Почему в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ сумма выплаченного дохода становится отрицательной и как это исправить

При подготовке регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда доходы и суммы удержанного налога отображаются в разных строках отчета либо формируются со знаком «минус». Проанализируем движения документов и выясним, почему в регистре накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ реквизит Сумма выплаченного дохода принимает отрицательные значения, а также рассмотрим пошаговые методы исправления учета.

Механизм формирования движений в регистре НДФЛ

Для понимания логики программы разберем, как именно фиксируются данные о доходах и налогах. Регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ хранит информацию в разрезе нескольких обязательных аналитических измерений:

1. Физическое лицо (сотрудник).
2. Подразделение и Организация.
3. Ставка налогообложения.
4. Категория дохода (оплата труда, прочие доходы и т.д.).
5. Дата фактического получения дохода.
6. Документ-основание (документ начисления).

Реквизит Сумма выплаченного дохода заполняется в момент проведения платежных документов (ведомостей в банк, кассу, на счета). Программа рассчитывает эту сумму пропорционально фактически выплачиваемым суммам по каждому документу-основанию. Если аналитика в документе начисления не совпадает с аналитикой, зарегистрированной в ведомости, возникает разрыв данных.

Причины возникновения отрицательных сумм и расхождения дат

Выясним главные причины, приводящие к ошибкам при заполнении расчета 6-НДФЛ:

1. Несоответствие кода дохода и даты получения. Для доходов с кодом 2000 (оплата труда) датой фактического получения дохода признается последний день месяца начисления. Для межрасчетных премий и прочих начислений с кодами 4800, 2002 или 2003 датой получения дохода является фактический день выплаты денег.
2. Изменение настроек начисления «задним числом». Если документ начисления премии уже был проведен с кодом оплаты труда, а затем в настройках вида расчета или в документе начисления код был изменен без корректного обновления ведомости, программа фиксирует сторнирующие записи. При проведении ведомость пытается закрыть старый доход за последний день месяца со знаком минус и зарегистрировать новый на дату выплаты.
3. Нарушение хронологической последовательности проведения. Если ведомость на выплату проведена раньше или без учета изменений в документе Премия, суммы в регистре разбиваются на несколько строк с разными датами.

Пошаговый порядок исправления ошибки в 1С:ЗУП

Разберем детальный алгоритм действий для устранения отрицательных сумм и схлопывания строк в отчете.

1. Проверяем настройки начисления премии. Откроем вид расчета в справочнике Начисления. На вкладке Налоги, взносы, бухучет проверим код дохода НДФЛ и категорию дохода. Премии, не входящие в регулярную оплату труда и выплачиваемые в межрасчет, должны иметь соответствующий код и признак получения дохода на дату выплаты.
2. Распроводим цепочку документов. Отменим проведение ведомости на выплату премии и самого документа Премия за проблемный период.
3. Пересчитываем и проводим начисление. Проведем документ Премия с правильной датой начисления и способом выплаты (например, В межрасчетный период).
4. Обновляем налог в ведомости на выплату. Откроем документ выплаты (например, Ведомость в банк). Выделим строки по всем сотрудникам комбинацией клавиш Ctrl + A и нажмем кнопку Обновить налог. Также откроем расшифровку в колонке НДФЛ к перечислению и убедимся, что колонка Дата получения дохода заполнилась фактической датой выплаты, а не последним числом месяца.
5. Проводим ведомость. После проведения проверим движения документа по регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — отрицательные строки должны исчезнуть.

Альтернативные способы корректировки в закрытых периодах

Если ошибка обнаружена в прошлом налоговом периоде, когда распроведение первичных документов невозможно из-за закрытия месяца, рассмотрим другие типовые инструменты:

1. Документ «Операция учета НДФЛ». Используем этот специализированный документ вместо ручной корректировки записей регистров. На закладке Удержано по всем ставкам укажем необходимые корректировки: сотрудника, правильную дату получения дохода, срок перечисления и скорректированную сумму выплаченного дохода.
2. Документ «Перерасчет НДФЛ». Применяется для регистрации исчисленного и удержанного налога текущим периодом за прошлые месяцы без изменения первичных начислений.

Контроль правильности учета НДФЛ

Для контроля результатов после выполнения исправлений сформируем отчеты в разделе Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам:

1. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Сформируем отчет за налоговый период с группировкой по датам получения дохода. Проверим, чтобы по каждому начислению суммы исчисленного, удержанного и выплаченного дохода совпадали по датам.
2. Проверка раздела 2 6-НДФЛ. Сформируем отчет для проверки отсутствия дублирующих и раздробленных строк с отрицательными показателями.