← На главную

В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 на счетах учета материальных ценностей (таких как 10 «Материалы», 41 «Товары» и 43 «Готовая продукция») по умолчанию предусмотрено только два вида аналитики (субконто): Номенклатура и Склады. Прямого субконто «Работники организации» или «Материально-ответственные лица» на этих счетах нет. Однако задача вести учет в разрезе конкретных сотрудников (кладовщиков, мастеров, рабочих) является крайне актуальной для производственных и торговых предприятий. Рассмотрим, как реализовать этот функционал, используя стандартные возможности программы.

Методика «Склад = Материально-ответственное лицо»

Разберем основной подход, который предлагает методология 1С. Поскольку на счетах ТМЦ есть субконто Склады, мы можем приравнять понятие «Место хранения» к понятию «Материально-ответственное лицо». Это самый простой и эффективный способ ведения учета по МОЛ без доработки программы.

Проанализируем шаги, которые необходимо выполнить для настройки:

1. Включение складского учета: Перейдем в раздел Администрирование — Параметры учета — Настройки плана счетов. В пункте «Учет запасов» проверим, чтобы была включена опция «По складам (местам хранения)». Для полноценного контроля рекомендуется выбрать вариант учета «По количеству и сумме».
2. Настройка справочника «Склады»: Перейдем в раздел Справочники — Склады. Вместо создания одного склада «Основной склад», создадим элементы под каждого сотрудника, за которым должны числиться ценности.
   • Назовем их, например: «Склад (Иванов И.И.)», «Цех (Петров П.П.)» или «Инструментальная кладовая (Сидоров А.А.)».
   • В карточке каждого склада обязательно заполним поле Ответственное лицо, выбрав сотрудника из справочника Физические лица.
3. Иерархия складов: Если в организации один большой цех, но много ответственных лиц, создадим в справочнике группу (папку), например «Цех №1», а внутри нее создадим виртуальные склады для каждого мастера. Это позволит нам в дальнейшем формировать отчеты как по отдельному сотруднику, так и по цеху в целом.

Отражение перемещения ТМЦ между сотрудниками

Выясним, как правильно оформлять передачу материалов или продукции от одного МОЛ другому. Для этого в программе используется документ Перемещение товаров (раздел Склад).

Рассмотрим порядок действий при передаче материалов со склада кладовщика в работу конкретному слесарю:

1. Создаем новый документ Перемещение товаров.
2. В поле Отправитель указываем склад кладовщика.
3. В поле Получатель указываем виртуальный склад («склад-сотрудник»), созданный для слесаря.
4. В табличной части выбираем материалы. Программа автоматически подставит счета учета (например, 10.01), и при проведении будет сформирована проводка: Дт 10.01 (Склад-получатель) Кт 10.01 (Склад-отправитель).

Важный нюанс: при печати из этого документа формы ТОРГ-13 (Накладная на внутреннее перемещение) в полях «Отпустил» и «Принял» автоматически появятся фамилии тех МОЛ, которых мы указали в карточках соответствующих складов.

Вывод МОЛ в бухгалтерские отчеты

Многие пользователи сталкиваются с тем, что в стандартной Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по счету 10 или 43 виден только склад, но не фамилия сотрудника. Разберем, как вывести эти данные:

1. Откроем, например, ОСВ по счету 10.
2. Нажмем кнопку Показать настройки.
3. Перейдем на вкладку Дополнительные поля.
4. Нажмем кнопку Добавить. В появившемся дереве объектов найдем Склад, раскроем его через «плюсик» и выберем поле Ответственное лицо.
5. В колонке «Размещение» укажем «В отдельных колонках».
6. Нажмем Сформировать.

Теперь в отчете рядом с названием склада будет отображаться ФИО ответственного лица. Это позволяет проводить полноценный анализ остатков по сотрудникам.

Инвентаризация по материально-ответственным лицам

Проанализируем процесс проведения инвентаризации. Документ Инвентаризация товаров (раздел Склад) работает в разрезе складов. Если мы придерживаемся методики «Склад = МОЛ», то при выборе конкретного склада в документе программа:

• Автоматически заполнит поле Ответственное лицо (подтянет из карточки склада).
• По кнопке «Заполнить по остаткам на складе» выведет список всех ТМЦ, которые числятся именно за этим сотрудником.
• Позволит распечатать Инвентаризационную опись (ИНВ-3) и Сличительную ведомость (ИНВ-19), где в качестве МОЛ будет указан нужный нам человек.

Учет материалов, выданных сотрудникам (забалансовый учет)

Если специфика организации такова, что материалы (инструменты, спецодежда) выдаются сотрудникам на длительный срок и должны быть списаны с баланса, но при этом оставаться под контролем, рассмотрим механизм забалансового учета.

При использовании документа Расход материалов (Требование-накладная) с видом операции «Передача сотруднику»:

1. В поле Сотрудник указывается конкретное лицо из справочника Физические лица.
2. Если выбран способ «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», то при проведении стоимость материалов спишется на затраты (например, на счет 20 или 26), но их количество автоматически попадет на забалансовый счет МЦ.04 (или МЦ.02 для спецодежды).
3. На этом забалансовом счете аналитика по сотрудникам (субконто Работники организации) является штатной. Вы всегда сможете сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 и увидеть, какой инструмент за кем числится.

Ограничения и альтернативы

Нужно понимать, что 1С:Бухгалтерия — это учетная система, ориентированная прежде всего на регламентированную отчетность. Если ваше производство требует сложного многоэтапного контроля, где один и тот же склад физически разделен на десятки зон ответственности, или требуется закрепление одной партии товара за несколькими людьми одновременно, стоит рассмотреть другие решения:

• 1С:Управление нашей фирмой (УНФ): Здесь учет по сотрудникам и подразделениям реализован более гибко, есть понятие «ресурс» и «производственная операция».
• 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация: В этих системах существует механизм «Мест хранения» (ячеек) и более детальная структура складов, которая не перегружает план счетов бухгалтерского учета.

Однако для небольшого производства металлоконструкций, как в нашем примере, создание иерархии виртуальных складов в 1С:Бухгалтерии 3.0 является проверенным и наиболее экономичным решением, не требующим привлечения программистов для изменения конфигурации.