В практике бухгалтерского учета часто возникает потребность видеть не только, какие материалы числятся в организации, но и кто за них несет персональную ответственность. В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 2.0 (на обычных формах) счет 10 («Материалы») по умолчанию имеет только два разреза аналитики (субконто): Номенклатура и Склады. Поля для прямого указания материально ответственного лица (МОЛ) на этом счете нет.
Рассмотрим подробнее, почему так сделано методологически, и проанализируем несколько способов решения этой задачи: от самых простых и безопасных до сложных технических доработок.
Это самый простой и эффективный способ, который не требует вмешательства в код программы и не создает проблем при последующих обновлениях конфигурации. Разберем ситуацию: если за определенные материалы отвечает конкретный сотрудник, мы можем отождествить понятие «Место хранения» с понятием «Ответственное лицо».
Посмотрим, как это реализовать:
Склады (места хранения).Ответственное лицо выберем соответствующего сотрудника из справочника Физические лица.Преимущества: Вы сможете формировать стандартную оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 10, выбрав группировку по субконто Склады. В отчете вы сразу увидите фамилии ответственных лиц, так как они будут фигурировать в названии склада.
Если плодить склады не хочется, проанализируем возможности типовой отчетности. В программе 1С:Бухгалтерия существует специализированный отчет Материальный отчет (М-19). Несмотря на то, что на самом счете 10 аналитики «МОЛ» нет, она есть внутри справочника Склады.
Выполним следующие шаги для настройки отчета:
Материальный отчет.Склад.ОтветственноеЛицо.Поскольку система «знает», какой сотрудник закреплен за конкретным складом, она сможет сгруппировать остатки по фамилиям, даже если в плане счетов такая аналитика отсутствует. Это позволяет получить нужные данные без изменения структуры базы данных.
Часто бухгалтеры хотят видеть МОЛ на 10 счете именно для того, чтобы отслеживать, у кого из сотрудников находится спецодежда или инструмент. Выясним причину, почему 10 счет для этого не совсем подходит.
Согласно методологии 1С, пока материалы лежат на складе, они находятся на счете 10.01, 10.09 и т.д. В этот момент за них отвечает кладовщик. Как только материалы передаются сотруднику (в эксплуатацию), они должны быть списаны с 10 счета документом Передача материалов в эксплуатацию.
В этот момент программа автоматически:
МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации» или МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации»).На этих забалансовых счетах аналитика Работники организации (что и является МОЛ) уже присутствует по умолчанию. Проанализируйте ситуацию: возможно, вам достаточно сформировать ОСВ по счету МЦ.02 или МЦ.04, чтобы увидеть остатки по конкретным людям.
Если же бизнес-процесс требует видеть МОЛ именно на счете 10 (например, когда материалы находятся в подотчете у мастеров, но еще не списаны), можно рассмотреть вариант доработки. Рассмотрим подробнее, к чему это приведет.
Просто добавить субконто в Плане счетов недостаточно. Чтобы данные начали заполняться, потребуется изменить логику проведения всех документов, затрагивающих этот счет.
Примерный алгоритм изменений для программиста:
Плане счетов (Хозрасчетный) для счета 10 и его субсчетов добавьте третье субконто с типом СправочникСсылка.ФизическиеЛица.ПоступлениеТоваровУслуг, ТребованиеНакладная, ПеремещениеТоваров, РеализацияТоваровУслуг и др.).Требования-накладной это может выглядеть так:
// Пример заполнения субконто в процедуре обработки проведения
Проводка = Движения.Хозрасчетный.Добавить();
Проводка.СчетДт = СчетаУчета.СчетЗатрат;
Проводка.СчетКт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.Материалы;
// Установка существующих субконто
Проводка.СубконтоКт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.Номенклатура] = СтрокаТовары.Номенклатура;
Проводка.СубконтоКт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.Склады] = Склад;
// Установка нового субконто (МОЛ)
Проводка.СубконтоКт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.Работники] = Склад.ОтветственноеЛицо;
Важное предупреждение: Такой подход крайне трудозатратен. Вам придется переписать алгоритмы проведения десятка документов, а также регламентные операции закрытия месяца (например, Корректировка стоимости номенклатуры). Кроме того, каждое обновление конфигурации станет для вас сложным процессом сравнения и объединения кода.
Если изменять конфигурацию нельзя, а виртуальные склады не подходят, воспользуемся Универсальным отчетом. Этот инструмент позволяет вытягивать данные из регистров, которые лежат «глубже», чем бухгалтерские проводки.
Универсальный отчет (Меню: Отчеты — Прочие).Регистр накопления, имя регистра: ПартииТоваровНаСкладах (бухгалтерский учет) или Товары на складах.Склад -> Ответственное лицо.Этот метод позволяет увидеть остатки в разрезе МОЛ без внесения изменений в программу, используя штатную информацию о том, какой сотрудник привязан к какому складу в справочнике.
Проанализировав все варианты, мы рекомендуем следующий порядок действий:
МЦ.02 / МЦ.04.Материальный отчет или Универсальный отчет с группировкой по полю Склад.ОтветственноеЛицо.Добавление субконто непосредственно в План счетов является крайней мерой, которая оправдана только в исключительных случаях при наличии штатного программиста для поддержки изменений.