При переходе с 1С:УПП на 1С:ERP (поможет готовый перенос данных из 1С:УПП в 1С:ERP) многие бухгалтеры сталкиваются с тем, что привычные схемы учета работают иначе. Одна из таких задач — отражение начислений по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) или других прочих расчетов с физлицами на счете 73.03 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Основная сложность заключается в том, что в ERP этот счет имеет урезанную функциональность по сравнению с УПП, поэтому важно знать, как не потерять аналитику при переносе расчетов с персоналом и адаптировать процессы под новую архитектуру. Разберем, как решить эту проблему, используя стандартные настройки и доработку системы.
Прежде чем переходить к техническим настройкам, важно проанализировать методологическую сторону вопроса. Выбор счета зависит от характера отношений с физическим лицом, и здесь помогут разобраться актуальные нюансы методологии учета прочих расчетов с физическими лицами.
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для учета расчетов с работниками предприятия, которые уже состоят в штате по трудовым договорам. Важно, что это расчеты, не связанные с оплатой труда. Классические примеры:
Ключевое слово здесь — «персонал». Если физическое лицо, с которым заключен договор ГПХ, одновременно является штатным сотрудником, использование счета 73 может быть оправдано. В иных случаях часто применяется заполнение документа «Отражение зарплаты в финансовом учете» по счету 76.09 для корректного разделения потоков — для этого подойдёт готовая обработка заполнения аналитики по договорам ГПХ.
Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (чаще всего субсчет 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами») используется для расчетов с физическими лицами, которые не являются сотрудниками организации. Их отношения с компанией регулируются Гражданским кодексом РФ, а не Трудовым. Это «внешние» подрядчики, и для них счет 76 является методологически верным выбором.
Таким образом, если бухгалтерия настаивает на счете 73 для исполнителей по ГПХ, которые не числятся в штате, это может быть нарушением методологии учета. Однако если такое требование является окончательным, рассмотрим, как его реализовать в системе.
Основной механизм, который управляет счетами учета в подсистеме зарплаты в 1С:ERP — это вид расчетов. Чтобы правильно выстроить схему, рекомендуем изучить подробное руководство по настройке отражения зарплаты в финансовом учете 1С:ERP 2.5, где описаны механизмы работы с группами финансового учета.
Разберем по шагам:
Договор на выполнение работ, оказание услуг) найдите поле, отвечающее за характер расчетов. Чтобы оптимизировать процесс в крупных компаниях, часто применяют групповое начисление зарплаты и взносов. Учитывайте также особенности учета договоров ГПХ в части налогов и проводок.Отражение зарплаты в бухучете и его проведении, система сформирует проводку вида Дт 20 (26, 44...) Кт 73.03. Для контроля корректности данных на этом этапе полезно использовать отражение зарплаты в бухучете в разрезе начислений.Возможная проблема: В типовой конфигурации 1С:ERP в документе договора ГПХ может отсутствовать возможность выбора вида расчетов «Прочие расчеты с персоналом». Список может быть ограничен только вариантами «Расчеты по оплате труда» и «Расчеты с контрагентами». В этом случае может потребоваться небольшая доработка по снятию ограничения на выбор из перечисления, но нужно быть готовым к тому, что даже после этого система может отработать некорректно. Поэтому перед внедрением этого способа необходимо провести тщательное тестирование в копии базы.
Даже если удалось добиться формирования проводок по счету 73.03, возникает следующая, более серьезная проблема: субконто «Контрагенты» в проводке остается пустым. Это связано с архитектурой решения: система ведет учет расчетов по НДФЛ и страховым взносам в разрезе физических лиц, а не контрагентов. Для корректного ведения взаиморасчетов и формирования актов сверки пустое субконто недопустимо.
Поскольку типовыми средствами эта проблема не решается, необходима доработка конфигурации. Наиболее правильный и безопасный способ — использование подписки на события, по аналогии с тем, как настраивается формирование проводок по счету 76.10 с детализацией по сотрудникам.
Рассмотрим логику автоматизации на примере подписки на событие проведения документов Отражение зарплаты в бухучете и Списание с расчетного счета. Разобраться в технической стороне вопроса поможет практический мастер-класс по использованию подписок на события для модификации проводок.
Создание подписки на событие.
Создадим новую подписку на событие ОбработкаПроведения для документов, формирующих проводки по расчетам (начисление и выплата). В качестве источника укажем документы ОтражениеЗарплатыВБухучете и СписаниеСРасчетногоСчета. На этапе выплаты также важно проводить анализ заявок на расходование денежных средств, чтобы убедиться в соответствии платежей начислениям.
Создание обработчика события.
В общем модуле создадим экспортную процедуру, которая будет выполняться при срабатывании подписки. В этой процедуре мы получим доступ к движениям документа сразу после того, как их сформирует стандартный механизм.
Логика в обработчике.
Алгоритм действий внутри процедуры будет следующим:
Источник.Движения.Хозрасчетный.Примерный код поиска и создания контрагента:
// В цикле обходим движения документа
Для Каждого Движение Из Источник.Движения.Хозрасчетный Цикл
// Проверяем, что это наша проводка
Если Движение.СчетКт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.РасчетыСПерсоналомПоПрочимОперациям
И НЕ ЗначениеЗаполнено(Движение.СубконтоКт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.Контрагенты]) Тогда
// Получаем ФизЛицо из другой аналитики
ФизЛицо = Движение.СубконтоКт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.РаботникиОрганизаций];
Если НЕ ФизЛицо = Неопределено Тогда
// Ищем контрагента по ИНН физлица
НайтиКонтрагента = Справочники.Контрагенты.НайтиПоРеквизиту("ИНН", ФизЛицо.ИНН);
Если НайтиКонтрагента.Пустая() Тогда
// Если не нашли, создаем нового
НовыйКонтрагент = Справочники.Контрагенты.СоздатьЭлемент();
НовыйКонтрагент.Наименование = ФизЛицо.Наименование;
НовыйКонтрагент.ИНН = ФизЛицо.ИНН;
// ... заполняем другие обязательные реквизиты
НовыйКонтрагент.Записать();
ИскомыйКонтрагент = НовыйКонтрагент.Ссылка;
Иначе
ИскомыйКонтрагент = НайтиКонтрагента;
КонецЕсли;
// Записываем найденного или созданного контрагента в субконто
Движение.СубконтоКт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.Контрагенты] = ИскомыйКонтрагент;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Эта доработка позволит автоматизировать процесс и обеспечить корректный аналитический учет на счете 73.03 в полном соответствии с требованиями бухгалтерии, даже если они отличаются от стандартной методологии 1С.