← На главную

Организация эффективного процесса складской сборки и последующей доставки заказов клиентам — одна из ключевых задач торговой компании. В программе 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) заложен мощный функционал для управления логистикой, однако у многих пользователей и аналитиков на этапе внедрения возникают вопросы: как правильно отразить «сборку» заказа на складе, можно ли автоматизировать смену статусов при оплате и как связать складские процессы с доставкой?

В этой статье мы подробно разберем, как типовыми средствами реализовать сквозной бизнес-процесс от момента создания заказа клиента до его фактической отгрузки водителем экспедитором.

Разрешаем терминологический спор: «Сборка» или «Отбор»?

Прежде чем переходить к настройке системы, проанализируем важную терминологическую путаницу, с которой часто сталкиваются начинающие пользователи УТ 11. В программе существуют два принципиально разных понятия:

1. Сборка (разборка) товаров как комплектация: это самостоятельная хозяйственная операция, при которой из отдельных комплектующих собирается новый номенклатурный тип (например, из стола и стульев формируется «Обеденная группа»). Для этого используется документ Заказ на сборку/разборку и последующий документ Сборка (разборка) товаров. Этот процесс никак не связан с отгрузкой конкретного заказа покупателя — он лишь создает новую единицу товара на складе.
2. Сборка (отбор) заказа клиента на складе: это сугубо складская процедура комплектования товаров по конкретному заказу покупателя перед его передачей в службу доставки. В терминологии УТ 11 этот процесс называется отбором товаров. И именно для его реализации используется ордерная схема документооборота.

Выяснив это различие, мы понимаем: для реализации требований автора по сборке заказов нам необходимо использовать функционал ордерного склада.

Настройка ордерного склада: Схема «Заказ -> Ордер -> Реализация»

В старых версиях УТ 11 цепочка документов была жестко регламентирована: менеджер выписывал финансовый документ Реализация товаров и услуг, и только после этого склад видел распоряжение на сборку в виде Расходного ордера на товары. Это вызывало массу неудобств: если сборщик не находил товар на полке, приходилось аннулировать или переделывать уже созданные и распечатанные первичные документы (УПД, ТОРГ-12).

Выясним, как решить эту проблему в актуальных версиях УТ 11 (включая линейку 11.5). Для этого выполним следующие настройки:

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование -> Склад и доставка и убедимся, что включена опция Ордерные склады.
2. В настройках конкретного склада (карточка склада, вкладка «Ордерная схема и структура») установим флаг При отгрузке.
3. Там же найдем важнейшую настройку — Порядок оформления накладных и расходных ордеров. Для реализации схемы «сначала собираем, потом продаем» выберем вариант Порядок оформления: Сначала оформляется заказ, затем расходный ордер, после этого накладная (схема «Заказ -> Ордер -> Реализация»).

Благодаря этой настройке, склад получит задание на сборку сразу после того, как менеджер согласует Заказ клиента и переведет его в статус «К отгрузке» (или система сделает это автоматически при получении оплаты).

Пошаговый процесс: Сборка и отгрузка заказа

Рассмотрим по шагам, как выглядит настроенный бизнес-процесс в программе.

Шаг 1. Создание и обеспечение заказа
Менеджер создает документ Заказ клиента. В табличной части для товаров устанавливается действие «Резервировать к дате» или «Отгрузить» (в зависимости от наличия товара на складе и оплаты).

Шаг 2. Формирование задания на сборку (Расходного ордера)
Кладовщик или диспетчер склада открывает рабочее место Склад и доставка -> Отгрузка. На вкладке «Распоряжения на отгрузку» он видит наш Заказ клиента. Кладовщик выделяет его и нажимает кнопку Создать ордера. Создается документ Расходный ордер на товары в статусе «К подготовке» или «К отбору».

Шаг 3. Печать листа сборки и физический отбор
Из созданного Расходного ордера на товары кладовщик распечатывает «Задание на отбор товаров» (это и есть лист сборки заказа). Сборщик склада берет этот лист, физически комплектует заказ и возвращает его на зону контроля. После успешного сбора ордеру присваивается статус «Отобран» (а после проверки — «Проверен»).

Шаг 4. Оформление продажи
После того как склад подтвердил сборку (ордер переведен в статус «К отпуску» или «Проверен»), менеджер в рабочем месте Продажи -> Накладные к оформлению видит, что заказ полностью собран складом. Он в один клик создает документ Реализация товаров и услуг. Данные в реализацию переносятся строго по фактически собранному количеству, что исключает ошибки в первичных документах (УПД).

Автоматизация статусов: Можно ли связать оплату со сборкой автоматически?

В обсуждении часто звучит вопрос: как сделать так, чтобы при поступлении оплаты заказ автоматически уходил в сборку без ручного вмешательства менеджера?

Проанализируем возможности типового функционала УТ 11:

• В системе разделены понятия «Статус» и «Состояние» документа.
• Статус (например, «На согласовании», «К обеспечению», «К отгрузке») устанавливается пользователем вручную и физически разрешает или запрещает проведение последующих операций.
• Состояние (например, «Ожидается предоплата (до отгрузки)», «Готов к отгрузке», «В процессе отгрузки») рассчитывается системой автоматически в режиме реального времени. Система сопоставляет график платежей по заказу с фактически проведенными платежными поручениями или приходными кассовыми ордерами.

Для того чтобы диспетчер склада не ждал отмашки менеджера, он может ориентироваться в рабочем месте «Отгрузка» именно на автоматическое состояние заказа «Готов к отгрузке». Как только оплата поступит, состояние изменится автоматически, и заказ отобразится в списке распоряжений на отгрузку.

Если же вам требуется жесткая автоматизация (чтобы сам физический статус заказа менялся на «К отгрузке» программно), то в типовом решении можно задействовать механизм Бизнес-процессы и задачи, настроить регламентные задания по проверке оплат либо воспользоваться небольшим готовым расширением конфигурации, которое при проведении оплаты будет программно менять статус связанного заказа на «К отгрузке». Для комплексной автоматизации цепочки движения заказов без ручного контроля можно использовать подсистему автоматической обработки заказов.

Резервирование по ФИФО и распределение запасов

В современных релизах (начиная с УТ 11.5) реализован мощный механизм «Распределение запасов». Разберем, как он помогает в автоматическом распределении резервов по методу ФИФО:

• Специальное регламентное задание в фоновом режиме анализирует свободные остатки на складах и ожидаемые поступления (по заказам поставщикам).
• Очередь обеспечения заказов клиентов выстраивается строго по приоритету заказа, а внутри одного приоритета — по дате документа (что и реализует принцип ФИФО).
• При поступлении новой партии товара на склад система автоматически распределит её в пользу наиболее ранних заказов, ожидающих обеспечения.

Организация доставки и путевые листы

После того как заказы собраны и упакованы, начинается этап транспортной логистики. Посмотрим, как связать собранные заказы с процессом доставки:

Для этого в УТ 11 используется подсистема «Управление доставкой». Логист работает в специализированном рабочем месте Склад и доставка -> Доставка.

1. В этом рабочем месте логист видит все неотгруженные заказы (или оформленные по ним расходные ордера/реализации), по которым требуется доставка силами нашей компании или перевозчика.
2. Логист распределяет заказы по конкретным транспортным средствам (с учетом их грузоподъемности и объема) и создает документ Задание на перевозку.
3. Из Задания на перевозку распечатывается «Маршрутный лист» для водителя.
4. Важное замечание по путевым листам: В типовой конфигурации УТ 11 нет специализированного документа «Путевой лист» с расчетом расхода ГСМ и показаний одометра. Если компании требуется полноценный учет работы автотранспорта, целесообразно использовать интеграцию с отраслевым решением (например, 1С:Управление автотранспортом) либо разработать внешнюю печатную форму путевого листа, которая будет заполняться на основании данных документа Задание на перевозку.
5. При возвращении водителя логист переводит статус Задания на перевозку в значение «Доставлено». При этом система автоматически (или по нажатию кнопки) переведет статусы всех связанных документов Реализация товаров и услуг в финальный статус «Отгружен», завершая тем самым полный цикл сделки.

Таким образом, используя связку ордерного склада (схема «Заказ -> Ордер -> Реализация») и подсистемы доставки, мы получаем прозрачный, контролируемый и полностью типовой бизнес-процесс работы склада и транспортной службы в 1С:Управление торговлей 11.