В практике торговых организаций часто возникает ситуация, когда фактические отгрузки товаров происходят ежедневно или несколько раз в неделю, а покупатель (например, бюджетное учреждение или крупный автопарк на АЗС) требует выставления единого универсального передаточного документа (УПД) строго по итогам месяца. В 1С:Комплексная автоматизация 2 (КА 2) и 1С:ERP существует несколько методических подходов к решению этой задачи. Разберем их подробно, проанализируем преимущества каждого метода и выясним, как правильно работать с маркируемым товаром в таких условиях.
Это наиболее корректный и «бесшовный» способ с точки зрения системы. Суть метода заключается в разделении складского и финансового учета. Рассмотрим по шагам, как настроить этот процесс.
Шаг 1. Настройка склада.
Для того чтобы складские операции могли выполняться независимо от финансовых документов, необходимо в настройках склада (раздел НСИ и администрирование — Склады и магазины) на вкладке «Ордерная схема и структура» включить флаг Использовать ордерную схему при отгрузке. Важнейшим моментом здесь является выбор опции Порядок оформления накладных — установите значение «По расходным ордерам».
Шаг 2. Ежедневные отгрузки.
В течение месяца кладовщик оформляет документ Расходный ордер на товары на каждую фактическую отгрузку. При этом финансовый документ Реализация товаров и услуг еще не создается. Товар физически списывается со склада (статус ордера «Отгружен»), но задолженность за клиентом в бухгалтерском и управленческом учете еще не фиксируется.
Шаг 3. Оформление сводной реализации.
В конце месяца менеджер или бухгалтер переходит в рабочее место Продажи — Накладные к оформлению. Проанализируем состояние списка: система покажет все незакрытые складские ордера по конкретному контрагенту. Выделим все необходимые строки за месяц и нажмем кнопку Оформить. Система автоматически создаст один документ Реализация товаров и услуг, в который подтянет весь перечень номенклатуры из всех выбранных ордеров. На основании этой реализации печатается один сводный УПД. Для контроля расхождений и поиска ошибок при работе с ордерной схемой можно использовать отчет для сравнения товаров на складах и товаров организаций.
Этот метод подходит, если юридически право собственности на товар переходит к покупателю только в момент подписания сводного акта в конце месяца. Рассмотрим, как это реализовано в 1С:КА 2.
Механизм работы:
1. На каждую фактическую отгрузку создается документ Реализация товаров и услуг с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности». В бухгалтерском учете формируется проводка Дт 45 — Кт 41. Товар уже не на складе, но он числится за нашей организацией как «товары отгруженные».
2. В конце месяца создается документ Реализация отгруженных товаров. В современных версиях программы этот документ позволяет выполнить подбор сразу нескольких первичных отгрузок.
3. При проведении итогового документа формируются проводки Дт 90.02 — Кт 45 (списание себестоимости) и Дт 62 — Кт 90.01 (выручка). Именно на этом этапе оформляется счет-фактура или УПД со статусом 1.
Особенности учета НДС:
Важно помнить, что согласно ст. 167 ГК РФ, обязанность по начислению НДС может возникать в момент фактической передачи товара (отгрузки), даже если право собственности еще не перешло. В 1С:КА 2 для этого предусмотрена настройка в договоре или в учетной политике, позволяющая начислять НДС в момент создания первичной накладной (на 45 счет), либо использовать механизм «НДС по отгрузке».
Если специфика учета позволяет клиенту принимать несколько накладных (ТОРГ-12), но он хочет видеть один счет-фактуру для книги покупок, можно воспользоваться штатной возможностью объединения. В документе Счет-фактура выданный есть возможность указать список документов-оснований. В поле «Документы-основания» можно выбрать несколько документов Реализация товаров и услуг, оформленных в течение одного налогового периода (обычно в пределах 5 дней, но технически система позволяет и за месяц).
Однако, проанализируем этот метод: он не дает возможности получить единый УПД со статусом 1 (счет-фактура + накладная), так как первичных накладных все равно будет много. Поэтому для полноценного «сводного» документа этот вариант менее предпочтителен, чем ордерная схема.
Ситуация усложняется, если вы продаете товары, подлежащие обязательной маркировке. Рассмотрим нюансы, упомянутые в обсуждении:
Реализация отгруженных товаров.Если штатные механизмы кажутся пользователям слишком сложными, можно реализовать простую обработку по сборке документов. Рассмотрим логику, которую можно заложить в код:
// Пример упрощенной логики сбора товаров из нескольких реализаций
Процедура СоздатьСводнуюРеализацию(МассивСсылокРеализаций)
НоваяРеализация = Документы.РеализацияТоваровУслуг.СоздатьДокумент();
НоваяРеализация.Дата = КонецМесяца(ТекущаяДата());
Для Каждого Ссылка Из МассивСсылокРеализаций Цикл
// Перенос строк товаров с объединением одинаковых позиций
Для Каждого СтрокаТовар Из Ссылка.Товары Цикл
НоваяСтрока = НоваяРеализация.Товары.Добавить();
ЗаполнитьЗначенияСвойств(НоваяСтрока, СтрокаТовар);
КонецЦикла;
EndDo;
// Свертка таблицы товаров по Номенклатуре и Характеристике
НоваяРеализация.Товары.Свернуть("Номенклатура, Характеристика, СтавкаНДС", "Количество, Сумма");
НоваяРеализация.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
КонецПроцедуры
Важно помнить, что при программном создании сводного документа необходимо корректно обработать Заказы клиентов и Складские ордера, чтобы не возникло задвоения списания остатков. Именно поэтому использование штатного рабочего места Накладные к оформлению при ордерной схеме является наиболее безопасным вариантом.
Выбор метода зависит от ваших бизнес-процессов:
Рассмотренные инструменты позволяют эффективно работать с госконтрактами и крупными покупателями, минимизируя бумажный документооборот и трудозатраты бухгалтерии.