При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» или в «Расчетную ведомость (Т-51)» попадают сотрудники, которые уже давно уволены. При этом у таких сотрудников нет ни начислений, ни выплат, ни конечного сальдо в текущем месяце. Строка выглядит абсолютно пустой, но она занимает место и мешает формированию корректной отчетности. Разберем подробно, почему так происходит и как навести порядок в базе.
Основная причина появления пустых строк — это так называемая «рассальдовка» по аналитическим разрезам в регистрах накопления. В программе 1С:ЗУП 3.1 учет взаиморасчетов ведется не просто «по сотруднику», а в разрезе нескольких обязательных измерений. Проанализируем основные из них:
Рассмотрим ситуацию, описанную в теме: сотрудник уволен в последний день отпуска по уходу за ребенком. В таких случаях часто происходит перенос данных из старых систем (например, ЗУП 2.5), где структура регистров была проще, и новые измерения могли заполниться некорректно или остаться пустыми.
Прежде чем что-то исправлять, необходимо выяснить, какой именно разрез «поплыл». Проанализируем это прямо в отчете «Анализ зарплаты по сотрудникам»:
Подразделение, Статья финансирования, Статья расходов и Месяц взаиморасчетов.Если стандартный отчет не дает полной картины, воспользуемся более мощным инструментом. Рассмотрим настройку Универсального отчета:
Перейдем в раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет».
В настройках на вкладке «Группировка» укажем: Сотрудник, Подразделение, Статья финансирования. На вкладке «Отборы» выберем нужного сотрудника. Посмотрим на колонку «Конечный остаток». Если в ней присутствуют суммы в разных строках, которые в итоге дают ноль — это технический долг, который нужно закрыть.
Когда причина ясна (например, перепутанное подразделение), нам нужно «схлопнуть» эти остатки. Самый надежный способ для программиста или опытного пользователя — использовать технический документ «Перенос данных».
Разберем процесс корректировки:
Взаиморасчеты с сотрудниками.Важный нюанс: Если учет ведется строго, также может потребоваться корректировка регистра накопления Зарплата к выплате. Он отвечает за заполнение ведомостей. Если сотрудник продолжает попадать в ведомости кнопкой «Заполнить», значит, «хвосты» остались именно в нем.
В типовых конфигурациях 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен механизм для автоматического поиска и исправления таких ошибок. Рассмотрим, как им воспользоваться:
Перейдем в раздел «Администрирование» — «Обслуживание» — «Корректировка данных». Найдем пункт «Исправление остатков взаиморасчетов». Эта обработка анализирует регистры и находит ситуации, когда общее сальдо по сотруднику равно нулю, но есть разбежка по аналитике. Система сама предложит создать корректирующие документы Перенос данных.
Выясним причину, связанную с кадровым состоянием. В теме упоминалось, что сотрудник уволен в последний день отпуска по уходу за ребенком. Иногда программа считает состояние «Отпуск по уходу» активным до конца дня увольнения, что заставляет отчеты «цеплять» сотрудника.
Проанализируем ситуацию в регистре сведений «Состояния сотрудников». Если запись об увольнении не «перекрыла» отпуск по уходу, рекомендуется выполнить следующие действия:
Увольнение должен прекращать отпуск автоматически, в старых релизах или при переносе данных это срабатывало не всегда.Возврат из отпуска по уходу датой увольнения. Это принудительно закроет плановые начисления и изменит статус сотрудника в системе.Для устранения пустых строк в отчете «Анализ зарплаты» выполните следующие действия:
Взаиморасчеты с сотрудниками.Перенос данных или воспользуйтесь встроенной обработкой Исправление остатков взаиморасчетов.Зарплата к выплате также нет нулевых остатков с разной аналитикой.После проведения этих манипуляций пустые строки исчезнут, и отчеты станут чистыми и удобными для работы.