Часто пользователи 1С:Зарплата и Управление Персоналом сталкиваются с ситуацией, когда стандартные отчеты, казалось бы, формируются некорректно. Классический пример: вы задаете период, например, с 27 мая по 2 июня, но сотрудники, принятые или уволенные 2 июня, в отчет не попадают. Первое, что приходит в голову — проблема в настройках периода, будто система берет дату не включительно или устанавливает время на начало дня (00:00:00).
Однако, как показывает практика, особенно если одни сотрудники за этот день в отчет попадают, а другие — нет, проблема кроется глубже. Она не в настройках самого отчета, а в нюансах введенных данных. Давайте разберем по шагам, как найти и исправить причину на примере отчета "По принятым и уволенным военнообязанным сотрудникам".
Итак, наша исходная проблема: формируем отчет "По принятым и уволенным военнообязанным сотрудникам" за период, включающий 2 июня. Часть сотрудников, принятых 2 июня, в отчете есть, а одного или нескольких — нет. Это ключевой момент, который указывает на то, что проблема не в отчете как таковом, а в данных конкретных сотрудников.
Прием на работу и в регистре сведений Кадровая история сотрудников для "пропавшего" сотрудника действительно установлена на 2 июня. В нашем случае это так, что делает ситуацию еще более загадочной.Воинский учет. Именно в нем и скрывается разгадка.Проблема в том, что многие регистры сведений в 1С являются периодическими. Это значит, что каждая запись в них имеет не просто дату, а "Период", то есть дату, с которой эта запись начинает действовать. Именно на этот параметр и опирается отчет.
Причина, по которой сотрудник не попадает в отчет, заключается в том, что на конечную дату периода (2 июня) сведения о его воинском учете в системе еще не действовали. Разберем, как это происходит и как это исправить.
Шаг 1. Откройте карточку сотрудника
Перейдите в справочник "Сотрудники" и откройте карточку того сотрудника, который не попадает в отчет.
Шаг 2. Перейдите на вкладку "Воинский учет"
В карточке сотрудника найдите и откройте вкладку или раздел, отвечающий за данные воинского учета.
Шаг 3. Найдите поле "Сведения действуют с..."
Это самый важный шаг. В форме данных воинского учета, часто в самом низу (может потребоваться прокрутить окно вниз), находится поле "Сведения действуют с...". Именно эта дата определяет, с какого момента информация о воинском учете сотрудника считается актуальной для системы и отчетов.
В чем заключается ловушка? По умолчанию система 1С:ЗУП при создании новой записи в этом разделе подставляет в поле "Сведения действуют с..." текущую дату компьютера, а не дату из документа приема на работу.
Рассмотрим наш пример:
В результате, когда мы формируем отчет за период по 2 июня включительно, программа проверяет данные и видит, что на 2 июня сведения о воинском учете для этого сотрудника еще не действовали (они начнут действовать только с 3 июня). Поэтому сотрудник совершенно корректно не включается в выборку.
Как исправить?
Необходимо вручную изменить дату в поле "Сведения действуют с..." на фактическую дату приема сотрудника на работу, то есть на 2 июня. После сохранения этих изменений и переформирования отчета сотрудник появится в нем.
Чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем, выработайте простое правило:
Всегда проверяйте дату начала действия сведений. Если вы вносите кадровые документы "задним числом" или с опозданием на день-два, обращайте особое внимание на поля вроде "Сведения действуют с...", "Дата начала" и т.п. в связанных регистрах (воинский учет, сведения об инвалидности, налоговые вычеты и др.).
Эта дата должна соответствовать дате самого события (приема, кадрового перевода), а не дате ввода документа в программу. Этот простой контроль поможет избежать многих "странностей" и несоответствий в отчетах и сэкономит время на поиске ошибок.