При ведении учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда документ Начисление зарплаты и взносов игнорирует данные о выработке по сотрудникам, принятым на работу в середине месяца. Несмотря на то, что документ Сдельные работы (данные в который, к слову, можно загружать из MS Excel) заполнен корректно и суммы в нем указаны, при итоговом расчете по таким сотрудникам возникают «нули», для быстрой очистки которых можно использовать специальные обработки. Разберем, почему это происходит и как настроить программу для автоматического подбора данных.
Для начала выясним причину такого поведения системы. В 1С:ЗУП 3.1 механизм сбора данных для расчета зарплаты опирается на настройки конкретного вида начисления. Если мы используем типовой Сдельный заработок, то в его формуле обязательно присутствует показатель СдельныйЗаработок или другие показатели, которые имеют тип «Накапливаемый». Данные по ним фиксируются специальными документами — в нашем случае это Сдельные работы.
Когда мы создаем документ Сдельные работы на всю организацию за целый месяц (например, с 01.02 по 29.02), программа создает записи в регистре накопления Данные о выработке. Основная сложность заключается в том, как именно эти записи будут сопоставляться с периодом работы сотрудника. Если сотрудник принят, допустим, 10-го числа, а период документа начинается 1-го, возникает временной диссонанс в алгоритмах распределения данных.
Рассмотрим подробнее настройки вида начисления, отвечающего за сдельную оплату. Перейдем в раздел Настройки — Начисления и найдем наше начисление. Нас интересует вкладка Основное. Именно здесь находится ключевой переключатель, определяющий логику работы программы. Разберем два доступных режима:
Сдельные работы шире, чем период работы нового сотрудника (например, документ с 1-го числа, а сотрудник принят 10-го), программа может «запутаться» и не подтянуть данные, так как в начале периода документа сотрудник еще не числился в штате.Данные о выработке за весь календарный месяц и подставляет общую сумму в расчетный лист.Если в вашей организации принято вводить общие документы Сдельные работы на весь коллектив, а новые сотрудники принимаются регулярно, выполним следующие действия для исправления ситуации:
1. Зайдем в настройки вида начисления Сдельный заработок.
2. На вкладке Основное найдем раздел Значения накапливаемых показателей подбираются.
3. Переставим переключатель в положение все накопленные значения за месяц.
4. Запишем и закроем настройку.
5. Вернемся в документ Начисление зарплаты и взносов, который для удобства можно формировать по подразделениям с помощью инструментов для группового начисления зарплаты, и выполним команду Заполнить или Пересчитать сотрудника.
После этих действий данные по сотрудникам, принятым в середине месяца, должны появиться в расчете автоматически.
Выбирая вариант «Все накопленные значения за месяц», мы должны понимать последствия этого шага. Проанализируем, как это отразится на других ситуациях:
Отсутствия и вытеснения: При установке режима «Все накопленные значения» программа теряет жесткую связь между днем выполнения работы и днем начисления. Если сотрудник был на больничном первую половину месяца, а выработка по нему зарегистрирована за весь месяц общим итогом, программа начислит всю сумму целиком. При строгом сопоставлении дат система могла бы отсечь выработку, пришедшуюся на период болезни (если бы данные вводились ежедневно).
Кадровые изменения: Если сотрудник в середине месяца перевелся из одного подразделения в другое, настройка «Все накопленные значения» соберет всю сумму в одно начисление. Если же важно разделить сделку между старым и новым местом работы, придется использовать режим «По соответствию даты» и очень внимательно следить за периодами в документах Сдельные работы, разделяя их на две части (до перевода и после).
Расчет среднего заработка: С точки зрения расчета среднего заработка, использование накопленных значений за месяц является более стабильным вариантом для сдельной оплаты, так как вся сумма гарантированно попадает в месяц начисления, что соответствует требованиям законодательства о включении сдельной оплаты в расчет отпускных и командировок.
Предположим, у нас есть сотрудник Иванов, принятый 15 мая. На него оформлена выработка в размере 50 000 рублей документом с периодом 01.05 — 31.05. При настройке «по соответствию дат» мы получим 0 рублей. При настройке «все накопленные значения» мы увидим в начислении зарплаты:
Результат = 50 000 руб.
В случае, если в формуле используется распределение по дням, например:
Результат = СдельныйЗаработок * (ОтработаноВремениВДнях / НормаВремениВДнях)
то сумма будет дополнительно скорректирована пропорционально отработанному времени с даты приема. Но чаще всего сдельный заработок — это фиксированная сумма за выполненный объем, поэтому корректировка временем обычно не требуется, так как объем уже зафиксирован по факту.
Мы выяснили, что наиболее универсальным способом решения проблемы с «нулями» для новых сотрудников является использование настройки все накопленные значения за месяц. Она минимизирует количество ошибок при расчете и избавляет бухгалтера от необходимости создавать отдельные документы выработки под каждую дату приема сотрудника. Однако всегда стоит помнить о необходимости контроля дат при наличии длительных отсутствий сотрудников, чтобы не начислить лишнего за периоды, когда работа фактически не могла выполняться.