← На главную

Часто на складах возникает ситуация: менеджер в документе Заказ клиента указывает конкретные серии товара для отгрузки, но кладовщик физически берет другие — те, что лежат ближе или удобнее достать. Это приводит к конфликту между учетными данными и реальностью, особенно на ордерных складах, где система жестко контролирует соответствие отгрузки распоряжению. Попытки "обмануть" систему, создав расхождения между складским и финансовым учетом, — рискованный путь, который ведет к пересортице и хаосу в данных. Разберем, как решить эту задачу правильно, используя стандартные возможности "1С:Управление торговлей 11".

Проанализируем ситуацию: склад не может быстро отгружать товар, так как сотрудники тратят много времени на поиск конкретных серий, указанных менеджером. Возникает идея разрешить отгружать любую доступную серию, а в документах отразить это так: в складском ордере — фактическую серию, а в документе реализации — ту, что была в заказе. Это кажется простым решением, но оно порождает серьезные проблемы.

Подход №1: Раздельный учет серий. Почему так делать не стоит?

Изначальная идея заключается в том, чтобы рассинхронизировать данные в регистрах накопления. Предполагается, что документ Реализация товаров и услуг спишет одну серию (например, Серия1) из регистра Товары организаций, а документ Расходный ордер на товары спишет другую серию (Серия2) из регистра Товары на складах. В итоге общее количество товара сойдется, но в разрезе серий возникнет пересортица.

Последствия такого подхода:

1. Несоответствие данных. По данным финансового учета (для бухгалтерии и управленцев) у вас на остатках будет числиться Серия2, а по данным склада — Серия1. Это прямой путь к путанице при инвентаризации, возвратах и анализе остатков.
2. Технические сложности. Типовая конфигурация УТ 11 не позволит так просто провести документы. Система контролирует отгрузку через регистр Товары к отгрузке, который также ведется в разрезе серий. При попытке провести Расходный ордер с серией, отличной от указанной в распоряжении (Заказе клиента), система выдаст ошибку. Обход этого контроля потребует значительных доработок конфигурации.
3. Проблемы с себестоимостью и возвратами. Если учет себестоимости ведется по сериям, ее расчет будет некорректным. При возврате товара от клиента будет невозможно корректно оприходовать его на склад, так как в документах реализации будет числиться другая серия.

Этот путь создает больше проблем, чем решает. К счастью, в УТ 11 есть штатный механизм для решения этой задачи, который называется "отгрузка от склада".

Подход №2: Правильное решение через политику учета серий "по факту отбора"

Этот метод позволяет организовать работу так, чтобы серия товара фиксировалась в системе в момент ее фактического отбора на складе. Менеджер формирует потребность, а кладовщик исполняет ее, выбирая наиболее удобные для отгрузки единицы товара. Данные о фактически отгруженных сериях затем автоматически попадают во все связанные документы.

Разберем по шагам, как это настроить и использовать.

Шаг 1. Настройка политики учета серий

Правильная логика работы задается через настройку политики учета серий для нужного вида номенклатуры. Именно здесь мы указываем системе, в какой момент бизнес-процесса должна указываться серия.

1. Откройте раздел НСИ и администрирование – Классификаторы номенклатуры – Виды номенклатуры.
2. Найдите и откройте вид номенклатуры, для которого нужно настроить учет серий (например, "Спецодежда").
3. На вкладке Основное найдите поле Серии и перейдите по ссылке для настройки политики учета. Если политика уже есть, откройте ее, если нет — создайте новую.
4. В настройках политики учета серий установите следующие ключевые параметры:
   • Тип политики: Справочное указание серий. Этот тип используется, когда не требуется вести учет себестоимости по сериям, а нужно лишь отслеживать их движение и остатки.
   • В группе Серии указываются: установите флаг при отгрузке. Это главный параметр, который включает нужный нам механизм. Система будет ожидать указания серий именно в складских документах отгрузки.
   • Учет остатков серий: Установите значение Да, чтобы система контролировала наличие серий на складе.

После сохранения этих настроек система будет работать по схеме "от склада".

Шаг 2. Новый процесс отгрузки

Теперь рассмотрим, как изменится документооборот при отгрузке.

1. Создание заказа менеджером. Менеджер, как и раньше, создает документ Заказ клиента. Он указывает номенклатуру и количество, но не заполняет серии. На этом этапе товар резервируется в целом по количеству, без привязки к конкретным сериям.
2. Формирование задания на склад. На основании Заказа клиента создается распоряжение на отгрузку. На ордерном складе это приводит к появлению записи в рабочем месте Отгрузка.
3. Отбор товара кладовщиком. Кладовщик получает задание на отбор. Он идет по складу и берет тот товар, который ему удобнее (например, коробку, стоящую в первом ряду). Он не ищет конкретную серию.
4. Фиксация фактических серий. На этапе сборки заказа кладовщик создает или заполняет документ Расходный ордер на товары. Именно в этом документе он указывает серии, которые взял по факту. Это можно делать вручную или, что гораздо эффективнее, с помощью терминала сбора данных (ТСД) путем сканирования штрихкода на товаре.
5. Проведение складского документа. После того как все фактические серии указаны, Расходный ордер на товары проводится. В этот момент система списывает с остатков регистра Товары на складах именно те серии, которые были отобраны кладовщиком.
6. Оформление финансовых документов. Менеджер возвращается к Заказу клиента и на его основании создает документ Реализация товаров и услуг. Система автоматически заполнит табличную часть с товарами, а в колонку "Серия" подставит данные из проведенного Расходного ордера на товары.
7. Завершение отгрузки. После проведения Реализации товаров и услуг списания по регистру Товары организаций пройдут по тем же самым, фактически отгруженным сериям.

Результат: благодаря такой настройке, данные в складском и финансовом учете полностью совпадают. Склад работает эффективно, а учет остается точным и консистентным. Проблема долгого поиска серий полностью решена без каких-либо доработок конфигурации.

Автоматизация с помощью терминала сбора данных (ТСД)

Процесс указания серий по факту отбора можно и нужно автоматизировать. Использование ТСД позволяет:

• Ускорить работу: кладовщику не нужно вручную вбивать длинные номера серий, достаточно отсканировать штрихкод.
• Исключить ошибки: сканер не ошибется при вводе, в отличие от человека.
• Работать в режиме реального времени: данные о подобранных сериях сразу попадают в учетную систему, что позволяет менеджеру оперативно оформлять документы.

Современные WMS-решения и мобильные клиенты для 1С полностью поддерживают такой сценарий работы, делая процесс отгрузки быстрым, точным и прозрачным.