В практике бухгалтерского учета часто возникают ситуации, когда части заработной платы за один и тот же месяц выплачиваются в разные сроки. Типичный пример: основная заработная плата (оклад) выплачивается в последний день месяца, а премия за этот же месяц — уже в следующем. В таких случаях встает вопрос о корректном распределении районного коэффициента (РК). Поскольку РК является надбавкой, увеличивающей оплату труда, его сумма должна распределяться пропорционально начислениям, к которым он применяется, и иметь соответствующие даты фактического получения дохода для целей НДФЛ.
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП), в отличие от более сложной системы 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), механизмы расчета зарплаты упрощены. Программа по умолчанию рассчитывает РК одной строкой на всю совокупную базу текущего месяца. Рассмотрим подробнее, как обойти это ограничение и добиться корректного разделения сумм в учете.
Проанализируем ситуацию, описанную пользователем. При начислении зарплаты за декабрь оклад выплачивается 31.12.2021, а премия — 10.01.2022. Согласно законодательству, действовавшему в период обсуждения (до 2023 года), датой получения дохода в виде оплаты труда считался последний день месяца начисления. Однако для премий правила могли отличаться в зависимости от их вида и локальных нормативных актов предприятия. Если бухгалтер принимает решение разделить выплаты по разным датам, 1С:БП 3.0 сталкивается с трудностью: документ Начисление зарплаты в этой конфигурации не умеет автоматически «разрывать» одну строку районного коэффициента на разные даты выплаты.
Выясним причину, по которой ручная корректировка может быть недоступна. Если в документе Начисление зарплаты флажок «Ручная корректировка» не активен или изменения не сохраняются, это может быть связано с тем, что расчет ведется во внешней программе (синхронизация с ЗУП) либо документ уже «закрыт» созданными на его основании ведомостями на выплату. В 1С:БП 3.0 для изменения распределения НДФЛ и дат дохода требуются специфические действия.
Посмотрим на самый логичный путь решения внутри программы — разделение одного начисления на два независимых вида расчета. Разберем этот метод по шагам:
Районный коэффициент. Нам необходимо создать его дубликат, например, с названием Районный коэффициент (с премии).Районный коэффициент (которое идет на оклад) необходимо зайти в список Расчетная база и исключить из него вид начисления Премия.Начисление зарплаты мы увидим две строки РК. Для каждой из них можно будет указать свою дату выплаты в соответствующих колонках (в режиме редактирования НДФЛ или выплаты), что позволит программе корректно сформировать записи в регистры для отчета 6-НДФЛ.Рассмотрим еще один практический подход, который часто оказывается проще для бухгалтера в 1С:БП 3.0. Чтобы не путаться в сложных настройках баз начислений, мы можем разделить начисление дохода на два отдельных документа.
Проанализируем последовательность действий:
Начисление зарплаты. В нем оставляем только оклад и другие выплаты, которые планируются к выдаче 31.12.2021. Программа автоматически рассчитает РК именно на эти суммы. Устанавливаем дату выплаты внизу документа — 31.12.2021.Начисление зарплаты (или документ Премия, если этот функционал включен в настройках). В нем указываем только премию. Программа начислит РК именно на сумму этой премии. Устанавливаем дату выплаты — 10.01.2022.При таком подходе программа сама распределит суммы РК по нужным датам получения дохода, и в отчетности 6-НДФЛ эти суммы попадут в разные блоки (или разные периоды), что и требовалось бухгалтеру.
Если начисления уже проведены, отчетный период близится к завершению, и вы не хотите пересчитывать документы Начисление зарплаты, разберем метод «посмертной» корректировки учета. Для этого в 1С предусмотрен специальный инструмент.
Выполним следующие действия:
Операция учета НДФЛ.Этот способ требует внимательности и точных расчетов «на бумаге», но он позволяет исправить отчетность, не затрагивая проведенные ведомости и бухгалтерские проводки по счетам 70 и 68.01.
Проанализируем ситуацию с доступностью полей. Часто пользователи жалуются, что в документе Начисление зарплаты колонки с НДФЛ недоступны для редактирования. В 1С:БП 3.0 это исправляется нажатием на кнопку «Карандаш» (редактировать НДФЛ) в строке сотрудника. При нажатии открывается форма, где можно вручную разбить сумму налога по разным датам получения дохода и документам-основаниям.
Важно: Помните, что с 2023 года правила учета НДФЛ существенно изменились, и дата дохода теперь всегда совпадает с датой выплаты. Однако для исправления ошибок прошлых периодов (как в примере за 2021 год) вышеописанные методы остаются единственно верными.
Подводя итог, можно сказать: несмотря на то что 1С:Бухгалтерия 3.0 не обладает гибкостью ЗУП в плане автоматического распределения районного коэффициента по разным датам выплат внутри одного вида начисления, использование раздельных документов или создание дополнительных видов расчета позволяет полностью решить задачу и успешно сдать отчетность 6-НДФЛ без расхождений с налоговой инспекцией.