← На главную

Часто возникает задача временно, на несколько дней или недель, перевести сотрудника в другое подразделение или на другую должность. При этом условия оплаты меняются: новый тариф, другие надбавки, возможно, появляется или исчезает доплата за вредность. Стандартный документ Кадровый перевод для этой цели подходит не всегда, так как он создает движения по регистру Занятость позиций штатного расписания, то есть освобождает старую штатную единицу и занимает новую. Это нежелательно, если основное место сотрудника должно оставаться за ним и не числиться вакантным, а вам необходим корректный аналитический отчет по укомплектованности и вакансиям штатного расписания.

Рассмотрим, как решить эту задачу с помощью штатных механизмов 1С:Зарплата и Управление Персоналом, не прибегая к сложным доработкам конфигурации.

Решение 1: Использование документа "Подработка"

Это наиболее подходящий и универсальный штатный механизм для описанной ситуации. Хотя название "Подработка" может сбить с толку, по своей сути этот документ предназначен для регистрации работы сотрудника на условиях, отличных от его основного трудового договора, без изменения самого договора.

В чем суть метода?

Мы оформляем временную работу сотрудника в другом подразделении как отдельное событие. Система создает для этого события техническую запись, которая позволяет вести учет рабочего времени и начислять зарплату по новым правилам, не затрагивая основное рабочее место.

Разберем по шагам и проясним нюансы:

1. Создание документа. Перейдите в раздел Кадры – Все кадровые документы и создайте документ Подработка. В документе укажите сотрудника, период подработки, а главное — выберите позицию штатного расписания, на которой он будет временно работать. Все условия оплаты (оклад, надбавки) будут взяты именно из этой позиции.
2. Появление "второго" сотрудника. После проведения документа Подработка система создаст новый элемент в справочнике Сотрудники. Это ключевой момент, который важно понять. Этот новый "сотрудник" — технический. Он привязан к тому же физическому лицу, но позволяет программе раздельно хранить условия основного договора и условия подработки. Вы не увидите его в общем списке сотрудников, но он будет появляться в подборах при заполнении документов, например, Начисление зарплаты и взносов. Это корректное поведение программы.
3. Учет рабочего времени. В табеле учета рабочего времени необходимо будет отражать часы по обоим "сотрудникам". Если сотрудник полностью освобожден от основной работы, то по его основному месту нужно поставить отсутствие (например, неоплачиваемое), а по месту подработки — рабочие часы (явку). Чтобы не запутаться в графиках, полезно использовать мониторинг рабочего времени сотрудников.
4. Расчет зарплаты. При заполнении документа Начисление зарплаты и взносов в список попадут обе записи: по основному месту (с начислением за отработанное время или отсутствием) и по подработке. На этом этапе бывает удобно использовать отчет, показывающий плановые начисления сотрудников с расшифровкой всех показателей.
5. Отчетность. Вся регламентированная отчетность (по НДФЛ, страховым взносам) формируется по физическим лицам. Поэтому данные по основному месту и подработке будут корректно объединены в отчетах по одному человеку. Кроме того, временные переводы и подработки не требуют подачи сведений в СФР (бывший ПФР) через отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1), что упрощает кадровый учет.

Итог по методу: Документ Подработка идеально решает задачу: штатное расписание не меняется, зарплата рассчитывается по новым правилам, кадровый учет минимален. Главное — привыкнуть к появлению технической записи о сотруднике.

Решение 2: Использование нескольких тарифных ставок

Этот способ проще, но подходит для более узкого круга задач. Он будет полезен, если у сотрудника меняется только размер часовой или дневной ставки, а должность, подразделение и набор начислений остаются прежними.

Как это работает?

1. Включение настройки. В разделе Настройка – Расчет зарплаты установите флаг "Используется несколько тарифных ставок для одного сотрудника".
2. Применение. После включения настройки вы сможете для одного сотрудника задавать разные тарифные ставки в зависимости от вида выполняемых работ. Чтобы контролировать корректность таких начислений, рекомендуется периодически проводить проверку отклонений тарифных ставок и штатного расписания.

Когда использовать: Этот метод подойдет, если, например, водитель сегодня работает на городском маршруте с одной ставкой, а завтра — на междугороднем с другой, но при этом остается водителем в том же автотранспортном цехе. Для ситуации изначального вопроса, где меняется подразделение и весь комплекс начислений (включая вредность), этот способ не подходит.

Решение 3: Документ "Совмещение должностей"

Этот механизм также не затрагивает штатное расписание и может быть использован для временного выполнения других обязанностей. Он предназначен для оформления доплаты за дополнительную работу.

Рассмотрим варианты:

• Совмещение: сотрудник выполняет дополнительные обязанности в течение своего рабочего дня наряду с основной работой. Ему назначается доплата.
• Исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника: сотрудник может быть полностью освобожден от своей основной работы для выполнения чужих обязанностей. В этом случае ему назначается доплата в размере 100% от фонда оплаты труда по замещаемой должности. При оформлении этого события часто требуются дополнительные документы, например, внешние печатные формы приказа на совмещение и допсоглашения.

Этот способ может быть сложнее в учете, так как требует оформления двух документов (один на доплату, другой на отсутствие), но является легитимным способом отражения такой ситуации.

Почему доработка конфигурации — плохая идея?

Автор исходного вопроса пошел по пути доработки: в документе Кадровый перевод был добавлен флаг "Внутреннее перемещение", который отключал запись в регистр Занятость позиций штатного расписания. Проблема возникла в отчетах: анализ штатного расписания все равно показывал изменение количества свободных ставок.

Выясним причину. Отчеты в 1С, особенно такие сложные, как структура предприятия по должностям сотрудников и ФОТ, часто строятся на основе данных из нескольких регистров и виртуальных таблиц. Просто отключить запись в один регистр недостаточно. Для корректной работы такой доработки потребовалось бы переписать запросы во всех отчетах, которые анализируют занятость позиций. Это трудоемко, дорого и создает огромные риски при обновлении конфигурации.

Вывод: перед тем как дорабатывать типовой функционал, всегда стоит досконально изучить штатные возможности программы. В большинстве случаев для стандартных бизнес-задач уже существуют готовые и продуманные решения, такие как документ Подработка.