← На главную

Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:ЗУП 3.1, рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда в расчетном листке сотрудника появляется загадочная строка «Излишне удержанный НДФЛ». Особое недоумение вызывает тот факт, что эта сумма начинает странным образом влиять на итоговую сумму к выплате, уменьшая её. Ситуация усложняется, если сотрудник уже уволился, отчетность сдана, а перерасчеты прошлых периодов делать категорически нельзя.

В этой статье мы подробно разберем внутренние механизмы работы программы 1С:ЗУП 3.1, выясним причины такого поведения системы и пошагово рассмотрим, как корректно убрать этот «мусор» из базы данных, не нарушив при этом сданную налоговую отчетность.

Разберем механизм: Почему при отрицательном НДФЛ увеличивается «излишне удержанный НДФЛ»?

Для начала проанализируем ситуацию, когда у сотрудника в результате каких-либо перерасчетов (например, сторнирования начислений, изменения налогового статуса или ввода вычетов «задним числом») исчисленный НДФЛ за текущий месяц становится отрицательным.

Согласно статье 231 Налогового кодекса РФ, работодатель (налоговый агент) не имеет права автоматически возвращать излишне удержанный налог налогоплательщику вместе с очередной выплатой заработной платы. Возврат налога возможен исключительно на основании письменного заявления сотрудника и должен производиться в безналичной форме.

Разработчики программы 1С:ЗУП 3.1 строго следовали этой норме закона при проектировании алгоритмов. На практике это работает следующим образом:

1. При расчете зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов сумма отрицательного налога фиксируется на вкладке «НДФЛ».
2. Поскольку эту сумму нельзя автоматически включить в ведомость на выплату, программа дублирует её на вкладке «Корректировка выплаты» со знаком «минус». Эта техническая запись называется «НДФЛ к зачету в счет будущих платежей».
3. Данная «замороженная» сумма регистрируется в системе как излишне удержанный НДФЛ.
4. Если в последующих месяцах у сотрудника не возникает положительного исчисленного налога, который мог бы перекрыть этот минус, или если бухгалтер не оформляет специальный документ возврата, данная сумма продолжает «висеть» в расчетном листке и переносится на следующие периоды как остаток.

Выясним причину: Почему излишне удержанный НДФЛ вычитается из долга предприятия в расчетном листке?

Пользователи часто задаются вопросом: почему формула расчета итоговой суммы к выплате в расчетном листке выглядит как Долг предприятия на конец периода - Излишне удержанный НДФЛ?

Давайте проанализируем взаимосвязь бухгалтерского учета и налоговых регистров в программе:

1. Бухгалтерское сальдо (Долг предприятия) на конец периода в расчетном листке рассчитывается по классической формуле: Начислено - Удержано - Выплачено. Так как в результате перерасчета удержание НДФЛ уменьшилось (стало отрицательным), математически общая сумма удержаний уменьшается. Это автоматически приводит к увеличению долга предприятия перед сотрудником по данным бухгалтерского учета.
2. Однако, как мы уже выяснили, выплачивать эту часть долга (которая образовалась за счет переплаты НДФЛ) без заявления сотрудника нельзя. Чтобы заблокировать выплату этой суммы, программа задействует показатель «Излишне удержанный НДФЛ» (зарегистрированный в корректировке выплаты).
3. При формировании ведомости на выплату программа определяет реальную сумму к выдаче на руки по формуле: К выплате = Долг предприятия - Излишне удержанный НДФЛ.

Таким образом, программа защищает организацию от несанкционированной выплаты излишне удержанного налога, оставляя сотруднику к выплате ровно ту сумму, которую он фактически заработал.

Как решить проблему, если сотрудник продолжает работать?

Если сотрудник не уволен, решить проблему очень просто и полностью штатно. Необходимо выполнить следующие шаги:

1. Получить от сотрудника письменное заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ с указанием его банковских реквизитов.
2. Создать в программе документ Возврат НДФЛ (находится в разделе Налоги и взносы). Программа автоматически заполнит документ суммой излишне удержанного налога.
3. Создать документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) с видом выплаты «Возврат НДФЛ» и выплатить эти деньги сотруднику.

После проведения этих документов излишне удержанный налог обнулится, и формулы в расчетном листке придут в норму.

Как убрать «мусор» по уволенному сотруднику без возврата НДФЛ?

Ситуация усложняется, если сотрудник уволился (например, в прошлом году или несколько месяцев назад), связь с ним потеряна, а переплата по НДФЛ продолжает «кочевать» из месяца в месяц в текущем периоде. Делать возврат НДФЛ уволенному лицу не имеет смысла, так как выплатить деньги физически невозможно, а открывать прошлые периоды и пересчитывать начисления крайне опасно для сданной отчетности.

Для того чтобы чисто убрать эти «фантомные» остатки и очистить расчетный листок, нам потребуется скорректировать регистры вручную. Для этого мы воспользуемся универсальным инструментом — документом Перенос данных (находится в разделе Администрирование — Переносы данных).

Рассмотрим по шагам, какие записи необходимо сделать в документе Перенос данных. Все движения рекомендуется делать последним числом того месяца, в котором вы хотите окончательно закрыть взаиморасчеты и убрать «хвосты».

Шаг 1. Корректировка регистра «Начисления удержания по сотрудникам»

Этот регистр отвечает за вывод информации в разделы расчетного листка. Если мы не скорректируем его, сумма излишне удержанного налога так и останется висеть в шапке отчета.

1. В документе Перенос данных нажмите кнопку Настройка состава регистров и выберите регистр накопления Начисления удержания по сотрудникам.
2. Добавьте новую строку со следующими параметрами:
   • Вид движения: Расход;
   • Сотрудник: Выберите уволенного сотрудника;
   • Группа начисления удержания: Удержания;
   • Статья расходов: ОТ (Оплата труда);
   • Сумма: Укажите сумму излишне удержанного НДФЛ со знаком «плюс».

Шаг 2. Корректировка регистра «Взаиморасчеты с сотрудниками»

Этот регистр отвечает за формирование общего бухгалтерского сальдо (долга предприятия) на конец месяца.

1. В настройках состава регистров документа Перенос данных включите регистр накопления Взаиморасчеты с сотрудниками.
2. Добавьте строку:
   • Вид движения: Приход (для уменьшения долга предприятия);
   • Сотрудник: Наш уволенный сотрудник;
   • Сумма: Укажите сумму переплаты со знаком «минус». Это действие спишет виртуальный долг организации перед бывшим работником.

Шаг 3. Корректировка регистра «Зарплата к выплате»

Этот регистр отвечает за то, какие суммы программа «видит» к выплате при автоматическом заполнении платежных ведомостей. Если его не скорректировать, уволенный сотрудник будет бесконечно попадать в новые ведомости с нулевыми или минусовыми суммами.

1. Включите в документе Перенос данных регистр накопления Зарплата к выплате.
2. Движения в этом регистре должны полностью дублировать показатели из Шага 2 (регистр Взаиморасчеты с сотрудниками):
   • Вид движения: Приход;
   • Сотрудник: Уволенный сотрудник;
   • Сумма: Сумма со знаком «минус».

Нюансы сдачи отчетности 6-НДФЛ

Если излишне удержанный налог возник в результате технической ошибки (например, неверно указан статус налогоплательщика или произошла пересортица по кодам доходов), и в регламентированную отчетность 6-НДФЛ эти данные попасть не должны, вам также может потребоваться скорректировать регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

В этом регистре необходимо сделать записи, которые выровняют исчисленный и удержанный налог по сотруднику, чтобы база данных соответствовала фактически сданным в налоговую инспекцию отчетам. Проанализировать расхождения перед корректировкой можно с помощью стандартного отчета «Анализ НДФЛ по месяцам» или «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».

Проделав эти несложные операции с помощью документа Перенос данных, мы аккуратно закроем взаиморасчеты с уволенным сотрудником, уберем раздражающие остатки из расчетных листков и сохраним базу данных в чистоте и порядке.