В практике кадрового учета часто возникают ситуации, когда сотрудник в течение одного расчетного периода перемещается между различными обособленными подразделениями (филиалами), имеющими разные регистрации в ИФНС и, возможно, разные районные коэффициенты. Одной из наиболее острых проблем в этом случае является корректное начисление разовых премий, база которых складывается из заработка в обоих филиалах.
Согласно позиции ФНС России, изложенной в Письме от 14.02.2018 № ГД-4-11/2828@, налог следует перечислять по месту нахождения того обособленного подразделения, через которое производится выплата дохода. Однако для корректного формирования отчетности (6-НДФЛ) и правильного расчета Районного коэффициента (РК) нам необходимо, чтобы сумма премии распределялась пропорционально вкладу сотрудника в работу каждого филиала. Рассмотрим, как реализовать это в типовой конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1.
Проанализируем стандартное поведение программы. Когда мы создаем документ Премия, в котором расчет производится процентом от показателя РасчетнаяБаза, система по умолчанию собирает все начисления, входящие в базу за указанный период (например, за прошлый месяц), одной общей суммой. При этом документ Премия регистрируется по тому подразделению, которое указано в шапке документа на текущий момент.
В результате мы получаем ситуацию, когда премия за работу в двух филиалах (например, Калининград и Волгоград) целиком «падает» на один филиал. Это влечет за собой две ошибки:
Разберем основной технический прием, который позволяет «заставить» систему увидеть периоды работы в разных подразделениях. В 1С:ЗУП 3.1 заложен механизм автоматического распределения начислений, но он срабатывает только тогда, когда в формуле начисления присутствуют показатели времени.
Посмотрим на стандартную формулу премии процентом:
ПроцентРазовойПремии / 100 * РасчетнаяБаза
В таком виде показатель РасчетнаяБаза является «плоским» — он не содержит информации о том, в каком подразделении была заработана та или иная сумма. Чтобы активировать распределение, нам необходимо дополнить формулу показателями ВремяВДнях и НормаДней (или их часовыми аналогами).
Шаги по настройке:
ПроцентРазовойПремии / 100 * РасчетнаяБаза * (ВремяВДнях / НормаДней)
Важный нюанс: Чтобы расчет остался математически верным, нам нужно убедиться, что премия за прошлый месяц не уменьшится. Если мы используем показатели времени, система начнет анализировать график сотрудника. Рассмотрим подробнее: если премия начисляется за октябрь (в котором сотрудник отработал полностью, но в двух филиалах), то множитель (ВремяВДнях / НормаДней) в сумме даст единицу, но позволит программе разбить строку начисления на две части в соответствии с кадровыми переводами.
Выясним причину, почему это работает: когда программа видит в формуле показатели времени, она включает механизм «расслоения» записи по периодам действия кадровых данных. В документе Премия (если он создается после изменения формулы) при подборе сотрудника система должна создать две строки (или одну строку, которая при расчете НДФЛ и РК будет учитывать распределение).
Если кадровые переводы между филиалами носят массовый характер и использование показателей времени в формулах премий по каким-то причинам нежелательно, проанализируем ситуацию с использованием механизма Территории.
Этот функционал включается в настройках учетной политики организации. После его активации мы можем:
Территорию с привязкой к своей регистрации в налоговом органе и своим районным коэффициентом.При расчете премии в конце месяца система, анализируя стаж сотрудника на разных территориях, сможет автоматически распределить доход. В этом случае в документе Начисление зарплаты и взносов на вкладке «Начисления» мы увидим несколько строк по одному сотруднику, каждая из которых будет относиться к своему филиалу (территории).
Если ситуация с переводами между филиалами уникальна и не требует автоматизации, рассмотрим наиболее прозрачный с точки зрения учета НДФЛ способ. Он заключается в создании двух отдельных документов Премия.
Разберем по шагам:
Расчетную базу, удаляя из нее начисления, относящиеся к Филиалу №2.Этот метод гарантирует 100% точность попадания НДФЛ в нужную регистрацию ИФНС, так как подразделение в шапке документа прямо определяет ОКТМО/КПП дохода. Также Районный коэффициент в каждом документе применится именно тот, который установлен для подразделения в шапке.
Проанализируем, как ведет себя РК в ноябре при начислении премии за октябрь. Районный коэффициент в ЗУП 3.1 является зависимым начислением. Это означает, что он рассчитывается в документе Начисление зарплаты и взносов (или в межрасчетных документах, если это настроено) на основании базовых начислений.
Чтобы РК за ноябрь «увидел» премию правильно:
Мы рассмотрели несколько подходов к решению задачи распределения премии между филиалами. Выбор метода зависит от частоты таких операций в вашей базе:
Использование данных методов позволит вам избежать претензий со стороны налоговых органов по Письму ФНС № ГД-4-11/2828@ и обеспечить сотрудников корректными суммами районных доплат.