← На главную

В практике кадрового учета нередко возникает ситуация, когда сотрудник увольняется, но в свой последний рабочий день не выходит на работу (например, ставится код «НН» — неявка по невыясненным причинам). При формировании отчетности по стажу (ранее СЗВ-СТАЖ, теперь — подраздел 1.2 формы ЕФС-1) бухгалтеры обнаруживают, что программа «отрезает» этот день, и период стажа завершается днем, предшествующим дате увольнения. Рассмотрим подробно, почему так происходит и как настроить программу, чтобы данные в отчете соответствовали приказам об увольнении.

Анализ технической причины проблемы

Разберем ситуацию изнутри. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 за отражение периодов в отчетности для СФР (ранее ПФР) отвечают настройки конкретных видов начислений. Для документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с видом отсутствия «Отсутствие по невыясненной причине» в типовой конфигурации по умолчанию установлено, что этот период не включается в страховой стаж.

С точки зрения программы, если день не входит в стаж, он просто выбрасывается из отчетного периода. Если этот день является последним (днем увольнения), то датой окончания стажа становится последний «валидный» рабочий день. Однако контролирующие органы требуют, чтобы стаж был непрерывным, а периоды отсутствия без оплаты помечались специальным кодом НЕОПЛ. Проанализируем, как внести необходимые изменения.

Шаг 1. Настройка вида расчета (начисления)

Первым делом нам необходимо изменить способ, которым программа классифицирует время неявки для целей пенсионного учета. Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Настройка — Начисления.
2. Найдем в списке начисление Отсутствие по невыясненной причине (именно оно используется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» при установке соответствующего флажка).
3. Откроем карточку начисления и перейдем на вкладку Налоги, взносы, бухучет.
4. Найдем поле Вид стажа ПФР (в новых версиях может называться «Вид стажа СФР»). Именно здесь кроется корень проблемы. По умолчанию там стоит «Не включается в страховой стаж».
5. Нам нужно выбрать из выпадающего списка значение Неоплачиваемый период.

Важное уточнение: Обратите внимание, что нужно исправлять именно Вид стажа ПФР, а не поле «Вид стажа в СЗВ», если оно представлено отдельно в старых релизах. Только настройка «Неоплачиваемый период» заставит программу подставить код НЕОПЛ в отчетность, что позволит дате увольнения «закрыть» период стажа.

Шаг 2. Актуализация данных в информационной базе

После изменения настроек начисления программа не обновит отчеты автоматически «задним числом». Записи в регистрах, из которых собирается отчет СЗВ-СТАЖ или ЕФС-1, формируются в момент проведения первичных документов. Поэтому нам необходимо перепровести документы отсутствия.

Рассмотрим порядок действий:

1. Найдем документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), которым была зафиксирована неявка в день увольнения.
2. Нажмем кнопку Провести. В этот момент программа заново сформирует движения по регистру сведений Параметры периодов стажа ПФР, учитывая нашу новую настройку НЕОПЛ.
3. Если таких сотрудников было несколько за отчетный период, рекомендуется перепровести все подобные документы за текущий год. Старые периоды (прошлые годы), по которым отчетность уже сдана и принята, трогать не нужно.

Шаг 3. Контроль и очистка перерасчетов

При перепроведении документов за прошлые месяцы в 1С:ЗУП 3.1 часто срабатывает механизм отслеживания изменений. Программа может решить, что раз документ изменился, значит, нужно пересчитать зарплату. Чтобы избежать проблем при следующем начислении зарплаты, выполним проверку:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты.
2. Посмотрим, появились ли в списке записи по нашему сотруднику.
3. Если записи появились, но мы понимаем, что фактически суммы выплат не меняются (так как мы меняли только вид стажа для отчетности), эти записи следует выделить и нажать Удалить (или «Отменить»).

Это гарантирует, что при расчете следующей ведомости или начисления зарплаты программа не будет пытаться «сторнировать» или доначислять старые суммы.

Юридический нюанс: дата увольнения и ТК РФ

Проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства. Согласно статье 84.1 ТК РФ, днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.

Если сотрудник увольняется по собственному желанию, и дата увольнения совпадает с его невыходом по невыясненной причине, работодатель все равно обязан издать приказ и произвести увольнение в указанную дату. В этом случае в табеле стоит «НН», а в стаже этот день должен отражаться как НЕОПЛ. Это критически важно для сопоставления данных между подразделом 1.1 (сведения о трудовой деятельности) и подразделом 1.2 (сведения о стаже) формы ЕФС-1. Если даты в этих разделах не совпадут (в одном увольнение 1-го числа, а в другом стаж закончился 29-м числом), СФР пришлет протокол с ошибкой или требование о пояснениях.

Однако, если речь идет об увольнении за прогул, ситуация иная. Днем увольнения в таком случае признается последний день фактической работы сотрудника (день, предшествующий первому дню прогула). В этой ситуации настройки «НЕОПЛ» не потребуются, так как дата увольнения и так будет последним рабочим днем в стаже.

Выясним причину отсутствия строк в корректировочном отчете

Если после всех настроек и перепроведений в корректировочной форме СЗВ-СТАЖ (или ЕФС-1) все равно не появляется нужная строка, проверим дату документа Увольнение и документа Отсутствие. Документ отсутствия не должен иметь дату более позднюю, чем дата увольнения. Также убедитесь, что в самом документе увольнения на вкладке «Справки при увольнении» или в данных о стаже не возникло конфликта периодов.

Подведем итог. Чтобы день увольнения с «НН» попал в стаж:

1. Меняем вид стажа ПФР на Неоплачиваемый период в настройках начисления.
2. Перепроводим документ Отсутствие.
3. Удаляем лишние записи из очереди перерасчетов.
4. Переформировываем отчет.

Теперь программа корректно поставит дату окончания стажа, совпадающую с датой увольнения, и присвоит этому дню код НЕОПЛ, что полностью соответствует требованиям фонда и логике ведения учета в 1С.