Часто в работе организаций возникает ситуация, когда необходимо предоставить пользователям, таким как юристы, максимальную гибкость в определении маршрутов согласования документов. Стандартные шаблоны согласования, хотя и удобны для типовых процессов, могут оказаться слишком жесткими для специфических или уникальных случаев. При этом возникает резонное опасение: не хотелось бы предоставлять конечным пользователям доступ к редактированию системных шаблонов, чтобы избежать возможных ошибок и нарушения регламентов. Мы разберем, как реализовать возможность построения произвольных маршрутов в 1С:Документооборот 2.1, сохраняя при этом контроль над системой.
Одним из наиболее гибких и простых в реализации подходов является предоставление пользователям возможности строить маршрут согласования для каждого конкретного документа непосредственно перед его отправкой, полностью минуя или используя лишь базовую структуру шаблона. Рассмотрим этот метод подробнее.
Ключевым моментом здесь является предотвращение автоматического старта заранее определенного процесса согласования при создании документа. Если для вашего вида документа (например, "Договор") настроен автозапуск процесса согласования по шаблону, его необходимо отключить. Для этого перейдите в раздел настройки Виды документов, выберите соответствующий вид документа и убедитесь, что в списке Автозапуск процессов отсутствуют настроенные процессы согласования или их статус установлен как "Не запускать автоматически". Этот шаг гарантирует, что система не будет навязывать жесткий маршрут, и документ будет ждать ручного запуска процесса.
Почему это важно: Отключение автозапуска дает пользователю полный контроль над тем, когда и как будет запущен процесс согласования, позволяя ему сформировать маршрут индивидуально для каждого документа.
После того как автозапуск отключен, пользователи получают возможность самостоятельно инициировать процесс согласования, полностью формируя его "с нуля".
Таким образом, юристы могут самостоятельно определять конкретных ответственных лиц и порядок их участия в согласовании для каждого отдельного договора, не касаясь настроек шаблонов.
В качестве вариации предыдущего метода, вы можете создать шаблон процесса согласования, но при этом не заполнять в нем список согласующих лиц. Как и в первом случае, для такого шаблона также необходимо отключить автозапуск.
Преимущества этого подхода:
Даже если вы используете шаблоны согласования, обычно существует возможность редактировать список участников для конкретного запуска процесса, не изменяя сам шаблон. Этот метод предполагает, что основной шаблон существует и имеет некоторую преднастройку, но пользователь может ее скорректировать.
Пользователь запускает процесс согласования обычным способом – либо через автозапуск (если он включен, но шаблон предусматривает возможность изменения участников), либо вручную, выбирая существующий шаблон. Например, нажимает кнопку "Создать на основании" -> "Согласование" и выбирает нужный шаблон.
В форме запуска процесса, которая открывается после выбора шаблона, система 1С:Документооборот обычно предоставляет возможность редактировать список участников согласования. Этот список часто представлен в виде табличной части, где можно:
Важно: Убедитесь, что у юристов есть необходимые права для редактирования списка участников в форме запуска процесса. Это отдельные права, которые не дают им возможности изменять сам шаблон процесса в режиме его настройки, но позволяют корректировать его конкретный экземпляр.
Этот метод позволяет сохранить базовую структуру шаблонов для типовых случаев, но при этом дать пользователям возможность быстро адаптировать маршрут под уникальные требования конкретного документа, не углубляясь в системные настройки.
Для более сложных сценариев, когда полностью ручное формирование маршрута нежелательно, но требуется высокая степень адаптивности, 1С:Документооборот 2.1 предлагает использовать механизмы условий маршрутизации и динамического определения участников. Эти подходы позволяют системе самостоятельно выбирать нужный маршрут или набор согласующих на основе данных документа или других параметров, минимизируя ручное вмешательство, но сохраняя гибкость.
Мы рассмотрим, как создавать условия, которые будут определять дальнейший путь документа в зависимости от различных параметров. Это могут быть значения реквизитов документа, роли пользователей, подразделения и другие критерии.
Условия маршрутизации. Каждое условие представляет собой логическое выражение, которое система проверяет при старте процесса или на определенном этапе.Для реализации особо сложных или уникальных бизнес-процессов, стандартных условий может быть недостаточно. В таких случаях можно использовать условия, написанные на встроенном языке 1С. Этот подход предоставляет максимальную гибкость, позволяя реализовать практически любую логику, которая не может быть выражена простыми сравнениями полей.
// Пример логического условия на встроенном языке 1С
// Условие для определения необходимости дополнительного согласования
Функция ОпределитьНеобходимостьДополнительногоСогласования(ДокументСсылка)
Если ДокументСсылка.Вид = Справочники.ВидыДокументов.ДоговорРеализации Тогда
Если ДокументСсылка.Сумма > 1000000 ИЛИ ДокументСсылка.Контрагент.ГруппаДоступа = Справочники.ГруппыДоступа.СтратегическиеКлиенты Тогда
Возврат Истина; // Требуется дополнительное согласование с Генеральным директором
Иначе
Возврат Ложь; // Стандартный маршрут
КонецЕсли;
ИначеЕсли ДокументСсылка.Вид = Справочники.ВидыДокументов.ДоговорСубподряда Тогда
Если ДокументСсылка.СрокДействия < Дата(2025,1,1) Тогда
Возврат Истина; // Требуется дополнительное согласование с Юридическим отделом
Иначе
Возврат Ложь;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
Возврат Ложь; // Для других видов документов дополнительное согласование не требуется
КонецФункции
Такой код позволяет задать сложную логику, которая будет выполнена системой для определения следующего шага в маршруте.
Для построения еще более сложных и детализированных маршрутов мы можем комбинировать различные условия, используя стандартные логические операторы "И", "ИЛИ", "НЕ". Это позволяет создавать многоступенчатые правила маршрутизации, которые учитывают множество факторов одновременно.
Например, документ может быть направлен на согласование определенному лицу, если "сумма договора превышает лимит И контрагент относится к особой категории", или "вид документа = 'Приказ' ИЛИ инициатор документа = 'Генеральный директор'". Такая комбинация обеспечивает очень тонкую настройку и автоматизацию даже самых нетривиальных бизнес-процессов.
Помимо маршрутов, ключевым элементом произвольного согласования является возможность динамически определять самих участников. Мы рассмотрим, как система может автоматически подставлять нужных согласующих, что снижает необходимость ручного выбора.
Роли. Это делает маршрут гораздо более гибким, поскольку он не зависит от текущей штатной расстановки. Например, вместо "Иванов И.И." указываем "Руководитель отдела закупок" или "Главный бухгалтер".Группы пользователей для коллективного согласования, когда достаточно, чтобы согласование выполнил любой член группы. Это повышает отказоустойчивость процесса и распределяет нагрузку.Вне зависимости от того, как мы строим маршрут – вручную, с использованием сложных условий или комбинации – 1С:Документооборот предоставляет мощные инструменты для управления запущенными процессами и их контроля. Эти возможности критически важны для обеспечения прозрачности и эффективности документооборота.
Как мы уже выяснили в начале, одним из ключевых механизмов предоставления гибкости является отключение автостарта для определенных видов документов. Это позволяет пользователям:
После запуска процесса становится критически важным иметь инструменты для его мониторинга. 1С:Документооборот предлагает следующее:
Мои процессы. Здесь можно контролировать их текущий статус (например, "В работе", "Приостановлен", "Завершен"), видеть, кто является ответственным за следующий шаг, и соблюдение сроков выполнения задач. Это дает полную картину по всем активным процессам.Система позволяет настроить различные варианты повторного согласования, что особенно актуально, если документ был отклонен или потребовал доработки. Это важная часть любого гибкого процесса документооборота:
При работе со сложными маршрутами и условиями важно учитывать следующие моменты, чтобы обеспечить стабильность и эффективность системы 1С:Документооборот.
При создании сложных условий маршрутизации критически важно заранее просчитать все возможные модели поведения программы. Необходимо убедиться, что для каждого сценария существует определенный путь и все возможные значения реквизитов документа или другие параметры учтены. Это поможет избежать ситуаций, когда документ "зависает" из-за того, что ни одно из заданных условий не выполнено, или система не может определить следующего исполнителя. Рекомендуется создавать схемы маршрутов, которые учитывают исключения и альтернативные пути.
Хотя наш пользователь работает с версией 1С:Документооборот 2.1, мы должны отметить, что в 1С:Документооборот 3.0 появилась значительно улучшенная возможность совместной работы с файлами в формате .doc или .docx непосредственно в режиме замечаний при параллельном согласовании. Это значительно упрощает процесс внесения правок несколькими участниками одновременно и их последующей обработки, что может быть весомым аргументом для планирования обновления системы в будущем, если подобные возможности станут критически важными.
В версии 1С:Документооборот 2.1 процесс согласования по своей сути является циклическим. Это означает, что после прохождения всех этапов документ может быть возвращен на доработку и запущен по кругу снова. Система поддерживает различные схемы исполнения: параллельное (все согласуют одновременно), последовательное (один за другим) или смешанное (комбинация этих подходов), позволяя создавать гибкие итерационные процессы.
Еще одно важное улучшение, появившееся в 1С:Документооборот 3.0, – это функция "Вытеснение участников согласования". Она помогает избежать ситуаций, когда один и тот же сотрудник получает несколько одинаковых задач (например, согласование, подписание и утверждение) по одному и тому же документу в рамках одного процесса. Это оптимизирует работу, уменьшает количество повторяющихся задач в списках сотрудников и улучшает пользовательский опыт. Опять же, это полезная информация для стратегического планирования развития системы.
В любом из описанных сценариев критически важно тщательно настроить права доступа. Убедитесь, что юристы (или другие пользователи) имеют возможность выполнять необходимые действия (запускать процессы, добавлять или редактировать участников), но при этом не имеют доступа к редактированию самих системных шаблонов процессов, глобальных настроек или других критически важных параметров, которые могут повлиять на целостность и управляемость системы.
Таким образом, мы рассмотрели различные подходы к организации произвольных маршрутов согласования в 1С:Документооборот 2.1. От ручного формирования маршрута "на лету" до использования сложных условий и динамического определения участников – каждая организация может выбрать наиболее подходящий вариант, чтобы обеспечить необходимую гибкость для своих пользователей, не жертвуя при этом контролем и регламентацией бизнес-процессов. Использование этих возможностей позволяет настроить гибкие и динамичные маршруты согласования, адаптированные под специфические требования юристов, минимизируя при этом необходимость их прямого участия в редактировании шаблонов.