Как сдавать ЕФС-1 на стыке 2023 и 2024 годов и настроить заполнение по всем сотрудникам в 1С:ЗУП 3.1

С 1 января 2024 года вступил в силу Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281, который ввел новую форму и форматы представления сведений ЕФС-1. Это создало определенные трудности для бухгалтеров и технических специалистов, работающих с 1С:ЗУП 3.1, особенно в период новогодних праздников, когда отчетность за декабрьские мероприятия (приемы, увольнения) необходимо подавать уже в первые рабочие дни января. Рассмотрим подробно, как правильно определить версию формы и как адаптировать программу под требования региональных отделений СФР.

Выбор формы отчета: дата события или дата подачи?

Проанализируем ситуацию, когда кадровое мероприятие (например, увольнение) произошло 28 или 29 декабря 2023 года, а срок подачи отчета выпадает на 9 января 2024 года. Согласно разъяснениям Социального фонда и логике работы приемных комплексов, определяющим фактором является дата фактического представления (отправки) отчета, а не дата самого события.

Разберем правила выбора:

1. Если вы успели отправить сведения до 31 декабря 2023 года включительно, используется старая форма (действовавшая в 2023 году).
2. Если отчет подается 1 января 2024 года и позже, приемный комплекс СФР ожидает файл только в новом формате по Приказу № 2281. Старые форматы технически перестают приниматься с начала года.

В типовых конфигурациях 1С:ЗУП реализовано автоматическое переключение: программа анализирует дату документа. Если дата стоит "01.01.2024" или позже, выгрузка и печатная форма будут сформированы по новому стандарту.

Особенности подраздела 1.2 (бывший СЗВ-СТАЖ) и требования СФР

Одной из самых обсуждаемых проблем стал вопрос о том, на кого именно подавать сведения о стаже за 2023 год (подраздел 1.2 формы ЕФС-1). По закону этот подраздел заполняется только на сотрудников с "особенностями" стажа (вредность, северные, декреты и т.д.). Однако на практике многие региональные отделения СФР начали рассылать требования сдать отчет по всем сотрудникам без исключения.

Выясним причину такой позиции фонда: из-за объединения баз ПФР и ФСС возникли технические сложности со стыковкой данных. Фонду проще получить полный массив данных заново, чем восстанавливать их из разрозненных источников. Хотя штраф за включение "лишних" сотрудников законом не предусмотрен, бухгалтерам часто проще пойти навстречу фонду, чтобы избежать лишних проверок.

Техническая реализация в 1С:ЗУП: заполнение по всем сотрудникам

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 кнопка "Заполнить" в подразделе 1.2 работает строго по закону — она подбирает только тех, у кого есть особые условия стажа. Чтобы выполнить просьбу СФР и подать сведения на всех, рассмотрим несколько вариантов решения задачи.

Вариант 1. Программная модификация (для программистов)

В модуле формы документа, отвечающего за формирование сведений о стаже, заложена процедура, которая отсекает сотрудников без льгот. Чтобы программа "видела" всех сотрудников, необходимо найти и закомментировать вызов процедуры УдалитьСотрудниковБезЛьготногоСтажа. Рассмотрим пример того, как это выглядит в коде:

// В модуле формы документа СЗВ-СТАЖ (или соответствующего раздела ЕФС-1)
// СписокСотрудников - это массив или таблица подобранных физических лиц
// Нужно найти место, где вызывается фильтрация:

// УдалитьСотрудниковБезЛьготногоСтажа(СписокСотрудников); // Комментируем эту строку

После внесения этого изменения при нажатии кнопки "Заполнить" система добавит в табличную часть всех застрахованных лиц, работавших в отчетном периоде.

Вариант 2. Создание опционального выбора (универсальный способ)

Для более гибкой работы рекомендуется добавить на форму документа флаг (булево) ЗаполнятьПоВсемСотрудникам. Посмотрим на пример логики, которую можно реализовать через расширение конфигурации:

Если НЕ Объект.ЗаполнятьПоВсемСотрудникам Тогда
    // Если флаг не установлен, работает типовой алгоритм фильтрации
    УдалитьСотрудниковБезЛьготногоСтажа(СписокСотрудников);
КонецЕсли;

Этот подход позволяет бухгалтеру самостоятельно решать, в каком виде сдавать отчет, не прибегая к постоянной помощи программиста.

Новые обязательные коды в 2024 году

При заполнении новой формы ЕФС-1 (особенно подраздела 1.1 — кадровые мероприятия) важно учитывать новые коды в графе "Код выполняемой функции". Проанализируем самые важные изменения, которые вступили в силу с 2024 года:

• ДИСТ — указывается, если сотрудник принимается или переводится на дистанционную (удаленную) работу.
• НПД — для сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего дня.
• НПН — для условий неполной рабочей недели.
• ГПХИ — для договоров гражданско-правового характера, если в них предусмотрено страхование от несчастных случаев (травматизм). Если взносов на травматизм нет — ставится обычный код ГПХ.

Важный момент для бухгалтера: не стоит затягивать с отправкой сведений об увольнении или приеме до последнего дня. Если мероприятие произошло в конце декабря, безопаснее было отправить его до 31.12 по старой форме, чтобы избежать возможных ошибок обновления программы или сбоев на стороне серверов СФР в первые рабочие дни января. Однако, если отчет сдается уже в январе, строго придерживайтесь нового формата и проверяйте наличие новых кодов для удаленных сотрудников и ГПХ.

Таким образом, мы разобрали основные сложности переходного периода и методы их решения. Помните, что принципиальность в вопросе "подавать ли на всех сотрудников" остается на ваше усмотрение, но техническая возможность реализовать это в 1С:ЗУП 3.1 существует и не требует масштабных изменений системы.