Одной из частых задач, которые ставят руководители перед специалистами по автоматизации и финансовыми директорами, является возможность видеть финансовое состояние компании «здесь и сейчас». Классический бухгалтерский подход подразумевает, что точные цифры мы получаем только после закрытия месяца, когда рассчитана себестоимость, начислена амортизация и распределены косвенные расходы. Однако бизнесу для принятия решений часто нужна оперативность, даже в ущерб абсолютной точности.
В этой статье мы подробно разберем, как организовать получение управленческого баланса в 1С:ERP в режиме реального времени (онлайн), какие механизмы конфигурации для этого использовать и как преодолеть методологические трудности, связанные с регламентными операциями.
Прежде чем переходить к решениям, давайте разберем, как устроен механизм формирования данных для управленческого баланса в 1С:ERP. В основе лежит регистр накопления АктивыИПассивы. Данные в него попадают из двух основных источников:
РеализацияТоваровУслуг, ПриобретениеТоваровУслуг, ПриходныйКассовыйОрдер делают движения по регистру активов и пассивов в момент проведения. Это означает, что дебиторская задолженность, кредиторская задолженность и остатки денежных средств обновляются мгновенно.Основная проблема заключается во второй части. Пока мы не рассчитаем себестоимость, у нас нет точной оценки запасов на складе в стоимостном выражении (особенно если используется сложная схема производства), и, следовательно, нет корректного расчета прибыли (нераспределенной прибыли в пассиве баланса). Также ежедневно не начисляются такие расходы, как аренда, зарплата управленческого персонала и налоги.
Рассмотрим несколько стратегий решения этой задачи, от технических настроек до организационных изменений.
Самый прямой способ получить данные — это выполнять процедуру закрытия месяца чаще, чем раз в месяц. В 1С:ERP предусмотрен механизм, позволяющий делать это в автоматическом режиме.
Мы можем настроить регламентное задание по расчету себестоимости. Рассмотрим, как это работает:
В системе существует возможность выполнять предварительный расчет себестоимости. Этот режим отличается от фактического закрытия тем, что он использует метод средней скользящей оценки. Это позволяет системе быстро оценить стоимость выбывших товаров и материалов, не требуя полного разрешения всех коллизий и системы линейных уравнений, которая запускается при окончательном расчете.
Для настройки этого процесса выполним следующие шаги:
При использовании этого метода в отчетах (например, «Валовая прибыль» или «Управленческий баланс») данные будут появляться с пометкой о том, что это предварительная оценка. Однако, как справедливо заметили участники обсуждения, это решает только вопрос товарного учета. Вопрос накладных расходов остается открытым.
Даже если мы будем закрывать месяц каждый день, такие расходы, как аренда офиса или заработная плата, обычно отражаются в системе одним документом в конце месяца. Если мы посмотрим баланс 15-го числа, прибыль будет завышена, так как выручка за 15 дней есть, а расхода по аренде еще нет.
Чтобы решить эту проблему, применим метод начислений (Accruals). Мы должны «размазать» постоянные расходы по дням месяца. Рассмотрим варианты реализации:
Мы можем использовать механизм резервов. В начале месяца (или ежедневно) создается операция, которая начисляет плановую сумму расхода и формирует обязательство (резерв).
Схема проводок в управленческом учете будет выглядеть так:
Таким образом, прибыль уменьшается ежедневно. В конце месяца, когда придет реальный акт от арендодателя, мы спишем его за счет резерва:
Если нет желания усложнять учет ежедневными операциями, можно доработать отчетность (внешним отчетом или через подсистему бюджетирования). Логика следующая:
Как было предложено в обсуждении:
// Примерная логика расчета суммы постоянных затрат на текущую дату
СуммаЗатратНаСегодня = (СуммаЗатратПрошлогоМесяца / КоличествоДнейВМесяце) * ТекущийДеньЧислом;
Этот подход дает достаточную для управления точность, не перегружая систему лишними транзакциями.
Наиболее мощный инструмент для получения онлайн-баланса в 1С:ERP — это подсистема Бюджетирования. Она позволяет собирать данные из разных источников и комбинировать факт с планом.
Настроим вид бюджета «Ежедневный управленческий баланс». В структуру бюджета добавим:
Преимущество этого метода в том, что он не требует изменения процедур закрытия месяца в регламентированном учете и не создает лишних документов. Вы просто конструируете отчет, который показывает смешанную картину реальности и прогноза.
Часто, когда руководитель просит «Баланс», он на самом деле хочет видеть контроль над ключевыми точками, а не классическую бухгалтерскую форму Т-счета. В 1С:ERP существует специальный инструмент — Монитор целевых показателей.
Вместо того чтобы пытаться свести актив с пассивом в ноль каждый день (что технически сложно из-за временных разрывов), настроим дашборд с ключевыми метриками:
Это снимает психологическое напряжение от того, что «баланс не сходится», так как показатели анализируются независимо. Для большинства управленческих решений (хватит ли денег на закупку, выполняем ли план продаж) этого достаточно.
Ни одно техническое решение не сработает без организационных изменений. Если руководитель хочет видеть данные в реальном времени, компания должна перейти на работу в режиме «день-в-день».
Проанализируем необходимые изменения в бизнес-процессах:
Получить управленческий баланс в 1С:ERP каждый день — задача выполнимая, но требующая комплексного подхода. Нельзя просто нажать одну кнопку, если бизнес-процессы к этому не готовы.
Рекомендуемый алгоритм действий:
Помните, что оперативность всегда конфликтует с точностью. Задача специалиста 1С — объяснить руководителю этот компромисс и настроить систему так, чтобы погрешность была допустимой для принятия управленческих решений.