В процессе работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда при формировании отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам» суммы начислений по договорам авторского заказа или гражданско-правового характера (ГПХ) отображаются с пустым значением в колонке подразделения. Рассмотрим, почему это происходит и как настроить отчет так, чтобы данные группировались корректно.
Для начала разберем внутреннюю логику работы системы. Проблема отсутствия подразделения у договорников носит методологический характер. В типовой конфигурации 1С:ЗУП отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» по умолчанию настроен на использование поля Подразделение на конец периода.
Выясним причину, по которой это поле остается пустым:
Прием на работу и по ним не ведутся записи в регистре сведений Кадровая история сотрудников.Подразделение на конец периода обращается именно к кадровым данным. Поскольку «прописки» в штатном расписании у договорника нет, отчету попросту неоткуда взять информацию о его подразделении на отчетную дату.Проанализируем ситуацию: начисления по таким договорам в базе всегда привязаны к определенному подразделению через документы Договор (работы, услуги), Договор авторского заказа или Акт приемки-передачи выполненных работ. Следовательно, данные в системе есть, но отчет обращается не к тому полю.
Самый эффективный способ решить задачу — перенастроить вариант отчета так, чтобы система брала подразделение напрямую из регистра накопления Начисления сотрудников, а не из кадровых данных. Разберем этот процесс по шагам.
Шаг 1. Переход в расширенный режим настроек
Откроем отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам». Нажмем кнопку «Настройки», а затем выберем вид «Расширенный». Это позволит нам получить доступ к управлению структурой отчета.
Шаг 2. Изменение группировок
Перейдем на закладку «Структура». Здесь мы увидим иерархию полей, по которым строится отчет. Обычно основной группировкой выступает Подразделение на конец периода. Нам необходимо заменить его на аналитическое поле Подразделение.
Шаг 3. Выбор правильного поля
При выборе нового поля важно не ошибиться. Мы должны найти папку Начисления и выбрать в ней поле Подразделение. В отличие от кадрового поля, это поле заполняется в момент проведения расчетных документов (актов или договоров). Проанализируем разницу: Подразделение (без уточнений) — это аналитика регистра расчета, которая всегда заполнена для договорников, если она указана в документе-основании.
Шаг 4. Сохранение варианта
После внесения изменений сформируем отчет. Если данные появились, обязательно сохраним этот вариант отчета под новым именем (например, «Анализ зарплаты (по начислениям)»), чтобы не настраивать его каждый раз заново.
Если после настройки отчета подразделение все равно остается пустым, проанализируем заполнение первичных документов. Выясним, указано ли подразделение в самих договорах или актах.
В документе Договор авторского заказа существует поле «Подразделение». Оно может быть не обязательным для заполнения с точки зрения программы, но оно является ключевым для формирования отчетности. Рассмотрим алгоритм проверки:
Подразделение. Если оно пустое, то даже при правильной настройке отчета данных не будет.Акт приемки-передачи выполненных работ, проверим подразделение и в нем, так как данные акта имеют приоритет при регистрации начисления.Важный момент: Если вы используете распределение затрат по разным подразделениям внутри одного договора (через способ отражения), убедитесь, что в настройках отчета выбрано именно то поле Подразделение, которое отвечает за бухгалтерский учет.
Если ваша цель — проанализировать все начисления (и штатных сотрудников, и исполнителей) перед выгрузкой в бухгалтерскую программу, рассмотрим использование специализированных отчетов.
Сведения для отражения зарплаты в бухучете
Этот отчет строится на данных документа Отражение зарплаты в бухучете. Проанализируем его преимущества: он игнорирует кадровую историю и показывает суммы именно в разрезе тех подразделений, на которые лягут затраты в бухгалтерском учете. Для бухгалтера это зачастую более достоверный источник информации, так как он напрямую соотносится с будущими проводками.
Универсальный отчет
Для продвинутых пользователей разберем вариант настройки Универсального отчета по регистру накопления Начисления сотрудников:
Подразделение и Сотрудник.Сумма.Такой подход позволяет увидеть «сырые» данные напрямую из базы, исключая любые программные надстройки типовых отчетов, которые могут скрывать или искажать информацию о договорниках.
Подводя итог, отметим, что «пустое подразделение» — это не ошибка программы, а особенность настройки стандартных вариантов отчетов, ориентированных на штатный персонал. Для корректного вывода данных по договорам авторского заказа:
Подразделение из группы Начисления.Договор авторского заказа и Акт приемки-передачи.Используя приведенные инструкции, мы сможем сформировать полную картину начислений в разрезе подразделений, объединив данные по штатным сотрудникам и внешним исполнителям.