Нередко пользователи 1С:ERP сталкиваются с ситуацией: в плане счетов для счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» включен учет по подразделениям, в документах поступления (например, «Приобретение товаров и услуг») подразделение указывается, но в стандартной оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) все суммы попадают в общую группу без детализации. Если типовой отчет кажется недостаточно гибким, часто используют универсальную оборотно-сальдовую ведомость, которая позволяет настраивать более сложные фильтры и анализировать данные сразу по нескольким субконто. Разберем, почему так происходит и как правильно настроить учет для получения нужной аналитики.
Чтобы понять корень проблемы, нужно проанализировать методологию, заложенную в 1С:ERP. Система разделяет учет затрат и учет взаиморасчетов, и для каждого из них аналитика «Подразделение» несет свой, особый смысл.
Когда мы создаем документ поступления, например, на канцелярские товары для IT-отдела, формируется проводка вида Дт 26 Кт 60. В этой проводке:
Именно поэтому подразделение, указанное в шапке или табличной части документа поступления, влияет на затратные счета, но не попадает в аналитику счета 60. Вместо этого система ищет подразделение в так называемом «объекте расчетов».
Объект расчетов — это тот элемент системы, в рамках которого ведется детализация взаиморасчетов с контрагентом. Чтобы наглядно увидеть движение документов в этом разрезе, можно использовать анализ продаж и оплат по объектам расчётов. В зависимости от настроек в договоре, объектом расчетов может быть:
Чаще всего расчеты ведутся в разрезе договоров. В этом случае, чтобы аналитика по подразделениям появилась в ОСВ по 60 счету, необходимо выполнить следующие шаги.
Откройте карточку договора с поставщиком. Перейдите в раздел Закупки → НСИ закупок → Договоры с поставщиками и найдите нужный договор.
Укажите подразделение. В настройках договора, как правило на вкладке «Расчеты и оформление», найдите поле Подразделение и выберите то, которое должно отвечать за расчеты по этому договору.
Сохраните договор. После внесения изменений запишите и закройте карточку договора.
Перепроведите документы. Это ключевой шаг! Чтобы изменения отразились в уже созданных проводках, необходимо найти и перепровести все документы поступления, оформленные в рамках этого договора. Без этого старые операции останутся без аналитики.
Сформируйте ОСВ. Теперь постройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60. Вы увидите, что задолженность сгруппирована по подразделению, указанному в договоре. Для дополнительного финансового контроля и работы с менеджерами отлично подойдет реестр платежей поставщикам (план оплат), который поможет отслеживать просроченные суммы.
Важный момент: если у вас в договоре установлен порядок расчетов «По накладным», то объектом расчетов является сам документ поступления. В этом случае подразделение должно браться из него. Если этого не происходит, стоит проверить настройки самой конфигурации и соответствие версии. Но в подавляющем большинстве случаев расчеты ведутся по договорам или заказам, и именно в них нужно искать источник аналитики.
Что делать, если задача стоит не в том, чтобы отнести всю задолженность по договору на одно подразделение, а в том, чтобы увидеть, какие подразделения-получатели инициировали закупки у конкретного поставщика? Для этого не нужно менять методологию учета на 60 счете. В 1С:ERP есть более подходящие инструменты.
Рассмотрим использование стандартного отчета «Анализ счета».
Откройте отчет через Регламентированный учет → Стандартные бухгалтерские отчеты → Анализ счета.
В поле Счет укажите 60.
Нажмите на кнопку Показать настройки. Перейдите на вкладку Группировка.
Добавьте группировку по корреспондирующим счетам. Установите флажок напротив По субсчетам кор. счетов.
На вкладке Отбор можно установить отбор по конкретному контрагенту или договору, если это необходимо.
Сформируйте отчет. В результате вы получите таблицу, где увидите обороты по счету 60 в корреспонденции со счетами затрат (20, 25, 26, 44 и т.д.). А поскольку на затратных счетах аналитика по подразделениям ведется корректно (из документов поступления), вы сможете увидеть, на какие именно подразделения были отнесены затраты по закупкам у этого поставщика.
Этот подход позволяет, с одной стороны, сохранить целостность учета взаиморасчетов, а с другой — получить детальную информацию о потребителях ресурсов.