← На главную

При переходе с программы «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на редакцию 3.1 пользователи часто сталкиваются с изменением логики работы привычных отчетов. Одна из распространенных проблем — отображение физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), в расчетных ведомостях и аналитических отчетах по заработной плате.

В документах «Договор (работы, услуги)» или «Договор авторского заказа» бухгалтер четко указывает подразделение затрат. Однако при формировании отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» или «Свод начислений и удержаний» суммы вознаграждений по договорам ГПХ часто выводятся в отдельной строке с пустой графой подразделения. Давайте разберем, почему так происходит, как устроена архитектура учета в 1С:ЗУП 3.1 и как настроить отчеты так, чтобы данные распределялись правильно.

Выясняем причину: разница между кадровым и аналитическим учетом

Для начала проанализируем ситуацию с технической и методологической точек зрения. В программе «1С:ЗУП 3.1» существует четкое разделение сотрудников на две категории:

1. Штатные сотрудники — с ними заключены трудовые договоры. Их движение внутри организации фиксируется кадровыми документами (прием, перевод, увольнение). Информация о подразделении, в котором они работают, записывается в их кадровую историю.
2. Договорники (ГПХ) — это внешние исполнители, отношения с которыми регулируются Гражданским кодексом РФ. Они не входят в штат, для них не оформляются кадровые приказы, и они не привязаны к конкретному подразделению компании как штатные единицы.

В стандартных зарплатных отчетах по умолчанию используется группировка по полю «Подразделение на конец периода». Это виртуальное поле. Программа рассчитывает его значение на основании кадровых регистров сведений на конечную дату формирования отчета. Поскольку у договорника ГПХ нет кадровой истории, это поле для него всегда остается пустым. В результате все начисления по договорам ГПХ «вываливаются» в пустую строку в самом низу отчета.

В то же время в программе существуют оборотные регистры накопления, такие как НачисленияУдержанияПоСотрудникам и ВзаиморасчетыССотрудниками. В эти регистры при проведении документов «Начисление по договорам» или «Начисление зарплаты и взносов» записывается конкретное аналитическое «Подразделение», указанное непосредственно в договоре ГПХ для отнесения затрат. Именно это поле нам и нужно использовать.

Пошаговая инструкция по настройке отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам»

Чтобы перенастроить отчет и заставить программу выводить подразделения для договорников ГПХ, выполним следующие шаги:

1. Откроем отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» (или «Свод начислений и удержаний»).
2. В верхней панели отчета нажмем кнопку «Настройки...».
3. В открывшемся окне настроек внизу переключим вид в режим «Расширенный».
4. Перейдем на вкладку «Структура». Здесь мы увидим дерево группировок отчета.
5. Найдем группировку с именем Подразделение на конец периода. Нам необходимо заменить ее на обычное оборотное поле.
6. Дважды щелкнем левой кнопкой мыши по этой строке (или нажмем правую кнопку мыши и выберем «Изменить...»).
7. В открывшемся окне выбора поля заменим Подразделение на конец периода на простое поле Подразделение. Найти его можно в корневом списке доступных полей.
8. Перейдем на вкладку «Поля и сортировки» в правой части окна настроек структуры. Это критически важный шаг! Если в сортировке отчета останется старое виртуальное поле, отчет выдаст ошибку или сформируется некорректно. Найдем в окне сортировки поле Подразделение на конец периода, удалим его и добавим взамен наше новое поле Подразделение.
9. Нажмем кнопку «Закрыть и сформировать».

После выполнения этих действий отчет переформируется. Теперь все начисления по договорам ГПХ распределятся точно по тем подразделениям, которые были выбраны в самих договорах или в документах начисления вознаграждения.

Важный совет: Чтобы не проделывать эту процедуру каждый раз при формировании отчета, сохраните измененную настройку. Для этого нажмите кнопку с тремя точками (или меню «Ещё») в правом верхнем углу отчета, выберите пункт «Варианты отчета» -> «Сохранить как...», укажите понятное название (например, «Анализ зарплаты (с учетом ГПХ по подразделениям)») и сохраните его для себя или для всех пользователей базы.

Нюансы работы с унифицированной формой Т-51

Довольно часто бухгалтеры требуют, чтобы договорники отражались по подразделениям в регламентированной форме «Расчетная ведомость (Т-51)». Здесь важно понимать методологическую позицию фирмы «1С» и законодательство РФ:

• Форма Т-51 является унифицированной формой первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Она предназначена исключительно для расчетов со штатными сотрудниками по трудовым договорам.
• Выплаты по договорам ГПХ не являются заработной платой — это вознаграждение за выполненные работы или оказанные услуги. Включать такие выплаты в Т-51 методологически неверно.

Если ваши аудиторы или руководство настаивают на исключении договорников из этой ведомости, чтобы не нарушать методологию, мы можем легко настроить фильтрацию. Для этого в расширенных настройках отчета Т-51 на вкладке «Фильтры» (Отборы) добавим условие: Подразделение на конец периода -> Заполнено. Поскольку у всех исполнителей по договорам ГПХ данное поле не заполнено, они автоматически будут исключены из печатной формы Т-51, а расчеты по ним вы сможете анализировать в других специализированных отчетах.

Отражение в бухгалтерском учете

Независимо от того, как вы настраиваете визуальное отображение подразделений внутри зарплатных отчетов ЗУП 3.1, документ «Отражение зарплаты в бухучете» всегда заполняется корректно. Программа анализирует аналитику непосредственно из документов-оснований (договоров и актов) и относит суммы на правильные счета затрат (20, 25, 26, 44) и на соответствующие подразделения. При синхронизации с «1С:Бухгалтерией» проводки сформируются без ошибок, и затраты закроются на те кост-центры, которые вам необходимы.