← На главную

В реальной торговой практике нередко встречается ситуация, когда компании требуется распечатать комплект отгрузочных документов (УПД, ТОРГ-12) до фактического поступления товаров на собственный склад. Классический пример: экспедитор забирает пакет документов на реализацию в офисе, едет к поставщику за товаром и сразу доставляет его конечному покупателю. Фактический приход от поставщика регистрируется в базе лишь после возвращения водителя. Однако при включенном контроле обеспечения система блокирует проведение документа реализации и списание товара в минус. Разберем архитектурные ограничения системы и найдем практические способы решения этой задачи.

Почему 1С:УТ 11 блокирует отгрузку при работе с обеспечением

Прежде чем выбирать обходной путь, проанализируем, как в типовом функционале 1С:Управление торговлей 11 взаимодействуют механизмы складского учета и расчета потребностей:

1. Управленческий контроль обеспечения: данная опция настраивается непосредственно в карточке склада (флаг Контролировать обеспечение). Если этот контроль активен, система рассчитывает свободный остаток по формуле: Свободный остаток = В наличии − В резерве. Если товар имеет статус К обеспечению или его физически нет на складе, перевести строку заказа в статус Отгрузить и провести документ Реализация товаров и услуг невозможно, так как это нарушает базовую логику резервирования.
2. Финансовый контроль остатков организаций: отвечает за списание товаров в разрезе конкретных юридических лиц и межфирменных продаж (схема «Интеркампани»). Отключение проверки остатков по организациям позволяет избежать ошибок отрицательного сальдо между фирмами на конец месяца, но не снимает управленческий складской запрет.
3. Ошибки при расчете себестоимости: списание позиций «в минус» искажает партии списания. В процедуре регламентного закрытия месяца алгоритмы расчета себестоимости (особенно при методе ФИФО) выдают ошибки или рассчитывают некорректную среднюю цену, так как на момент реализации партия поступления в системе отсутствует.
4. Искажение расчета потребностей: обработка Формирование заказов по потребностям воспринимает отрицательный остаток как дефицит. Если на складе образуется минус, программа добавит это количество к заказу поставщику для компенсации дефицита, что при наличии отдельного заказа клиента в статусе К обеспечению приведет к задвоению заказываемого объема.

Вариант 1. Использование схемы с транзитным складом

Рассмотрим надежный управленческий способ, позволяющий не ломать типовой учет на основном складе. Смысл схемы заключается в разделении физического склада с жестким контролем остатков и виртуального склада, предназначенного для транзитных операций.

Разберем реализацию этого сценария по шагам:

1. Создаем в справочнике Склады (места хранения) отдельный склад, например, с наименованием Транзитный (товары в пути).
2. В карточке транзитного склада снимаем флаг Контролировать обеспечение. Это позволяет оформлять операции без блокировки по свободным остаткам.
3. Оформляем документ Приобретение товаров и услуг на транзитный склад в момент формирования маршрутного листа или подготовки документов для экспедитора. Состав номенклатуры заполняется на основании подтвержденного заказа поставщику или копируется из заказа клиента.
4. На основании введенных данных проводим документ Реализация товаров и услуг с транзитного склада и распечатываем необходимые документы покупателю (ТОРГ-12, УПД, транспортные накладные).
5. Водитель берет распечатанные документы, едет к поставщику, забирает товар и сопроводительные накладные поставщика, после чего отвозит заказ покупателю.
6. По возвращении водителя сопоставляем фактические документы поставщика и покупателя с оформленными в системе документами. При наличии расхождений вносим корректировки в поступление и реализацию.
7. Проверяем остатки на складе Транзитный: если образовался положительный остаток (поставщик привез больше или покупатель принял меньше), оформляем документ Перемещение товаров на основной склад.

Вариант 2. Применение ордерной схемы документооборота

Посмотрим на второй типовой вариант, который архитектурно заложен разработчиками для разделения финансового учета и фактического складского движения.

При включении ордерного склада разделяются моменты выставления первичных документов и физического перемещения ценностей:

1. В настройках склада на вкладке Ордерная схема и структура включаем использование ордерной схемы для операций При отгрузке и При поступлении.
2. Документ Реализация товаров и услуг в ордерной схеме выступает финансовым распоряжением на отгрузку. Он фиксирует переход права собственности и дебиторскую задолженность, позволяя распечатать формы документов для клиента.
3. Фактическое списание товара со склада фиксируется документом Расходный ордер на товары. Кладовщик оформляет и проводит ордер только тогда, когда товар физически поступает на склад и регистрируется документом Приходный ордер на товары.

Таким образом, бухгалтерия и менеджеры получают возможность распечатать реализацию заранее, а складской контур не уходит в неконтролируемый минус.

Вариант 3. Настройка отключения контроля остатков с поддержанием запасов

Если специфика учета категорически требует оформлять документы реализации без предварительного поступления и без ордеров, проанализируем поведение системы при точечной настройке параметров склада:

1. Переходим в раздел НСИ и администрирование, затем выбираем Настройка параметров системы → Финансовый результат и контроллинг и проверяем состояние опции Контролировать остатки товаров организаций.
2. В карточке целевого склада отключаем флаг Контролировать обеспечение.
3. Для номенклатуры в схеме обеспечения настраиваем метод поддержания запасов (например, Мин - Макс или Расчет по норме) с привязкой к конкретному поставщику.
4. При таких настройках программа позволяет проводить отгрузку без фактического наличия товара на остатке, а рабочее место Формирование заказов по потребностям анализирует текущий отрицательный остаток как нехватку и рассчитывает требуемый объем закупки для восстановления минимального запаса и закрытия потребности.

Важное предостережение: использование данного варианта требует регулярного контроля отрицательных остатков перед процедурой закрытия месяца. Все отрицательные остатки должны быть закрыты фактическими документами поступления тем же месяцем, в котором произошла отгрузка, иначе расчет себестоимости завершится системными ошибками.

Автоматизация через доработку печатных форм

Если бизнес-процесс сводится исключительно к необходимости передать водителю печатную форму УПД без отражения реального списания в регистрах, наименее рискованным техническим решением является создание внешней печатной формы. Такая форма подключается через механизм дополнительных отчетов и обработок и позволяет формировать макет УПД непосредственно из непроведенного документа реализации или из документа Заказ клиента. В этом случае учетная база остается в корректном состоянии, а водитель получает комплект сопроводительных документов для поездки.