В бухгалтерской практике периодически возникают ситуации, когда вся заработная плата сотрудника за вычетом налога подлежит удержанию. Это может быть связано как с принудительными мерами (исполнительные листы по алиментам с задолженностью до 70%), так и с добровольным волеизъявлением работника (перечисление всей суммы третьему лицу). Основная техническая сложность в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 заключается в том, что НДФЛ считается удержанным только в момент проведения документа Ведомость. Если сумма к выплате составляет ноль рублей, ведомость не заполняется, и налог остается в статусе "исчисленный", что приводит к искажению отчетности 6-НДФЛ и справок о доходах.
Рассмотрим детально, почему это происходит, разберем правовые аспекты и изучим три проверенных способа решения этой задачи в системе 1С.
Проанализируем алгоритмы программы. С 2023 года дата фактического получения дохода в виде оплаты труда определяется как день выплаты дохода. В программе 1С:ЗУП 3.1 это реализовано следующим образом:
Начисление зарплаты и взносов рассчитывает (исчисляет) сумму налога.Ведомость (в банк, на счета, в кассу) при проведении делает запись в регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ с видом движения "Расход".Именно эта запись в регистре фиксирует, что налог удержан. Если у сотрудника в результате удержаний "К выплате" получается 0, то программа стандартными методами не может создать ведомость на пустую сумму. Следовательно, в отчетах "Анализ НДФЛ по датам получения доходов" мы видим исчисленный налог, но не видим удержанный. Для налоговой инспекции это выглядит как недоплата налога в бюджет при наличии начисленного дохода.
Выясним правомерность таких действий. Согласно статье 138 ТК РФ, при удержании по исполнительным листам общий размер удержаний не может превышать 50%, а в особых случаях (алименты на детей, возмещение вреда здоровью) — 70%. Однако, если речь идет о распоряжении заработной платой (сотрудник сам просит перечислять деньги по заявлению), Роструд и суды указывают, что это не является удержанием в контексте ст. 138 ТК РФ. Это способ получения зарплаты, и здесь ограничение в 70% может не применяться. Тем не менее, для корректной работы 1С нам необходимо зафиксировать факт "выплаты" даже при нулевом остатке.
Рассмотрим наиболее корректный с точки зрения программной логики метод. Нам необходимо заставить 1С провести удержание налога через документ выплаты, не создавая при этом реального движения денежных средств в бухгалтерском учете.
Разберем этот метод по шагам:
Кассы (если учет ведется с детализацией по кассам) отдельную кассу, назовем ее "Виртуальная" или "Техническая".Ведомость в кассу. Дату документа установим равной дате выплаты зарплаты остальным сотрудникам.Начисление зарплаты и взносов. Сумму выплаты оставим равной 0.Результат: Программа зафиксирует удержание НДФЛ в регистрах, при этом сальдо по 70 счету не изменится, так как сумма выплаты равна нулю. В отчете "Анализ НДФЛ" данные по исчисленному и удержанному налогу сойдутся.
Проанализируем ситуацию, когда даже нулевая ведомость не проводится или вызывает ошибки в сторонних системах синхронизации (например, при выгрузке в 1С:Бухгалтерию). В этом случае бухгалтеры применяют метод "минимальной выплаты".
Посмотрим на алгоритм реализации:
Удержание по исполнительному листу или Постоянное удержание), необходимо временно изменить сумму так, чтобы сотруднику осталось к выплате 1 рубль.Ведомость (в банк или на счета). Программа автоматически заполнит ее, подтянет этот 1 рубль и весь причитающийся к удержанию НДФЛ.Этот метод хорош тем, что он абсолютно стандартен для всех алгоритмов 1С и гарантирует попадание данных во все налоговые регистры без ручной правки сумм налога в ведомости.
Если по каким-то причинам использование ведомостей невозможно, разберем вариант прямой корректировки налогового учета. Этот метод требует особой внимательности, так как он "обходит" типовые механизмы проверки.
Для реализации этого способа перейдем в раздел Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ:
Важно помнить, что Операция учета НДФЛ делает записи напрямую в регистры, минуя взаиморасчеты. Поэтому обязательно проверьте отчет "Анализ НДФЛ по месяцам" после проведения документа.
Выясним причину возникновения ошибки в самом начале. Если бухгалтер использует документ Исполнительный лист для фиктивного взыскания (которого нет в реальности), это методологически неверно. Рассмотрим, как настроить это правильно:
Если сотрудник хочет отдавать всю зарплату добровольно, создадим новое удержание через Настройка — Удержания со следующими параметрами:
Прочее удержание в пользу третьих лиц;Результат вводится фиксированной суммой или формулой РасчетнаяБаза - НДФЛ;При использовании такого удержания в документе Ограничение взысканий можно гибко управлять тем, сколько денег должно остаться "к выплате". Если оставить хотя бы небольшую сумму (например, 100 рублей), это позволит формировать ведомости в штатном режиме, и проблема с НДФЛ исчезнет сама собой.
Мы проанализировали проблему отсутствия удержанного НДФЛ при 100% взысканиях в 1С:ЗУП 3.1. Наиболее эффективным и безопасным методом является использование "нулевой ведомости в кассу", так как она корректно закрывает цепочку "Начисление — Выплата — Удержание налога" в программном коде. Помните, что для налоговой инспекции критически важно, чтобы даты и суммы удержанного налога в 6-НДФЛ четко соответствовали фактически произведенным операциям в системе.