В работе с программой 1С:Бухгалтерия 3.0 часто возникает задача провести инвентаризацию основных средств, числящихся на счете 01.11 «Групповые объекты основных средств», в разрезе материально-ответственных лиц (МОЛ). Однако стандартный функционал программы не предоставляет такой возможности. Давайте разберемся, почему так происходит и какие существуют обходные пути для решения этой задачи.
Основная причина заключается в методологии учета, заложенной ФСБУ 6/2020. Групповые объекты ОС — это совокупность однотипных малоценных активов (например, офисные стулья, столы, мониторы), которые учитываются не поштучно с присвоением инвентарных номеров, а общей суммой в разрезе подразделения. На счете 01.11 есть только одно субконто — «Основные средства». Аналитики по МОЛ здесь не предусмотрено, поэтому стандартный документ «Инвентаризация ОС» не может собрать данные по ответственным лицам для таких активов.
Тем не менее, для внутреннего контроля и обеспечения сохранности имущества вести учет по МОЛ необходимо. Рассмотрим несколько способов, как это можно организовать в 1С:Бухгалтерия 3.0.
Этот метод является наиболее корректным и универсальным, поскольку не требует внесения изменений в конфигурацию программы. Это особенно важно для пользователей облачных версий 1С, где доработки невозможны.
Суть метода: параллельно с бухгалтерским учетом на счете 01.11 мы организуем количественный и суммовой учет тех же объектов на дополнительном забалансовом счете с необходимой нам аналитикой.
Разберем по шагам, как это реализовать:
Настройка плана счетов. Откроем план счетов (раздел «Главное» – «План счетов») и создадим новый забалансовый счет. Например, МЦ.05 «Групповые ОС по МОЛ». Важно убедиться, что у счета установлен признак «Количественный».
Добавление аналитики (субконто). Для нового счета МЦ.05 добавим виды субконто, которые нам нужны для контроля:
Основные средства (для связи с объектом учета);Физические лица (для указания МОЛ);Подразделения организаций (для указания местонахождения).Отражение операций. Теперь все движения групповых ОС нужно дублировать на нашем забалансовом счете с помощью документа «Операция» (раздел «Операции» – «Операции, введенные вручную»).
01.11 стандартным документом, создайте новую операцию. В ней сделайте проводку по дебету счета МЦ.05 с указанием количества, стоимости, самого объекта ОС, подразделения и ФИО материально-ответственного лица.МЦ.05), а другой — поступление на нового МОЛ (Дебет МЦ.05).МЦ.05, чтобы списать объект с забалансового учета.Формирование отчетов для инвентаризации. Главное преимущество этого способа — возможность использовать стандартные бухгалтерские отчеты. Вы можете сформировать «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» или «Карточку счета» для счета МЦ.05 и в настройках отчета сделать группировку по субконто «Физические лица». В результате вы получите готовую инвентаризационную ведомость с остатками по каждому МОЛ.
Итог по методу: этот способ не затрагивает регламентированный учет, полностью соответствует методологии и позволяет получить необходимые данные для инвентаризации стандартными средствами программы.
Это простой организационный метод, который не требует никаких настроек программы, но может подойти не всем. Его можно использовать, если в одном подразделении на групповых ОС сидит не более одного МОЛ, или если вы готовы детализировать структуру подразделений.
Суть метода: в справочнике «Подразделения» мы создаем элементы, в названии которых указываем ФИО ответственного лица.
Пример: вместо одного подразделения «Отдел продаж» мы создаем два: «Отдел продаж (Иванов И.И.)» и «Отдел продаж (Петров П.П.)».
При принятии к учету или перемещении групповых ОС вы просто указываете то подразделение, за которым закреплен конкретный МОЛ. Таким образом, стандартная «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 01.11» в разрезе подразделений фактически покажет остатки по МОЛ.
«Перемещение ОС» между этими "именными" подразделениями.Если у вас не облачная версия программы и есть возможность привлекать программиста, можно доработать конфигурацию для автоматизации учета. Этот способ самый гибкий, но и самый трудозатратный.
Суть метода: создается новый объект в конфигурации для хранения информации о МОЛ для групповых ОС.
Как это может выглядеть:
«МестонахождениеГрупповыхОС».ГрупповоеОС (тип СправочникСсылка.ОсновныеСредства)Подразделение (тип СправочникСсылка.ПодразделенияОрганизаций)МОЛ (тип СправочникСсылка.ФизическиеЛица)Количество (тип Число)«Поступление ОС», «Перемещение ОС», «Списание ОС», чтобы они при проведении делали движения по этому новому регистру. Также можно создать отдельный документ, например, «Изменение ответственных лиц групповых ОС».Итог по методу: это наиболее "правильное" решение с точки зрения автоматизации, но оно требует значительных ресурсов на разработку и поддержку, а также усложняет последующие обновления конфигурации.
Проанализировав ситуацию, можно сделать вывод, что для решения задачи учета групповых ОС по МОЛ в 1С:Бухгалтерия 3.0 оптимальным является использование забалансового счета. Этот подход не требует доработок, доступен в любой версии программы (включая облачную) и позволяет использовать стандартные отчеты для получения нужной информации. Выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике организации.