← На главную

В практике работы бухгалтера часто возникает потребность проанализировать расчеты с подотчетными лицами не только в разрезе сотрудников, но и по другим критериям, например, по городам командировок. Однако при попытке настроить стандартную Оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 71 мы сталкиваемся с тем, что нужной аналитики там просто нет.

В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, и как с помощью встроенных инструментов 1С извлечь нужные данные, даже если в вашей программе добавлены нестандартные поля (например, "Пункт командировки").

Почему ОСВ по счету 71 не показывает город?

Прежде чем переходить к настройке отчетов, давайте разберемся в механике работы программы. Стандартный план счетов в 1С:Бухгалтерии для счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предусматривает следующие уровни аналитики (Субконто):

1. Работники организации (Справочник ФизическиеЛица).
2. Документы расчетов (Конкретный Авансовый отчет или Выдача наличных).

Когда вы проводите документ "Авансовый отчет", в бухгалтерские проводки (регистр бухгалтерии) попадают только эти данные. Даже если в самом документе вы (или программисты) добавили поле "Город" или "Пункт командировки", эта информация остается "внутри" документа и не переносится в проводку как аналитический разрез счета 71. Именно поэтому стандартная ОСВ не видит этих данных — она смотрит на проводки, а не на содержимое документов.

Решение 1: Использование Универсального отчета

Самым эффективным способом получить данные из документов, которые не являются субконто счетов, является Универсальный отчет. Этот мощный инструмент позволяет "заглянуть" внутрь документов и вытащить любые реквизиты, включая дополнительные или доработанные.

Давайте настроим отчет, который покажет суммы авансовых отчетов с разбивкой по городам (или любому другому полю, которое вы заполняете в документе).

Пошаговая настройка:

1. Перейдем в раздел Отчеты и выберем пункт Универсальный отчет (обычно он находится в блоке "Стандартные отчеты").
2. В шапке отчета нам нужно выбрать тип объекта данных. Установим следующие значения:
   • Тип объекта: Документ.
   • Вид документа: Авансовый отчет.
   • Табличная часть: Оставим пустым (или выберем "Основные данные", если нужно анализировать шапку документа).
3. Нажмем кнопку Настройки справа (в расширенном режиме).
4. Перейдем на вкладку Поля и сортировки. Здесь мы можем выбрать, какие колонки хотим видеть. Если поле "Пункт командировки" (или "Город") является реквизитом шапки документа, найдем его в списке слева и перенесем в выбранные поля.
5. Самый важный этап — вкладка Структура (или Группировка).

   Чтобы данные сгруппировались по городам, сделаем следующее:

   • Нажмем "Добавить".
   • В списке полей найдем наше поле, отвечающее за город. Если это доработанная конфигурация, оно может называться ПунктКомандировки. Если вы используете механизм "Дополнительные реквизиты", разверните папку "Ссылка" или "Дополнительные реквизиты" и найдите там ваше поле (например, [Пункт командировки]).
   • Внутри этой группировки можно добавить детальные записи (сами документы), если это необходимо.
6. Нажмем кнопку Сформировать.

В результате мы получим таблицу, где авансовые отчеты сгруппированы по выбранному вами полю (городу), а напротив выведены суммы документов.

Решение 2: Использование поля "Комментарий" (для типовых конфигураций)

Если ваша конфигурация полностью типовая (без доработок программистами) и вы не используете "Дополнительные реквизиты", но хотите видеть город в отчетах, можно воспользоваться полем Комментарий.

Как это работает:

1. В документе "Авансовый отчет" в поле Комментарий вы пишете название города, например: "Москва".
2. Идете в Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.
3. Нажимаете Настройки -> вкладка Дополнительные поля.
4. Нажимаете "Добавить" и в списке выбираете путь: разворачиваете плюсик у поля Работники организации (или второго субконто), ищете связь с документом или просто выбираете поле Комментарий (путь может выглядеть как Авансовый отчет.Комментарий, если включена группировка по документам).

Однако этот метод менее удобен, так как требует строгой дисциплины при вводе текста (если один раз написать "Москва", а другой "г. Москва" — это будут разные группировки).

Решение 3: Правильная методология учета затрат

Важно понимать, что счет 71 отражает задолженность перед человеком. Долг перед сотрудником Ивановым не зависит от того, был он в Москве или Воронеже. А вот затраты организации (билеты, проживание, суточные) должны быть привязаны к объектам аналитики.

Поэтому наиболее методически верным подходом является отражение аналитики (города/объекта) на счетах затрат (20, 26, 44).

Рассмотрим, как это сделать:

1. В табличной части Авансового отчета (вкладка "Прочее") при заполнении расходов вы указываете счет затрат, например, 26 или 20.01.
2. У этих счетов есть Субконто (например, Подразделения, Номенклатурные группы или Статьи затрат).
3. Если вы заведете в справочнике "Номенклатурные группы" или "Подразделения" элементы с названиями городов ("Объект Москва", "Объект Воронеж"), то вы сможете выбирать их прямо в строке расхода.

В этом случае, чтобы узнать, сколько потрачено на командировки в Москву, вам нужно будет формировать ОСВ по счету 20 (или 26) с отбором по соответствующему субконто. Это даст точную картину себестоимости по городам, что обычно и требуется руководству.

Резюме

Если у вас в документе "Авансовый отчет" есть специфическое поле "Город" или "Пункт командировки":

• Стандартная ОСВ по счету 71 его не покажет, так как это не субконто.
• Используйте Универсальный отчет по типу "Документ" — "Авансовый отчет", выбрав это поле в группировках. Это самый быстрый способ получить желаемый результат без привлечения программиста.