотрудников и графиков. В документе Увольнение расчет выполняется по сокращенной оптимизированной схеме непосредственно в момент открытия или заполнения формы. Этот расчет в первую очередь опрашивает виртуальную таблицу ФактическийПериодДействия регистра расчета Начисления. Если блокирующие вытесняющие записи отсутствуют, программа берет норму по общему графику за период до даты увольнения включительно.
2. Особенности статуса неявки. «Прогул» регистрируется системой как однозначно определенное событие с безусловным приоритетом учета времени. «Неявка по невыясненной причине» классифицируется как временное, промежуточное состояние, ожидающее подтверждения или переквалификации (например, в больничный или прогул). При экспресс-расчете в документе увольнения механизм не всегда корректно прерывает действие основного планового начисления на основании незавершенного отсутствия.
3. Краевой эффект даты увольнения. Согласно Трудовому кодексу РФ и логике программы, день увольнения является последним рабочим днем сотрудника. Когда окончание периода неявки совпадает с датой увольнения, алгоритм сбора времени без явно сформированного табеля может включать граничный день в оплату.
4. Движения кадрово-расчетного документа. Документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) имеет скрытую расчетную табличную часть. Если документ создавался в кадровом интерфейсе или редактировался задним числом, расчетные движения по регистру Начисления могли не сформироваться, оставшись только в регистрах сведений учета времени.

Способ 1. Создание индивидуального документа «Табель»

Самым надежным и штатным способом зафиксировать отсутствие часов без изменения общих настроек базы является создание документа Табель. В типовой конфигурации документ Табель имеет наивысший приоритет над плановыми графиками и документами-отклонениями при сборе фактических данных об отработанном времени.

Многие пользователи ошибочно полагают, что если на предприятии табели не ведутся в программе сплошным методом, то вводить документ нельзя. Это не так: программа позволяет ввести индивидуальный табель ровно на одного увольняемого сотрудника.

1. Перейдем в раздел Зарплата и откроем журнал Табели.
2. Нажмем кнопку Создать, укажем организацию и месяц, в котором происходит увольнение.
3. В реквизите Данные за выберем вариант Текущий месяц (или выберем произвольный интервал дней до даты увольнения).
4. Нажмем Подбор и выберем только одного конкретного увольняемого работника. В табличную часть не попадут остальные сотрудники организации, и регламент их учета нарушен не будет.
5. Убедимся, что на дни неявки в табеле проставился буквенный код «НН» с нулевым количеством часов.
6. Проведем документ Табель.
7. Вернемся в документ Увольнение и нажмем кнопку пересчета или перезаполним документ. Часы и начисления за дни отсутствия обнулятся.

Способ 2. Разделение расчета увольнения и начисления зарплаты

Если специфика учета не предполагает использование табелей даже индивидуально, разберем альтернативный вариант оформления расчета при увольнении.

1. Откроем документ Увольнение сотрудника.
2. На вкладке Условия увольнения снимем флажок Начислить зарплату.
3. В этом случае документ зафиксирует сам факт прекращения трудовых отношений, рассчитает компенсацию неиспользованного отпуска или удержание за неотработанные дни, а также выходное пособие (при наличии), но не станет выполнять расчет текущего заработка.
4. Перейдем в раздел Зарплата и создадим документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц.
5. Заполним документ по сотруднику. Полный алгоритм документа Начисление зарплаты и взносов корректно обработает период действия документа неявки и не начислит оплату по окладу или тарифу за спорные дни.

Способ 3. Проверка и перепроведение документа отсутствия

Проанализируем состояние исходного документа-отклонения. Если в организации включена настройка разделения прав между кадровиками и расчетчиками, документ отсутствия может числиться неутвержденным расчетной службой.

1. Откроем документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), которым зарегистрированы дни 1 и 2 числа.
2. Проверим, стоит ли внизу признак того, что расчет утвержден (в зависимости от настроек прав). Если документ числится только как кадровый приказ, расчетчик должен утвердить его в журнале начислений.
3. Если разделение прав отключено, очистим поле с сотрудником или сместим даты на один день, вернем обратно исходные значения и заново нажмем Провести и закрыть. Эта операция принудительно перезаполнит скрытые строки начислений документа и сформирует необходимые нулевые движения в регистре расчета.
4. После перепроведения документа отсутствия вернемся в документ Увольнение и обновим расчет.

Способ 4. Ручная корректировка начислений в документе увольнения

В случаях, когда расчет нужно выдать срочно, а разбираться в движениях регистров нет времени, допустимо скорректировать табличную часть вручную:

1. В документе Увольнение перейдем на вкладку Начисления.
2. Найдем строку с видом расчета Оплата по часовому тарифу или Оплата по окладу.
3. Если за расчетный месяц у сотрудника вообще не было отработанных дней, выделим эту строку и удалим ее клавишей Delete либо обнулим колонки дней, часов и результирующей суммы.
4. Обратите внимание: выполнять ручную правку следует непосредственно перед проведением документа, так как при нажатии общих кнопок перерасчета табличная часть может снова заполниться исходными данными.

Методологические требования законодательства к коду «НН» при увольнении

Помимо чисто технического поведения конфигурации 1С:ЗУП, важно учитывать методологическую сторону вопроса. Согласно разъяснениям Роструда и Минтруда, оставлять невыясненную неявку (код «НН») на момент увольнения работника категорически не рекомендуется:

1. Буквенный код «НН» предназначен исключительно для временной фиксации факта невыхода на работу до момента, пока работодатель не получит объяснения от сотрудника или подтверждающие документы.
2. Увольнение является финальной кадровой процедурой. К моменту издания приказа причина отсутствия должна быть однозначно квалифицирована:

   – если работник предоставил листок нетрудоспособности, вводится документ Больничный лист;

   – если уважительных причин не представлено, факт оформляется актами и регистрируется документом с видом Прогул;

   – если работник отсутствовал по согласованию с руководством, оформляется отпуск без сохранения заработной платы.

3. Наличие невыясненных неявок на дату увольнения приводит к ошибкам при формировании сведений о стаже в составе единой формы ЕФС-1 (подраздел 1.2), так как периоды неопределенного отсутствия не имеют регламентированного кода стажа для Социального фонда России.

Таким образом, перевод «Неявки по невыясненной причине» в статус «Прогул» или подтвержденное отсутствие не только решает проблему некорректного начисления тарифа в 1С:ЗУП, но и полностью защищает организацию от претензий контролирующих органов.