Отражение сведений о трудовой деятельности в государственных органах требует особой внимательности к деталям кадрового учета. Одной из специфических задач является фиксация факта установления или присвоения работнику квалификации. В этой статье мы подробно разберем, почему стандартные документы обучения могут не попадать в отчетность, какие объекты программы 1С:ЗУП необходимо использовать и на какие настройки обратить внимание.
Прежде всего, проанализируем законодательную базу. На момент начала обсуждения на форумах основным отчетом являлась форма СЗВ-ТД. С 1 января 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1 (подраздел 1.1). Несмотря на смену названия формы, само мероприятие УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) никуда не исчезло. Оно заполняется по тем же принципам, что и ранее, поэтому все методические рекомендации для СЗВ-ТД остаются актуальными и для ЕФС-1.
Рассмотрим ситуацию, описанную пользователем: создание документа Обучение и развитие не привело к появлению записи в отчете. Проанализируем причину. В типовой конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом документ Обучение и развитие (особенно в версии КОРП) предназначен в первую очередь для управленческого учета, планирования курсов и фиксации затрат на обучение. Он не является кадровым приказом, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку.
Для того чтобы мероприятие автоматически попало в отчет ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД), необходимо использовать специализированные документы. Разберем их список:
Рассмотрим по шагам, как правильно оформить документы, чтобы данные корректно отобразились в программе.
Зайдем в документ (например, Изменение квалификационной категории). Самым критичным моментом является наличие и активация флага "Отразить в трудовой книжке". Проанализируем ситуацию: если этот чекбокс не установлен, программа будет считать данное событие исключительно внутренним перемещением, не требующим уведомления Социального фонда (ранее ПФР). После установки флага в документе появится поле для указания наименования документа-основания, которое и попадет в печатную форму отчета.
Выясним причину, по которой отчет может выдавать ошибки при проверке. С 2021 года для каждого мероприятия в СЗВ-ТД/ЕФС-1 обязательным стал код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). При установлении квалификации убедитесь, что:
Трудовая функция.Трудовые функции для выбранного элемента указан корректный пятизначный код ОКЗ (например, 5223.5).Если код не будет указан, отчет может либо не заполниться автоматически, либо не пройти форматно-логический контроль при выгрузке. Для автоматизации заполнения классификатора в справочнике подойдет обработка для загрузки кодов в трудовые функции.
Посмотрим на важное замечание из обсуждения: мероприятие "Установление (присвоение)" подается только в том случае, если оно произошло после 01.01.2020 года. Если вы пытаетесь зарегистрировать событие задним числом, которое произошло, например, в 2019 году, программа не включит его в текущий отчет, так как обязанность подавать такие сведения возникла только с введением электронных трудовых книжек. Исключение — если это последняя кадровая запись на начало 2020 года, которую нужно передать при первой подаче сведений по сотруднику.
Разберем вопрос об аттестации. Сама по себе аттестация как процесс проверки знаний не должна попадать в ЕФС-1. В отчетность включается только результат аттестации, если он повлек за собой изменение квалификационного статуса работника. Если же сотрудник просто подтвердил уже имеющуюся категорию, подавать сведения "Установление (присвоение)" не требуется, так как фактически нового статуса присвоено не было.
Встречаются ситуации, когда релиз программы устарел или документ был оформлен некорректно, и данные не "подтягиваются" в отчет СЗВ-ТД (или ЕФС-1). В этом случае проанализируем возможность ручной регистрации.
Откроем документ Регистрация трудовой деятельности и воспользуемся кнопкой "Добавить". В колонке Вид мероприятия необходимо выбрать Установление (присвоение). Далее вручную заполняются сведения о сотруднике, дате события, должности и документе-основании (приказе). Это гарантированный способ заставить программу увидеть запись, если автоматические механизмы дали сбой. Для прямой корректировки и добавления записей непосредственно в отчетности можно применить расширение для редактирования мероприятий СЗВ-ТД.
Важно помнить о сроках. В отличие от приема или увольнения, сведения о которых нужно подать не позднее следующего рабочего дня, для мероприятия Установление (присвоение) действуют стандартные сроки: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был издан приказ.
Резюмируем: для успешного отражения квалификации в 1С:ЗУП 3.1 мы должны отказаться от использования управленческих документов обучения в пользу кадровых, обязательно проверять флаг отражения в трудовой книжке, заполнять код ОКЗ и следить за соответствием релиза программы актуальным требованиям законодательства.